管理溝通是指社會組織及其管理者為了實現(xiàn)組織目標，在履行管理職責(zé)，實現(xiàn)管理職能過程中的有計劃的、規(guī)范性的職務(wù)溝通活動和過程。換言之，管理溝通是管理者履行管理職責(zé)，實現(xiàn)管理職能的基本活動方式，它以組織目標為主導(dǎo)，以管理職責(zé)、管理職能為基礎(chǔ)，以計劃性、規(guī)范性、職務(wù)活動性為基本特征。

管理溝通的特殊性

　　管理溝通的特殊性主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

　　首先，從管理溝通的性質(zhì)來看。誠然，管理溝通是一種溝通，并且也一定是管理活動中的溝通。但正象溝通發(fā)生在任何其他情況下都會形成相應(yīng)的溝通類型或形式一樣，發(fā)生在。管理活動中的溝通，也必然是一種獨特類型或形式的溝通。這種類型的溝通是管理者在履行管理職責(zé)的過程中，為了有效地實現(xiàn)管理職能兩進行的一種職務(wù)溝通活動。因此，管理溝通不僅是與管理有聯(lián)系，其實它本身就是管理的內(nèi)容。

　　其次，從管理溝通的內(nèi)容來說。作為管理活動之內(nèi)容的溝通有別于任何隨意的、私人的、無計劃的、非規(guī)范的溝通。盡管管理溝通也可能是信息、思想、觀點、感情、意見等任何內(nèi)容的交流，但這些交流卻與組織目標、任務(wù)和要求等密切相關(guān)。管理溝通的任何內(nèi)容的實施和展開都是受組織目標導(dǎo)引的一種有計劃的自覺的規(guī)范性的活動和過程。

　　第三，就管理溝通的形式來看。管理溝通非但會表現(xiàn)為諸如人際溝通、組織溝通抑或止式溝通、非正式溝通等等，它更應(yīng)該包括現(xiàn)代組織信息活動與交流的一般管理要求和現(xiàn)代管理方式在內(nèi)。這意味著管理溝通不僅是一種活動，同時也是一種制度或體制。具體說來，就是組織結(jié)構(gòu)的選擇和組織制度、體制的建設(shè)要成為為了有效溝通和有利于組織特定管理溝通要求的形式或模式。

　　另外，就其必要性來說，毫無疑問，管理溝通是管理活動的本質(zhì)要求。管理最一般地講，就是組織大家共同完成某個任務(wù)，實現(xiàn)某種目標的活動過程。這個過程以持續(xù)的、復(fù)雜的、大量的溝通活動為基礎(chǔ)。據(jù)統(tǒng)計，溝通占據(jù)了管理者的大部分時間和精力。所以，管理溝通是管理者的基本職責(zé)之一。是管理行為的基本構(gòu)成要素。不僅如此，管理溝通作為一種新興的現(xiàn)代管理理念，在當代文化管理、軟管理以及學(xué)習(xí)型組織、團隊合作、忠誠、共贏、共同成長和復(fù)雜系統(tǒng)建構(gòu)與運作等一系列新興的管理理論與理念的支撐下， 已經(jīng)凸顯為整個管理的核心內(nèi)容。這應(yīng)該引起我們的高度重視和深入思考。

管理溝通的作用

　　1.溝通有助于改進個人作出的決策

　　任何決策都會涉及到干什么、怎么干、何時干等問題。每當遇到這些急需解決的問題，管理者就需要從廣泛的企業(yè)內(nèi)部的溝通中獲取大量的信息情報，然后進行決策，或建議有關(guān)人員作出決策，以迅速解決問題。下屬人員也可以主動與上級管理人員溝通，提出自己的建議，供領(lǐng)導(dǎo)者作出決策時參考，或經(jīng)過溝通，取得上級領(lǐng)導(dǎo)的認可，自行決策。企業(yè)內(nèi)部的溝通為各個部門和人員進行決策提供了信息，增強了判斷能力。

　　2.溝通促使企業(yè)員工協(xié)調(diào)有效地工作

　　企業(yè)中各個部門和各個職務(wù)是相互依存的，依存性越大，對協(xié)調(diào)的需要越高，而協(xié)調(diào)只有通過溝通才能實現(xiàn)。沒有適當?shù)臏贤ǎ芾碚邔ο聦俚牧私庖膊粫浞?，下屬就可能對分配給他們的任務(wù)和要求他們完成的工作有錯誤的理解，使工作任務(wù)不能正確圓滿地完成，導(dǎo)致企業(yè)在效益方面的損失。

　　3.能激勵員工，改善工作績效

　　溝通有利于領(lǐng)導(dǎo)者激勵下屬，建立良好的人際關(guān)系和組織氛圍。除了技術(shù)性和協(xié)調(diào)性的信息外，企業(yè)員工還需要鼓勵性的信息。它可以使領(lǐng)導(dǎo)者了解員工的需要，關(guān)心員工的疾苦，在決策中就會考慮員工的要求，以提高他們的工作熱情。人一般都會要求對自己的工作能力有一個恰當?shù)脑u價。如果領(lǐng)導(dǎo)的表揚、認可或者滿意能夠通過各種渠道及時傳遞給員工，就會造成某種工作激勵。同時，企業(yè)內(nèi)部良好的人際關(guān)系更離不開溝通。思想上和感情上的溝通可以增進彼此的了解，消除誤解、隔閡和猜忌，即使不能達到完全理解，至少也可取得諒解，使企業(yè)有和諧的組織氛圍，所謂“大家心往一處想，勁往一處使”就是有效溝通的結(jié)果。

