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趙鴻敏 2022年度中國(guó)100強(qiáng)講師
《潤(rùn)學(xué)全集》之放飛自我 《顛覆常規(guī)促銷(xiāo)模式,
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趙鴻敏:商超門(mén)店采購(gòu)及銷(xiāo)售數(shù)據(jù)分析與優(yōu)化方式培訓(xùn)
2016-11-20 3999

授課講師:趙鴻敏(杭州鴻陽(yáng)超商品牌管理有限公司:法人代表)

授課時(shí)間:2012年7月16日至7月18日

服務(wù)客戶(hù):湖北省孝感市乾坤購(gòu)物中心有限責(zé)任公司丨

授課地點(diǎn):湖北省孝感市

主講課程內(nèi)容:商超門(mén)店采購(gòu)及銷(xiāo)售數(shù)據(jù)分析與優(yōu)化方式培訓(xùn)



在一個(gè)現(xiàn)代化的大賣(mài)場(chǎng)中,采購(gòu)、營(yíng)運(yùn)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、企劃、三信等職能部門(mén)都有其各自專(zhuān)職的功能,分擔(dān)大賣(mài)場(chǎng)日常動(dòng)作中的各環(huán)節(jié)工作,其操作流程及內(nèi)容有較強(qiáng)的獨(dú)立性,但是,各部門(mén)間的協(xié)調(diào)配合是否流暢對(duì)各職能部門(mén)動(dòng)作效率的高低卻起著相當(dāng)重要的影響作用,從采購(gòu)部角度出發(fā),與各職能部門(mén)的協(xié)調(diào)主要有以下幾方面內(nèi)容。


一、 與營(yíng)運(yùn)部門(mén)的協(xié)調(diào)

1、 明確各自分工及職責(zé)。

作為采購(gòu)部,其主要功能屬“開(kāi)源”,而營(yíng)運(yùn)部的職責(zé)為“節(jié)流”,明確這一點(diǎn)相當(dāng)重要,即采購(gòu)從組織商品貨源、控管品質(zhì)、合理制定價(jià)格,獲取營(yíng)運(yùn)外收入,保證穩(wěn)定的貨源供應(yīng),協(xié)調(diào)好重要供應(yīng)商的關(guān)系,了解市場(chǎng)信息,供應(yīng)商支持的取得,促銷(xiāo)活動(dòng)的安排,DM執(zhí)行等方面作好本職工作;而營(yíng)運(yùn)部則從保持排面的貨量充足、對(duì)缺斷貨的報(bào)單,賣(mài)場(chǎng)及排面整潔有序、執(zhí)行先進(jìn)先出以保證商品鮮度、對(duì)現(xiàn)貨員的管理以提高其工作效率、對(duì)采購(gòu)主管落實(shí)的各種促銷(xiāo)陳列方式予以安排落實(shí)、對(duì)問(wèn)題商品(季節(jié)性、庫(kù)存結(jié)構(gòu)性、商品品質(zhì)等)的及時(shí)反映、對(duì)商品的臺(tái)帳管理等等方面完善操作,減少商品不必要損耗。

2、 對(duì) “ 缺斷貨的單 ” 、“ 作價(jià)變更 ” 、“ 查詢(xún)商品處理 ” 、“ 退貨 ” 、“ 店內(nèi)碼 ” 等具體問(wèn)題操作流程明確。

(1) 缺斷貨處理

營(yíng)運(yùn)主管發(fā)現(xiàn)排面缺斷貨經(jīng)倉(cāng)庫(kù)核實(shí)后報(bào)單,由采購(gòu)主管下訂單(貨到──提貨上排面   貨未到──營(yíng)運(yùn)主管通知采購(gòu)并征詢(xún)意見(jiàn)后調(diào)整排面)。

(2) 作價(jià)變更

采購(gòu)主管填制變價(jià)單,須注明變價(jià)生效日期,交營(yíng)運(yùn)主管簽收,由營(yíng)運(yùn)主管交文員變價(jià),制作并更換排面標(biāo)簽。

