1.制定供應(yīng)管理策略 成功的采購始于清晰的策略。為制定出明確的策略，各公司必須對他們要買什么、向誰買、付多少費用有清楚的了解。過去比較難于獲得這些信息，因為費用數(shù)據(jù)通常牽涉到公司多個不相關(guān)聯(lián)也未經(jīng)整合的系統(tǒng)。為解決這一問題，許多用戶經(jīng)常以非系統(tǒng)化、非標(biāo)準(zhǔn)化的方式輸入信息。

然而，當(dāng)今的方案使技術(shù)幫助公司迅速方便的收集和管理各種開銷數(shù)據(jù)，并提供關(guān)于全球開銷模式的精確更新的信息。這種信息的可見度為工廠的經(jīng)理和采購主管提供了不僅僅是削減成本所需的信息，而且還提供了制定并執(zhí)行更有效采購策略所需的信息。

2.描述需求 一旦描述出一項合適的策略，公司就能開始考慮采購。貨物和服務(wù)進(jìn)行成功議價談判的首要步驟是清楚描述買方需求和合同條款。要實施一項有效率的采購項目，買方需要制定出詳細(xì)的包含總成本在內(nèi)的詢價單(RFQ)——能使他們可以對競標(biāo)進(jìn)行對比。人工完成后，面臨的任務(wù)非常復(fù)雜，并消耗時間。但是，通過把收集和分類數(shù)據(jù)的過程自動化，技術(shù)方案能極大地簡化這一工作。

例如，無需每次為貨物或服務(wù)收集數(shù)據(jù)和撰寫RFQ，公司可以利用技術(shù)在定制化的模板上產(chǎn)生RFQ文件，保存，需要時進(jìn)行更新。無需在通過標(biāo)準(zhǔn)的信件或傳真分發(fā)RFQ，公司可以把RFQ發(fā)布到網(wǎng)頁上，從供應(yīng)商處即可收到互動的反饋信息。

3.開發(fā)并管理供應(yīng)商 公司一旦了解并描述出需求后，還必須開發(fā)并核查供應(yīng)商。傳統(tǒng)的采購方法通常局限于買家與已發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)商打交道。如果想開發(fā)新供應(yīng)商，他們傾向于以對運作產(chǎn)生最低影響的方式來進(jìn)行。技術(shù)化的采購方案能極大增強(qiáng)識別和管理供應(yīng)商的流程。首先，技術(shù)方案使公司可以在全球范圍內(nèi)尋找供應(yīng)商。其次，買家可以通過在線互動的論壇從供應(yīng)商處迅速容易地收到并評估投標(biāo)。第三，促進(jìn)了簡便的通信和協(xié)作，使買家持續(xù)有效地監(jiān)控管理供應(yīng)商表現(xiàn)。

4.進(jìn)行議價談判 貨物和服務(wù)的議價談判是采購專業(yè)人士所承擔(dān)的最關(guān)鍵任務(wù)之一。當(dāng)手工進(jìn)行時，這個過程可能需要花費數(shù)周時間，有時需幾個月才能完成。采用技術(shù)化的解決方案，比如在線市場或拍賣，公司可以在數(shù)小時內(nèi)完成談判。這種方式下，供應(yīng)商按照買方對交易定出的精確描述，實時進(jìn)行在線競爭。采用基于互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，供應(yīng)商可參與投標(biāo)，報價盡可能低以求勝出。買方可以查看并評估所有提交的投標(biāo)。

5.作出最后決策 某些采購方案也能幫助買家制定優(yōu)化的決策。通過競價優(yōu)化技術(shù)，實時地按照多項指標(biāo)如價格、產(chǎn)品質(zhì)量、地理位置和交貨時間等對投標(biāo)進(jìn)行評估，買方可以刺激更大的競爭，推動產(chǎn)生更多的采購優(yōu)化方案。此外，他們還可以考慮自己獨特的內(nèi)部業(yè)務(wù)需求。這意味著買方可以采用約束機(jī)制，如把業(yè)務(wù)分配給三家不同的供應(yīng)商，幫助他們在很短的時間表內(nèi)制定出復(fù)雜的購買決策。這種分析也可以通過人工方法完成，但是非常耗費時間。

6.實現(xiàn)新供應(yīng)商 采購決策定下后，把新供應(yīng)商納入供應(yīng)體系是一個令人畏縮的工作。由于缺乏所需的信息來源、改進(jìn)的流程和技術(shù)，公司經(jīng)常取舍兩難。結(jié)果是，許多公司錯失節(jié)省成本和提升運營效率的良機(jī)。