解決績(jī)效問(wèn)題除了需要使用恰當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)型態(tài)去幫助員工外，領(lǐng)導(dǎo)者或者說(shuō)是管理人員還要具備高效的溝通技巧以及績(jī)效管理能力。第一次與員工進(jìn)行業(yè)績(jī)問(wèn)題的談話(huà)，肯定不會(huì)如想象的那么順利或有效。然而，只要管理人員能夠以真誠(chéng)的態(tài)度與員工談話(huà)，那么就能減輕因溝通能力略有不足而帶來(lái)的負(fù)面影響，并且為構(gòu)建與員工之間的相互信賴(lài)的高效伙伴關(guān)系而奠定基礎(chǔ)。
因此，“全面了解情況、真誠(chéng)有效交流、盡量達(dá)成共識(shí)和建立伙伴關(guān)系”就是管理人員解決員工業(yè)績(jī)下滑的四個(gè)步驟。
全面了解情況
解決員工業(yè)績(jī)下滑問(wèn)題的第一步是全面了解情況，做好充分的準(zhǔn)備。管理人員要挑出該員工的一個(gè)具體行為或業(yè)績(jī)表現(xiàn)，然后把關(guān)注點(diǎn)集中在這一個(gè)行為或一件工作任務(wù)的表現(xiàn)上，不要試圖一次解決所有的問(wèn)題。
接著，管理人員需要搜集足夠多的事實(shí)來(lái)證明管理人員對(duì)該員工表現(xiàn)的判斷。如果是業(yè)績(jī)問(wèn)題，那么就要將業(yè)績(jī)量化。如果是行為問(wèn)題，那么就要專(zhuān)注于管理人員真正觀察到的。
然后，寫(xiě)下所有管理人員或組織因?yàn)樵搯T工的錯(cuò)失而發(fā)生的額外付出或支出。要誠(chéng)實(shí)，不要騙員工。承擔(dān)是解決問(wèn)題最重要的部分。問(wèn)自己一些問(wèn)題，確認(rèn)自己在該情境中的角色。
員工清楚自己的業(yè)績(jī)目標(biāo)嗎？
管理人員曾經(jīng)與該員工談過(guò)他或她的業(yè)績(jī)表現(xiàn)或舉止行為嗎？
員工知道怎樣的工作才算得上是優(yōu)秀表現(xiàn)嗎？
有什么因素影響到員工的業(yè)績(jī)表現(xiàn)？
真誠(chéng)有效交流
當(dāng)管理人員全面了解情況，完成所有準(zhǔn)備工作后，就可以約員工進(jìn)行真誠(chéng)而有效交流溝通。方式可選擇一起討論。在開(kāi)始討論前，有一項(xiàng)非常重要的工作要做，那就是先設(shè)定會(huì)議目標(biāo)和基本規(guī)則。這將保證雙方不會(huì)產(chǎn)生曲解或誤會(huì)。要知道，當(dāng)員工的工作意愿下滑，或業(yè)績(jī)表現(xiàn)水平或行為發(fā)生嚴(yán)重錯(cuò)失時(shí)，他們經(jīng)常會(huì)變得非常敏感，一旦受到攻擊，就會(huì)馬上進(jìn)入一種防御狀態(tài)，不斷管理人員與爭(zhēng)辯問(wèn)題。
為去除這種情感上的敵對(duì)狀態(tài)，管理人員應(yīng)該用話(huà)來(lái)開(kāi)啟雙方的討論。在開(kāi)始之前，先設(shè)定一個(gè)談話(huà)的基本規(guī)則，這樣雙方都可以充分談出自己對(duì)該問(wèn)題的看法。只有對(duì)問(wèn)題以及造成問(wèn)題的原因達(dá)成共識(shí)，才能制定一個(gè)解決問(wèn)題的改進(jìn)目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃。
首先，先說(shuō)自己對(duì)這個(gè)問(wèn)題的看法，以及認(rèn)為造成該問(wèn)題的原因。使用談話(huà)的基本規(guī)則，應(yīng)該首先了解對(duì)方對(duì)特定表現(xiàn)問(wèn)題的看法。確保雙方說(shuō)的話(huà)都能被對(duì)方所理解，這點(diǎn)很重要，它減少了敵對(duì)情緒，并使問(wèn)題朝著積極的解決方向發(fā)展。
盡量達(dá)成共識(shí)
在基本談話(huà)規(guī)則下，下一步就是確認(rèn)雙方在問(wèn)題以及造成問(wèn)題的原因方面是否達(dá)成共識(shí)。管理人員的工作就是盡量達(dá)成更多的共識(shí)，以使問(wèn)題向積極解決的方向發(fā)展。在大多數(shù)沖突情境下，雙方不太可能對(duì)所有問(wèn)題都達(dá)成共識(shí)。這時(shí)，管理人員就需要去觀察是否有足夠的共識(shí)，使雙方可以順利地解決問(wèn)題。如果沒(méi)有，那么就要重新診斷哪些是障礙，重新確立管理人員在該問(wèn)題中的位置，從而讓雙方對(duì)該問(wèn)題的理解達(dá)成共識(shí)。
記住，如果管理人員或組織是造成問(wèn)題的原因所在，那么，管理人員需要糾正一些過(guò)去的錯(cuò)誤。所有因?yàn)楣芾砣藛T的原因而造成的問(wèn)題或使問(wèn)題更惡化的，管理人員必須承認(rèn)并盡快解決。有時(shí)，造成問(wèn)題的原因是組織層面的，而管理人員又無(wú)法控制，那么，管理人員要承認(rèn)事實(shí)，這樣才能將負(fù)面的情緒驅(qū)散掉，并使員工重拾工作意愿。
建立伙伴關(guān)系
管理人員在第三步與員工盡量達(dá)成的共識(shí)將幫助在第四步——建立伙伴關(guān)系中確立應(yīng)使用哪種恰當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)型態(tài)。
如果員工愿意和管理人員一起解決問(wèn)題，那么管理人員可以和他進(jìn)行下一輪“建立伙伴關(guān)系”的談話(huà)，雙方都可以參與決定應(yīng)該使用怎樣的領(lǐng)導(dǎo)型態(tài)，管理人員應(yīng)該給予該員工多少指導(dǎo)和多少支持。然后，管理人員和員工應(yīng)該設(shè)定目標(biāo)，定出一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃，并確定改進(jìn)過(guò)程中的談話(huà)會(huì)議頻率。
如果員工不愿意進(jìn)一步改善，那么管理人員就需要采取一種指令式的領(lǐng)導(dǎo)型態(tài)。制定明確的業(yè)績(jī)目標(biāo)，訂出一份詳細(xì)的時(shí)間表；向員工描述具體的業(yè)績(jī)目標(biāo)要求，并告訴他，管理人員將怎樣追蹤他的表現(xiàn)；最后還要告訴他如果業(yè)績(jī)表現(xiàn)再不提升，將會(huì)有怎樣的后果。要知道，這是解決業(yè)績(jī)問(wèn)題的最后一招，但不能解決工作意愿問(wèn)題。
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