論信息系統(tǒng)的需求管理和范圍管理

【摘要】

在2008年9月，我參與了“某省畢業(yè)生就業(yè)公共網(wǎng)”項目的建設(shè)．在項目中擔任項目經(jīng)理職務(wù)．該項目作為“數(shù)字**”的重點工程，受到了省政府和“數(shù)字**”領(lǐng)導小組領(lǐng)導的高度重視．系統(tǒng)以省人事廳為依托，面向全省各級政府人事部門，大中專院校，中介機構(gòu)、用人單位和畢業(yè)生．集就業(yè)指導、政策宣傳，人才交流，就業(yè)手續(xù)辦理，政府宏觀管理于一體?？胺Q我省至今為止，最大的電子政務(wù)項目之一。本文結(jié)合作者的經(jīng)驗就項目管理的需求管理和范圍管理作了翔實的論述；并就項目過程中采取的措施、方法作了介紹．最后，列舉了該項目范圍管理的一些不足之處．

【正文】

一、項目概述

為進一步加強我省畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)體系建設(shè)，加強我省人才資源的宏觀管理與合理配置，為我省廣大畢業(yè)生和用人單位提供便捷的人事人才服務(wù)；在省領(lǐng)導、省人事廳和“數(shù)字**”建設(shè)領(lǐng)導小組的高度重視和支持下，“**省畢業(yè)生就業(yè)公共網(wǎng)”（下簡稱：就業(yè)網(wǎng)）項目作為“數(shù)字**”的重點工程于2003年9月啟動了。

項目總投資150萬元，要求在 2004年5月1日前全面竣工并投入使用．

系統(tǒng)要求采用先進的技術(shù)手段，以省人事廳為依托，以Internet為載體，大中專畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)為導向；面向全省各級人事部門，大中專院校，人才中介機構(gòu)，用人單位和畢業(yè)生；連接人事部、教育部和其他兄弟省市就業(yè)主管部門、高等院校；構(gòu)筑一個大容量，寬輻射的全省畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)公共服務(wù)平臺。為我省廣大畢業(yè)和用人單位提供全面、便捷、快速的人事人才服務(wù)；為大中專院校提供集學生學籍管理與就業(yè)相關(guān)工作的辦公自動化平臺。預計系統(tǒng)建成后將成為我省第一個面向全省的、大容量的、跨區(qū)域的畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)電子政務(wù)應(yīng)用服務(wù)平臺。

通過公司的項目經(jīng)理競爭上崗機制，我有幸獲得了公司領(lǐng)導與業(yè)主的信任，成為該項目的項目經(jīng)理，全面主持項目的管理工作．

在省政府與“數(shù)字**”小組領(lǐng)導的親切關(guān)懷下，業(yè)主的通力配合與支持下，我與項日組全體同志們一起并肩作戰(zhàn)，通過近8個月的努力，終于在2004年4月15日全面通過驗收，項目花費總成本為96萬元．比計劃提起了15天，為公司掙得近50萬的利潤．

二、項目范圍難以管理

范圍管理是項目管理的基礎(chǔ)，也是項目管理工作的重點和難點。含糊的需求和頻繁變更的范圍讓項目的甲乙雙方吃盡了苦頭．如何做好項目的需求管理與范圍管理常常是項目經(jīng)理最頭疼的間題。就業(yè)網(wǎng)項目的成功，筆者一直認為得益于有效的項目范圍管理機制。在此筆者就就業(yè)網(wǎng)項目采取的項目范圍管理的一些方法做簡略介紹，望各位讀者批評指正．

三、項目需求與范圍的區(qū)別和聯(lián)系

項目范圍（Project-scope）包括項目的最終產(chǎn)品或服務(wù)以及實現(xiàn)改產(chǎn)品或服務(wù)所需的各項具體工作。從這個意義上講就是項目應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，以及如何做。也就是說，項目范圍事實包括2個方面的內(nèi)容：項目需求和項目過程．項目需求確定做什么．項目過程確定如何做．

項目范圍管理也就是對項目應(yīng)該做什么和怎么做做出相應(yīng)的定義和控制．事實上就是對需求的管理和項目過程的管理．

四、就業(yè)網(wǎng)項目需求特點

1 、項目干系人多

就業(yè)網(wǎng)是面向全省各級人事部門（省、市、縣三級近100個人事行政單位）、大中專院校（近200所）、人才中介機構(gòu)（200多家）、用人單位（近百萬家）、畢業(yè)生的大型電子政務(wù)項目．項目涉及面廣、用戶量大．在項目管理中我們必須收集廣大用戶的意見，獲得廣大項目干系人的支持。才能打造一個用戶樂于使用的電子政務(wù)平臺，為項目的使用推廣打下基礎(chǔ)．

2 、業(yè)務(wù)涉及面廣

畢業(yè)生就業(yè)公共網(wǎng)集畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導、政策宣傳、咨詢，人才與用人單位的雙向交流互動，網(wǎng)上人才市場，畢業(yè)生就業(yè)手續(xù)辦理，院校學生學籍管理與就業(yè)管理，就業(yè)工作監(jiān)控管理與宏觀管理，資源收集整理于一體．涉及畢業(yè)生就業(yè)工作與人才管理工作的方方面面。

3 、全省畢業(yè)生就業(yè)工作流程不一致

就業(yè)網(wǎng)項目涉及我省各級人事部門，但由于政府人事工作的區(qū)域性，各設(shè)區(qū)市都有各自不同的人事制度與畢業(yè)生引進制度．造成我省各設(shè)區(qū)市人事部門畢業(yè)生就業(yè)工作流程的不一致．

