主管的６個(gè)做 & 不做

「身為主管，你是不是永遠(yuǎn)有做不完的「待辦」事項(xiàng)？是不是經(jīng)常為了一堆「只有你能做」的工作，不斷加班？如果兩者的回答皆為是，那么，你可能犯了「授權(quán)」不足的毛病。

所謂授權(quán)（delegate），并不是單純的任務(wù)指派，而是指主管將原本屬于自己職掌范圍的責(zé)任和權(quán)力，賦予他人來執(zhí)行，并將一定程度的決策權(quán)下放，允許部屬自行做出決策。

授權(quán)是成功經(jīng)理人最重要的能力之一，但這種能力卻常被忙碌的經(jīng)理人所忽略或低估。很多主管一想到要對(duì)屬下授權(quán)，就很不放心：

「這件事我來做，會(huì)比我的屬下做得更好、更快、更省事?！?/span>

「我對(duì)屬下的能力和經(jīng)驗(yàn)沒有信心?！?/span>

「他們自己的事情都做不完了，不會(huì)想再扛更多的工作?！?/span>

「他們都希望由我來做決定。」

不只這樣，主管們還有更深一層的擔(dān)心：害怕失去控制權(quán)；不愿意釋出自己擅長做、習(xí)慣做的工作；萬一屬下搞砸，自己還是得負(fù)起責(zé)任；一旦別人也能做自己的工作，自己就可能被取代……。

有效授權(quán)，讓主管、部屬、組織「三贏」

其實(shí)，只要經(jīng)理人能夠做到有效授權(quán)，不但可以消除這些顧慮與擔(dān)心，還能為自己、部屬和組織創(chuàng)造三贏：

●對(duì)主管來說，授權(quán)可以減輕工作量與工作壓力，讓主管得以專心處理更重要的任務(wù)，更有助于提高與屬下之間的信賴，并且利用授權(quán)來培育、測(cè)試屬下的能力。

●對(duì)部屬來說，每個(gè)上司所授權(quán)的任務(wù)都是學(xué)習(xí)承擔(dān)責(zé)任、規(guī)劃工作、與他人合作的成長機(jī)會(huì)，可以從中獲得管理與決策的寶貴經(jīng)驗(yàn)。

●而對(duì)公司來說，經(jīng)理人善用組織資源，有效授權(quán)，可以節(jié)省經(jīng)費(fèi)、增進(jìn)專業(yè)與團(tuán)隊(duì)合作、提高整體的生產(chǎn)力與效率。

想要有效授權(quán)，有哪些不可或缺的要領(lǐng)？

1. 決定要授權(quán)什么：授權(quán)的第一步，是評(píng)估你自己的工作量，決定哪些工作應(yīng)該授權(quán)（例行性的工作、有助于增進(jìn)屬下能力和經(jīng)驗(yàn)的任務(wù)或?qū)０傅龋?，哪些不該授?quán)（部門規(guī)劃、績(jī)效評(píng)估、人事決策、重要客戶談判等）。

事先想好要如何提出這項(xiàng)指派，包括了你的需求、范圍、授權(quán)程度、檢核點(diǎn)和期待值等。最好用書面逐一寫下，讓對(duì)方有所參考。

2. 選出合適的人選：先問你自己：「我的團(tuán)隊(duì)里，有誰最適合這項(xiàng)工作？」客觀地評(píng)估每個(gè)成員的特質(zhì)、能力與經(jīng)驗(yàn)，再考慮幾個(gè)因素：是否有人主動(dòng)要求接受挑戰(zhàn)？最合適的成員手上是否已有其他專案？能不能把任務(wù)分給兩、三人來做？

主管對(duì)每個(gè)部屬的能力掌握得愈清楚，就愈容易選出合適人選，例如，找出擅長將抽象概念予以簡(jiǎn)化的屬下，來當(dāng)訓(xùn)練人員，或者讓具有組織能力的人來管理運(yùn)行。

3. 清楚而明確的溝通：「有效授權(quán)是雙向的討論與了解，」。主管選出了要授權(quán)的人選后，必須與對(duì)方展開詳細(xì)溝通。

●針對(duì)指派的任務(wù)或?qū)０?，做出概要說明，包括任務(wù)的目的與重要性，及你選擇他的原因、你所要求的結(jié)果。

●明確訂出部屬接下任務(wù)后的責(zé)任：列出各項(xiàng)相關(guān)工作、界定任務(wù)的范疇、訂出表現(xiàn)好壞的衡量標(biāo)準(zhǔn)。

●務(wù)必讓部屬了解他的權(quán)限（授權(quán)程度），告訴對(duì)方，他可以獨(dú)立做出哪些決定，而哪些決定必須事先獲得你的許可。并讓他知道，必要時(shí)可以向哪些人尋求支持。

●徵詢對(duì)方的問題、反應(yīng)與建議，也可以詢問他，準(zhǔn)備用什么方式來進(jìn)行任務(wù)。多傾聽他的看法，并詳細(xì)反應(yīng)，有助于獲得對(duì)方的buy-in，也會(huì)讓你確定，他是否真的了解你的期望。

4. 提供必要的協(xié)助：除了提供完成任務(wù)所需的硬件資源、相關(guān)資料，還可考慮提供額外人手。

此外，你的部屬仍有原來的工作要完成，新任務(wù)可能會(huì)讓他擔(dān)心事情太多做不完，因此，你應(yīng)該協(xié)助他建立工作上的優(yōu)先順序。而在這段期間，他原來的固定工作，也許可找其他人來分?jǐn)傄徊糠?，減輕他的后顧之憂。

5. 訂下期限、檢核點(diǎn)，及監(jiān)督進(jìn)度的方式：主管應(yīng)該安排定期的后續(xù)會(huì)議，一來追蹤進(jìn)度，避免太晚才發(fā)現(xiàn)進(jìn)度嚴(yán)重落后；二來，決定是否需要協(xié)助。

有些屬下不敢問太多問題，深怕被主管看成怯懦或能力不足。定期的后續(xù)會(huì)議，為他們提供了針對(duì)這項(xiàng)任務(wù)發(fā)問的機(jī)會(huì)。后續(xù)會(huì)議的頻率，則因任務(wù)的型態(tài)、部屬的條件而異。例如，你可以針對(duì)較資淺員工，舉行比較多次的后續(xù)會(huì)議。

6. 避免「逆授權(quán)」：有些部屬遇到不順利，可能會(huì)想把被授權(quán)的任務(wù)或?qū)０浮竵G」還給你，你看到他為了任務(wù)辛苦掙扎，也可能忍不住想要把任務(wù)「拿回來」，這就會(huì)變成「逆授權(quán)」（reverse delegation）。

在極端情況下，主管為了避免影響自己和部門的績(jī)效，可能別無選擇，只好把任務(wù)收回。但要是你這么做，你的屬下就失去了學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，所以，你必須抗拒想要插手、幫屬下解決問題的沖動(dòng)，堅(jiān)持你的授權(quán)決定，讓屬下自己思考、自行解決問題。

其實(shí)，這也是讓你引導(dǎo)屬下成長的好機(jī)會(huì)：不妨先用一些開放式問題，詢問屬下，目前的進(jìn)度做到了那里、他認(rèn)為接下來應(yīng)該再做些什么；幫助他評(píng)估形勢(shì)，鼓勵(lì)他找出解決辦法，走出瓶頸。

總之，一旦你發(fā)現(xiàn)自己愈來愈少花時(shí)間在「做」工作上面，反而愈來愈常把時(shí)間花在規(guī)劃、組織、指導(dǎo)時(shí)，就表示你確實(shí)做到了有效授權(quán)。