一、1個(gè)小時(shí)=55分鐘澄清問題+5分鐘解決問題
愛因斯坦說:如果給我1個(gè)小時(shí)解答一道決定我生死的問題,我會(huì)花55分鐘來弄清楚這道題到底是在問什么。一旦清楚了它到底在問什么,剩下的5分鐘足夠回答這個(gè)問題。
可現(xiàn)實(shí)中,大多數(shù)人的做法完全相反,看到問題都有壓抑不住地沖動(dòng)馬上跳進(jìn)去。
剛做咨詢不久的時(shí)候,老板讓我做個(gè)行業(yè)研究,以便一周后見客戶用。我各種埋頭找資料、加班畫PPT,拿出一份自認(rèn)為非常完美的行研報(bào)告。
老板看了不到3分鐘,說:“做得很辛苦,但一點(diǎn)用都沒有。我們是人力資源咨詢公司,行研竟然沒有勞動(dòng)力市場(chǎng)的分析維度;還有,你做了行業(yè)趨勢(shì)分析,但竟然沒有這些趨勢(shì)對(duì)人才管理的啟示,怎么跟客戶談?”
當(dāng)時(shí)心情低落到極點(diǎn),但也是自那以后,我才意識(shí)到:花時(shí)間澄清真正的問題,以及知道哪些問題需要被解決,是多么重要的事情。
二、方向找錯(cuò)了?那你只有苦勞而沒有功勞
我們的工作,一般可以分為兩種類型,一種是過程導(dǎo)向型,一種是結(jié)果導(dǎo)向型。
過程導(dǎo)向型的工作,比如清潔工、前臺(tái)等等,你只需按照流程、按部就班地做事情就好,人與人之間創(chuàng)造的結(jié)果差別不大,所以,這些崗位的市場(chǎng)價(jià)值也基本穩(wěn)定。
對(duì)于過程導(dǎo)向的崗位來說,想要多產(chǎn)出價(jià)值,通常就是多花時(shí)間,因?yàn)閱挝粫r(shí)間的價(jià)值基本是固定的。
可結(jié)果導(dǎo)向型的工作不同,比如銷售、程序員、工程師等等,同樣工作8小時(shí),你能創(chuàng)造更多價(jià)值、更高績(jī)效,就有機(jī)會(huì)拿到更多回報(bào),收入會(huì)非常懸殊。
總之一句話,結(jié)果導(dǎo)向型的工作,需要的功勞,而不是苦勞。
我們大部分人的工作,其實(shí)都是結(jié)果導(dǎo)向型,如果想要多產(chǎn)出價(jià)值,除了多花時(shí)間以外,還有兩種方法,一種是做更高價(jià)值的事,另一種則是把事情做得更快。
然而非常奇怪的是,大多數(shù)人花很多時(shí)間去學(xué)習(xí)如何把事情做得更快,比如學(xué)習(xí)時(shí)間管理,卻很少花時(shí)間去學(xué)習(xí)如何篩選高價(jià)值的事,比如找到真正需要解決的問題。
不妨觀察一下身邊那些優(yōu)秀人士,他們的做事速度往往并沒有比你快出很多,可他們更善于判斷什么是值得他們花時(shí)間的問題。
那么,如何找到真正值得解決的問題呢?只需要記住兩點(diǎn):不是所有的問題都是真正的問題,不是所有真正的問題都值得被解決!
三、不是所有問題都是真正的問題
我們所看到或者聽到的問題,其實(shí)只是表象問題,而表象問題跟真正問題之間,還差了三條街,也就是三種偏差。
我們來看看,如何排除這三種偏差,以確定我們將要花的時(shí)間和精力是值得的。
1.理解偏差(常常出現(xiàn)在別人要你解決問題的時(shí)候)——所以要提問。
如果這個(gè)問題是別人提出的,那么就會(huì)存在雙方的理解偏差,你需要跟對(duì)方澄清真正的問題,而澄清的方法,就是向?qū)Ψ教釂枴?
