深圳市礪志企業(yè)管理咨詢有限公司高級(jí)咨詢顧問梁光華
 
    項(xiàng)目管理中的軟技能有多重要？
 
    讓我們從一個(gè)實(shí)際例子開始。
 
    在幾年前某公司的一次實(shí)戰(zhàn)演練研討課上，有一位項(xiàng)目經(jīng)理站起來求助說：“我來自廣州分公司，我有一個(gè)實(shí)際難題請(qǐng)各位同事和梁老師指導(dǎo)一下。前幾天我有件很重要的工作要安排給小張，我跟小張配合工作兩年了，我對(duì)他很了解，我要求他25天內(nèi)完成這件工作，沒想到他一口回絕說：‘25天怎么可能呢？至少得40天！’我找了他兩次他都是這個(gè)態(tài)度，我真的沒辦法了。這項(xiàng)目工作對(duì)我這個(gè)項(xiàng)目整體進(jìn)度很重要，各位能不能給我提供些高招?！?br /> 
    我把這個(gè)問題也提給了當(dāng)時(shí)在場(chǎng)的項(xiàng)目經(jīng)理，在這幾年的培訓(xùn)課堂上我經(jīng)常也請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)理們提供他們的解決辦法。他們提出的典型做法主要有以下這些：
 
    項(xiàng)目經(jīng)理A：“問問他為什么需要40天，然后針對(duì)其中不合理的地方進(jìn)行糾正?！?br /> 
    項(xiàng)目經(jīng)理B：“讓他把工作詳細(xì)分解一下，一項(xiàng)一項(xiàng)跟他核對(duì)?！?br /> 
    項(xiàng)目經(jīng)理C：“問問他需要什么支持，看你能幫他做什么?！?br /> 
    項(xiàng)目經(jīng)理D：“找領(lǐng)導(dǎo)解決問題。”
 
    項(xiàng)目經(jīng)理E：“請(qǐng)他吃個(gè)飯。”
 
    項(xiàng)目經(jīng)理F：“如果我有權(quán)給他發(fā)獎(jiǎng)金我就用獎(jiǎng)金激勵(lì)他，可惜我沒有?！?br /> 
    項(xiàng)目經(jīng)理G：“如果不行就讓他加班，或者陪他一起加班吧。”
 
    項(xiàng)目經(jīng)理H：“加人或者換人。”
 
    項(xiàng)目經(jīng)理I：“開個(gè)會(huì)，讓大家說說是不是真的需要40天?！?br /> 
    項(xiàng)目經(jīng)理J：“問問誰能25天搞掂，如果有人能做讓他做，表揚(yáng)一下他，多發(fā)點(diǎn)項(xiàng)目獎(jiǎng)?！?br /> 
    ……
 
    大部分項(xiàng)目經(jīng)理的建議有借鑒意義，但是并沒有能夠正確地邁出解決這個(gè)問題的第一步，只有少數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理能全面地考慮問題、由淺入深地分步驟制定解決方案。
 
    面對(duì)這個(gè)問題，我們首先應(yīng)該分析我們的對(duì)象。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)小張很了解，根據(jù)其能力提出了25天的要求。而小張?zhí)岢隽艘粋€(gè)差異較大的時(shí)間，這背后一定是有原因的。項(xiàng)目經(jīng)理的第一步一定是分析這個(gè)原因，然后才會(huì)有針對(duì)性的各種不同解決做法。少數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理能提出這樣的建議：“我覺得不同的問題得用不同的對(duì)策，比如有可能小張覺得你在上一個(gè)項(xiàng)目過程中對(duì)他不公平，現(xiàn)在用這種方式表達(dá)他的不滿；也可能是他個(gè)人或家庭有什么困難導(dǎo)致沒法加班；也可能是他對(duì)這件工作的理解確實(shí)跟你不一樣。所以建議你先了解了解他拒絕的真實(shí)原因，然后再說。”
 
    這個(gè)問題其實(shí)是項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)經(jīng)常遇到的難題。大部分項(xiàng)目經(jīng)理們憑第一感覺得出的做法是不太適當(dāng)?shù)?。如果小張?duì)他個(gè)人不滿而他跟小張去詳細(xì)分解工作，顯然南轅北轍。當(dāng)然，不排除其中一部分人在碰壁以后逐步找到了正確的做法。
 
