◎步驟1 準(zhǔn)備工作的檢核表 決定適當(dāng)主題和活潑標(biāo)題 選擇簡報(bào)的形式及對象 確認(rèn)時(shí)間和場所等變數(shù) 齊備簡報(bào)要使用的資料 ◎步驟2 簡報(bào)的結(jié)構(gòu) 開場 主體 舉例說明 結(jié)尾 要不要幽默？ ◎步驟3 其他注意事項(xiàng) 練就生動有力的演說風(fēng)格 讓聽眾適度參與 安排問答時(shí)間的優(yōu)缺點(diǎn) 應(yīng)對問答時(shí)間的訣竅 流暢運(yùn)用視覺輔助工具 熟練使用PowerPoint等簡報(bào)軟體 ＊要建構(gòu)出能征服人心的簡報(bào)，的確是一大挑戰(zhàn)。其實(shí)只要在準(zhǔn)備階段做到有井井有條、結(jié)構(gòu)分明，搞定一場簡報(bào)最多只須24小時(shí)。 ＊成功的簡報(bào)，結(jié)構(gòu)都類似：1.開場，告訴聽眾今天要說些什麼；2.主體，陳述內(nèi)容；3.結(jié)尾，複述剛剛簡報(bào)的內(nèi)容。上臺之前想清楚表現(xiàn)的方式，然后盡可能快速準(zhǔn)備妥當(dāng)，這樣就不致于白費(fèi)功夫。 要整理出具有高度說服力的簡報(bào)，是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，但如果在準(zhǔn)備簡報(bào)的過程中，能夠做到有條有理而且結(jié)構(gòu)分明，其實(shí)應(yīng)該能夠在24小時(shí)以內(nèi)的時(shí)間裡搞定所有事情。所有能夠征服人心的簡報(bào)，往往都有類似下列的結(jié)構(gòu)： ◎開場 強(qiáng)而有力的開場白，能夠?yàn)楹唸?bào)打好基礎(chǔ)、定好基調(diào)。開場白的主要訴求——也就是希望聽眾記住的金句。在整場簡報(bào)中，要做到下列幾件事： ?一次又一次講述這個(gè)主要訴求，至少要重複5到6遍。不斷重述，就能強(qiáng)化聽眾對主要訴求的印象。 ?再三強(qiáng)調(diào)金句。最好能夠讓聽眾在向朋友說明這場簡報(bào)的內(nèi)容時(shí)，用上這句主要訴求。 ◎主體 提出論據(jù)、數(shù)字、實(shí)例及說明——這些內(nèi)容要能符合以下幾點(diǎn)要求： ?支持主要訴求 ?自然導(dǎo)入行動呼吁 ?利用3項(xiàng)主要論述，每項(xiàng)論述包含3個(gè)能夠支持訴求的要點(diǎn)或例證 理想上，這些素材應(yīng)該要有充分的說服力，讓聽眾完全接受你的想法。 每項(xiàng)論述的例證以3項(xiàng)為限——要記住，陳述簡報(bào)主體的時(shí)候，也是聽眾最可能打瞌睡、涂鴉、把玩手中的PDA，或只是望著窗外發(fā)呆的時(shí)候。要扭轉(zhuǎn)這種狀況，每一項(xiàng)論述都得力道十足而且生動有趣。聽眾能吸收的資訊就只有那麼多，所以每項(xiàng)論述之下的例證都要以3項(xiàng)為限。超過3項(xiàng)，就會讓聽眾很難判斷哪些重要，哪些不重要。 巧妙銜接不同論述——為了讓各個(gè)論述能夠一個(gè)接一個(gè)順利銜接下去，還必須給聽眾一些容易理解的轉(zhuǎn)折。不必太費(fèi)心去設(shè)想轉(zhuǎn)折，通常只要簡短的幾句話就可以了。 ◎結(jié)尾 要漂亮結(jié)束簡報(bào)，必須確實(shí)回顧自己希望聽眾記住的訊息，還要明白告訴聽眾自己希望他們怎麼做。如果能夠在結(jié)尾時(shí)提出振奮人心的號召，就能熱鬧收場，不會有氣無力。 