抓住機會，做大自己 跟在大老板身邊擔任秘書，看來微不足道，卻是職場中的基本功。能貼身觀察職場上的人中龍鳳，還有什么比這個更好的職場班主任？最棒的是，他還付你薪水。 賣座電影《穿著Prada的惡魔》經(jīng)典的一幕戲：惡魔老板梅麗史翠普一早進辦公室，要助理（安海瑟威飾）去找還未出版的哈利波特草稿，給她雙胞胎女兒閱讀。剛出社會又一心想要把這份工作做好的助理戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，通過之前巧遇的人脈，在最后一刻找到了哈利波特草稿。當她把草稿放在老板辦公桌上，梅麗史翠普挑著眉問：「怎么只有一份，難道要我那兩個雙胞胎女兒輪流看嗎？」安海瑟威氣定神閑回答：「這是第三份，其他兩份我已經(jīng)交到在旅途中的雙胞胎手上了！」而這時，梅麗史翠普看了這位原本跟不上腳步的小助理一眼，眼神里閃過了一絲驚訝與佩服…… 在瑣事里找到價值 觀眾看到的是影片中惡魔老板的惡魔行徑，但是對老板身邊的貼身助理或秘書來說，真正的好秘書、好助理，就是能夠把老板交代的事項辦得比老板想像的更好！ 但如果真要問，秘書、助理的工作，究竟是些什么？「就是老板要你做什么，你就得做什么。」只要做過秘書的人都會這樣回答，他們也自嘲為「辦公室里的百科全書」。 秘書工作的職稱非常繁雜，除了秘書之外，行政助理、行政專員、協(xié)調(diào)員（coordinator）、特助、管理師等都偏向秘書的工作。 而秘書每天的工作，包括老板的時程安排、會議管理、辦公室管理、電話應對及訪客接待、組織溝通協(xié)調(diào)、員工關系與公共關系等，工作內(nèi)容十分繁雜。但七成的秘書行政類人員，年薪居然只有參萬元左右，市場明顯低估這些工作的價值。 不過，如同影片中小助理的表現(xiàn)讓老板驚訝，最后還讓她取代第一助理的位置，隨同前往巴黎參加一年一度時裝秀的盛會，坐上千萬女孩夢寐以求的職位。盡管秘書行政人員的工作很多都是「瑣事」，但如果能在這些日常事務當中做出不一樣的表現(xiàn)，甚至在老板的思維之下替老板先考慮到，不僅老板看得到你的表現(xiàn)，你也會以這樣的職場制高點，找出自己的工作價值，進而將自己做大。 第1招：先把小事做好 安海瑟威的神奇遭遇只是電影情節(jié)嗎？那可未必，目前臺面上許多職場總經(jīng)理，不少都從秘書或助理起步，像是IBM總經(jīng)理童至祥，就從IBM的行政秘書開始做起，摩根富林明證券臺灣區(qū)總經(jīng)理高桂卿、前紐約人壽總經(jīng)理任醒怡也都從秘書、助理做起。 但如何在秘書的工作中把自己做大？ 有豐富秘書經(jīng)驗的總經(jīng)理秘書游美便說：「你要先做對每一件小事，才能把秘書的工作做大?！? 秘書的工作其實沒有范圍。 對內(nèi)，要處理所有跟老板有關的事務，甚至還要處理老板家里的事務；對外，則要打好老板跟他的老板、部屬、客戶、朋友的關系，因此，個性圓融、不強出頭才能成為頂尖的秘書或助理。 根據(jù)人力銀行針對250位主管的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，主管認為，秘書或行政人員最需要具備的條件便是工作細心、有責任感、主動積極這三項特質。秘書實戰(zhàn)經(jīng)驗豐富的游美則認為，除了能干，秘書還要有善解人意的特質。 在外商秘書生涯中，游美記憶最深的一次加薪，便是因為幫忙外籍老板，找房子、買家具、幫小孩找學校，甚至買漂白水樣樣都來，而那一年她加薪的理由便是：幫忙搬家功勞很大。 第2招：適切的向上管理 面對不同老板，秘書也應該適時因應，才能讓老板立即抓到重點。 「老板的個性決定了秘書工作的方式。」 老板大概分為四種類型： 第一種指揮型的老板，喜歡秘書或助理講話講重點；第二種類型則是社交型的老板，這類型老板喜歡作公關，所以當秘書的就要有時時刻刻把他的注意力拉回來的能耐； 第三種是協(xié)調(diào)型老板，這種老板會以大局為重，有些時候想得比秘書更為周到； 最后一種類型則是分析型老板，喜歡思考并且嚴守時間管理。 多半的老板屬于指揮型跟分析型，「所以，面對前者，秘書若有事要請示，要給老板是非題而不是選擇題；但面對分析型老板，你要給他大量的資料，他也比較喜歡聽到你的建議?！? 因此，面對不同老板，你的「向上管理策略」也極為重要。 但不管哪樣的老板，身為秘書或助理，一定要懂得給老板臺階下。 「有時候幫忙老板做報表，但如果他要自己做，卻不會做時，千萬不能『大聲教學』，否則讓大家都聽到，老板的面子也掛不住?！? 第3招：技能與態(tài)度并重 只是，通常身為秘書或助理，別人很難看得到你的績效，只有老板看得到你真正的表現(xiàn)。想讓自己有更多的籌碼往上跳，就得多表現(xiàn)自身的附加價值。 其實，在日常的工作范圍內(nèi)，秘書還是有展現(xiàn)不同能力的機會。 「如果你爭取內(nèi)部訓練、公關、專案管理、客戶關系、人力資源、員工關系等等的工作，甚至具備語文能力，或可以為老板做出清晰的月 季報表的話，對老板的重要性不僅會增加，別人也容易看得到你的表現(xiàn)?！? 除了不斷增進自己的工作技能以外，態(tài)度更是能否把自己做大的重要關鍵。尤其，現(xiàn)在年輕人經(jīng)常忽略的「職場倫理」，也是向上晉升的重要元素。 所有的專業(yè)都是可以被訓練的，但什么位置做什么事情，千萬不要在自己還未做大前，就先膨脹自己。 反倒是先懂得與人結好緣，不口出惡言，把老板交付的任務當作磨練自己的考驗，才是真正能做大的關鍵。 成功，并不是非要將自己做大不可，但開拓大格局，卻經(jīng)常是從一個微不足道的起點出發(fā)，站上浪頭趁勢而起就能事半功倍。有幸作為秘書或助理，第一手貼身觀察這些職場上的人中龍鳳，還有什么更好的職場班主任？千萬別錯過這個寶貴的學習機會。