    從對(duì)這個(gè)問題的多次討論中我們能得出的第一個(gè)結(jié)論是：現(xiàn)在的項(xiàng)目經(jīng)理們?cè)跍贤?、協(xié)調(diào)方面的意識(shí)和技能普遍不足夠。他/她們?cè)谶@方面考慮得不多，遇到具體問題時(shí)多數(shù)人采用的是“直線型”的解決辦法，意思是直接提要求、直接要結(jié)果、不行就找領(lǐng)導(dǎo)的方式。
 
    對(duì)于人這個(gè)最復(fù)雜、最無規(guī)律的對(duì)象，用類似的這種與機(jī)器打交道的語言往往不會(huì)有效。相對(duì)于估算、定義、分配、分析、檢查等這類項(xiàng)目經(jīng)理的“硬技能”而言，這個(gè)問題需要更多地依靠軟技能來解決。而且，這并不是唯一需要項(xiàng)目經(jīng)理運(yùn)用軟技能來解決的問題，諸如下列種種日常問題和工作都需要使用軟技能：
 
    進(jìn)行團(tuán)隊(duì)建設(shè)以及團(tuán)隊(duì)成員相關(guān)工作
 
    提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣
 
    說服成員接受工作挑戰(zhàn)
 
    說服成員加班
 
    說服欲離職成員完成關(guān)鍵工作后再走
 
    鼓勵(lì)、激勵(lì)成員
 
    批評(píng)
 
    ……
 
    協(xié)調(diào)多部門配合工作
 
    分派工作，協(xié)調(diào)各部門不同意見
 
    當(dāng)外部門人員沒有按時(shí)完成工作時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)、推動(dòng)
 
    尋求外部資源配合
 
    ……
 
    請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)支持和幫助
 
    請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)審批、簽字
 
    請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)增加項(xiàng)目資源
 
    當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)提出無法達(dá)到的項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)與之協(xié)商
 
    ……
 
    管理供應(yīng)商
 
    協(xié)調(diào)變更事宜
 
    解決意見分歧
 
    ……
 
    協(xié)調(diào)客戶關(guān)系
 
    解決需求變更之類的矛盾
 
    建設(shè)、密切客戶關(guān)系
 
    推動(dòng)客戶完成他們的配合工作
 
    ……
 
    其他工作
 
    商務(wù)交流或談判
 
    主持會(huì)議
 
    方案講解
 
    ……
 
    ……
 
    以上這些工作占了項(xiàng)目經(jīng)理日常工作的相當(dāng)大比例，它們?cè)诤艽蟪潭壬嫌绊懥隧?xiàng)目的成敗。
 
    然而，中國(guó)的大部分項(xiàng)目經(jīng)理并沒有接受到足夠的軟技能教育，他/她們大多是從技術(shù)、業(yè)務(wù)崗位上提拔起來的，技術(shù)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作是他們的日常工作。他們中的很多人甚至沒有接受過項(xiàng)目管理培訓(xùn)，而在學(xué)習(xí)過項(xiàng)目管理知識(shí)的這一小部分人當(dāng)中，學(xué)習(xí)過軟技能的人就更少了。而在目前的項(xiàng)目管理知識(shí)體系中，涉及軟技能的比例也是小之又少。
 
    因此，從項(xiàng)目經(jīng)理群體所掌握的知識(shí)和技能的角度分析，我們的第二個(gè)結(jié)論是：目前項(xiàng)目經(jīng)理群體所掌握的專業(yè)知識(shí)和項(xiàng)目管理體系知識(shí)并不足以使他/她們有效解決項(xiàng)目管理過程中的常見問題。
 
    根據(jù)礪志咨詢公司的調(diào)查，結(jié)果顯示其中有53.5%人員表示自己在軟技能方面遇到了困難或技能有欠缺。關(guān)于詳細(xì)結(jié)果請(qǐng)參見以下第三部分內(nèi)容的調(diào)查數(shù)據(jù)。