(3) 查詢(xún)商品處理

營(yíng)運(yùn)主管將查詢(xún)商品(保質(zhì)期極短的商品例外)每月二十日整理出清單(具體品名、規(guī)格、型號(hào)及數(shù)量)交采購(gòu)主管處理(設(shè)立靜止日期,便于確定數(shù)量串換),由采購(gòu)主管通知供應(yīng)商至指定場(chǎng)地串換商品。

(4) 退貨處理

A、 當(dāng)營(yíng)運(yùn)主管發(fā)現(xiàn)商品滯銷(xiāo)或回轉(zhuǎn)率過(guò)低(以數(shù)字為依據(jù))符合退換貨規(guī)定,則可填寫(xiě)退貨通知單,上面記載廠(chǎng)名、廠(chǎng)編、品名、規(guī)格、數(shù)量及退貨原因和退貨日期。

B、 退貨建議單須要營(yíng)運(yùn)主管開(kāi)立,填寫(xiě)完整后交采購(gòu)主管簽字確認(rèn)后,由營(yíng)運(yùn)部副理級(jí)以上主管簽字確認(rèn),始可生效。

C、 退貨商品由營(yíng)運(yùn)主管裝箱完畢,并與供應(yīng)商聯(lián)系,通知退貨日期并于退貨前一日繳至倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)完成簽收。

D、 退貨通知單一式四聯(lián)原件之一由營(yíng)運(yùn)主管保留,原件之二由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)保留,原件之三供應(yīng)商保留,原件之四交財(cái)務(wù)。退貨單由營(yíng)運(yùn)部文員打印。

E、 營(yíng)運(yùn)主管要執(zhí)行退貨處理時(shí),必須安排新商品或其他商品,放置于原排面,并且要控制到商品一出則一進(jìn)的原則不可造成空排面或缺斷貨。

(5)  店內(nèi)碼

原則上由營(yíng)運(yùn)部理貨員打制并粘貼(采購(gòu)主管最大限度與供應(yīng)商協(xié)商分擔(dān)此工作量),并建立登記簿以保證每月各供應(yīng)商費(fèi)用收取的落實(shí)。

(6)  訂單數(shù)量及送貨地點(diǎn)的確定

采購(gòu)主管下單前將數(shù)量交營(yíng)運(yùn)主管復(fù)核,訂單打制后盡可能征詢(xún)營(yíng)運(yùn)主管關(guān)于送貨地點(diǎn)確定的意見(jiàn)。

(7)  促銷(xiāo)人員及活動(dòng)安排

由供應(yīng)商填寫(xiě)“申請(qǐng)表”由營(yíng)運(yùn)主管簽字后安排(確定具體人數(shù)、時(shí)間及相關(guān)手續(xù)),繳清費(fèi)用后方可進(jìn)場(chǎng),由營(yíng)運(yùn)主管負(fù)責(zé)管理。

(8)  有關(guān)堆頭等特殊陳列在經(jīng)采購(gòu)主管商定具體期限、體積大小、陳列方式并報(bào)部門(mén)經(jīng)理及總經(jīng)理審定后由營(yíng)運(yùn)部根據(jù)品牌重要性、供應(yīng)商支持力度及費(fèi)用多少確定位置并落實(shí)。

(9)  采購(gòu)主管落實(shí)贈(zèng)品后必須由營(yíng)運(yùn)部派專(zhuān)人進(jìn)行管理、收發(fā)予以登記,禁止公司人員隨意支取及個(gè)人使用。


二、 與倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的協(xié)調(diào)

1、 采購(gòu)送訂單限定時(shí)間,一天分三次送單(AM9:00,AM11:00,PM2:00),特殊情況由采購(gòu)經(jīng)理簽字后可臨時(shí)送單。

2、 采購(gòu)部下訂單時(shí),必須寫(xiě)明送貨時(shí)間和地點(diǎn),寫(xiě)錯(cuò)地點(diǎn)造成重復(fù)勞動(dòng)由當(dāng)事人負(fù)責(zé),訂單上條碼(店內(nèi)碼、國(guó)際碼)、品名、規(guī)格要絕對(duì)正確,否則要處罰。比例有誤,經(jīng)采購(gòu)主管在訂單上修改簽字后收貨,采購(gòu)主管及時(shí)交電腦文員更正,若未更正,則罰款30元/次。

