——（本文已刊登于《名家世界》） 新視角企業(yè)管理研究中心理事長(zhǎng) 張 屹 1、物料統(tǒng)計(jì)體系的作用 （1）及時(shí)、準(zhǔn)確提供各種物料耗用數(shù)據(jù) 建立完善的物控統(tǒng)計(jì)體系，可為企業(yè)提供以下具體數(shù)據(jù)。 ①各種物料消耗的定額標(biāo)準(zhǔn) ②單種產(chǎn)品的物料消耗數(shù)據(jù) ③各訂單的物料消耗數(shù)據(jù) ④各部門(mén)物料消耗數(shù)據(jù) （2）為物控決策提供科學(xué)依據(jù) 物料統(tǒng)計(jì)體系提供的各種物料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而使企業(yè)能夠掌握企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中實(shí)際物料消耗情況，有了這些基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，才可以與物料計(jì)劃進(jìn)行比較分析，找出差異原因，沒(méi)有物料統(tǒng)計(jì)體系，也就提供不了物料消耗基本數(shù)據(jù)。比較、分析工作就無(wú)從談起，也就不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題。物料統(tǒng)計(jì)體系提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，是企業(yè)物控決策的科學(xué)依據(jù)。 （3）為績(jī)效考核提供量化資料 績(jī)效考核的內(nèi)容有許多，但物料控制工作完成好與壞，是績(jī)效考核的重要內(nèi)容之一。物料統(tǒng)計(jì)體系為其提供了準(zhǔn)確的資料。 2、物控統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容 （1）日常物料耗用統(tǒng)計(jì) 日常物料耗用統(tǒng)計(jì)是以統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的形式記錄各車(chē)間、各訂單的物料耗用情況，它可以清楚地記載每天的用料，并且成為今后查考有關(guān)數(shù)據(jù)的最原始依據(jù)。 （2）各部門(mén)物料耗用統(tǒng)計(jì) 各車(chē)間生產(chǎn)加工工序不同，所消耗的材料品種、規(guī)格、數(shù)量也不盡相同，各部門(mén)物料耗用統(tǒng)計(jì)，是將各部門(mén)在不同時(shí)期所消耗的材料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這對(duì)于各部門(mén)的材料核算、各部門(mén)的物料控制具有重要意義。 （3）訂單物料耗用分析 將某一訂單各種產(chǎn)品的物料消耗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以掌握該訂單的物料消耗成本，進(jìn)而計(jì)算其利潤(rùn)，為企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)決策提供分析資料。 （4）單一產(chǎn)品物料消耗統(tǒng)計(jì) 每一種產(chǎn)品都要消耗很多種材料，將其生產(chǎn)過(guò)程中所消耗的全部材料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以清楚掌握某種產(chǎn)品的材料成本。 （5）各類(lèi)型產(chǎn)品物料統(tǒng)計(jì) 對(duì)企業(yè)的各類(lèi)型產(chǎn)品進(jìn)行物料耗用統(tǒng)計(jì)，可以為產(chǎn)品的大類(lèi)生產(chǎn)提供決策依據(jù)。 3．物控統(tǒng)計(jì)的表單 （1）一般統(tǒng)計(jì)報(bào)表的常見(jiàn)問(wèn)題 一些人不懂得設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表是一種科學(xué)，認(rèn)為隨心所欲地劃幾條線，寫(xiě)上幾個(gè)字就成了一張表。在現(xiàn)在電腦已經(jīng)普及的情況下，可以說(shuō)表格滿天飛，我們?cè)谄髽I(yè)中所看到的統(tǒng)計(jì)表，數(shù)量越來(lái)越多，但質(zhì)量卻越來(lái)越差。