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中國(guó)實(shí)戰(zhàn)派生產(chǎn)質(zhì)量采購(gòu)管理講師
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劉小明:劉小明-從“正三角”到“倒三角”,做“大采購(gòu)”
2016-01-20 9630
劉小明-從“正三角”到“倒三角”,做“大采購(gòu)”

     2014年5月,我到上海交通大學(xué),給MBA們培訓(xùn)采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理。這個(gè)MBA是交大與麻省理工學(xué)院合辦的,專注全球運(yùn)營(yíng)和供應(yīng)鏈管理,可以說(shuō)是國(guó)內(nèi)這個(gè)領(lǐng)域的“黃埔軍?!薄商斓?a target="_blank" style="color: black;" >培訓(xùn)下來(lái),反響挺好。課后閑談,有幾個(gè)MBA提到,這個(gè)培訓(xùn)從高層面理清了采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理,但如果能講更多的訂單操作層面的東西就好了。

  訂單操作層面?公司一年花幾十萬(wàn),招你們這些MBA去,可不是讓你們?nèi)ハ掠唵蔚陌伞2贿^(guò)轉(zhuǎn)眼想想,也想通了:訂單其實(shí)是供應(yīng)鏈管理的一個(gè)基本分子(另一個(gè)是供應(yīng)商),表面上低級(jí),其實(shí)不然。采購(gòu)和供應(yīng)鏈的問(wèn)題,大多是來(lái)自對(duì)這兩個(gè)分子的處理不妥。MBA們沒(méi)做過(guò)、不熟悉,但知道問(wèn)問(wèn)題;業(yè)界人士每天都在做,但“只緣身在此山中”,整天忙著砍價(jià)、追料,真正能做好、能解決這兩個(gè)層面問(wèn)題的寥寥無(wú)幾。

  我們先從兩個(gè)三角形談起。

  左邊的正三角是很多公司的現(xiàn)狀:采購(gòu)的大多精力花在瑣碎雜務(wù)上(訂單層面),例如下單、跟單、追料、驗(yàn)貨、收貨、付款等,整天處于救火狀態(tài),按下葫蘆起了瓢,結(jié)果是擠占了高附加值任務(wù)的時(shí)間,導(dǎo)致供應(yīng)商層面重要但不緊急的事沒(méi)法及時(shí)完成,或者根本就沒(méi)時(shí)間去做。這些重要但不緊急的事,例如供應(yīng)商選擇與總體績(jī)效管理,如果處理不當(dāng),日后到了訂單層面,就導(dǎo)致更多訂單層面的問(wèn)題,進(jìn)一步蠶食供應(yīng)商管理層面的時(shí)間,形成惡性循環(huán),結(jié)果是整個(gè)采購(gòu)組織深陷日常運(yùn)作的泥淖。有個(gè)本土企業(yè),年?duì)I收都超過(guò)100億人民|幣了,但上至首席采購(gòu)官,下至采購(gòu)員,一半的時(shí)間在路上,到供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)蹲點(diǎn)、催料,為短缺和質(zhì)量問(wèn)題忙得焦頭爛額,就是例子。

  圖:資源分配從“正三角”到“倒三角”

  而良性循環(huán)則從右邊的倒三角開(kāi)始。供應(yīng)商層面的事情,例如供應(yīng)商評(píng)估、選擇、簽約和績(jī)效管理,一旦理順了、做到位,訂單層的麻煩就少很多,采購(gòu)就有更多的時(shí)間和精力來(lái)處理供應(yīng)商層面的事,從而讓訂單層次的問(wèn)題更少,這樣就走上良性循環(huán)的道路。

  從左邊正三角到右邊的倒三角有三條路可走:(1)借助信息技術(shù),自動(dòng)化訂單操作的很多任務(wù),把資源解放出來(lái),用于供應(yīng)商管理;(2)把供應(yīng)商管理與訂單操作分離,劃定專門的資源從事供應(yīng)商管理;(3)簽訂長(zhǎng)期、框架性協(xié)議,避免“一單一議、一單一操作”的低水平重復(fù)勞動(dòng)。這三種方式相輔相成,并不排斥。
    
先說(shuō)信息技術(shù)。訂單操作的很多任務(wù),例如請(qǐng)購(gòu)、下單、核算、付款,都可以自動(dòng)化,讓信息系統(tǒng)來(lái)做。這看上去挺簡(jiǎn)單,但因?yàn)橐|及很多人長(zhǎng)期以來(lái)的工作習(xí)慣,往往需要自上而下的推動(dòng)。記得幾年前在美國(guó)供應(yīng)管理協(xié)會(huì)(ISM)的年會(huì)上,微軟的一位總監(jiān)在做報(bào)告,他展示出一封Email,是比爾·蓋茨發(fā)給全體員工的,大意是說(shuō)作為微軟這樣先進(jìn)的信息技術(shù)公司,他就不相信請(qǐng)購(gòu)單不能用電子方式在線填寫。請(qǐng)購(gòu)單電子化,采購(gòu)人員接到請(qǐng)購(gòu)要求后,就不需要手工輸入,省時(shí)省力,而且大大降低了出錯(cuò)概率。請(qǐng)購(gòu)單外,訂單生成、傳送、確認(rèn)等也完全可以自動(dòng)化。不少公司有電子商務(wù)平臺(tái),采購(gòu)訂單上平臺(tái)是一項(xiàng)主要任務(wù)。供應(yīng)商交貨后,交貨單、質(zhì)檢報(bào)告也可輸入電子商務(wù)系統(tǒng)。這樣,請(qǐng)購(gòu)單、訂單、交貨單都在同一系統(tǒng),三單合一,供應(yīng)商付款就可自動(dòng)化。從需求請(qǐng)購(gòu)到供應(yīng)商付款都自動(dòng)化了,采購(gòu)的資源就可用來(lái)做更高價(jià)值的事。 

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