1、 若廠(chǎng)商無(wú)定單送貨,原則上可拒收,特殊情況由采購(gòu)主管制單,交部門(mén)經(jīng)理認(rèn)可并簽字后,倉(cāng)庫(kù)予以驗(yàn)收。

2、 由于保質(zhì)期或包裝不能達(dá)到要求,倉(cāng)庫(kù)有權(quán)拒收,并通知采購(gòu)主管作補(bǔ)貨調(diào)整。

3、 退貨由營(yíng)運(yùn)主管開(kāi)單,采購(gòu)確認(rèn)后簽字并通知廠(chǎng)家,退貨商品在倉(cāng)庫(kù)寄放時(shí)間為市內(nèi)廠(chǎng)家三天,市外廠(chǎng)家十天,超過(guò)倉(cāng)庫(kù)可通知采購(gòu),向供應(yīng)商收取20元/天的寄放管理費(fèi)用(對(duì)方無(wú)法自提退貨,可由倉(cāng)儲(chǔ)辦理托運(yùn)手續(xù),費(fèi)用從該供應(yīng)商付款中扣除)。廠(chǎng)家送貨日期以采購(gòu)部填寫(xiě)為準(zhǔn),超期倉(cāng)儲(chǔ)部將訂單退回采購(gòu),由采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)廠(chǎng)家供貨誤時(shí)進(jìn)行處罰。

4、 特殊商品的收貨問(wèn)題,根據(jù)實(shí)際情況兩部門(mén)協(xié)商辦理。

5、 有大批量進(jìn)貨,采購(gòu)部須提前二天通知倉(cāng)儲(chǔ),以便合理安排。


三、 與財(cái)務(wù)部門(mén)的協(xié)調(diào)

1、 新的供應(yīng)商在采購(gòu)主管簽定合同并審批同意后填寫(xiě)廠(chǎng)商交易單交財(cái)務(wù)備案登記。

2、 財(cái)務(wù)結(jié)算

A、 時(shí)限:每月25日關(guān)帳,26日至次月9日對(duì)帳,次月10日按合同注明帳期付票。

B、 供應(yīng)商憑送貨單及定貨單至財(cái)務(wù)核對(duì)帳目后、由采購(gòu)主管填寫(xiě)付款審批單,供應(yīng)商憑“稅票、銷(xiāo)貨清單、訂單、送貨回單、付款審核單”經(jīng)各級(jí)審批后至財(cái)務(wù)結(jié)算,采購(gòu)主管應(yīng)將各供應(yīng)商應(yīng)扣之費(fèi)用(月返點(diǎn)、DM費(fèi)、罰款、條碼費(fèi)及其他應(yīng)扣的款項(xiàng))在扣款通知單上注明送財(cái)務(wù)部。

C、 對(duì)部份存在設(shè)定信用額度的供應(yīng)商,各采購(gòu)主管應(yīng)將該類(lèi)供應(yīng)商列清單(注明信用額外負(fù)擔(dān)度及超額度部分的付款方式)交財(cái)務(wù)備案,以便超定額外負(fù)擔(dān)時(shí)辦理超額付款手續(xù),保證供貨穩(wěn)定。

D、 對(duì)變更交易條件的供應(yīng)商,采購(gòu)主管應(yīng)將其變更單(經(jīng)審批)交財(cái)務(wù)作相應(yīng)變更,保證采購(gòu)與財(cái)務(wù)在操作上的連貫性。

E、 對(duì)于按實(shí)際銷(xiāo)售付款的供應(yīng)商(代銷(xiāo)性質(zhì)),采購(gòu)主管以電腦當(dāng)月銷(xiāo)售的數(shù)據(jù)為依據(jù),通知供應(yīng)商抽單結(jié)算,若供應(yīng)商單據(jù)金額較大無(wú)法抽單,則由財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)在對(duì)方提供的結(jié)算原始憑證上蓋章注明“已結(jié)金額、尚存余額、日期”等內(nèi)容,以便于

