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彭永紅:如何將有限的上班時(shí)間和精力高效地利用起來(lái)?
2016-01-20 21731

一個(gè)接受我輔導(dǎo)的客戶(hù)是一家大型律師事務(wù)所的管理合伙人,我們討論的事情中,有一項(xiàng)就是如何在在有限的時(shí)間里有效地應(yīng)對(duì)高強(qiáng)度任務(wù)——客戶(hù)想要和他約時(shí)間;合伙人和其他員工希望他解決他們擔(dān)憂(yōu)的問(wèn)題,處理爭(zhēng)端;這些人還對(duì)他的郵箱“狂轟濫炸”(當(dāng)然還有其他人);未處理清單沒(méi)有到頭的時(shí)候。當(dāng)然,要應(yīng)對(duì)這個(gè)挑戰(zhàn),關(guān)鍵是要知道為你的愛(ài)人和朋友,身體鍛煉還有其他個(gè)人需求騰出時(shí)間的重要性。 

當(dāng)我們沒(méi)有足夠時(shí)間完成要求的任務(wù)時(shí),我們常常被建議說(shuō)要“分個(gè)優(yōu)先級(jí)”,好像這就能夠神奇地解決問(wèn)題似的。但是,在幫助客戶(hù)解決和管理工作流程問(wèn)題的過(guò)程中,我發(fā)現(xiàn)分優(yōu)先級(jí)的方式收效甚微,部分原因在于做起來(lái)太容易。我們先來(lái)下個(gè)定義:分優(yōu)先級(jí)是給事務(wù)分等級(jí)的過(guò)程,比如要占用我們時(shí)間的人,未處理清單上的內(nèi)容,收件箱里的郵件等等,要把他們按重要性排列。雖然有時(shí)會(huì)難下判斷,但大多數(shù)情況下只是直接依靠感覺(jué)做出排列。當(dāng)看到會(huì)議請(qǐng)求,未處理清單,或是一封郵件,我們直覺(jué)上就知道這是否重要,然后我們就可以把不同的事情進(jìn)行比較,并排好次序。

問(wèn)題來(lái)了。排完優(yōu)先級(jí)后,我們還是按照時(shí)間和精力充裕的情況來(lái)著手處理,而且我們會(huì)把不那么重要的事項(xiàng)放在“以后”來(lái)做。但是從來(lái)沒(méi)有所謂的“以后”。未完成清單從來(lái)沒(méi)有底的。

我們的時(shí)間和精力都是有限資源。一旦我們的職業(yè)生涯進(jìn)入到某個(gè)階段,我們所擔(dān)負(fù)的責(zé)任讓我們永遠(yuǎn)無(wú)法滿(mǎn)足所有要求,不管我們加多久班,干得多賣(mài)力。想要見(jiàn)我們的人排到了門(mén)外,排到了街上。我們的未完成清單長(zhǎng)得都拖到了地上,我們的收件箱從來(lái)沒(méi)有清空的時(shí)候。

讓我們?cè)S多人犯的錯(cuò)誤是幻想我們可以把門(mén)檻一降再降——工作更賣(mài)力,加班時(shí)間更長(zhǎng),用“更聰明”(不管到底怎么個(gè)聰明法)的方式工作,希望有一天能把清單上的事情都做完,但到頭來(lái)是一場(chǎng)空。

關(guān)鍵點(diǎn)在于,排優(yōu)先級(jí)是必要但不充分的。重點(diǎn)在下一步上,鑒別歸類(lèi)。處理突發(fā)事件的醫(yī)務(wù)人員必須判斷哪些患者需要立即處理,哪些可以等一等,哪些根本無(wú)需治療,還有哪些已經(jīng)沒(méi)救了。對(duì)我們普通人來(lái)說(shuō),鑒別歸類(lèi)意味著不要只關(guān)注最重要的事項(xiàng),而把不那么重要的事情放到“以后”來(lái)做,而是主動(dòng)忽略占大比例的那些未及重要性門(mén)檻的事情。

■第一步要把事物重新組織一下。

把滿(mǎn)滿(mǎn)的收件箱,沒(méi)做完的工作清單,還有排在門(mén)外的失望人群視作失敗,這沒(méi)有任何幫助。這種觀點(diǎn)會(huì)推動(dòng)我們更努力工作,希望有一天能完成任務(wù),但這是無(wú)用功。這場(chǎng)戰(zhàn)斗我們?nèi)绾味即虿悔A,因?yàn)樵?a target="_blank" style="color: black;" >職業(yè)的某一個(gè)階段,不管我們?nèi)绾瓮渡硎聵I(yè),我們所面臨的潛在挑戰(zhàn)總是超出我們能力所及。所以,收件箱,工作清單還有排隊(duì)的人群恰恰是成功標(biāo)志,證明人們需要我們的時(shí)間和關(guān)注。最終的勝利不是贏得一場(chǎng)戰(zhàn)斗的勝利,而是一場(chǎng)戰(zhàn)爭(zhēng)的勝利:不是處理完收件箱,而是處理完收件箱里所有重要信息。不是完成清單上的所有事情,而是清單上全部都是重要事情,而你完成了。不是處理完所有排隊(duì)人群的問(wèn)題,而是把真正重要的人的問(wèn)題處理完。