管理溝通的形式和方法

管理溝通的的形式

　　(1) 正式溝通與非正式溝通: 從組織系統(tǒng)來看, 正式溝通就是通過組織明文規(guī)定的渠道進行信息傳遞和交流。非正式溝通是在正式溝通外進行的信息傳遞或交流。它起著補充正式溝通的作用, 因為人們的真實思想和動機都是在非正式的溝通中表露出來的, 且信息傳遞快、不受限制。

　　(2) 上行溝通、下行溝通和平行溝通: 上行溝通是指下級的意見、信息向上級反映。下行溝通是組織中的上層領(lǐng)導(dǎo)按指揮系統(tǒng)從上而下的情報溝通。平行溝通是指組織中各平行部門人員之間的信息交流, 這包括一個部門的人員與其他部門的上級、下級或同級人員之間的直接溝通。

　　(3) 單向溝通和雙向溝通: 作報告、發(fā)指示、作講演等是單向溝通; 交談、協(xié)商、會談等是雙向溝通。如果需要迅速地傳達信息, 單向溝通的效果好, 但準確性較差; 如果需要準確地傳遞信息, 雙向溝通較好, 但速度較慢。

　　(4)口頭溝通和書面溝通: 口頭溝通就是指人們之間的言談, 或通過別人打聽, 詢問其他人的情況, 也可以是委托他人向第三者傳達自己的意見等。書面溝通則是用圖、文的表現(xiàn)形式來聯(lián)絡(luò)溝通。前者的優(yōu)點是具有迅速和充分交換意見的潛力, 能夠當面提出或回答問題。后者使傳遞的情報作為檔案或參考資料保存下來, 往往比口頭情報更仔細、更正式。

管理溝通的方法

　　(1) 發(fā)布指示: 指示是指導(dǎo)下級工作的重要方法, 可使一個活動開始著手、更改或制止, 具有強制性的意思。如果下級拒絕執(zhí)行或不恰當?shù)貓?zhí)行指示, 而上級主管人員又不能對此使用制裁辦法, 那么今后的指示可能失去作用, 他的地位將難以維持。

　　(2) 會議制度: 從歷史上看, 會議是有史以來就存在的。人們之所以經(jīng)常聚會。因為會議的確可以滿足人們的某種需要。會議是整個活動包括社會活動的一個重要反映, 會議集思廣益。會議可使人們彼此了解共同的目標, 明確自己怎樣為組織作出貢獻。通過會議對每一位與會者產(chǎn)生一種約束力。通過會議能發(fā)現(xiàn)人們所未注意到的問題。例如工作匯報會、專題討論會、職工座談會等。

　　(3) 個別交談: 個別交談就是指領(lǐng)導(dǎo)者用正式的或非正式的形式, 在組織內(nèi)或組織外, 同下屬或同級人員進行個別交談, 征詢談話對象中存在的問題和缺陷, 提出自己的看法, 對別人或其他的上級, 包括對主管人員自己( 談話者) 的意見。這種方法在認識、見解、信心諸方面易取得一致, 這也是政治思想工作的表現(xiàn)形式之一。

　　(4) 建立溝通網(wǎng)絡(luò): 溝通網(wǎng)絡(luò)實際上是對各種溝通形式的概括。有鏈式、圓周式、輪式和“Y”式。

管理溝通的原則

　　查爾斯·E·貝克提出了管理溝通的十條經(jīng)典原則。這十條原則是：

　　1．組織是一個系統(tǒng)；組織中任何一個部分的變化或變動都會對整個系統(tǒng)產(chǎn)生連帶影響。

　　2．溝通是指組織中被理解的信息而非發(fā)出的信息。

　　3．組織中的人們不可能不進行溝通，即使沉默也傳達了組織的態(tài)度。

　　4．溝通是一個包括狀況、假設(shè)、意圖、聽眾、方式、過程、產(chǎn)物、評價和反饋的修飾過程。

　　5．溝通是一個涉及思想、信息、情感、態(tài)度或印象的互動過程；互動的影響取決于它所影響的重要層面：策略的、戰(zhàn)略的或整體的。

　　6．溝通是一個涉及個體、組織和外部社會多個層面的過程。

　　7．溝通是組織的生命線，穿體組織的發(fā)展發(fā)祥、期望、過程、產(chǎn)物和態(tài)度。

　　8．組織中的溝通氛圍[無論是介于個體之間的或個體與組織(即管理者)之間]將會促成鼓勵性或防御性溝通氛圍。

　　9．鼓勵性溝通是與個體進行開放式的交流，促進組織和個體的發(fā)展。防御性溝通是與個體進行封閉式的交流，對個體是一種威脅，從而會降低組織的效率。

　　10．管理者對組織內(nèi)溝通氛圍有著重要的影響。通過了解溝通過程和溝通氛圍，管理者不僅可以促進有效溝通，而且還能提高管理的有效性。