1 組織級(jí)項(xiàng)目管理的需求
   隨著項(xiàng)目的日益普遍，組織越發(fā)意識(shí)到項(xiàng)目成功的重要性，一個(gè)新的管理名詞被提出來，這就是“組織級(jí)項(xiàng)目管理”。它為個(gè)體項(xiàng)目管理提供一個(gè)平臺(tái)，從組織的整體來考慮項(xiàng)目管理的規(guī)劃、實(shí)施、支持和控制，
更多地強(qiáng)調(diào)組織整體的能力建設(shè)，保證組織的整體成功。為此，組織往往成立專門的卓越項(xiàng)目管理中心（如項(xiàng)目管理辦公室PMO）來負(fù)責(zé)此項(xiàng)任務(wù)。在項(xiàng)目管理的規(guī)劃、實(shí)施、支持和控制諸多工作中，從何處開始改進(jìn)計(jì)劃呢？首先應(yīng)評(píng)估組織的項(xiàng)目管理能力水平。
通用的項(xiàng)目管理成熟度模型（PMMM）分為：第一級(jí)，通用術(shù)語；第二級(jí)，結(jié)構(gòu)化的過程與標(biāo)準(zhǔn)；第三級(jí)，組織的標(biāo)準(zhǔn)和制度化的過程；第四級(jí)，管理過程；第五級(jí)，優(yōu)化過程。
（1）大部分組織往往處于第一級(jí)和第二級(jí)之間，缺乏明確統(tǒng)一的項(xiàng)目管理方法論。同時(shí)，需評(píng)估項(xiàng)目管理辦公室的職能和角色，是作為高端的項(xiàng)目戰(zhàn)略規(guī)劃和實(shí)施主導(dǎo)，還是項(xiàng)目成功的支持保證和監(jiān)控者？
不同的定位應(yīng)與組織級(jí)項(xiàng)目管理首要解決的關(guān)鍵點(diǎn)相匹配。在定位清晰后，就可以開始改進(jìn)計(jì)劃了，管理成功的三要素是：方法—人—工具。工具，主要指項(xiàng)目管理軟件，可以使組織的項(xiàng)目管理方法和體系流程固化并自動(dòng)化，積累管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而逐步優(yōu)化方法，培養(yǎng)提高人員技能，改進(jìn)組織的整體效率。
（2）項(xiàng)目文擋管理系統(tǒng)因其知識(shí)管理特點(diǎn)往往是組織級(jí)項(xiàng)目管理工具軟件的一個(gè)模塊，但實(shí)際上它可以發(fā)揮更多的作用。

2 項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的作用
   項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)顧名思義就是對(duì)項(xiàng)目過程中的各類文檔進(jìn)行管理。組織中往往會(huì)有文檔管理軟件，一般是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成部分。但是通用的文檔管理和項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的作用有很大差異。
項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的作用主要有以下三方面。
2.1 過程控制
   組織級(jí)項(xiàng)目管理關(guān)注更多的是項(xiàng)目階段關(guān)口（里程碑），如項(xiàng)目啟動(dòng)決策、項(xiàng)目合同批準(zhǔn)、項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)估。因?yàn)樵谶@些關(guān)口將決定項(xiàng)目下一階段的方向——前進(jìn)、變更、取消，從而影響組織資源的分配和項(xiàng)目的最終價(jià)值。
項(xiàng)目管理不佳的組織往往沒有明晰的里程碑標(biāo)準(zhǔn)和控制，因此改進(jìn)的重點(diǎn)也在于此。項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)地記錄里程碑交付物文檔和評(píng)審記錄文檔，也就動(dòng)態(tài)地參與了項(xiàng)目過程控制，這與靜態(tài)的事后歸檔效果大大不同。
2.2 知識(shí)共享
   知識(shí)共享使組織作為一個(gè)整體從每個(gè)單一項(xiàng)目的成功和失敗中學(xué)習(xí)。項(xiàng)目文檔忠實(shí)地反映了項(xiàng)目過程中遇到的問題、變更和成果，對(duì)此加以匯總、分析和總結(jié)，可以為今后改進(jìn)項(xiàng)目管理提供良好的借鑒。
通過對(duì)項(xiàng)目需求文檔的進(jìn)一步分類加工和跟蹤分析，也可以改善組織的產(chǎn)品研發(fā)能力。這方面已有很多的專門管理軟件，如DOORS。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化