比如我上面說的關(guān)于行研的問題,如果現(xiàn)在讓我重來的話,我會(huì)澄清這些信息:
1)背景、目的、展示對(duì)象;
2)可用資源(信息資源、人手資源等等);
3)篇幅以及必需的分析維度;
4)何時(shí)需要初稿和終稿。
2.隱藏偏差(常常出現(xiàn)在與他人產(chǎn)生沖突的時(shí)候)——所以要挖掘。
每個(gè)人都有自己的社會(huì)角色,所說未必是所想,所以,當(dāng)你面臨與人沖突的問題時(shí),不要急著解決表面問題,而要去挖掘別人內(nèi)心的真正需求,從而找到真正的問題所在。
剛開始帶項(xiàng)目的時(shí)候,遇到一個(gè)困難,項(xiàng)目方案總卡在一個(gè)關(guān)鍵決策人物那里,溝通多次未果,方案改了好幾遍,分析佐證材料一堆,但他總能挑出問題。
最后,客戶項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供的背景幫了我們。真實(shí)的情況是:這位高管是個(gè)空降兵,而他的前任在團(tuán)隊(duì)中威信極高,他現(xiàn)在的當(dāng)務(wù)之急是建立團(tuán)隊(duì)對(duì)自己的信任。我們的方案對(duì)他的團(tuán)隊(duì)利益分配有影響,他很難向下溝通和交代。
后來,我們?cè)诖嘶A(chǔ)上建議了一個(gè)過渡方案,給了一個(gè)過渡期,問題迎刃而解。倘若不是客戶項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提示,我們不知還要在表象問題上做多少無用功,卻發(fā)現(xiàn)不了真正的問題。
Simon Fisher提出過一個(gè)沖突層模型,他說,我們所聲稱的問題其實(shí)只是最表層的,背后存在隱藏的原因,以及內(nèi)心真正的需求:
比如上面那個(gè)客戶,他表現(xiàn)出來的是挑剔我們的方案不完善、研究不充分(表層需求),因?yàn)樗幌M趫F(tuán)隊(duì)面前失去威信(利益出發(fā)點(diǎn)),所以他真正的需求是目前不要對(duì)他的團(tuán)隊(duì)有大動(dòng)作(真正需求)。
基于此,我們才最后提供了不修改方案下的另一種解決方式,皆大歡喜。
所以,在面臨與他人的沖突這類問題時(shí),不要急著解決,而要先問自己三個(gè)問題,以此挖掘出真正的問題:1)對(duì)方的真正需求是什么?2)對(duì)方的需求還可以通過什么方式實(shí)現(xiàn)?3)我可以怎么幫助對(duì)方實(shí)現(xiàn)?
3.成因偏差(常常出現(xiàn)在解決商業(yè)性問題的時(shí)候)——所以要分析。
很多問題,其實(shí)背后是有原因的,如果不能把原因找出并解決,問題會(huì)不斷暴露,所以,我們要搞清楚成因,解決根本問題,而不是只解決表象問題。
比如,我咨詢過的一個(gè)企業(yè),員工流失率很高,HR找員工過來一聊,大家都說工資低。這個(gè)時(shí)候,我們應(yīng)該去解決工資的問題嗎?
如果真的去解決工資問題,那就跑偏了。實(shí)際上,我們把這家公司的薪資跟競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手作了個(gè)比較,發(fā)現(xiàn)挺高的。
那么原因是什么呢?這家公司成長(zhǎng)體系、福利體系都沒有,文化氛圍也很糟糕,跳槽來這家公司的人,目的就是一個(gè):錢。
可是,當(dāng)大家的訴求只有錢的時(shí)候,公司需要花非常高的溢價(jià)才能彌補(bǔ)其它方面的缺失,而一旦這個(gè)溢價(jià)比例沒有那么懸殊,大家都會(huì)覺得自己虧了。所以,本質(zhì)問題不是工資,而是其它體系。
好了,經(jīng)過這三個(gè)步驟,你終于找出什么是真正的問題了。然而,是不是就可以馬上著手解決這些問題呢?