幾年前，企業(yè)印刷一種表格還要經(jīng)過(guò)幾道關(guān)去審查，而現(xiàn)在，畫(huà)表幾乎可以不用驚動(dòng)任何人，在電腦上隨便幾筆就成一張“表”，然后想要多少就復(fù)印多少，結(jié)果是許多內(nèi)容叫人無(wú)法填寫(xiě)或是出現(xiàn)了重復(fù)工作等等。 物控工作要用到大量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，表單作為一種工具和手段自然不可缺少，但也容易在表單設(shè)計(jì)上出現(xiàn)問(wèn)題，一方面加大了工作量，另一方面又沒(méi)有收集到真正有用的數(shù)據(jù)。常見(jiàn)的問(wèn)題一般有下面一些： ◆ 項(xiàng)目的設(shè)計(jì)不實(shí)際，沒(méi)有意義。 ◆項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)多，工作量過(guò)大。 ◆項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)難，計(jì)算復(fù)雜。 ◆表格過(guò)小寫(xiě)不下該填的內(nèi)容。 ◆項(xiàng)目之間的關(guān)系較雜，沒(méi)有必然聯(lián)系。 ◆表中大量的空白無(wú)法填寫(xiě) ◆表中的內(nèi)容是一個(gè)人無(wú)法填寫(xiě)的 ◆該合并的項(xiàng)目沒(méi)有合并，該分開(kāi)的項(xiàng)目沒(méi)有分開(kāi) ◆表單不成體系，雜亂無(wú)章。 （2） 建立物控工作表單體系的工作要點(diǎn) 擁有一套完整的物控統(tǒng)計(jì)表單是物控工作的需要，表單系統(tǒng)是完善的還是零散的，是規(guī)范的還是粗糙的，是管理工作是否步入正規(guī)化的標(biāo)志。 建立完整的物控工作表單體系，要注意以下工作要點(diǎn)： ① 成立由專業(yè)人員組成的“表單清理整頓工作小組”，專門(mén)負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。 ② 要對(duì)已在企業(yè)流通的物控表單進(jìn)行逐個(gè)排查，有價(jià)值的保留，無(wú)價(jià)值的廢止。 ③ 嚴(yán)格表單的復(fù)印、印刷管理，堵塞表單泛濫漏洞。 ④ 要將表單進(jìn)行認(rèn)真的分類(lèi)，并建立表單管理檔案。 ⑤ 每一張表單的設(shè)計(jì)，必須符合企業(yè)的實(shí)際，不得生搬硬套。 ⑥ 新表單系統(tǒng)建立時(shí)，應(yīng)將填寫(xiě)范例公布于眾，并向有關(guān)人員認(rèn)真講解填寫(xiě)要求。 ⑦ 要建立相關(guān)管理制度，確保新表單體系運(yùn)行。 （3）設(shè)計(jì)報(bào)表如何體現(xiàn)中心突出的原則 一張統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不可能只統(tǒng)計(jì)一個(gè)或幾個(gè)數(shù)字，統(tǒng)計(jì)報(bào)表上有很多項(xiàng)目，少則十幾個(gè)，多則幾十個(gè)，如果這些項(xiàng)目過(guò)于雜亂，則這張統(tǒng)計(jì)表就失去了中心。 要做到表單中心突出，關(guān)鍵要注意以下問(wèn)題： ◆ 省去枝杈末梢，與中心不相關(guān)的不提。 ◆ 忍痛割?lèi)?ài)，寧可多列幾張表，也不要把許多不相干的內(nèi)容硬性放到一起。 ◆ 要做到表單標(biāo)題與內(nèi)容相一致，并且標(biāo)題盡可能明確。 ◆ 表單設(shè)計(jì)不宜繁鎖。 （4）設(shè)計(jì)報(bào)表應(yīng)遵守“一表一題”原則 中心突出是完成了表單設(shè)計(jì)的第一步工作，但是在同一個(gè)中心之下，有時(shí)會(huì)有許多內(nèi)容需要反映，比如說(shuō)，一張《材料耗用統(tǒng)計(jì)表》，可能會(huì)包含原材料耗用、輔助材料耗用、包裝材料耗用等各個(gè)內(nèi)容，要把這些內(nèi)容同時(shí)反映到一張表上去，內(nèi)容多工作量大，看的人也會(huì)眼花繚亂，所以，僅僅中心突出還是不夠的，還要進(jìn)一步做到“一表一題”。 