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劉小明:劉小明-高效工作的4個(gè)關(guān)鍵詞,你懂了嗎?
2016-01-20 3444
劉小明-高效工作的4個(gè)關(guān)鍵詞,你懂了嗎?

“為什么他完成了今天的工作,我卻沒(méi)有做完?”“同樣的工作,為什么領(lǐng)導(dǎo)只夸他?”很多人都會(huì)問(wèn)為什么,因?yàn)槟氵€沒(méi)做到高效!高效可以通過(guò)兩個(gè)維度來(lái)展現(xiàn)——效率和效益。對(duì)企業(yè)而言,高效可以實(shí)現(xiàn)令人滿(mǎn)意的投入產(chǎn)出比,對(duì)業(yè)務(wù)而言,高效是工作業(yè)績(jī)成果輸出的重要前提;對(duì)個(gè)人而言,高效意味著擁有超強(qiáng)的綜合能力。

  一個(gè)人是否高效,與時(shí)間、工作量以及效果有關(guān)。在合理的情況下時(shí)間越短越好,工作量越大越好,而效果正是用來(lái)分析時(shí)間和工作量的。實(shí)現(xiàn)高效工作,要做好以下四步:

  第一步:合理規(guī)劃——有計(jì)劃、有流程。把每份工作的流程和時(shí)間表安排合理,掌握時(shí)間節(jié)點(diǎn),有計(jì)劃地進(jìn)行實(shí)施,清楚自己該做什么,確保工作任務(wù)順利完成。

  1、在付諸行動(dòng)之前,制定可靠的行動(dòng)規(guī)劃。規(guī)劃好自己的工作路線(xiàn),要考慮到很多因素,比如想要的結(jié)果、可能受到的約束、未來(lái)要做出的修改以及應(yīng)該怎樣安排自己的時(shí)間。雖然會(huì)很麻煩,但是一份合理的規(guī)劃能夠增強(qiáng)工作預(yù)見(jiàn)性,指引你更好地工作。

  2、使用進(jìn)度表把工作“視覺(jué)化”。每天的工作有很多,但是又必須長(zhǎng)期地延續(xù)下去。所以要學(xué)會(huì)把每天的任務(wù)列出來(lái),附上截止日期,完成之后把它劃掉,這樣就知道目前完成了多少,還剩多少,距截止日期還有幾天,之后再根據(jù)時(shí)間來(lái)安排余下的工作。

  第二步:尋找方法——美中貿(mào)易全國(guó)委員會(huì)主席唐納德.C.伯納德在《提高生產(chǎn)率》一書(shū)中講到提高效率的“三原則”,即為了提高效率,每做一件事情時(shí),應(yīng)該先問(wèn)三個(gè)“能不能”:即能不能取消它?能不能把它與別的事情合并起來(lái)做?能不能用更簡(jiǎn)便的方法來(lái)取代它?找對(duì)正確的工作方法,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù),能達(dá)到事半功倍的效果。

  1、改進(jìn)工作方法。如果感覺(jué)自己的工作效率過(guò)低,可以對(duì)現(xiàn)行的方法進(jìn)行仔細(xì)分析,找出不合理和浪費(fèi)時(shí)間的部分,加以改進(jìn),用另外一種方式進(jìn)行工作。

  2、化繁為簡(jiǎn)。把復(fù)雜的事物簡(jiǎn)明化,防止忙亂,做到事半功倍。

  3、完成一件工作之后,盡早地寫(xiě)下解決問(wèn)題的訣竅。絕大多數(shù)人只滿(mǎn)足于結(jié)果,而很少去注意其過(guò)程。一定要以備忘錄的方式,把工作的經(jīng)驗(yàn)與不足記錄下來(lái)。這樣下次既不會(huì)犯同樣的錯(cuò)誤,也不會(huì)在同一個(gè)地方浪費(fèi)時(shí)間,相反還提高了工作效率。  

  第三步:保證質(zhì)量——質(zhì)量的保障是工作的前提。確保自己的行動(dòng)計(jì)劃和信息需求能夠得到同事的理解,學(xué)會(huì)與同事分享自己的計(jì)劃,征詢(xún)他們的意見(jiàn)。大家明確了目標(biāo)之后,可以在無(wú)壓力的情況下展開(kāi)工作,不會(huì)草草了之,從而使工作質(zhì)量得到了保障。

  追求高質(zhì)量,讓工作推進(jìn)的每個(gè)階段都滿(mǎn)足預(yù)定的要求。例如開(kāi)會(huì),會(huì)議前如果大家不了解會(huì)議流程和討論主題,就需要花很多時(shí)間解釋?zhuān)瑫?huì)導(dǎo)致其他同事時(shí)間的浪費(fèi)。所以,要取得高效,就必須在會(huì)前拿出相關(guān)討論材料和時(shí)間安排,讓會(huì)議富有建設(shè)性,確保會(huì)議能解決問(wèn)題,達(dá)到既定目標(biāo)。                         

  第四步:調(diào)整心態(tài)——不論組織還是個(gè)人,擁有良好的心態(tài)才能取得高效。據(jù)媒體調(diào)查,72.8%的人坦言自己患上了“拖延癥”。事情就擺在眼前,可就是一拖再拖,不到最后一秒不行動(dòng)。這跟心態(tài)有很大的關(guān)系,而這樣怎么可能做到高效呢?

  1、以好的心態(tài)來(lái)對(duì)待工作。工作是施展自己才能的好舞臺(tái),無(wú)論做什么工作只要腳踏實(shí)地沉下心來(lái)做,總會(huì)有收獲。對(duì)待工作的心態(tài),直接影響工作的好壞。古羅馬哲學(xué)家給人類(lèi)提供了偉大的見(jiàn)解:沒(méi)有卑微的工作,只有卑微的工作態(tài)度。

  2、冥想能幫助提升大腦自控力。培生英語(yǔ)企業(yè)方案亞太區(qū)總經(jīng)理林峰在接受《世界經(jīng)理人》采訪時(shí)說(shuō)到,“在準(zhǔn)備一件很重要的事情之前,我會(huì)坐下讓自己的心平靜下來(lái),好好調(diào)整一下?tīng)顟B(tài),然后把我的能量進(jìn)行一次簡(jiǎn)單的分布,并且集中注意力在一件事情上,這樣的效率會(huì)非常高?!?/span>

  遇到麻煩,先讓精神放松,再接著工作。比如被上司批評(píng),你可能會(huì)苦惱很長(zhǎng)一段時(shí)間。即使勉強(qiáng)地工作,效率也不會(huì)提高。這時(shí)不妨讓自己放松一下,冥想一會(huì)兒,再以一種積極的心態(tài)投入工作。

   
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