確保項(xiàng)目任務(wù)的完成始于獲取項(xiàng)目責(zé)任人承諾；之后需要確保項(xiàng)目任務(wù)的可視化并要跟蹤項(xiàng)目任務(wù)；對于已經(jīng)完成的項(xiàng)目任務(wù)要及時(shí)關(guān)閉，避免制造混亂。這一切需要積極主動(dòng)的管理。

一 對于小型或迷你項(xiàng)目

對于小型項(xiàng)目，特別是周期小于6個(gè)月，擁有少量資源的項(xiàng)目我稱其為迷你項(xiàng)目。這些小項(xiàng)目的特征有：

1.周期短

2.人員少

3.團(tuán)隊(duì)成員曾經(jīng)做過類似項(xiàng)目

4.跨部門或不跨部門。

對于這種小型項(xiàng)目我的建議是使用最佳實(shí)踐——5分鐘站立會(huì)議。

也就是要求團(tuán)隊(duì)成員每天固定時(shí)間，在固定的地點(diǎn)開會(huì)，一般是站著圍在一起。在會(huì)議上，每個(gè)人主要描述三件事：

1）昨天我做了什么？

2）遇到哪些問題？

3）今天計(jì)劃做什么？

每天開會(huì)時(shí)，最好指定一個(gè)主持人。他召集大家開會(huì)，嚴(yán)格控制每個(gè)人發(fā)言時(shí)間，避免拖沓和跑題。主持人可以大家輪流擔(dān)任，這樣可以培養(yǎng)每個(gè)人對于團(tuán)隊(duì)的責(zé)任感。主持人在會(huì)議結(jié)束時(shí)，要簡單總結(jié)，主要是復(fù)述今天有那些里程碑。

站立式會(huì)議可以在看板前進(jìn)行，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員開會(huì)前更新看板，根據(jù)看板的內(nèi)容，描述對前述三個(gè)問題的回答，說說可能出現(xiàn)的問題。

二 對于對于較大規(guī)模的復(fù)雜項(xiàng)目

以下幾點(diǎn)必須注意：

1. 追蹤任務(wù)分配

1)一項(xiàng)工作：承諾，參與，跟蹤，完成，收尾；

2)收集項(xiàng)目狀態(tài)：要收集有意義的數(shù)據(jù)，而不是僅僅“進(jìn)展還算順利”。

3)對于截至日期要給予持續(xù)不斷的關(guān)注，但要保持溫和的態(tài)度，如果不關(guān)注截至日期可能導(dǎo)致兩種問題：

項(xiàng)目時(shí)間滑掉并不可恢復(fù)、帕金森定律如期而至；

如果不關(guān)注截至日期，責(zé)任人可能會(huì)認(rèn)為任務(wù)的優(yōu)先級并不重要，責(zé)任人只關(guān)注管理者關(guān)注的工作。

4)如果任務(wù)已經(jīng)過期或者即將過期，需要與責(zé)任面對面的溝通，并陳述利害，施加壓力，令其盡快完成任務(wù)。

2. 使項(xiàng)目狀態(tài)可視化

1)在項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（PMIS系統(tǒng)）中公示那些尚未完成的任務(wù)；

2)對于那些迫近結(jié)束的任務(wù)，與責(zé)任人溝通，以提醒其主要截止日期；

3)盡可能在風(fēng)險(xiǎn)變成問題前解決掉，如果風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)變成了問題，那么需要項(xiàng)目成員的配合，以便修訂項(xiàng)目計(jì)劃；

4)在項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告中包含當(dāng)前工作的狀態(tài)，并以不同的標(biāo)志來表示任務(wù)的狀態(tài)，讓相關(guān)的干系人了解項(xiàng)目的狀態(tài)。

5)實(shí)在不行，最后的辦法是，將那些過期的任務(wù)升級到發(fā)起人那里，以便施加更大的壓力，追趕進(jìn)度；或者獲取更多的資源，完成工作。請注意：郭老師本人不贊成問題升級、這往往被稱為打領(lǐng)導(dǎo)旗號做事（挾天子以令諸侯），對項(xiàng)目經(jīng)理的職業(yè)生涯會(huì)產(chǎn)生不利影響。

3. 關(guān)閉已完成的工作

1)確認(rèn)工作是否真的完成；

2)改變已完成工作的狀態(tài)；

3)通知受已完成任務(wù)影響的干系人