問題所在

    一旦交流出現(xiàn)了問題，項目的成功就會遇到阻礙。那么問題通常出現(xiàn)在那些方面呢？

    期望值不同

    項目經(jīng)理要努力讓與項目有關(guān)的每一個人建立起同樣的期望值，包括項目應(yīng)該何時完成、帶來什么樣的結(jié)果，成本如何。這些期望值最初在對項目進(jìn)行計劃時就應(yīng)該在計劃書中明確下來。但是，很多項目經(jīng)理沒有能夠讓關(guān)鍵股東及時了解期望值的變化。人們在做出決策時通常要依據(jù)當(dāng)時所掌握的最佳信息，如果項目經(jīng)理不能讓所有人都對項目的期望值有同樣的了解，就會在同步性上出現(xiàn)問題。

    意外

    如果不能及時了解項目進(jìn)展，人們就會對項目進(jìn)行過程中出現(xiàn)的變化感到意外。例如，如果你無法按照預(yù)計工期完成項目，而又不想讓股東在項目進(jìn)展報告中了解到這一點，那么該如何去做呢？
    前攝性的交流意味著及時意識到無法按照預(yù)計工期完成項目的風(fēng)險。然后繼續(xù)按照預(yù)計工期的要求進(jìn)行項目。如果你不得不宣布無法按照預(yù)計工期完成項目，其他人能夠有所準(zhǔn)備，不會因此而感到過于不安。人們通常會由于在最后時刻才得知壞消息而感到憤怒和沮喪，因為他們已經(jīng)來不及適應(yīng)變化了的情況了。

    沒有人知道項目的進(jìn)展情況

    在一些情況下，股東們并不真正了解項目的進(jìn)展情況。如果沒有正確的信息，人們是無法做出最佳的決策的。如果他們不了解項目的進(jìn)展情況，就要花費額外的時間去搜集更進(jìn)一步的信息。事實上，如果你及時向股東提供項目進(jìn)展信息，而他們卻不停的向你追問更新的信息，這可能表明你們之間的交流還是存在著問題。

    人們在最后時刻受到項目的影響

    在這種情況下，項目經(jīng)理沒有提前讓其他人了解項目會對他們產(chǎn)生的影響。交流通?？傇谧詈笠豢?，但往往是為時已晚。
    這樣的例子有很多。例如，項目經(jīng)理在三個月之前就已經(jīng)知道自己需要一位專家，但是卻在立即需要專家?guī)椭耙恢懿砰_始尋找。這樣，其他人就無法做好充分的準(zhǔn)備。

    小組成員不知道大家對自己的期望值

    交流問題不僅可能出現(xiàn)在項目小組與其他部門、人員之間，還有可能出現(xiàn)在項目小組的內(nèi)部。有一些項目經(jīng)理沒有很好的同小組成員進(jìn)行交流，讓他們了解大家對自己工作的期望值。有的時候，項目經(jīng)理不知道什么時候該給小組成員布置工作任務(wù)，有的時候，項目經(jīng)理明明知道自己對小組成員的期望值，但卻沒有及時告訴他們，直到發(fā)現(xiàn)他們的工作出現(xiàn)了問題。有的時候，由于項目經(jīng)理沒有說明工作要求，小組成員花費時間做了很多不必要的工作。無論是對于項目經(jīng)理來說還是對于小組成員來說，這種交流不善的情況都讓他們做了很多額外的工作，也難免讓他們的心情感到沮喪。

    怎么辦？

    有些項目經(jīng)理在剛開始的時候并不是良好的交流者。如果你覺得自己屬于這一類的話，就應(yīng)該通過培訓(xùn)或是他人的指導(dǎo)來更好的學(xué)習(xí)和掌握交流技巧。但是，在大多數(shù)情況下，交流出現(xiàn)問題并不是因為缺乏交流技巧，而是因為沒有對交流給予足夠的重視。很多項目經(jīng)理把前攝性的交流看作最不重要的一件事。當(dāng)他們與他人進(jìn)行交流時，通常既簡單又倉促，給人一種他們不愿意花費時間與經(jīng)歷與別人進(jìn)行交流的感覺。

    良好的交流秘訣在于讓聽者——而不是說者——成為焦點。要站在聽者的角度上考慮問題，想想他們想要得到什么樣的信息，什么信息對于他們來說最有用。如果你在起草一份項目進(jìn)展報告，那么一定要注明所有的必要信息，讓讀者了解項目的進(jìn)展情況，包括已經(jīng)取得的成績、事項、風(fēng)險、變化以及其他一些問題。如果在下一步的工作中你需要獲得某方面的資源支持，那么要盡早同資源經(jīng)理打招呼。并且要不斷的提醒他注意你的需求。

    一般來說，如果你的所作所為曾經(jīng)讓他人感到意外，這就是一個交流不善的標(biāo)志。（唯一的例外是項目經(jīng)理本身也感到了意外）項目經(jīng)理同樣應(yīng)該注意同小組成員之間的交流。如果你發(fā)現(xiàn)小組成員不清楚項目的工期，或是他們在做一些并不需要去做的工作，那么就該考慮一下自己同他們之間的交流是否存在著問題了。

    很多項目都存在著問題。交流不善是導(dǎo)致很多問題產(chǎn)生并且激化其他問題的原因。從另一方面來說，前攝性的交流可以幫助解決很多問題。不要覺得交流是一種負(fù)擔(dān)，通過它可以使項目平穩(wěn)的進(jìn)行——大家就會少一些失望，少一些不確定，也不會再感到意外。