2011年春天，我們從北京出發(fā)，一路向東，向南，向西，最后再回到北京。一年間我們在山東、上海、江西、廣州、成都、重慶、西安，組織或參加了無數(shù)次活動，認識了很多MBA同學，收集了很多名片。一直覺得忙，覺得不著急，沒好好整理?，F(xiàn)在要用到了，才后悔沒及時整理。

一張張名片就是一年的活記錄?？粗拖肫鹆诉@些好兄弟好姐妹。想起我們一起坐而論道、把酒言歡的情形。這一年非常充實非常開心。只可惜一年轉(zhuǎn)眼就過去了。這一年當中最幸福的事情就是走到哪兒都有一幫好兄弟陪著，從開始到結(jié)束。

一張張名片就是一次次活動紀錄。有時間的話應該把聯(lián)系人所有信息，包括交往記錄都錄入通訊錄，以便日后查詢。

當然還要把名片分組。分組是個系統(tǒng)工程。要考慮行業(yè)、區(qū)域、年級以及關系度。有的是同學，有的是同學的同學，有的不知道是誰。絕對不能錯，不然該找的找不到，該通知的通知不到就麻煩了。此時分組對實物和電子版都有效，事半功倍。

唉？這個是誰，怎么想不起來呢？哪個學校的？是不是MBA？腦子開始糊涂了。人太多，有些對不上號，沒辦法全部進行分組。

有問題就要解決。能解決的解決，不能解決的問題先放在一邊繼續(xù)前進。不能讓問題橫亙在前面成為絆腳石。能分組的分組，不知道進哪個組？讓這些不知道的成為一個組，放在一邊。不能為解決不了的事情冥思苦想浪費時間。要輕裝、快速、前進，提高錄入效率。

邊分組邊想，還有沒有更快的方法？究竟點擊鼠標和實物分類哪個效率更高？或者再深入一點：分類真的有必要嗎？是必須的嗎？

說到底我現(xiàn)在需要的只是手機號、Email地址，能發(fā)短信和郵件就行了。不一定要分組。真需要的話這項工作可以以后做。

OK，決定簡化工作內(nèi)容，不分組直接開始錄入。

每簡化一步，就是效率提升一次！

2000多張名片，部分已經(jīng)錄入，更多的還沒來得急錄入。我覺得每條信息錄入前都應該先查找一下，確定電腦里沒有相關記錄，否則就是重復勞動，窩時窩工，畢竟查找比錄入要快。

查找不一會就覺得問題不對。已經(jīng)錄入的信息只有200多條，未錄入的信息有1800多條。為了這200條我得把所有2000次依次查詢。2000次查詢和輸入200條信息哪個效率更高？

這些名片今天必須整理出來，明天必須可用。必須想辦法再提高效率。與其查找2000條信息有沒有重復，不如全部推倒重來。而且全部重新錄入還可以調(diào)整通訊錄格式，不必遷就以前小秘書所用的格式，更適應自己的風格，肯定能大幅度提升輸入效率。

我決定再次簡化，去掉對比查找環(huán)節(jié)，提高輸入效率。

經(jīng)過調(diào)整，現(xiàn)在錄入順序是：姓名、職務、單位、地址、郵編、固定電話號、傳真號、手機號、Email。這一順序與多數(shù)名片信息順序一致。輸入變得非常順手。

管理學講：不要為了“優(yōu)化”而優(yōu)化，不要沒問題“制造”問題。但現(xiàn)在問題來了：我必須一天內(nèi)將這些名片錄入電腦！可現(xiàn)在達不到這一效率。輸入過程雖然順手，但是內(nèi)容太多，效率極低。一分鐘只能錄入1、2條信息。2000條信息全部全部錄入估計得幾天時間，耗時太長。當初要求小秘書一夜完成這個任務，想想自己真是太苛刻了。

有問題就要解決問題。解決了就是進步。

對我而言一張名片真正有用的是“姓名”、“電話”、“EMAIL”?！皢挝弧?、“地址”、“固話”、“傳真”、“地址”、“郵編”一類的信息只是偶爾需要看看，并不常用，甚至不用。不用的東西有必要錄入嗎？

簡化輸入內(nèi)容，提高工作效率。

去掉了以上非常用信息繼續(xù)錄入，一分鐘能錄入5～6條信息。效率提升了五倍，很有成就感。已經(jīng)輸入的就那樣了，不能再為更改前面的錯誤再浪費時間。（嗯，目標明確，自夸一下）

突然感覺到餓，原來已經(jīng)12點了，該祭“五臟廟”了。肚子準時報時，說明今天上午工作還是很賣力的。邊用餐邊統(tǒng)計了一下，嗯，怎么才錄入了500條信息？不對啊，一小時錄入300條，一上午怎么也得600條吧？怎么才這些？

