——(本文已刊登于《名家世界》)
新視角企業(yè)管理研究中心理事長 張 屹
1、物料統(tǒng)計體系的作用
(1)及時、準(zhǔn)確提供各種物料耗用數(shù)據(jù)
建立完善的物控統(tǒng)計體系,可為企業(yè)提供以下具體數(shù)據(jù)。
①各種物料消耗的定額標(biāo)準(zhǔn)
②單種產(chǎn)品的物料消耗數(shù)據(jù)
③各訂單的物料消耗數(shù)據(jù)
④各部門物料消耗數(shù)據(jù)
(2)為物控決策提供科學(xué)依據(jù)
物料統(tǒng)計體系提供的各種物料統(tǒng)計數(shù)據(jù),而使企業(yè)能夠掌握企業(yè)生產(chǎn)過程中實際物料消耗情況,有了這些基礎(chǔ)統(tǒng)計數(shù)據(jù),才可以與物料計劃進行比較分析,找出差異原因,沒有物料統(tǒng)計體系,也就提供不了物料消耗基本數(shù)據(jù)。比較、分析工作就無從談起,也就不能及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。物料統(tǒng)計體系提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù),是企業(yè)物控決策的科學(xué)依據(jù)。
(3)為績效考核提供量化資料
績效考核的內(nèi)容有許多,但物料控制工作完成好與壞,是績效考核的重要內(nèi)容之一。物料統(tǒng)計體系為其提供了準(zhǔn)確的資料。
2、物控統(tǒng)計的內(nèi)容
(1)日常物料耗用統(tǒng)計
日常物料耗用統(tǒng)計是以統(tǒng)計臺賬的形式記錄各車間、各訂單的物料耗用情況,它可以清楚地記載每天的用料,并且成為今后查考有關(guān)數(shù)據(jù)的最原始依據(jù)。
(2)各部門物料耗用統(tǒng)計
各車間生產(chǎn)加工工序不同,所消耗的材料品種、規(guī)格、數(shù)量也不盡相同,各部門物料耗用統(tǒng)計,是將各部門在不同時期所消耗的材料進行統(tǒng)計,這對于各部門的材料核算、各部門的物料控制具有重要意義。
(3)訂單物料耗用分析
將某一訂單各種產(chǎn)品的物料消耗進行統(tǒng)計,可以掌握該訂單的物料消耗成本,進而計算其利潤,為企業(yè)營銷決策提供分析資料。
(4)單一產(chǎn)品物料消耗統(tǒng)計
每一種產(chǎn)品都要消耗很多種材料,將其生產(chǎn)過程中所消耗的全部材料進行統(tǒng)計,可以清楚掌握某種產(chǎn)品的材料成本。
(5)各類型產(chǎn)品物料統(tǒng)計
對企業(yè)的各類型產(chǎn)品進行物料耗用統(tǒng)計,可以為產(chǎn)品的大類生產(chǎn)提供決策依據(jù)。
3.物控統(tǒng)計的表單
(1)一般統(tǒng)計報表的常見問題
一些人不懂得設(shè)計統(tǒng)計報表是一種科學(xué),認為隨心所欲地劃幾條線,寫上幾個字就成了一張表。在現(xiàn)在電腦已經(jīng)普及的情況下,可以說表格滿天飛,我們在企業(yè)中所看到的統(tǒng)計表,數(shù)量越來越多,但質(zhì)量卻越來越差。幾年前,企業(yè)印刷一種表格還要經(jīng)過幾道關(guān)去審查,而現(xiàn)在,畫表幾乎可以不用驚動任何人,在電腦上隨便幾筆就成一張“表”,然后想要多少就復(fù)印多少,結(jié)果是許多內(nèi)容叫人無法填寫或是出現(xiàn)了重復(fù)工作等等。
物控工作要用到大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù),表單作為一種工具和手段自然不可缺少,但也容易在表單設(shè)計上出現(xiàn)問題,一方面加大了工作量,另一方面又沒有收集到真正有用的數(shù)據(jù)。常見的問題一般有下面一些:
◆ 項目的設(shè)計不實際,沒有意義。
◆項目設(shè)計過多,工作量過大。
◆項目設(shè)計過難,計算復(fù)雜。
◆表格過小寫不下該填的內(nèi)容。
◆項目之間的關(guān)系較雜,沒有必然聯(lián)系。
◆表中大量的空白無法填寫
◆表中的內(nèi)容是一個人無法填寫的
◆該合并的項目沒有合并,該分開的項目沒有分開
◆表單不成體系,雜亂無章。
(2) 建立物控工作表單體系的工作要點
擁有一套完整的物控統(tǒng)計表單是物控工作的需要,表單系統(tǒng)是完善的還是零散的,是規(guī)范的還是粗糙的,是管理工作是否步入正規(guī)化的標(biāo)志。
建立完整的物控工作表單體系,要注意以下工作要點:
① 成立由專業(yè)人員組成的“表單清理整頓工作小組”,專門負責(zé)該項工作。
② 要對已在企業(yè)流通的物控表單進行逐個排查,有價值的保留,無價值的廢止。