■下一步就是停止使用錯(cuò)誤工具。

我們?cè)凇皶r(shí)間管理”和“個(gè)人生產(chǎn)力”上面花了太多精力。雖然這些努力從戰(zhàn)術(shù)上有效,但是在戰(zhàn)略上進(jìn)行鑒別歸類(lèi)時(shí)就沒(méi)用了。記?。喝蝿?wù)不是要列出清單,而是決定哪些可以刪除,并且堅(jiān)持執(zhí)行。

■最后,我們需要解決鑒別歸類(lèi)所涉及到的情感問(wèn)題,因?yàn)檫@部?jī)H僅是個(gè)認(rèn)知過(guò)程。

主動(dòng)忽略一些事情,拒絕一些人會(huì)產(chǎn)生一系列情緒,極大地影響我們的選擇和行為。這正是鑒別歸類(lèi)方法的困難之處,但只有我們關(guān)注它的情緒維度,我們通過(guò)基本理性干預(yù)來(lái)控制工作流程的努力才會(huì)有效。

這個(gè)過(guò)程可能當(dāng)下就在進(jìn)行。剛才當(dāng)你讀到上面說(shuō)的“不是真正重要的人”時(shí),你很可能會(huì)退縮,覺(jué)得這也太無(wú)情了。我讀到這里時(shí)也打退堂鼓,而且這還是我寫(xiě)的!這個(gè)反應(yīng)是可以理解的,也正解釋了為什么我們會(huì)在那些不值得的人身上花費(fèi)時(shí)間和注意力。在有效地進(jìn)行鑒別歸類(lèi)和成為“混蛋”之間有清晰界限,而我們中的許多人生怕跨過(guò)這條線(xiàn),但是其實(shí)還離得遠(yuǎn)呢。

要進(jìn)行有效地鑒別分類(lèi),我們需要加強(qiáng)管理這些擔(dān)憂(yōu)和其他相關(guān)情緒的能力(這里是管理不是壓抑)。正如USC的神經(jīng)學(xué)家Antonio Damasio所寫(xiě)的(也正如每個(gè)人自己經(jīng)歷的)那樣,情緒會(huì)“產(chǎn)生對(duì)于目標(biāo)事實(shí)的偏見(jiàn),甚至干擾做決策的支持機(jī)制(比如工作記憶),從而影響有效決策的制定。但這正是我們?cè)谥鲃?dòng)忽略一些事物時(shí)所發(fā)生的。處在鑒別歸類(lèi)核心的決定會(huì)產(chǎn)生我們無(wú)法完全駕馭的情緒。

當(dāng)我們面對(duì)無(wú)法完成的工作要求時(shí),我們會(huì)感到焦慮,害怕,后悔,甚至氣憤。但是我們常常沒(méi)有充分意識(shí)到或者接觸到這些情緒,以便有效利用。它們?cè)谖覀兊淖灾饕庾R(shí)水平之下產(chǎn)生,無(wú)可避免的影響我們的行為,但很多情況下,尤其是在壓力下時(shí),我們無(wú)法意識(shí)到這種影響,失去了做出符合需求的最佳選擇的機(jī)會(huì)。

加強(qiáng)情緒管理是一個(gè)復(fù)雜的任務(wù),但是我們可以采取以下步驟進(jìn)行:

■調(diào)整思維模式來(lái)體現(xiàn)情緒的重要性,體現(xiàn)情緒在理智思考和決策制定時(shí)的重要性。我們的想法會(huì)影響我們的經(jīng)歷。

■更關(guān)心自己的身體。定期運(yùn)動(dòng),保持充足睡眠已經(jīng)被證明可以提高我們感知和控制情緒的能力。

■參與一些需要專(zhuān)注力的日常事務(wù)。冥想,寫(xiě)作,和其他反饋性的活動(dòng)能夠加強(qiáng)我們控制思想的能力,幫助我們更敏銳的感知情緒,并對(duì)我們的經(jīng)歷形成新的看法,從而幫助我們理解情緒的含義。

■增加我們描述情緒的詞匯量——指的就是字面意思。擴(kuò)大詞匯量來(lái)描述自己的情緒,不但能幫助我們更好地與他人交流,也幫助我們更好地了解我們自己。

我們的最終目標(biāo)是通過(guò)不舒適的方式來(lái)變得更舒適——要能夠意識(shí)到進(jìn)行鑒別歸類(lèi)會(huì)產(chǎn)生困難情緒,這樣我們就能面對(duì)沒(méi)完沒(méi)了的未完成清單,爆了的收件箱,還有排隊(duì)想要獲得我們關(guān)注的人們。和善但是堅(jiān)定的說(shuō)“不“。

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