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康路晨:如何開會?
2016-01-20 48017
看到題目可能大家覺得不值一提,開會?誰不會??墒窍旅娴膯栴},您可能會經常遇到:
  § 會議開始的時間到了,會議室仍然被其他人員占用,沒有會場地;
  § 會議開始的時間到了,投影儀無法正確連接;
  § 需要打印出來的材料沒有打印出來;
  § 與會人員需要在白板上表達自己的思想時,卻發(fā)現白板筆無法書寫;
  § 主要發(fā)言人講的很差,如:進行設計評審時,主講人根本就沒有將思想能夠清楚地表達出來
  § 會議失去控制,跑題嚴重
  § 與會人員遲到,會議推遲
  § 在開會過程中人進人出,會議混亂
  § 會議開完了,大家各奔東西,沒有人整理會議紀要,達成的意見沒有記錄。
  § 會議開完了,發(fā)現沒有開會的必要,可開可不開的。
  § 會議的時間太長,在會議過程中廢話太多

  上述的問題會造成時間的嚴重浪費,那么如何開好一個會議?流程!需要一個規(guī)范的流程作為指導:
  1.確定會議的時間、地點、人物、主題、目標、主持人、會議準備人員
  2.通知與會人員,事先就會議的主題、目標進行溝通,對需要審查的資料事先審查
  3.預定會議室、投影儀、白板、筆記本電腦
  4.打印會議資料,發(fā)放下去
  5.接待與會人員,對外地趕來的與會人員安排好接站、住宿、車船票、送站
  6.事先聯調設備,確保會議環(huán)境良好
  7. 如果需要,則對會議的主持人進行開會技巧的培訓
  8. 會議的變更及時通知相關人員(時間 地點等)
  9. 會議要簽到
  10.會議中服務:添水、水果與點心、就餐等
  11.會議中控制進度
  12.記錄會議決議
  13.跟蹤會議決議的執(zhí)行
  14.總結會議的得失,改進會議的流程
  以上是一個簡要的流程,當然在實踐中您可以自己來豐富、完善。

  在上述流程中有一個關鍵是會議的準備,這是成功的起點,為確保準備的充分,你可以設計一個檢查單,來提醒自己,如:
  § 與會的人員是否都通知到了?
  § 開會前需要準備的設備是否齊全了?如:筆記本 投影儀 白板 白板筆 光筆 錄音機 板檫等
  § 地點是否明確?
  § 場地的容量是否足夠?
  § 場地的位置擺放是否合理?
  § 主題是否明確?
  § 主要發(fā)言人是否準備充分了?
  § 需要發(fā)放的資料是否準備齊全了?
  § 會議資料是否發(fā)放到每個人手里了?
  § 會議的變更是否通知了相關的所有人員?

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