訂貨會(huì)的準(zhǔn)備階段企業(yè)應(yīng)該注意的問題。當(dāng)我們一切準(zhǔn)備就緒，在訂貨會(huì)現(xiàn)場(chǎng)上怎么踢好這臨門一腳呢？記者繼續(xù)采訪資深終端培訓(xùn)講師、訂貨會(huì)研究專家郭漢堯，與晉江鞋服企業(yè)共同探討訂貨會(huì)的進(jìn)行時(shí)。 “酒店政治”要做好 在會(huì)場(chǎng)上企業(yè)最怕個(gè)別經(jīng)銷商有異議當(dāng)場(chǎng)發(fā)作造成的會(huì)場(chǎng)尷尬甚至是集體情緒，這樣給訂貨會(huì)帶來(lái)的不僅是訂貨會(huì)的失敗，更是對(duì)未來(lái)半年銷售的負(fù)面影響。 因此，與代理商、經(jīng)銷商深度溝通很重要。發(fā)現(xiàn)代理商、經(jīng)銷商懷有異議，或者思想波動(dòng)、情緒反應(yīng)，企業(yè)必須及時(shí)與之溝通，以防其在訂貨會(huì)現(xiàn)場(chǎng)爆發(fā)。這就要求在訂貨會(huì)之前把這些可能存在的問題規(guī)避掉。 相反，如果會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)能有幾個(gè)經(jīng)銷商積極訂貨，踴躍的榜樣則能帶來(lái)積極的影響。怎么樣才能將榜樣樹立起來(lái)，帶動(dòng)會(huì)場(chǎng)氣氛，這需要負(fù)責(zé)經(jīng)銷商的人員事先與經(jīng)銷商深度溝通。 如果現(xiàn)場(chǎng)有突發(fā)事件發(fā)生，應(yīng)該立即將有情緒的經(jīng)銷商獨(dú)立出來(lái)，請(qǐng)到會(huì)場(chǎng)外單獨(dú)溝通，同時(shí)還應(yīng)有人組織經(jīng)銷商繼續(xù)訂貨，避免受其影響。但是這畢竟是已經(jīng)發(fā)生了，不良影響還是存在，所以最好在萌芽狀態(tài)就把現(xiàn)場(chǎng)可能出現(xiàn)的問題區(qū)隔開，降低其發(fā)生的概率，這就需要“酒店政治”。 所謂“酒店政治”，是指業(yè)務(wù)員與經(jīng)銷商在訂貨會(huì)之前就在酒店溝通好，“擺平了再到會(huì)場(chǎng)來(lái)”。如果沒有及時(shí)與經(jīng)銷商溝通好，讓其情緒在會(huì)場(chǎng)上發(fā)揮，那整個(gè)訂貨會(huì)就功虧一簣了。事先需要經(jīng)銷商做到什么程度，哪些方面必須穩(wěn)住，在什么情況下帶好頭，這些都有賴于做好“酒店政治”。 “酒店政治”實(shí)行的是“人盯人”戰(zhàn)術(shù)，比如，負(fù)責(zé)湖北市場(chǎng)的人員從湖北區(qū)的經(jīng)銷商下榻酒店開始，就要開始與之溝通，發(fā)現(xiàn)問題并安撫，將經(jīng)銷商的異議、投訴、牢騷等都在酒店里解決掉，才能保證現(xiàn)場(chǎng)的順序按照企業(yè)的思路有條不紊地進(jìn)行。 因此訂貨會(huì)的前一天很重要，在前一天晚上，負(fù)責(zé)經(jīng)銷商的人員都能夠與經(jīng)銷商做好溝通，人員一般由參加過訂貨會(huì)并且熟悉業(yè)務(wù)的老員工擔(dān)任，以防在溝通中涉及政策之類的業(yè)務(wù)問題無(wú)法很好地應(yīng)對(duì)。 另外，必須強(qiáng)調(diào)在現(xiàn)場(chǎng)無(wú)論遇到什么問題，唯一的辦法就是解決。不要出現(xiàn)經(jīng)銷商發(fā)牢騷，工作人員也跟著發(fā)牢騷，或者推脫責(zé)任。因?yàn)檫@樣的情況是最糟糕的，如果讓經(jīng)銷商看到了，品牌形象必將大打折扣，并且直接影響到經(jīng)銷商的訂貨情緒。因此工作人員的狀態(tài)非常重要，這就要求對(duì)訂貨會(huì)工作要有科學(xué)明確的分工，充分調(diào)動(dòng)工作熱情。 