猶豫、思考、調(diào)整、設計、接電話，QQ上和美女們貧嘴幾句……哎，時間就這么從指間溜走了。如果給我足夠的時間我可以撬起地球，可惜我沒那么多時間。

這樣不行，還得提高效率！記得我以前的小秘書說過，他用過名片掃描儀，效率很高，一分鐘能處理10幾張名片。幸運的是我辦公室就在中關村，近水樓臺，去弄一個回來。只要能提高工作效率，犧牲半小時出去一趟也是值得的。先上淘寶看看得準備多少銀子。好暈，一百到一千的都有。這么多品牌型號該選哪個？看掃描樣張都不錯，看評論卻是千差萬別，不知該如何取舍。

其實單位有一臺惠普一體機，能打印能掃描，應該也可以用。而且一次可以掃8張名片，多爽！不對。掃描儀掃描速度慢，而且得名片小，得一張張放，還得擺正位置。預掃了還要調(diào)整尺寸、邊界……處理完一系列的問題，效率不一定比現(xiàn)在高。

解決不了了？難道就這樣了？

要聚焦，不能為解決一個問題制造出更多的問題。要了解問題的核心是什么！想想我到底需不需要一臺掃描儀？

其實我需要的只是快速將名片輸入電腦的方法。掃描只是過程，不是目的。況且輸入照片不一定用掃描儀。還有沒有更簡單的方法？

Binggo——相機。咔嚓咔嚓?？扉T一閃才千分之一秒，速度絕對快。再配合上名片識別軟件就可以批量處理名片，肯定高效！購買軟件的費用肯定比購買硬件要低，而且從網(wǎng)上下載程序不用出門，效率也高。

對，說干就干。支起三角架，調(diào)整好位置、焦距。將待拍、在拍、已拍照片按“品”字型放好，流水線操作，一秒處理1張！恰好是午后，日光非常好！不用閃光燈，不怕光面名片反光，拍攝效果很perfect。我簡直是一部“完美機器”！

圖片只要清晰，稍微歪斜一點也沒關系，關鍵是快速高效！要快速快速再快速。細節(jié)很重要，但只對關鍵因素。對非關鍵因素，不必每時每刻都要求細節(jié)。如果在意太多不相關的細節(jié)，事情永遠都完成不了。

邊拍照邊下載軟件，充分利用時間。我會統(tǒng)籌學，呵呵。

不到半小時，全部拍攝完畢。在軟件識別過程2000張名片時，我將名片重新插回名片冊。一切高效完成。

總結(jié)一下：

1、凡事預則立，不預則廢。要時時刻刻預“立”，即思考。不思考，只滿足于現(xiàn)狀，只會苦干蠻干，是不能提高效率的。

2、思考的同時要行動，行動的同時也要思考，自己的做法還有沒有更高效更好的。只思考不行動，一味地尋找“更好的方法”，卻從來不動手，永遠不會實現(xiàn)目標。在沒想到更好的辦法以前按即有的做，不能沒完沒了找好方法，那樣一事無成。細節(jié)很重要，但只對關鍵因素。任何時候都要抓住問題關鍵，并且要反復驗證此“關鍵因素”是否有“附帶物”，是否忽略了什么。對非關鍵因素，尤其是內(nèi)部問題，能忽略就忽略。關注非關鍵因素細節(jié)只會降低效率。

3、每項任務目標要盡可能單一、明確。對目標要異常專注，不要帶任何“無辜的”假想“共同體”。去掉一切“非關鍵因素”，不讓任何無關事由干擾目標的實現(xiàn)。注意不要跌入“習慣陷阱”。

4、完成任務要樂在其中。只有這樣你的靈感才會不斷涌現(xiàn)。

5、想提高效率就要簡化流程內(nèi)容。流程越簡單效率越高。

只是一次個人整理名片的過程。簡法，運籌學，流程再造，目標管理，內(nèi)部溝通，創(chuàng)新思維，時間管理都用到了。通過不斷地簡化工作內(nèi)容，專注于目標，免去了跑商場等諸多無用功，提高了工作效率。

管理真是無處不在。當你真正融入其中，你會無比快樂。猶如上帝與你同在，不斷給你靈感。不知道是上帝發(fā)現(xiàn)了我，還是我感動了上帝？

另：MBA名片小結(jié)：

1、盡量不要亮面（俗氣，且不易掃描、拍照）

2、白低黑字最簡潔明了。有想個性可以藝術化背景、圖標。

3、不要黑或深色背景，字體顏色再亮也很難看清楚。且過于厚重，不符MBA形象。

4、名片可印二維碼，方便手機掃描。

5、可有照片，但要有美感不要證件照。

6、最好正面MBA院校（要有年級主），背面單位。

照日格圖

2014年3月12日