下列5個(gè)步驟，可以為征服人心的簡報(bào)，來個(gè)漂亮的結(jié)尾： 1.回顧主要論述 2.重申主要訴求 3.發(fā)出行動呼吁 4.再次連結(jié)到開場時(shí)的引子或焦點(diǎn) 5.最后，要感謝聽眾 提升溝通的方法－－透過中介角色增加溝通的潤滑 曾經(jīng)，有一位企業(yè)主管回來學(xué)校上課，和我聊起現(xiàn)在大學(xué)教育出來的年輕人，「為什麼才剛畢業(yè)的人，業(yè)界就用不動？」他的問題是，企業(yè)界認(rèn)為大學(xué)畢業(yè)生不好用，很多實(shí)務(wù)的工作他們都不會，少數(shù)會說明的人盡是講一些學(xué)校的理論，多數(shù)是要大小事情從頭教起。 一般教育界對于企業(yè)界的類似抱怨，常常是嗤之以鼻，認(rèn)為企業(yè)界誤把大學(xué)機(jī)構(gòu)當(dāng)成高中教學(xué)，以為大學(xué)生在學(xué)校就是要學(xué)習(xí)技能。站在高等教育的立場，大學(xué)生的養(yǎng)成，重點(diǎn)在于學(xué)習(xí)「學(xué)習(xí)的能力」，透過教授們的導(dǎo)引，大學(xué)生因而跨進(jìn)學(xué)習(xí)的樂園，窺見知識的殿堂。 業(yè)界需求和教育功能，存在認(rèn)知的差距相當(dāng)明顯，兩邊都站在各自的立場說話。與其讓問題持續(xù)發(fā)酵，倒不如試試我的方法：成立中間機(jī)構(gòu)，發(fā)揮中介角色的功能，提高雙方溝通的機(jī)會。以此為出發(fā)點(diǎn)，以下的3個(gè)情境都可以藉由中介角色的增加，傳遞不同的訊息，達(dá)到化解對立、提升溝通的效果： 1.產(chǎn)業(yè)界的職前訓(xùn)練單位 2.商管學(xué)院諮詢委員會的業(yè)界代表 3.董事會增加異業(yè)背景的董事加入 不同的人、不同的場合，都可以發(fā)展出不同的溝通方法，一如謝林教授所言，溝通的意愿重要于其他的部分，基于個(gè)人誠意及專業(yè)能力所提出的一言、一行，全都是溝通的符號，就像我藉由本文的闡釋，也是在和讀者們溝通一介學(xué)者的看法。 「聽眾不會閱讀簡報(bào)，只會聽取簡報(bào)。書面資料是給人閱讀的，而杰出的簡報(bào)則是給人聽的。簡報(bào)是要聽眾在一段有限的時(shí)間裡聽取內(nèi)容，簡報(bào)者必須在那段時(shí)間內(nèi)有效傳達(dá)訴求?！谷剡_(dá)?雅布蘭 強(qiáng)調(diào)訴求 要記住，要陳述的內(nèi)容，才是簡報(bào)中最重要的部分，不是寫在PowerPoint投影片上的文字，投影片上的字絕對是愈少愈好。如果能夠有節(jié)制地使用PowerPoint，只放上些許資訊，用PowerPoint來補(bǔ)充和強(qiáng)調(diào)自己要說明的內(nèi)容，就更能說服聽眾接受自己的主要訴求。 簡單來說，就是不要過分著迷于PowerPoint的花俏功能。沒有人會按你使用了多少項(xiàng)PowerPoint的功能，來評定你的簡報(bào)表現(xiàn)。你反而應(yīng)該謹(jǐn)慎選用自己要使用的功能，盡量少用投影片，還要盡量讓投影片簡單明瞭。投影片應(yīng)該是用來提供資訊和強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，不是用來讓聽眾分心的。要克制自己，不要想把自己要傳達(dá)的每個(gè)重點(diǎn)都做成PowerPoint投影片，反而應(yīng)該讓聽眾有時(shí)間聽講。