就業(yè)網(wǎng)項目涉及我省近200所大中專院校．各個學校也均有各自的就業(yè)管理工作方法和習慣．

4 、各級政府部門、院校信息化程度參差不齊

我省是一個沿海城市，各設(shè)區(qū)市經(jīng)濟條件不一樣，信息化程度更是參差不齊．沿海城市信息化程度比較高，山區(qū)城市信息化較為落后。有些單位甚至沒有一臺電腦．

五、項目范圍管理工作方法

就業(yè)網(wǎng)項目需求的特點使我們對項目的范圍管理狡盡了腦汁．通過專家顧問的指導與項目團隊全體同志們的共同努力，采取了相關(guān)措施、方法才使的項目的范圍管理工作變的更加容易．

1、全省三百多項目干系人參與的項目啟動大會

考慮到項目的涉及面廣，干系人眾多．項目正式啟動之初，在業(yè)主省人事廳的通力配合下，我們召集了全省各級人事部門、大中專院校負責畢業(yè)生就業(yè)工作的領(lǐng)導和業(yè)務(wù)辦理同志，重點中介機構(gòu)和省直重點單位的人事主管三百多人參與項目的啟動大會．在這次會議上，我作為項目經(jīng)理向各項目干系人，就項目的主要目標、范圍、范圍管理計劃、進度計劃安排、溝通方式作了詳細介紹．希望各項目干系人能夠積極配合我們的工作，我們將盡量滿足他們的要求，將就業(yè)網(wǎng)建設(shè)成為他們樂于使用，能確實幫助他們的網(wǎng)站系統(tǒng)。

2、有效的項目范圍管理

這個項目可以說是我通過PMP后的第一次將項目管理知識體系知識靈活運用于實踐之中．

在項目管理中我們采用了MS Project2002作為項目管理工具．通過Project，我們建立了項目的WBS．對WBS的每個任務(wù)明確了其可交付物．對每一個任務(wù)我們都要求細化到每個人在一周內(nèi)可以完成。保證每一項任務(wù)都是可控的．

同時我們還制定了完善的項目范圍管理計劃，WBS字典，范圍變更計劃及規(guī)程，項目核實標準（含質(zhì)量控制標準）．并交由業(yè)主、項目監(jiān)理單位審核后，由業(yè)主和項目監(jiān)理單位共同實施。

3、多飲的項目評審大會

在項目進度計劃中我們確定了5個重要里程碑．在這些里程碑結(jié)束后，我們將邀請相關(guān)項目干系人參與項目的評審工作．目的是為了防止需求偏差、遺漏，和收集新的需求。

第一個重要里程碑是系統(tǒng)原型完成之后，邀請了所有項目干系人代表參與了原型的評審工作．

第二個重要里程碑是政府人事部門業(yè)務(wù)平臺完成之后，邀請了相關(guān)政府人事部門的相關(guān)業(yè)務(wù)負責人參與項目評審工作．

第三個重要里程碑是院校端業(yè)務(wù)平臺完成之后，邀請了各重點高校、中等職業(yè)學校的相關(guān)業(yè)務(wù)代表參與了項目的評審工作。

第四個重要里程碑是網(wǎng)上人才市場平臺完成之后，邀請了重點中介機構(gòu)，省直重點單位、畢業(yè)生代表參加項目的評審工作。

第五個重要里程碑系統(tǒng)基本成型之后，我們再一次組織了全體項目干系人，參加項目評審會議。

每一次的項目評審都給我們帶來了很多很好的建議．讓我們充分發(fā)現(xiàn)了我們系統(tǒng)的不足之處，發(fā)現(xiàn)了許多業(yè)務(wù)上的偏差．當然也有許多項目干系人提出了系統(tǒng)易用性上的建議。會后，我們按照項目范圍變更計劃和業(yè)主、監(jiān)理單位一起對這些建議作了逐一評估，將那些有益的建議包含進項目范圍管理計劃中。

4、全體項目干系人的共同努力

其實這個項目的成功是全體項目干系人的成功；是全體項目干系人努力的結(jié)果．省領(lǐng)導的重視和項目干系人的激情是這次項目成功的關(guān)鍵．在項目進行過程中許多單位都給我們提出了很多很好的建議；在項目進展過程中，許多院校的負責就業(yè)工作的老師，各級人事部門的相關(guān)負責同志都紛紛給我們提建議、出點子．我們還設(shè)立了熱線電話專門接聽、收集他們的建議．

六、不足與展望

目前系統(tǒng)運行穩(wěn)定，到目前為止已經(jīng)成功的完成了2屆（近30萬）畢業(yè)生就業(yè)管理及派遣工作。并于今年7月份獲得了省項目科技進步二等獎。

但回顧過去，確也可以發(fā)現(xiàn)許多不足之處．如：

1、項目需求分析做的不夠充分，沒有充分考慮到各設(shè)區(qū)市業(yè)務(wù)流程的差異性。造成畢業(yè)生就業(yè)手續(xù)辦理流程模塊的全面返工。

2、項目可行性研究做的不夠充分，沒有充分考慮到各設(shè)區(qū)市信息化程度的差異．造成到目前為止，許多落后的設(shè)區(qū)市、縣無法真正使用就業(yè)網(wǎng)系統(tǒng)．

3、除此之外，還存在許多的不足；這里不在逐一列舉．

在以后的工作中，我將繼續(xù)努力學習、總結(jié)經(jīng)驗，繼續(xù)為我國電子政務(wù)建設(shè)、企業(yè)信息化建設(shè)作貢獻．