項目管理中文檔共享的重要性

首先，它是項目管理者了解開發(fā)進(jìn)度、存在的問題和預(yù)期目標(biāo)的管理依據(jù)；

其次，由于大多數(shù)開發(fā)項目會被劃分成若干個任務(wù)，并由不同的組去完成，因此文檔管理則是不同小組任務(wù)之間聯(lián)系的重要憑證；

第三，項目組組員提供完整的文檔，可以保證項目開發(fā)的質(zhì)量；

第四，項目文檔還可作為項目組成員、領(lǐng)導(dǎo)以及用戶決策項目進(jìn)展的參考資料；

最后，項目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項目的開發(fā)資源。

然而文檔管理在項目的開發(fā)中通常不被重視，整個項目可能因此變得管理混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。即使項目開發(fā)部門為了更好的掌握項目進(jìn)度、準(zhǔn)確掌握自身數(shù)據(jù)，不遺余力地建立數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)，也只起到了片面的作用。因為項目的成功需要整個項目組組員“天衣無縫”的配合，如果組員之間、任務(wù)之間出現(xiàn)矛盾，無法協(xié)調(diào)，將會導(dǎo)致整個項目的失敗。

由于每個人的知識結(jié)構(gòu)和能力的區(qū)別，導(dǎo)致對于同一問題的認(rèn)識很可能出現(xiàn)相應(yīng)的偏差。舉個簡單的例子，在軟件設(shè)計中，B和C之間有接口。項目主管在給B和C分配任務(wù)時，就可能講到了這個接口，但是B和C由于理解上出現(xiàn)不一致，導(dǎo)致在調(diào)試過程中出現(xiàn)問題。在這種時候，項目主管就需要具備良好的溝通能力，并能迅速判斷到底誰的理解出了問題，把B和C的理解提升到同一層次。然而，這種解決方法是非常難辦到的。

    在現(xiàn)實(shí)研發(fā)中，也會經(jīng)常出現(xiàn)接口問題，在實(shí)際工程項目中，還會經(jīng)常出現(xiàn)客戶對項目需求的更改要求，估計這也是每個項目主管都非常頭疼的問題。項目已經(jīng)進(jìn)行到了收尾階段，客戶發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)需求已經(jīng)發(fā)生變化，需要項目組做大幅度的調(diào)整。項目主管要是不管不顧，這個項目可能就毫無意義；項目主管要是按照客戶需求來調(diào)整項目目標(biāo)，這個項目就可能拖期，超過預(yù)算。在這種時候，文檔資料共享就顯得極為重要了。

通過共享文檔，項目小組成員不僅會掌握自己負(fù)責(zé)的任務(wù)，熟悉自己所經(jīng)手的資料，同時還可共享其他組員的任務(wù)進(jìn)展，以及其他組員上傳的工作材料，使之配合默契，互相協(xié)調(diào)，還能快速得到自己所需的各類文檔。而項目經(jīng)理也可以很清晰地透過項目文檔軌跡的進(jìn)展脈絡(luò)，把握項目進(jìn)展情況，通過對階段性文檔的把握使整個項目質(zhì)量得到很好的掌控，杜絕了上面提到的“接口”問題。如果可以添加外部客戶一同共享，客戶也會隨時了解項目的進(jìn)展，即使有個別的變更，項目組人員也會在第一時間調(diào)整戰(zhàn)略和工作方向，不會造成大的損失。

就目前業(yè)界軟件的開發(fā)情況來看，可以共享電子文檔的共享軟件已經(jīng)陸續(xù)出爐，IBM公司的Lotus® Quickr、HFS（Http File Server）、DOC-search（道思奇）、TeamOffice、Microsoft Office SharePoint Server 2007等等。這類型的軟件可以將文檔以共享的方式來實(shí)現(xiàn)更高效、更輕松地與客戶、合作伙伴、供應(yīng)商團(tuán)隊或內(nèi)部部門之間進(jìn)行項目團(tuán)隊協(xié)作。