③ 嚴(yán)格表單的復(fù)印、印刷管理,堵塞表單泛濫漏洞。
④ 要將表單進行認真的分類,并建立表單管理檔案。
⑤ 每一張表單的設(shè)計,必須符合企業(yè)的實際,不得生搬硬套。
⑥ 新表單系統(tǒng)建立時,應(yīng)將填寫范例公布于眾,并向有關(guān)人員認真講解填寫要求。
⑦ 要建立相關(guān)管理制度,確保新表單體系運行。
(3)設(shè)計報表如何體現(xiàn)中心突出的原則
一張統(tǒng)計報表,不可能只統(tǒng)計一個或幾個數(shù)字,統(tǒng)計報表上有很多項目,少則十幾個,多則幾十個,如果這些項目過于雜亂,則這張統(tǒng)計表就失去了中心。
要做到表單中心突出,關(guān)鍵要注意以下問題:
◆ 省去枝杈末梢,與中心不相關(guān)的不提。
◆ 忍痛割愛,寧可多列幾張表,也不要把許多不相干的內(nèi)容硬性放到一起。
◆ 要做到表單標(biāo)題與內(nèi)容相一致,并且標(biāo)題盡可能明確。
◆ 表單設(shè)計不宜繁鎖。
(4)設(shè)計報表應(yīng)遵守“一表一題”原則
中心突出是完成了表單設(shè)計的第一步工作,但是在同一個中心之下,有時會有許多內(nèi)容需要反映,比如說,一張《材料耗用統(tǒng)計表》,可能會包含原材料耗用、輔助材料耗用、包裝材料耗用等各個內(nèi)容,要把這些內(nèi)容同時反映到一張表上去,內(nèi)容多工作量大,看的人也會眼花繚亂,所以,僅僅中心突出還是不夠的,還要進一步做到“一表一題”。
所謂“一表一題”,指的是每一張統(tǒng)計表僅表達一個主題,這樣做可以使得表單簡捷,以便填寫、分類和管理。
(5)如何降低統(tǒng)計員的填報難度
如果表單設(shè)計的結(jié)果給統(tǒng)計員造成很大的填報難度,則不但會增加統(tǒng)計人員的工作量,使工作效率下降,還會因為某些項目無法填寫而被統(tǒng)計員空到那里,許多企業(yè)的報表,就經(jīng)常會看到大片空白的地方,這都是因為統(tǒng)計報表的難度過大不切實際而造成的。
造成報表填報難度過大的原因有以下一些:
◆ 將定性的東西人為定量使人無從填寫。
◆ 計算量較大,較復(fù)雜。
◆ 表中的數(shù)據(jù)需要依賴于其它的報表,而其它的報表又無法取得。
◆ 表中內(nèi)容過多,使“日報”無法完成所有的項目。
◆ 含糊不清,叫人不知所云。
◆ 報表的設(shè)計明顯超出企業(yè)現(xiàn)有的統(tǒng)計人員的能力之外。
◆ 有些數(shù)據(jù)是統(tǒng)計人員無法得知的。
要降低統(tǒng)計員在報表填寫時的難度,需要注意以幾點:
◆ 填報的工作量要適中
◆ 要認真考慮數(shù)據(jù)的來源,是否有可能、是否容易得到所要填寫的數(shù)據(jù)。
◆ 對于屬于數(shù)字采集類的報表,應(yīng)避免繁鎖的計算。
◆ 哪些表要日報,哪些表可以周報和月報,要做出科學(xué)的分類。
(6)如何做到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的不遺漏、不重復(fù)。
這是統(tǒng)計表單系統(tǒng)設(shè)計所必須達到的目標(biāo)之一。有數(shù)據(jù)的遺漏,說明表單系統(tǒng)不完美,不全面;有數(shù)據(jù)重復(fù)則會造成人力、物力的浪費。要達到上述的目的,在進行表單系統(tǒng)的設(shè)計時要遵循以下原則:
◆ 要進行統(tǒng)計表單的統(tǒng)籌設(shè)計。
◆ 要建立嚴(yán)密的表單系統(tǒng)
◆ 要做到“事事有人報”,必須將所要求上報的全部內(nèi)容,科學(xué)地分解到每個人身上。
◆ 要進行工序間報表數(shù)據(jù)的合理設(shè)計,一個車間或工序已經(jīng)上報的數(shù)據(jù),在其它的報表中就不再體現(xiàn)。
4、物控統(tǒng)計工作流程圖
物控統(tǒng)計工作是一個收集資料、整理資料、分析資料的過程。
(1)首先收集物料消耗資料。
(2)根據(jù)產(chǎn)品物料消耗、訂單物料消耗、部門物料消耗等進行歸類。
(3)按需要對相關(guān)項目進行歸納合并。
(4)通過統(tǒng)計核算計算出各產(chǎn)品、各訂單、各部門的物料用量、材料利用率、消耗物料的金額、單位產(chǎn)值的物料成本等。
(5)通過以上各數(shù)據(jù)與物料消耗定額標(biāo)準(zhǔn)進行比較、分析,掌握成本變動情況。
(6)對比分析找出差距。
(7)找出出現(xiàn)差距的原因。
(8)寫出統(tǒng)計分析報告向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報,便于企業(yè)決策。