深圳市礪志企業(yè)管理咨詢有限公司高級咨詢顧問梁光華
 
    項目管理中的軟技能有多重要？
 
    讓我們從一個實際例子開始。
 
    在幾年前某公司的一次實戰(zhàn)演練研討課上，有一位項目經(jīng)理站起來求助說：“我來自廣州分公司，我有一個實際難題請各位同事和梁老師指導一下。前幾天我有件很重要的工作要安排給小張，我跟小張配合工作兩年了，我對他很了解，我要求他25天內(nèi)完成這件工作，沒想到他一口回絕說：‘25天怎么可能呢？至少得40天！’我找了他兩次他都是這個態(tài)度，我真的沒辦法了。這項目工作對我這個項目整體進度很重要，各位能不能給我提供些高招?！?br /> 
    我把這個問題也提給了當時在場的項目經(jīng)理，在這幾年的培訓課堂上我經(jīng)常也請項目經(jīng)理們提供他們的解決辦法。他們提出的典型做法主要有以下這些：
 
    項目經(jīng)理A：“問問他為什么需要40天，然后針對其中不合理的地方進行糾正?！?br /> 
    項目經(jīng)理B：“讓他把工作詳細分解一下，一項一項跟他核對?！?br /> 
    項目經(jīng)理C：“問問他需要什么支持，看你能幫他做什么?！?br /> 
    項目經(jīng)理D：“找領(lǐng)導解決問題。”
 
    項目經(jīng)理E：“請他吃個飯。”
 
    項目經(jīng)理F：“如果我有權(quán)給他發(fā)獎金我就用獎金激勵他，可惜我沒有。”
 
    項目經(jīng)理G：“如果不行就讓他加班，或者陪他一起加班吧?！?br /> 
    項目經(jīng)理H：“加人或者換人?！?br /> 
    項目經(jīng)理I：“開個會，讓大家說說是不是真的需要40天。”
 
    項目經(jīng)理J：“問問誰能25天搞掂，如果有人能做讓他做，表揚一下他，多發(fā)點項目獎?！?br /> 
    ……
 
    大部分項目經(jīng)理的建議有借鑒意義，但是并沒有能夠正確地邁出解決這個問題的第一步，只有少數(shù)項目經(jīng)理能全面地考慮問題、由淺入深地分步驟制定解決方案。
 
    面對這個問題，我們首先應該分析我們的對象。項目經(jīng)理對小張很了解，根據(jù)其能力提出了25天的要求。而小張?zhí)岢隽艘粋€差異較大的時間，這背后一定是有原因的。項目經(jīng)理的第一步一定是分析這個原因，然后才會有針對性的各種不同解決做法。少數(shù)項目經(jīng)理能提出這樣的建議：“我覺得不同的問題得用不同的對策，比如有可能小張覺得你在上一個項目過程中對他不公平，現(xiàn)在用這種方式表達他的不滿；也可能是他個人或家庭有什么困難導致沒法加班；也可能是他對這件工作的理解確實跟你不一樣。所以建議你先了解了解他拒絕的真實原因，然后再說?！?br /> 
    這個問題其實是項目經(jīng)理可能會經(jīng)常遇到的難題。大部分項目經(jīng)理們憑第一感覺得出的做法是不太適當?shù)?。如果小張對他個人不滿而他跟小張去詳細分解工作，顯然南轅北轍。當然，不排除其中一部分人在碰壁以后逐步找到了正確的做法。
 
    從對這個問題的多次討論中我們能得出的第一個結(jié)論是：現(xiàn)在的項目經(jīng)理們在溝通、協(xié)調(diào)方面的意識和技能普遍不足夠。他/她們在這方面考慮得不多，遇到具體問題時多數(shù)人采用的是“直線型”的解決辦法，意思是直接提要求、直接要結(jié)果、不行就找領(lǐng)導的方式。
 
    對于人這個最復雜、最無規(guī)律的對象，用類似的這種與機器打交道的語言往往不會有效。相對于估算、定義、分配、分析、檢查等這類項目經(jīng)理的“硬技能”而言，這個問題需要更多地依靠軟技能來解決。而且，這并不是唯一需要項目經(jīng)理運用軟技能來解決的問題，諸如下列種種日常問題和工作都需要使用軟技能：
 
    進行團隊建設以及團隊成員相關(guān)工作
 
    提高項目團隊士氣
 
    說服成員接受工作挑戰(zhàn)
 
    說服成員加班
 
    說服欲離職成員完成關(guān)鍵工作后再走
 
    鼓勵、激勵成員
 
    批評
 
    ……
 
    協(xié)調(diào)多部門配合工作
 
    分派工作，協(xié)調(diào)各部門不同意見
 
    當外部門人員沒有按時完成工作時進行協(xié)調(diào)、推動
 
    尋求外部資源配合
 
    ……
 
    請求領(lǐng)導支持和幫助
 
    請求領(lǐng)導及時審批、簽字
 
    請求領(lǐng)導增加項目資源
 
    當領(lǐng)導提出無法達到的項目目標時與之協(xié)商
 
    ……
 
    管理供應商
 
    協(xié)調(diào)變更事宜
 
    解決意見分歧
 
    ……
 
    協(xié)調(diào)客戶關(guān)系
 
    解決需求變更之類的矛盾
 
    建設、密切客戶關(guān)系
 
    推動客戶完成他們的配合工作
 
    ……
 
    其他工作
 
    商務交流或談判
 
    主持會議
 
    方案講解
 
    ……
 
    ……
 
    以上這些工作占了項目經(jīng)理日常工作的相當大比例，它們在很大程度上影響了項目的成敗。
 
    然而，中國的大部分項目經(jīng)理并沒有接受到足夠的軟技能教育，他/她們大多是從技術(shù)、業(yè)務崗位上提拔起來的，技術(shù)、專項業(yè)務工作是他們的日常工作。他們中的很多人甚至沒有接受過項目管理培訓，而在學習過項目管理知識的這一小部分人當中，學習過軟技能的人就更少了。而在目前的項目管理知識體系中，涉及軟技能的比例也是小之又少。
 
    因此，從項目經(jīng)理群體所掌握的知識和技能的角度分析，我們的第二個結(jié)論是：目前項目經(jīng)理群體所掌握的專業(yè)知識和項目管理體系知識并不足以使他/她們有效解決項目管理過程中的常見問題。
 
    根據(jù)礪志咨詢公司的調(diào)查，結(jié)果顯示其中有53.5%人員表示自己在軟技能方面遇到了困難或技能有欠缺。關(guān)于詳細結(jié)果請參見以下第三部分內(nèi)容的調(diào)查數(shù)據(jù)。