四、不是所有真正的問題都值得被解決
當(dāng)然不是!你還需要看看,這個(gè)問題能否被解決。畢竟在這個(gè)世界上,大部分的問題都無法解決啊。(不好意思,殘酷地真相了)
還記得結(jié)構(gòu)化思維里提到的二維矩陣嗎?我們?cè)僖黄鹩靡淮?,來幫助我們區(qū)分不同的問題。
維度一是問題的關(guān)鍵度,也就是,當(dāng)下解決這個(gè)問題有多重要,維度二是問題的解決度,也就是這個(gè)問題當(dāng)下可解決的程度如何。
處于四個(gè)不同區(qū)間的問題,你的解決方式應(yīng)該是不同的,否則就是在做無用功。另外,我給每一個(gè)區(qū)間取了個(gè)名字,便于理解。
區(qū)間1:解決度高、關(guān)鍵度低——小插曲:這個(gè)區(qū)間通常是最容易對(duì)付的問題,通常不會(huì)困擾你。
對(duì)于小插曲的問題,如果花時(shí)間很少,可以迅速解決;如果花時(shí)間很多,可以授權(quán)別人去做。
區(qū)間2:解決度低、關(guān)鍵度低——困難游戲:這個(gè)區(qū)間的問題,就好像一個(gè)困難的游戲,通關(guān)幾乎不可能,但這事兒沒那么重要。
然而,就像游戲一樣,這個(gè)區(qū)間會(huì)誘惑你花費(fèi)大量時(shí)間和精力,做很多無用功。
比如,你在行政部門工作,老板讓你調(diào)查大家對(duì)食堂的建議,以便下年改進(jìn)。你很認(rèn)真,設(shè)計(jì)了一個(gè)Excel問卷發(fā)給大家。
結(jié)果,有人提出:?jiǎn)T工調(diào)查得匿名,不能發(fā)excel給你,得弄個(gè)網(wǎng)站。然后又有人提出:我們老在外出差,網(wǎng)站也不方便打開,能否搞個(gè)移動(dòng)網(wǎng)站,手機(jī)可以登錄。
你哼哧哼哧地花時(shí)間解決這些問題,突然發(fā)現(xiàn):TM這些根本就不重要!收集到建議就可以了,對(duì)食堂提個(gè)意見,是有多敏感多費(fèi)勁的事兒,還需要匿名、還需要手機(jī)登錄?
所以,對(duì)于類似困難游戲的問題,你需要設(shè)定一個(gè)時(shí)限,然后以此為標(biāo)準(zhǔn),時(shí)限內(nèi)可以解決的問題就做,時(shí)限內(nèi)肯定無法解決的,就不要開始了,放棄吧。
區(qū)間3:解決度低、關(guān)鍵度高——無底洞:這是很多人容易陷入的無底洞。
因?yàn)殛P(guān)鍵度高,所以你會(huì)覺得要多花時(shí)間、需要非常謹(jǐn)慎,可是,問題的解決度明明很低。比如股市,關(guān)鍵度很高,可你天天掛在心上、天天研究也沒用啊。
將時(shí)間花在這些問題上,同樣是一種浪費(fèi)。并且,長(zhǎng)久將自己陷在這個(gè)區(qū)間不能自拔,會(huì)導(dǎo)致你毫無成就感、更加焦慮。
對(duì)于這類無底洞的問題,建議調(diào)用你的情緒腦,而不要陷入理性分析中無法自拔。
因?yàn)?,在面臨一些極其復(fù)雜的問題,超出人腦可處理的信息量的時(shí)候,情緒腦更加靠譜。
區(qū)間4:解決度高、關(guān)鍵度高——高價(jià)值陷阱:這個(gè)區(qū)間才是我們要花時(shí)間的地方,花時(shí)間解決可以產(chǎn)出結(jié)果、價(jià)值又高的事情。但是,這里也會(huì)有陷阱。
因?yàn)橹匾?,很多人總?huì)在內(nèi)心漫無目的地反復(fù)思量,卻不會(huì)行動(dòng)。你以為自己在思考和解決問題,其實(shí)只是在困擾和焦慮中耗費(fèi)精力。
比如,很多人對(duì)現(xiàn)狀不滿,想要轉(zhuǎn)行,于是每天都在思考:我該轉(zhuǎn)什么行呢?期望哪天靈光乍現(xiàn),找到自己畢生愿意為之奮斗的事業(yè)。但說實(shí)話,這種方式想下去,一輩子也很難有結(jié)果,因?yàn)檫@根本不是思考,只是困擾。
