項目管理是當今一個倍受關(guān)注的領(lǐng)域，項目采購管理（采購管理系統(tǒng)）又是其中一個重要的內(nèi)容方向，本文所探討的就是在項目采購管理中，從項目資金的合理使用角度出發(fā)，明確項目采購管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、科學(xué)流程和注意事項，以期降低采購成本，減少現(xiàn)金流出，提高項目資金使用效率。項目管理是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標所采取的一系列管理活動。項目采購管理是項目管理的重要組成部分。項目采購管理幾乎貫穿于整個項目生命周期，項目采購管理模式直接影響項目管理的模式和項目合同類型，對項目整體管理起著舉足輕重的作用。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和對項目管理、采購管理認識的不斷深入，采購在工程項目中的角色已經(jīng)從單純的支持服務(wù)發(fā)展成為新的利潤增長點，采購管理也發(fā)展成為成本控制和促進項目效應(yīng)最大化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。

　　1.明確項目采購管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

　　企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越高，管理者對程序的設(shè)計越為重視。這里將一般采購作業(yè)流程設(shè)計應(yīng)注意的關(guān)鍵環(huán)節(jié)闡述如下：

　　1.1根據(jù)不同工程項目或各工程項目工作包的特點，充分考慮成本控制、設(shè)計、施工等因素確定工程項目管理模式從而確定工程項目采辦模式，便于采辦成本控制。

　　1.2實施工程項目采購預(yù)算制，有了采購預(yù)算的約束，能提高工程項目資金的使用效率，優(yōu)化工程項目采購管理中資源的調(diào)配。從而達到控制工程項目采購成本目的。

　　1.3采購包的劃分。要根據(jù)設(shè)備材料的性質(zhì)、市場供貨商的供應(yīng)能力和經(jīng)濟批量劃分采購包。合理劃分采購包，可降低采購價格。

　　1.4充分利用好工程項目內(nèi)外部環(huán)境。在工程項目采購管理中充分利用采購環(huán)境，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。

　　1.5供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。工程項目前期供應(yīng)商一旦選錯，將給工程項目建設(shè)造成嚴重影響，因此，招投標尤其是國外設(shè)備招投標要特別慎重，供應(yīng)商管理系統(tǒng)和招投標管理系統(tǒng)也是很多商家選擇進行管理的好工具。

　　1.6確立采購全流程成本的概念，應(yīng)該關(guān)注的是整個工程項目流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。

　　2.細化項目采購管理中的的部門職責

　　科學(xué)合理的流程，明確細致責任化的分工，對于規(guī)范采購管理有著積極的作用。

　　2.1各部門：負責采購需求計劃提出、采購的參與、貨物的驗收。

　　2.2專業(yè)管理部門：負責審核專項物資申請（必要性、替代性、可否調(diào)撥、數(shù)量、型號、品牌），出具專業(yè)意見；協(xié)助采購對新的專業(yè)設(shè)備或物料的采購。

　　2.3行政組：負責監(jiān)控各處采購計劃執(zhí)行情況；下達各處物品申購計劃額度；物品需求申請單審核，負責不定期市場調(diào)查和價格監(jiān)督。

　　2.4人事行政部采購組：負責采購?fù)ㄓ妙惞潭ㄙY產(chǎn)、低值易耗品、生產(chǎn)輔料等，進行采購實施的全過程——詢價、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。

　　2.5生管部采購組：負責采購設(shè)備治具類與計量儀器類固定資產(chǎn)、生產(chǎn)材料等，進行采購實施的全過程——詢價、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。

　　2.6行政庫房：負責辦理出、入庫手續(xù)；負責輔料、勞保品的存儲和管理；負責提供輔料庫存月報表和勞保庫存月報表。

　　2.7品保部：負責對到貨生產(chǎn)輔料的檢驗以及協(xié)助索賠、出具檢驗報告；參與計量儀器類資產(chǎn)采購支持。

　　2.8技術(shù)部：負責參與設(shè)備治具類資產(chǎn)采購，給予相關(guān)專業(yè)技術(shù)參數(shù)支持。

　　3.強化項目采購管理中的制度執(zhí)行

　　沒有規(guī)矩不成方圓。建立并完善配套的采購管理制度是開展項目管理工作的必要條件，強化制度執(zhí)行力是推行項目采購管理的有力保障。

　　3.1建立健全各項采購管理制度。項目一進駐，就要按單位企業(yè)下達的責任成本預(yù)算指標，制定一套采購成本管理辦法和制度。在操作過程中，應(yīng)結(jié)合實際情況，不斷修正、改進，通過實踐使之趨于完善，以確保制度科學(xué)可行性，真正起到規(guī)范項目成本管理的作用，最終達到提高施工項目成本管理水平的目的。

　　3.2全過程控制?？刂瓶偝杀驹谔接戫椖坎少徆芾碇薪档统杀镜膯栴}時，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。

　　4.采購業(yè)務(wù)流程管理的注意事項

　　4.1注意流程的先后順序及時效控制。應(yīng)當注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。避免同一主管對同一采購案件作多次簽核；同一采購案件在不同部門有不同的作業(yè)方式；同一采購案件會簽部門過多，影響實效。

　　4.2價值與程序繁簡相適應(yīng)。程序繁簡或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項目的重要性或價值大小相適應(yīng)。凡涉及數(shù)量比較大，價值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。

　　4.3避免作業(yè)過程發(fā)生混亂。要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外部授權(quán)”時，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。

　　4.4流程設(shè)計應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實環(huán)境。應(yīng)當注意流程的及時改進，早期設(shè)計的處理流程，經(jīng)過若干時間段后，應(yīng)加以審視，不斷加以改進，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實際需要。

　　4.5配合作業(yè)方式的改善。譬如當手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時，流程就需要做相當程度的調(diào)整或重新設(shè)計。

　　5.結(jié)語

梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應(yīng)商?！表椖坎少徆芾碜鳛轫椖抗芾淼囊粋€重要組成部分，企業(yè)要獲得最大的經(jīng)濟利益，有效地降低材料采購成本是關(guān)鍵，就必須要加強對項目采購的管理與控制，具體方法和可操作模式要根據(jù)單位實際情況區(qū)別對待，實踐摸索。