計(jì)劃多一點(diǎn)，做得少一點(diǎn) 常覺(jué)得工作怎么做也做不完？工作前如果沒(méi)有做好事先規(guī)畫，最后必須花更多時(shí)間進(jìn)行除錯(cuò)與改正。所以，多花點(diǎn)時(shí)間做好事前計(jì)劃，你就能事事做得省時(shí)省力又輕松！ 在辦公室里，是不是常常覺(jué)得工作做不完，一定要加班才能完成？或覺(jué)得工作愈做愈多，無(wú)法收尾？你有沒(méi)有想過(guò)，自己究竟在忙什么？「時(shí)間管理的殺手，就是沒(méi)有計(jì)劃，」長(zhǎng)宏項(xiàng)目管理顧問(wèn)公司總經(jīng)理周龍鴻說(shuō)。 多做計(jì)劃，避免天天救火 每天要做的事，可分成4種：急迫又重要、急迫但不重要、重要但不急迫，不重要也不急迫。 多數(shù)人會(huì)先做「急迫又重要」的事，往往「重要但不急迫的事」會(huì)因?yàn)橐恢蓖现鴽](méi)有做，有天突然變成「重要且急迫的事」。這時(shí)候，你就得趕去救火，要是沒(méi)救到，就會(huì)出大麻煩。 「大部分的人很忙，是因?yàn)榘褢?yīng)該拿來(lái)做計(jì)劃的時(shí)間拿去做急迫的事，使做『重要但不急迫的事』的時(shí)間變成0。這會(huì)造成惡性循環(huán)：今天要救火是因?yàn)樽蛱熘匾氖虑闆](méi)做，今天重要的事又因?yàn)槿ゾ然鸩荒茏?，所以明天又?huì)著火，愈燒愈大，」周龍鴻說(shuō)。 如果一開始就想省下計(jì)劃（Plan），執(zhí)行（Do）的時(shí)間或許會(huì)一樣，但卻要花很多時(shí)間檢核（Check），最后甚至無(wú)法行動(dòng)（Action）。這就是某些企畫案只能用來(lái)交差了事，實(shí)際執(zhí)行卻漏洞百出的原因。想要簡(jiǎn)化工作，必須做好明智的時(shí)間管理，把大部分時(shí)間都拿來(lái)做「重要但不緊急的事」。 審慎評(píng)估，避免規(guī)畫失焦 「做計(jì)劃」并不是寫出厚厚的一本報(bào)告，而是一個(gè)「事先規(guī)畫」的概念。很多人一開始就直接寫計(jì)劃（他稱之為「小P」），卻沒(méi)有經(jīng)過(guò)評(píng)估（也就是「大P」），最后結(jié)果一定會(huì)失焦。 比如說(shuō)，老板要你寫一份企畫案，你沒(méi)有問(wèn)清楚老板的目的，也沒(méi)請(qǐng)教專家或資深同事的意見（跳過(guò)了大P），回去就開始埋頭找數(shù)據(jù)（直接進(jìn)入小P）。最后寫出一本不符老板和客戶需要的企畫，只好來(lái)來(lái)回回修改，反而浪費(fèi)更多時(shí)間。 萬(wàn)一，你一直都忙著處理「急迫又重要的事」，沒(méi)時(shí)間做計(jì)劃，可以采取的策略就是「速戰(zhàn)速?zèng)Q」，省下一點(diǎn)時(shí)間思考?！改阌袥](méi)有想過(guò)，萬(wàn)一你又掉了一次錢包，該怎么辦？」這是可以管理的從口袋里掏出皮夾，抽出一張折得四四方方的A4紙張，上面是他的駕照、身分證等重要文件的影印。掉過(guò)一次皮夾后，他學(xué)會(huì)把所有證件正本留在家里，只帶一張有照片的健?？ㄗ鰹樽C明之用。「『掉皮夾』就像一個(gè)項(xiàng)目，結(jié)案后要把特別的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)歸檔，這就是計(jì)劃的功用！」 一般人之所以缺乏執(zhí)行力，是因?yàn)闆](méi)有高效率。建議用「大塊時(shí)間法則」，把每天要做的事分成「容易的事」與「重要的事」，每天至少要有連續(xù)120分鐘能專心做事，完全不受打擾。先用前30分鐘完成「容易的事」（就是「急迫但不重要」或「不重要也不急迫」），像是回e-mail。時(shí)間一到，不管有沒(méi)有做完，就切到規(guī)畫項(xiàng)目之類「重要的事」上，如果做得起勁，超過(guò)90分鐘也無(wú)所謂。 每天下班前再「Check」，要是今天的「Do」有沒(méi)有做好，再調(diào)整明天的「Action」。只要能貫徹用PDCA拆解每一件事，就能用最有效率的方式，達(dá)成工作與生活的終極目標(biāo)。 如何用PDCA做人生與工作的時(shí)間管理？ PDCA不只可用來(lái)做平日的工作排程，小到每天哪幾個(gè)小時(shí)該做那件事，大到個(gè)人一生的目標(biāo)規(guī)畫，都可以套用在PDCA的架構(gòu)下，幫你做出最理想的分配，善用人生的每分每秒！ Step1：先擬定出自己的「人生目標(biāo)」，并以此做為制定計(jì)劃的準(zhǔn)則，讓每一個(gè)年度計(jì)劃都能符合自己預(yù)期的最終人生目標(biāo)。 Step2：在確認(rèn)人生目標(biāo)后，將關(guān)于「工作」與「人生」所有的「年度計(jì)劃」列出來(lái)，并依照「重要性」「急迫性」及「成功機(jī)會(huì)」來(lái)給分?jǐn)?shù)，最佳的給5分，最差的給1分。將3個(gè)分?jǐn)?shù)相乘，分?jǐn)?shù)最高者，為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃。 Step3：在確定該先執(zhí)行哪些計(jì)劃后，再將每個(gè)計(jì)劃都用PDCA來(lái)加以拆解，規(guī)畫出應(yīng)做事項(xiàng)與工作內(nèi)容。 Step4：在確定應(yīng)做事項(xiàng)后，執(zhí)行時(shí)，依照每周的進(jìn)度或每天的體力分布狀況，決定做事的時(shí)間。 Step5：最后，每件事都用「大塊時(shí)間法則」來(lái)執(zhí)行。如此，就能確實(shí)掌握每件事的重要性，將時(shí)間做出最有效率的安排。 黃力泓文選集