下次結(jié)算時(shí)核對(duì)。

F、 財(cái)務(wù)在接到倉(cāng)儲(chǔ)部轉(zhuǎn)來(lái)的入庫(kù)單及供應(yīng)商送貨單后,經(jīng)核對(duì)發(fā)現(xiàn)商品串錯(cuò),進(jìn)價(jià)有誤,

入庫(kù)數(shù)不對(duì)等等問(wèn)題,及時(shí)與采購(gòu)主管聯(lián)系,盡快解決。

A、 采購(gòu)部在簽訂采購(gòu)合同時(shí),應(yīng)同時(shí)明確廠(chǎng)商所供商品的稅率,并交財(cái)務(wù)部備案登記,結(jié)算時(shí)不能提交原商定稅率的增值稅發(fā)票,則不予結(jié)算,(從本流程起用日期起計(jì))。

B、 采購(gòu)部在簽訂合同時(shí),遇有廠(chǎng)商只能提供普通發(fā)票、小規(guī)模納稅人發(fā)票、農(nóng)副產(chǎn)品交易發(fā)票、免稅發(fā)票等情況,應(yīng)事先征詢(xún)意見(jiàn)后再確定進(jìn)價(jià)。


四、 與企劃部門(mén)的協(xié)調(diào)

1、 DM提報(bào):企劃部排定DM刊發(fā)周期,提前一個(gè)月開(kāi)始DM商品的提報(bào)工作。

2、 企劃部參與各采購(gòu)主管和供應(yīng)商之間關(guān)于POP、燈箱、展示臺(tái)、小型廣告等涉及制作,陳列形式內(nèi)容的商談過(guò)程,提高效率。

3、 對(duì)新品及特價(jià)商品(DM)采用不同的標(biāo)簽形式予以顯示。

4、 完善賣(mài)場(chǎng)氣氛的企劃策劃及制作。

5、 與采購(gòu)主管及供應(yīng)商策劃大型營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)。

6、 參與賣(mài)場(chǎng)調(diào)整規(guī)劃,提供較好的陳列和調(diào)整格局意見(jiàn)。


五、 與三信部門(mén)的協(xié)調(diào)

1、 對(duì)新品引進(jìn)的程序,三信在兩個(gè)環(huán)節(jié)上參與:

首先,在采購(gòu)主管新品引進(jìn)洽談前,通知供應(yīng)商將樣品及三證交三信審核,符合銷(xiāo)售手續(xù)后方可進(jìn)行具體洽談。其次,在合同簽訂并制新品維護(hù)單后,先交三信審核有無(wú)缺項(xiàng)內(nèi)容,以免標(biāo)價(jià)簽的不完整。

未依流程辦理的商品,三信可通知營(yíng)運(yùn)部不上排面,通知財(cái)務(wù)不予結(jié)帳。未經(jīng)審核的標(biāo)價(jià)簽差錯(cuò)按5元/張扣罰當(dāng)事人,其主要目的是規(guī)范完善商品管理,以協(xié)調(diào)為主雙方合作完善。

2、 三信部門(mén)在公司的支持下,努力與公司外各級(jí)主管監(jiān)督部門(mén)建立融洽的工作關(guān)系,對(duì)采購(gòu)的商品開(kāi)發(fā)及賣(mài)場(chǎng)營(yíng)運(yùn)的正常拓展創(chuàng)造較好的外圍條件。

3、 三信部門(mén)每月定期與采購(gòu)主管舉行一次碰頭會(huì),雙向的交流各種信息,提高采購(gòu)主管的專(zhuān)業(yè)素質(zhì),完善三信部門(mén)的工作內(nèi)容。


另外,采購(gòu)部門(mén)、電腦部門(mén)、公司辦公室等其他職能部門(mén)也都存在著密切的聯(lián)系,需要默契的配合。

總之,各部門(mén)的工作在整個(gè)公司運(yùn)作的流程中都是前后聯(lián)系,相互合作的,彼此間密不可分。對(duì)處理工作中相互銜接問(wèn)題的原則是:分清責(zé)職,靈活處理,非重大決策問(wèn)題,在部門(mén)經(jīng)理一級(jí)上予以協(xié)調(diào)解決,完善管理,矛盾不上交,這應(yīng)是超市干部的工作原則。

                                           

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