計劃多一點，做得少一點 常覺得工作怎么做也做不完？工作前如果沒有做好事先規(guī)畫，最后必須花更多時間進行除錯與改正。所以，多花點時間做好事前計劃，你就能事事做得省時省力又輕松！ 在辦公室里，是不是常常覺得工作做不完，一定要加班才能完成？或覺得工作愈做愈多，無法收尾？你有沒有想過，自己究竟在忙什么？「時間管理的殺手，就是沒有計劃，」長宏項目管理顧問公司總經(jīng)理周龍鴻說。 多做計劃，避免天天救火 每天要做的事，可分成4種：急迫又重要、急迫但不重要、重要但不急迫，不重要也不急迫。 多數(shù)人會先做「急迫又重要」的事，往往「重要但不急迫的事」會因為一直拖著沒有做，有天突然變成「重要且急迫的事」。這時候，你就得趕去救火，要是沒救到，就會出大麻煩。 「大部分的人很忙，是因為把應(yīng)該拿來做計劃的時間拿去做急迫的事，使做『重要但不急迫的事』的時間變成0。這會造成惡性循環(huán)：今天要救火是因為昨天重要的事情沒做，今天重要的事又因為去救火不能做，所以明天又會著火，愈燒愈大，」周龍鴻說。 如果一開始就想省下計劃（Plan），執(zhí)行（Do）的時間或許會一樣，但卻要花很多時間檢核（Check），最后甚至無法行動（Action）。這就是某些企畫案只能用來交差了事，實際執(zhí)行卻漏洞百出的原因。想要簡化工作，必須做好明智的時間管理，把大部分時間都拿來做「重要但不緊急的事」。 審慎評估，避免規(guī)畫失焦 「做計劃」并不是寫出厚厚的一本報告，而是一個「事先規(guī)畫」的概念。很多人一開始就直接寫計劃（他稱之為「小P」），卻沒有經(jīng)過評估（也就是「大P」），最后結(jié)果一定會失焦。 比如說，老板要你寫一份企畫案，你沒有問清楚老板的目的，也沒請教專家或資深同事的意見（跳過了大P），回去就開始埋頭找數(shù)據(jù)（直接進入小P）。最后寫出一本不符老板和客戶需要的企畫，只好來來回回修改，反而浪費更多時間。 萬一，你一直都忙著處理「急迫又重要的事」，沒時間做計劃，可以采取的策略就是「速戰(zhàn)速決」，省下一點時間思考。「你有沒有想過，萬一你又掉了一次錢包，該怎么辦？」這是可以管理的從口袋里掏出皮夾，抽出一張折得四四方方的A4紙張，上面是他的駕照、身分證等重要文件的影印。掉過一次皮夾后，他學(xué)會把所有證件正本留在家里，只帶一張有照片的健保卡做為證明之用。「『掉皮夾』就像一個項目，結(jié)案后要把特別的學(xué)習(xí)經(jīng)驗歸檔，這就是計劃的功用！」 一般人之所以缺乏執(zhí)行力，是因為沒有高效率。建議用「大塊時間法則」，把每天要做的事分成「容易的事」與「重要的事」，每天至少要有連續(xù)120分鐘能專心做事，完全不受打擾。先用前30分鐘完成「容易的事」（就是「急迫但不重要」或「不重要也不急迫」），像是回e-mail。時間一到，不管有沒有做完，就切到規(guī)畫項目之類「重要的事」上，如果做得起勁，超過90分鐘也無所謂。 每天下班前再「Check」，要是今天的「Do」有沒有做好，再調(diào)整明天的「Action」。只要能貫徹用PDCA拆解每一件事，就能用最有效率的方式，達成工作與生活的終極目標(biāo)。 如何用PDCA做人生與工作的時間管理？ PDCA不只可用來做平日的工作排程，小到每天哪幾個小時該做那件事，大到個人一生的目標(biāo)規(guī)畫，都可以套用在PDCA的架構(gòu)下，幫你做出最理想的分配，善用人生的每分每秒！ Step1：先擬定出自己的「人生目標(biāo)」，并以此做為制定計劃的準(zhǔn)則，讓每一個年度計劃都能符合自己預(yù)期的最終人生目標(biāo)。 Step2：在確認(rèn)人生目標(biāo)后，將關(guān)于「工作」與「人生」所有的「年度計劃」列出來，并依照「重要性」「急迫性」及「成功機會」來給分?jǐn)?shù)，最佳的給5分，最差的給1分。將3個分?jǐn)?shù)相乘，分?jǐn)?shù)最高者，為最優(yōu)先執(zhí)行的計劃。 Step3：在確定該先執(zhí)行哪些計劃后，再將每個計劃都用PDCA來加以拆解，規(guī)畫出應(yīng)做事項與工作內(nèi)容。 Step4：在確定應(yīng)做事項后，執(zhí)行時，依照每周的進度或每天的體力分布狀況，決定做事的時間。 Step5：最后，每件事都用「大塊時間法則」來執(zhí)行。如此，就能確實掌握每件事的重要性，將時間做出最有效率的安排。 黃力泓文選集