真正的思考,是你需要收集信息、自我剖析、咨詢他人、分析各種可能、最后進(jìn)行選擇。
所以,面對(duì)高價(jià)值問題的時(shí)候,你唯一需要注意的是:思考,而不是困擾。
如果你意識(shí)到自己只是在困擾(通常的表現(xiàn)為:反復(fù)思量、毫無進(jìn)展,而且你知道這樣下去根本找不到答案),馬上停止下來,避免落入陷阱。
五、提升高價(jià)值問題的占比,是我們必須努力的方向
當(dāng)然,在你初入職場(chǎng)的時(shí)候,你不可避免地要做一些解決度低或者重要度低的事情。就我的觀察來看,比例甚至?xí)?0%。
比如剛進(jìn)咨詢的分析師,會(huì)做大量的研究和分析,可最后用上的其實(shí)很少,因?yàn)橐运麄兊慕?jīng)驗(yàn),很難判斷其中哪些內(nèi)容是對(duì)后續(xù)項(xiàng)目有更多幫助的。
一定程度上來說,這可以理解,也是我們成長(zhǎng)中的常態(tài)。
然而,漸漸往上,當(dāng)你成為一個(gè)資深人士或者團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)候,找到解決度高、重要度高的問題就非常需要,否則會(huì)拖累整個(gè)團(tuán)隊(duì)做無用功。
所以說,初入職場(chǎng)的時(shí)候,我們可能會(huì)在困難游戲和無底洞上面花費(fèi)很久,即便找到了高價(jià)值問題,也會(huì)落入困擾的陷阱。
然而隨著時(shí)間的推移,你需要不斷反思問題,從而找到真正高價(jià)值的問題,最后將自己更大比例的時(shí)間分配在解決高價(jià)值問題上面。
六、好有道理,但不會(huì)用?給你**了一個(gè)檢查清單
你可能會(huì)覺得:嗯,你說得都很有道理,然而我還是不會(huì)。
實(shí)際上,找到高價(jià)值問題并不難,你只需要養(yǎng)成一個(gè)習(xí)慣,在看到問題之后,不要馬上解決,而是拿出我提供的這個(gè)清單過一遍。當(dāng)然,你也可以在此基礎(chǔ)上,設(shè)計(jì)一個(gè)屬于你自己的問題清單,會(huì)更有針對(duì)性:
清單問題1.澄清需求——我是否清楚該問題/任務(wù)的背景、目的、關(guān)鍵利益方、可用資源、時(shí)間要求?
清單問題2.挖掘訴求——對(duì)方為什么會(huì)提出這樣的問題/挑戰(zhàn)?ta的真正訴求是什么?這個(gè)訴求還可以通過什么方式實(shí)現(xiàn)?我可以怎么幫助ta實(shí)現(xiàn)?(若不是跟人相關(guān)的問題,此條可略過)
清單問題3.找準(zhǔn)問題——這個(gè)問題解決了,事情就會(huì)都順利了?我解決的只是表象問題、還是真正成因?
清單問題4.確定關(guān)鍵——這個(gè)問題現(xiàn)在是否必須被解決?是否有其它更加重要的問題需要我去花時(shí)間?
清單問題5.確定可行——這個(gè)問題現(xiàn)在是否可以被解決?我解決這個(gè)問題大概需要多久?這個(gè)時(shí)間是否可被接受?
清單問題6.正確思考——這個(gè)問題我思量多久了?有沒有進(jìn)展?繼續(xù)如此,是否有可能找到答案?(當(dāng)你因?yàn)闊o法進(jìn)展而苦惱的時(shí)候,問這個(gè)問題)
最后,請(qǐng)牢牢記住這幾句話(心里默念3遍):不是所有問題都是真正的問題,不是所有真正的問題都值得被解決。看到問題的時(shí)候,不要馬上解決,先過一遍清單。
好了,我們討論了如何用結(jié)構(gòu)化思維來解決問題,而這篇,是如何選出真正值得被解決的問題。但有時(shí)候,針對(duì)一些問題,除了想出解決方案之外,還需要把你的方案溝通出去。
比如,溝通給你的下屬讓他們執(zhí)行、溝通給老板以獲取資源支持、溝通給客戶以獲取認(rèn)同、甚至溝通給投資人以讓他們看好你的業(yè)務(wù)模式。
所有這些溝通、獲取認(rèn)同的行為,都需要一項(xiàng)能力的支撐,那就是:講故事。