——（本文已刊登于《名家世界》） 新視角企業(yè)管理研究中心理事長 張 屹 1、物料統(tǒng)計體系的作用 （1）及時、準確提供各種物料耗用數(shù)據(jù) 建立完善的物控統(tǒng)計體系，可為企業(yè)提供以下具體數(shù)據(jù)。 ①各種物料消耗的定額標準 ②單種產(chǎn)品的物料消耗數(shù)據(jù) ③各訂單的物料消耗數(shù)據(jù) ④各部門物料消耗數(shù)據(jù) （2）為物控決策提供科學依據(jù) 物料統(tǒng)計體系提供的各種物料統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而使企業(yè)能夠掌握企業(yè)生產(chǎn)過程中實際物料消耗情況，有了這些基礎統(tǒng)計數(shù)據(jù)，才可以與物料計劃進行比較分析，找出差異原因，沒有物料統(tǒng)計體系，也就提供不了物料消耗基本數(shù)據(jù)。比較、分析工作就無從談起，也就不能及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。物料統(tǒng)計體系提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，是企業(yè)物控決策的科學依據(jù)。 （3）為績效考核提供量化資料 績效考核的內(nèi)容有許多，但物料控制工作完成好與壞，是績效考核的重要內(nèi)容之一。物料統(tǒng)計體系為其提供了準確的資料。 2、物控統(tǒng)計的內(nèi)容 （1）日常物料耗用統(tǒng)計 日常物料耗用統(tǒng)計是以統(tǒng)計臺賬的形式記錄各車間、各訂單的物料耗用情況，它可以清楚地記載每天的用料，并且成為今后查考有關數(shù)據(jù)的最原始依據(jù)。 （2）各部門物料耗用統(tǒng)計 各車間生產(chǎn)加工工序不同，所消耗的材料品種、規(guī)格、數(shù)量也不盡相同，各部門物料耗用統(tǒng)計，是將各部門在不同時期所消耗的材料進行統(tǒng)計，這對于各部門的材料核算、各部門的物料控制具有重要意義。 （3）訂單物料耗用分析 將某一訂單各種產(chǎn)品的物料消耗進行統(tǒng)計，可以掌握該訂單的物料消耗成本，進而計算其利潤，為企業(yè)營銷決策提供分析資料。 （4）單一產(chǎn)品物料消耗統(tǒng)計 每一種產(chǎn)品都要消耗很多種材料，將其生產(chǎn)過程中所消耗的全部材料進行統(tǒng)計，可以清楚掌握某種產(chǎn)品的材料成本。 （5）各類型產(chǎn)品物料統(tǒng)計 對企業(yè)的各類型產(chǎn)品進行物料耗用統(tǒng)計，可以為產(chǎn)品的大類生產(chǎn)提供決策依據(jù)。 3．物控統(tǒng)計的表單 （1）一般統(tǒng)計報表的常見問題 一些人不懂得設計統(tǒng)計報表是一種科學，認為隨心所欲地劃幾條線，寫上幾個字就成了一張表。在現(xiàn)在電腦已經(jīng)普及的情況下，可以說表格滿天飛，我們在企業(yè)中所看到的統(tǒng)計表，數(shù)量越來越多，但質(zhì)量卻越來越差。幾年前，企業(yè)印刷一種表格還要經(jīng)過幾道關去審查，而現(xiàn)在，畫表幾乎可以不用驚動任何人，在電腦上隨便幾筆就成一張“表”，然后想要多少就復印多少，結(jié)果是許多內(nèi)容叫人無法填寫或是出現(xiàn)了重復工作等等。 物控工作要用到大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，表單作為一種工具和手段自然不可缺少，但也容易在表單設計上出現(xiàn)問題，一方面加大了工作量，另一方面又沒有收集到真正有用的數(shù)據(jù)。常見的問題一般有下面一些： ◆ 項目的設計不實際，沒有意義。 ◆項目設計過多，工作量過大。 ◆項目設計過難，計算復雜。 ◆表格過小寫不下該填的內(nèi)容。 ◆項目之間的關系較雜，沒有必然聯(lián)系。 ◆表中大量的空白無法填寫 ◆表中的內(nèi)容是一個人無法填寫的 ◆該合并的項目沒有合并，該分開的項目沒有分開 ◆表單不成體系，雜亂無章。 （2） 建立物控工作表單體系的工作要點 擁有一套完整的物控統(tǒng)計表單是物控工作的需要，表單系統(tǒng)是完善的還是零散的，是規(guī)范的還是粗糙的，是管理工作是否步入正規(guī)化的標志。 