所謂“一表一題”，指的是每一張統(tǒng)計(jì)表僅表達(dá)一個(gè)主題，這樣做可以使得表單簡(jiǎn)捷，以便填寫(xiě)、分類(lèi)和管理。 （5）如何降低統(tǒng)計(jì)員的填報(bào)難度 如果表單設(shè)計(jì)的結(jié)果給統(tǒng)計(jì)員造成很大的填報(bào)難度，則不但會(huì)增加統(tǒng)計(jì)人員的工作量，使工作效率下降，還會(huì)因?yàn)槟承╉?xiàng)目無(wú)法填寫(xiě)而被統(tǒng)計(jì)員空到那里，許多企業(yè)的報(bào)表，就經(jīng)常會(huì)看到大片空白的地方，這都是因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)報(bào)表的難度過(guò)大不切實(shí)際而造成的。 造成報(bào)表填報(bào)難度過(guò)大的原因有以下一些： ◆ 將定性的東西人為定量使人無(wú)從填寫(xiě)。 ◆ 計(jì)算量較大，較復(fù)雜。 ◆ 表中的數(shù)據(jù)需要依賴于其它的報(bào)表，而其它的報(bào)表又無(wú)法取得。 ◆ 表中內(nèi)容過(guò)多，使“日?qǐng)?bào)”無(wú)法完成所有的項(xiàng)目。 ◆ 含糊不清，叫人不知所云。 ◆ 報(bào)表的設(shè)計(jì)明顯超出企業(yè)現(xiàn)有的統(tǒng)計(jì)人員的能力之外。 ◆ 有些數(shù)據(jù)是統(tǒng)計(jì)人員無(wú)法得知的。 要降低統(tǒng)計(jì)員在報(bào)表填寫(xiě)時(shí)的難度，需要注意以幾點(diǎn)： ◆ 填報(bào)的工作量要適中 ◆ 要認(rèn)真考慮數(shù)據(jù)的來(lái)源，是否有可能、是否容易得到所要填寫(xiě)的數(shù)據(jù)。 ◆ 對(duì)于屬于數(shù)字采集類(lèi)的報(bào)表，應(yīng)避免繁鎖的計(jì)算。 ◆ 哪些表要日?qǐng)?bào)，哪些表可以周報(bào)和月報(bào)，要做出科學(xué)的分類(lèi)。 （6）如何做到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的不遺漏、不重復(fù)。 這是統(tǒng)計(jì)表單系統(tǒng)設(shè)計(jì)所必須達(dá)到的目標(biāo)之一。有數(shù)據(jù)的遺漏，說(shuō)明表單系統(tǒng)不完美，不全面；有數(shù)據(jù)重復(fù)則會(huì)造成人力、物力的浪費(fèi)。要達(dá)到上述的目的，在進(jìn)行表單系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)要遵循以下原則： ◆ 要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)表單的統(tǒng)籌設(shè)計(jì)。 ◆ 要建立嚴(yán)密的表單系統(tǒng) ◆ 要做到“事事有人報(bào)”，必須將所要求上報(bào)的全部?jī)?nèi)容，科學(xué)地分解到每個(gè)人身上。 ◆ 要進(jìn)行工序間報(bào)表數(shù)據(jù)的合理設(shè)計(jì)，一個(gè)車(chē)間或工序已經(jīng)上報(bào)的數(shù)據(jù)，在其它的報(bào)表中就不再體現(xiàn)。 4、物控統(tǒng)計(jì)工作流程圖 物控統(tǒng)計(jì)工作是一個(gè)收集資料、整理資料、分析資料的過(guò)程。 （1）首先收集物料消耗資料。 （2）根據(jù)產(chǎn)品物料消耗、訂單物料消耗、部門(mén)物料消耗等進(jìn)行歸類(lèi)。 （3）按需要對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行歸納合并。 （4）通過(guò)統(tǒng)計(jì)核算計(jì)算出各產(chǎn)品、各訂單、各部門(mén)的物料用量、材料利用率、消耗物料的金額、單位產(chǎn)值的物料成本等。 （5）通過(guò)以上各數(shù)據(jù)與物料消耗定額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較、分析，掌握成本變動(dòng)情況。 （6）對(duì)比分析找出差距。 （7）找出出現(xiàn)差距的原因。 （8）寫(xiě)出統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，便于企業(yè)決策。