   項(xiàng)目管理成熟度模型第二級(jí)即要求標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目文檔的標(biāo)準(zhǔn)是管理過程標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。文檔標(biāo)準(zhǔn)可以參考各行業(yè)組織的推薦，但更好的方法是從項(xiàng)目最佳實(shí)踐中提煉，通過項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的積累逐步總結(jié)出適合本組織的各階段、各類別文檔標(biāo)準(zhǔn)。
3 項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)
   為了實(shí)現(xiàn)上述三大作用，在選擇或開發(fā)項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)注意以下要點(diǎn)。
3.1 方便易用，快速見效
   管理改進(jìn)成功的一個(gè)標(biāo)志是迅速前進(jìn)，一般應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)初見成效。對(duì)于制度流程編寫而言，6個(gè)月比較充分。但對(duì)于IT系統(tǒng)建設(shè)，6個(gè)月需要完成需求分析、系統(tǒng)選型、開發(fā)或采購以及測(cè)試投產(chǎn)，并達(dá)到成效，時(shí)間是相當(dāng)緊張的。
這就要求抓住最主要的焦點(diǎn)問題，有所突出也有所放棄。對(duì)于項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)建設(shè)，最主要的功能應(yīng)該是文檔上傳、查詢和展示，而一些后臺(tái)管理功能則可以放在二期建設(shè)。這樣除了快速推廣的優(yōu)點(diǎn)外，
管理功能還可以在試用過程中更廣泛地征求意見，以符合各方使用者的需求。因?yàn)榇蠹彝诔跏茧A段沒有需求，而一旦使用起來就有了切身感受，會(huì)涌現(xiàn)出各種需求。另一方面，管理功能的實(shí)現(xiàn)需要依賴于項(xiàng)目管理的方法論，而方法論的固化和優(yōu)化也需要一定的周期。
為了方便使用者，前后臺(tái)的主要設(shè)計(jì)思路為：
（1）前端一般采用Web網(wǎng)頁；主要功能基本控制在登陸后通過1或2個(gè)頁面完成；頁面要簡(jiǎn)潔直觀，減少圖片等大容量信息，以防遠(yuǎn)程登陸時(shí)的網(wǎng)速瓶頸。
（2）后臺(tái)文件數(shù)據(jù)可使用FTP server存檔，檢索和用戶信息等盡量使用通用數(shù)據(jù)庫，以方便將來和其他管理系統(tǒng)協(xié)同。
3.2 權(quán)限控制，通用化項(xiàng)目文檔是組織的寶貴財(cái)富，并由于知識(shí)產(chǎn)權(quán)和組織管理等要求，文檔的查閱等操作需要有權(quán)限要求。
（1）在項(xiàng)目實(shí)施過程中，為保密需要，使用者一般可分為三檔權(quán)限：
1）組織高層領(lǐng)導(dǎo)和PMO，所有文檔的查閱權(quán)限。
2）部門領(lǐng)導(dǎo)和部門項(xiàng)目管理人員，本部門相關(guān)的項(xiàng)目文檔查閱和上傳等操作權(quán)限。
3）項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員，本項(xiàng)目的文檔查閱和上傳等操作權(quán)限。
（2）在項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)束后，為方便知識(shí)共享，可根據(jù)文檔的保密級(jí)別，最大限度地對(duì)系統(tǒng)用戶開放查閱權(quán)限，但文檔下載應(yīng)有更嚴(yán)格的認(rèn)證方法，如項(xiàng)目管理部門的授權(quán)。
通用性主要體現(xiàn)在文檔名稱和用戶信息等方面。在用戶名稱的選擇上，盡可能參考組織已有的系統(tǒng)定義，如工號(hào)、郵箱、OA等，如有條件可論證建設(shè)組織級(jí)的單點(diǎn)登陸系統(tǒng)可行性。文檔名稱應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，如“某某項(xiàng)目_立項(xiàng)報(bào)告_版本號(hào)”。
3.3 日志監(jiān)控
