1.制定供應(yīng)管理策略 成功的采購(gòu)始于清晰的策略。為制定出明確的策略，各公司必須對(duì)他們要買(mǎi)什么、向誰(shuí)買(mǎi)、付多少費(fèi)用有清楚的了解。過(guò)去比較難于獲得這些信息，因?yàn)橘M(fèi)用數(shù)據(jù)通常牽涉到公司多個(gè)不相關(guān)聯(lián)也未經(jīng)整合的系統(tǒng)。為解決這一問(wèn)題，許多用戶經(jīng)常以非系統(tǒng)化、非標(biāo)準(zhǔn)化的方式輸入信息。

然而，當(dāng)今的方案使技術(shù)幫助公司迅速方便的收集和管理各種開(kāi)銷(xiāo)數(shù)據(jù)，并提供關(guān)于全球開(kāi)銷(xiāo)模式的精確更新的信息。這種信息的可見(jiàn)度為工廠的經(jīng)理和采購(gòu)主管提供了不僅僅是削減成本所需的信息，而且還提供了制定并執(zhí)行更有效采購(gòu)策略所需的信息。

2.描述需求 一旦描述出一項(xiàng)合適的策略，公司就能開(kāi)始考慮采購(gòu)。貨物和服務(wù)進(jìn)行成功議價(jià)談判的首要步驟是清楚描述買(mǎi)方需求和合同條款。要實(shí)施一項(xiàng)有效率的采購(gòu)項(xiàng)目，買(mǎi)方需要制定出詳細(xì)的包含總成本在內(nèi)的詢價(jià)單(RFQ)——能使他們可以對(duì)競(jìng)標(biāo)進(jìn)行對(duì)比。人工完成后，面臨的任務(wù)非常復(fù)雜，并消耗時(shí)間。但是，通過(guò)把收集和分類(lèi)數(shù)據(jù)的過(guò)程自動(dòng)化，技術(shù)方案能極大地簡(jiǎn)化這一工作。

例如，無(wú)需每次為貨物或服務(wù)收集數(shù)據(jù)和撰寫(xiě)RFQ，公司可以利用技術(shù)在定制化的模板上產(chǎn)生RFQ文件，保存，需要時(shí)進(jìn)行更新。無(wú)需在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的信件或傳真分發(fā)RFQ，公司可以把RFQ發(fā)布到網(wǎng)頁(yè)上，從供應(yīng)商處即可收到互動(dòng)的反饋信息。

3.開(kāi)發(fā)并管理供應(yīng)商 公司一旦了解并描述出需求后，還必須開(kāi)發(fā)并核查供應(yīng)商。傳統(tǒng)的采購(gòu)方法通常局限于買(mǎi)家與已發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)商打交道。如果想開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商，他們傾向于以對(duì)運(yùn)作產(chǎn)生最低影響的方式來(lái)進(jìn)行。技術(shù)化的采購(gòu)方案能極大增強(qiáng)識(shí)別和管理供應(yīng)商的流程。首先，技術(shù)方案使公司可以在全球范圍內(nèi)尋找供應(yīng)商。其次，買(mǎi)家可以通過(guò)在線互動(dòng)的論壇從供應(yīng)商處迅速容易地收到并評(píng)估投標(biāo)。第三，促進(jìn)了簡(jiǎn)便的通信和協(xié)作，使買(mǎi)家持續(xù)有效地監(jiān)控管理供應(yīng)商表現(xiàn)。

4.進(jìn)行議價(jià)談判 貨物和服務(wù)的議價(jià)談判是采購(gòu)專(zhuān)業(yè)人士所承擔(dān)的最關(guān)鍵任務(wù)之一。當(dāng)手工進(jìn)行時(shí)，這個(gè)過(guò)程可能需要花費(fèi)數(shù)周時(shí)間，有時(shí)需幾個(gè)月才能完成。采用技術(shù)化的解決方案，比如在線市場(chǎng)或拍賣(mài)，公司可以在數(shù)小時(shí)內(nèi)完成談判。這種方式下，供應(yīng)商按照買(mǎi)方對(duì)交易定出的精確描述，實(shí)時(shí)進(jìn)行在線競(jìng)爭(zhēng)。采用基于互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，供應(yīng)商可參與投標(biāo)，報(bào)價(jià)盡可能低以求勝出。買(mǎi)方可以查看并評(píng)估所有提交的投標(biāo)。

5.作出最后決策 某些采購(gòu)方案也能幫助買(mǎi)家制定優(yōu)化的決策。通過(guò)競(jìng)價(jià)優(yōu)化技術(shù)，實(shí)時(shí)地按照多項(xiàng)指標(biāo)如價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、地理位置和交貨時(shí)間等對(duì)投標(biāo)進(jìn)行評(píng)估，買(mǎi)方可以刺激更大的競(jìng)爭(zhēng)，推動(dòng)產(chǎn)生更多的采購(gòu)優(yōu)化方案。此外，他們還可以考慮自己獨(dú)特的內(nèi)部業(yè)務(wù)需求。這意味著買(mǎi)方可以采用約束機(jī)制，如把業(yè)務(wù)分配給三家不同的供應(yīng)商，幫助他們?cè)诤芏痰臅r(shí)間表內(nèi)制定出復(fù)雜的購(gòu)買(mǎi)決策。這種分析也可以通過(guò)人工方法完成，但是非常耗費(fèi)時(shí)間。

6.實(shí)現(xiàn)新供應(yīng)商 采購(gòu)決策定下后，把新供應(yīng)商納入供應(yīng)體系是一個(gè)令人畏縮的工作。由于缺乏所需的信息來(lái)源、改進(jìn)的流程和技術(shù)，公司經(jīng)常取舍兩難。結(jié)果是，許多公司錯(cuò)失節(jié)省成本和提升運(yùn)營(yíng)效率的良機(jī)。