建立完整的物控工作表單體系，要注意以下工作要點： ① 成立由專業(yè)人員組成的“表單清理整頓工作小組”，專門負責該項工作。 ② 要對已在企業(yè)流通的物控表單進行逐個排查，有價值的保留，無價值的廢止。 ③ 嚴格表單的復印、印刷管理，堵塞表單泛濫漏洞。 ④ 要將表單進行認真的分類，并建立表單管理檔案。 ⑤ 每一張表單的設計，必須符合企業(yè)的實際，不得生搬硬套。 ⑥ 新表單系統(tǒng)建立時，應將填寫范例公布于眾，并向有關人員認真講解填寫要求。 ⑦ 要建立相關管理制度，確保新表單體系運行。 （3）設計報表如何體現(xiàn)中心突出的原則 一張統(tǒng)計報表，不可能只統(tǒng)計一個或幾個數(shù)字，統(tǒng)計報表上有很多項目，少則十幾個，多則幾十個，如果這些項目過于雜亂，則這張統(tǒng)計表就失去了中心。 要做到表單中心突出，關鍵要注意以下問題： ◆ 省去枝杈末梢，與中心不相關的不提。 ◆ 忍痛割愛，寧可多列幾張表，也不要把許多不相干的內(nèi)容硬性放到一起。 ◆ 要做到表單標題與內(nèi)容相一致，并且標題盡可能明確。 ◆ 表單設計不宜繁鎖。 （4）設計報表應遵守“一表一題”原則 中心突出是完成了表單設計的第一步工作，但是在同一個中心之下，有時會有許多內(nèi)容需要反映，比如說，一張《材料耗用統(tǒng)計表》，可能會包含原材料耗用、輔助材料耗用、包裝材料耗用等各個內(nèi)容，要把這些內(nèi)容同時反映到一張表上去，內(nèi)容多工作量大，看的人也會眼花繚亂，所以，僅僅中心突出還是不夠的，還要進一步做到“一表一題”。 所謂“一表一題”，指的是每一張統(tǒng)計表僅表達一個主題，這樣做可以使得表單簡捷，以便填寫、分類和管理。 （5）如何降低統(tǒng)計員的填報難度 如果表單設計的結(jié)果給統(tǒng)計員造成很大的填報難度，則不但會增加統(tǒng)計人員的工作量，使工作效率下降，還會因為某些項目無法填寫而被統(tǒng)計員空到那里，許多企業(yè)的報表，就經(jīng)常會看到大片空白的地方，這都是因為統(tǒng)計報表的難度過大不切實際而造成的。 造成報表填報難度過大的原因有以下一些： ◆ 將定性的東西人為定量使人無從填寫。 ◆ 計算量較大，較復雜。 ◆ 表中的數(shù)據(jù)需要依賴于其它的報表，而其它的報表又無法取得。 ◆ 表中內(nèi)容過多，使“日報”無法完成所有的項目。 ◆ 含糊不清，叫人不知所云。 ◆ 報表的設計明顯超出企業(yè)現(xiàn)有的統(tǒng)計人員的能力之外。 ◆ 有些數(shù)據(jù)是統(tǒng)計人員無法得知的。 要降低統(tǒng)計員在報表填寫時的難度，需要注意以幾點： ◆ 填報的工作量要適中 ◆ 要認真考慮數(shù)據(jù)的來源，是否有可能、是否容易得到所要填寫的數(shù)據(jù)。 ◆ 對于屬于數(shù)字采集類的報表，應避免繁鎖的計算。 ◆ 哪些表要日報，哪些表可以周報和月報，要做出科學的分類。 （6）如何做到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的不遺漏、不重復。 這是統(tǒng)計表單系統(tǒng)設計所必須達到的目標之一。有數(shù)據(jù)的遺漏，說明表單系統(tǒng)不完美，不全面；有數(shù)據(jù)重復則會造成人力、物力的浪費。要達到上述的目的，在進行表單系統(tǒng)的設計時要遵循以下原則： ◆ 要進行統(tǒng)計表單的統(tǒng)籌設計。 ◆ 要建立嚴密的表單系統(tǒng) ◆ 要做到“事事有人報”，必須將所要求上報的全部內(nèi)容，科學地分解到每個人身上。 ◆ 要進行工序間報表數(shù)據(jù)的合理設計，一個車間或工序已經(jīng)上報的數(shù)據(jù)，在其它的報表中就不再體現(xiàn)。 4、物控統(tǒng)計工作流程圖 物控統(tǒng)計工作是一個收集資料、整理資料、分析資料的過程。 （1）首先收集物料消耗資料。 （2）根據(jù)產(chǎn)品物料消耗、訂單物料消耗、部門物料消耗等進行歸類。 （3）按需要對相關項目進行歸納合并。 （4）通過統(tǒng)計核算計算出各產(chǎn)品、各訂單、各部門的物料用量、材料利用率、消耗物料的金額、單位產(chǎn)值的物料成本等。 （5）通過以上各數(shù)據(jù)與物料消耗定額標準進行比較、分析，掌握成本變動情況。 （6）對比分析找出差距。 （7）找出出現(xiàn)差距的原因。 （8）寫出統(tǒng)計分析報告向有關領導匯報，便于企業(yè)決策。