   系統(tǒng)一期建設(shè)的日志監(jiān)控功能比較簡(jiǎn)單，主要記錄文檔上傳時(shí)間、查閱次數(shù)等，這些均可先放在后臺(tái)，用于監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況、文檔上傳的及時(shí)性和系統(tǒng)使用的推廣度。雖然簡(jiǎn)單，但還是非常必要的。
沒有這些監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，就無法量化檢驗(yàn)系統(tǒng)建設(shè)的成功和管理方法的執(zhí)行效果。
4 項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的運(yùn)用設(shè)計(jì)并搭建出系統(tǒng)，只完成了第一步。要成為組織級(jí)項(xiàng)目管理的利器，有效地推廣和運(yùn)行是更為重要的環(huán)節(jié)。
4.1 文檔錄入范圍不同類型、不同難度的項(xiàng)目文檔側(cè)重點(diǎn)均會(huì)有所差異，作為組織級(jí)項(xiàng)目管理首要關(guān)注的項(xiàng)目文檔應(yīng)包括兩類：
（1）里程碑交付物：立項(xiàng)、概要設(shè)計(jì)、驗(yàn)收。這些里程碑交付物包含了項(xiàng)目啟動(dòng)和收尾兩個(gè)重要過程，是檢驗(yàn)項(xiàng)目結(jié)果的關(guān)鍵基線。概要設(shè)計(jì)則是軟件工程的核心文檔，也是組織知識(shí)共享的基礎(chǔ)。
（2）過程交付物：項(xiàng)目月報(bào)、季度總結(jié)、年度總結(jié)。這些過程交付物反映了項(xiàng)目的執(zhí)行過程，是檢驗(yàn)項(xiàng)目過程的關(guān)鍵基線。在試行期，可先錄入組織重點(diǎn)項(xiàng)目，相對(duì)成熟后再全面錄入，以保證錄入的文檔價(jià)值，防止大量信息未加鑒別、分類地錄入。
4.2 文檔內(nèi)容規(guī)范
    文檔內(nèi)容規(guī)范是保證文檔質(zhì)量的重要手段。以立項(xiàng)為例，應(yīng)有可行性研究報(bào)告和立項(xiàng)報(bào)告。可行性報(bào)告又應(yīng)有技術(shù)可行性和經(jīng)濟(jì)可行性等多角度分析。
立項(xiàng)報(bào)告又名項(xiàng)目章程或項(xiàng)目建議書，外部項(xiàng)目則可以是項(xiàng)目合同。立項(xiàng)報(bào)告簡(jiǎn)要說明項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目組織架構(gòu)、工作說明、計(jì)劃和預(yù)算等。這些內(nèi)容根據(jù)組織和項(xiàng)目特點(diǎn)應(yīng)有明確的規(guī)范，提供相應(yīng)的模板，并將最佳實(shí)踐及時(shí)完善到模板之中。
4.3 評(píng)審文檔檢查
   除了說明項(xiàng)目各里程碑交付物的文檔（如立項(xiàng)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告等）外，還有一類非常重要的文檔，即對(duì)里程碑交付物的評(píng)審文檔。評(píng)審文檔主要記錄了評(píng)審參與人員、評(píng)審方法、評(píng)審意見等。
評(píng)審文檔既在項(xiàng)目執(zhí)行過程中保證項(xiàng)目階段的順利銜接，又可以在項(xiàng)目完成后用來比對(duì)實(shí)際成果和計(jì)劃期望的差異，總結(jié)項(xiàng)目管理的得失，為提升整體組織能力指明方向。
因此，在項(xiàng)目里程碑完成時(shí)，必須將里程碑交付物文檔和評(píng)審文檔同時(shí)提交到系統(tǒng)中，這是組織項(xiàng)目管理的重要檢查步驟。
5 結(jié)語
   通過權(quán)限和易用性、通用性的設(shè)計(jì)，加以范圍和內(nèi)容等規(guī)范要求，項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)已具備了投產(chǎn)條件。在管理的三要素中，人和方法更是成功的保證。應(yīng)在系統(tǒng)實(shí)施時(shí)，同步編制項(xiàng)目文檔管理的方法，將組織的管理要求明確下去，讓每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理了解和理解。
更要注意發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，如通過文檔積分管理、評(píng)選最受好評(píng)的文檔等措施，使項(xiàng)目經(jīng)理切實(shí)體會(huì)到項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)帶來的好處，并促進(jìn)組織項(xiàng)目績(jī)效的改進(jìn)和管理能力的提升。