必須設(shè)置機(jī)動(dòng)小組 訂貨會(huì)現(xiàn)場(chǎng)工作人員必須嚴(yán)格按照分工來(lái)完成工作，可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，但是要與自己的“分內(nèi)”有關(guān)系，不能天馬行空，完全按照自己的意識(shí)來(lái)做。比如，在現(xiàn)場(chǎng)不要發(fā)現(xiàn)某個(gè)環(huán)節(jié)沒有人在崗，就主動(dòng)頂上去，這樣做可是“吃力不討好”。因?yàn)檫@樣會(huì)造成缺人手的地方有人服務(wù)，自己應(yīng)該做好的又沒人負(fù)責(zé)，會(huì)場(chǎng)容易混亂。因此訂貨會(huì)現(xiàn)場(chǎng)需要很嚴(yán)格細(xì)致的分工，按照分工的職責(zé)來(lái)做。 訂貨會(huì)工作小組分工的時(shí)候，有必要設(shè)置一個(gè)機(jī)動(dòng)小組，與考核組是一起進(jìn)行的，在考核的時(shí)候發(fā)現(xiàn)哪里服務(wù)的工作人員不見了，馬上從機(jī)動(dòng)組派個(gè)人頂上去，然后考核組立即找到原來(lái)離崗的同事責(zé)令返崗工作，并繼續(xù)考核。 另外，考核組在現(xiàn)場(chǎng)發(fā)揮的作用也很重要，必須巡視整個(gè)會(huì)場(chǎng)，與總指揮配合好監(jiān)督會(huì)場(chǎng)上人員的工作情況，及時(shí)處理人員安排。在訂貨會(huì)開始之前必須強(qiáng)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)人員守住自己的崗位，不要擅自離崗、替崗。 通訊、保安、時(shí)間掌控都不能少 很多企業(yè)訂貨會(huì)會(huì)尋找策劃公司負(fù)責(zé)具體項(xiàng)目的策劃，策劃公司就是訂貨會(huì)的協(xié)力商，訂貨會(huì)現(xiàn)場(chǎng)要做好，協(xié)力商也是重要角色。有很多細(xì)節(jié)協(xié)力商更清楚。除了在訂貨會(huì)之前與協(xié)力商充分溝通外，還要跟協(xié)力商達(dá)成協(xié)議，訂貨會(huì)期間協(xié)力商多派人手過來(lái)，以防現(xiàn)場(chǎng)因不熟悉細(xì)節(jié)而造成的麻煩。 開幕的時(shí)候最重要的就是掌控時(shí)間，一位領(lǐng)導(dǎo)遲到半個(gè)小時(shí)，時(shí)間安排就全部打亂了，這樣必然影響后續(xù)安排。好的開始是成功的一半，必須保證時(shí)間不要與計(jì)劃有太大的出入，使得流程能夠順利進(jìn)行。每個(gè)人上臺(tái)發(fā)言，10分鐘就是10分鐘，事先應(yīng)有約定，不要讓其發(fā)揮，以免影響后續(xù)工作。 另外，現(xiàn)場(chǎng)的通訊和安全工作很重要。所有工作人員的通訊方式整理成清單，人手一單，方便聯(lián)系，同時(shí)也要強(qiáng)調(diào)通訊紀(jì)律，不得關(guān)機(jī)和出現(xiàn)手機(jī)欠費(fèi)情況。曾有企業(yè)出現(xiàn)工作人員因心理壓力過大，手機(jī)關(guān)機(jī)的情況。 所有的樓梯口要有保安力量，有的訂貨會(huì)地點(diǎn)選在海邊或者山莊，都要注意每一位人員的安全，不要樂極生悲。 這些工作將由總指揮統(tǒng)一把關(guān)，需要強(qiáng)調(diào)的是總指揮必須是“置身事外”的人員，不能具體負(fù)責(zé)事務(wù)，否則不能通觀全局。有的企業(yè)礙于領(lǐng)導(dǎo)面子，董事長(zhǎng)、總經(jīng)理是總指揮，這樣并不是明智的做法。董事長(zhǎng)、總經(jīng)理是訂貨會(huì)的主角，卻還要擔(dān)任總指揮，根本無(wú)暇顧及。因此總指揮由企劃部某位員工擔(dān)任更為合適，會(huì)場(chǎng)上所有人都要聽其指揮，包括領(lǐng)導(dǎo)。