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廖志偉:高效接待國(guó)外買(mǎi)家
2016-01-20 76998

國(guó)外買(mǎi)家來(lái)訪(fǎng),你準(zhǔn)備好了嗎?

做外貿(mào)的朋友都知道,國(guó)外客戶(hù)如果提出需要到公司來(lái)參觀(guān)一下,一般訂單成交的幾率很大,所以大家都非常重視外國(guó)客戶(hù)的來(lái)訪(fǎng)。其實(shí)做接待也是很有技巧的,細(xì)節(jié)上多注意一些就可以給客人留下非常好的印象,為之后的合作多添一份成功的把握。接下來(lái),就讓我們一起準(zhǔn)備接待工作。



(一)確定來(lái)訪(fǎng)日期和行程安排
一般客戶(hù)在來(lái)訪(fǎng)前一個(gè)月或者幾個(gè)月,都會(huì)確認(rèn)大概到訪(fǎng)日期,我們需要先查好自己公司的日程安排,確定以下情形后再回復(fù)客戶(hù):
1.同一日期沒(méi)有其他客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)。
2.沒(méi)有已經(jīng)訂好機(jī)票的出差活動(dòng)。
3.老板和相關(guān)同事屆時(shí)也會(huì)在場(chǎng)。
若實(shí)在無(wú)法接待客戶(hù),也要委婉地拒絕:
1.實(shí)在抱歉,屆時(shí)我們會(huì)在美國(guó)參加一個(gè)展會(huì),但是某日之前和某日之后,我們都十分歡迎您的到來(lái)。
We are glad to know that you would like to visit us, unfortunately we will attend a show in USA from ×××to×××. However, we will be pleased to see you before ×××or after ×××.
2.
實(shí)在抱歉,某日我們另有一個(gè)約會(huì),一月前就已定好,不太容易推掉,若您不介意的話(huà)改在前一或后一天來(lái)我們工廠(chǎng)可以嗎?

Unfortunately we will have another appointment on ××× which was set up one month ago, if there is any possibility for us to meet on ××× or ×××?
3.
實(shí)在抱歉,我們的老板屆時(shí)會(huì)在外地出差,假如您不介意的話(huà),我將帶您參觀(guān)我們的工廠(chǎng),并就雙方合作進(jìn)行洽談(假如對(duì)方并沒(méi)有提出要求老板在場(chǎng)的要求,此話(huà)就不必說(shuō)了)。

I am afraid that my boss will be out of office by then, if you don`t mind, I will be pleased to show you around our factory and have further discussion on future business with you.
4.
如果由自己發(fā)出邀請(qǐng),則一定要主動(dòng)說(shuō)明自己哪一段時(shí)間有空,以免對(duì)方選擇自己不在的日期來(lái)訪(fǎng)。

Dear Thomas,
As you mentioned before, you would like to visit us during Augus, please kindly note that I will be available from Aug×××to×××. If you can visit us by then, let me know without hesitation.


(二)協(xié)助辦理邀請(qǐng)函
一般客戶(hù)若是第一次來(lái)中國(guó),或者距離上次辦理的中國(guó)簽證已經(jīng)失效,都需要重新辦理簽證。通常情況下只要國(guó)內(nèi)供應(yīng)商提供一份邀請(qǐng)函,簽字蓋章后以傳真件或快遞原件的方式發(fā)送給對(duì)方即可。
偶遇賽事期間或兩國(guó)雙邊關(guān)系緊張時(shí)期,可能需要向?qū)Ψ教峁┙?jīng)外經(jīng)局或外事局蓋章批準(zhǔn)的正式邀請(qǐng)文件以便其辦理簽證。如尼日利亞地區(qū)邀請(qǐng)函的辦理外事局則要求提供公司之前與此外商貿(mào)易往來(lái)的一些單據(jù),建議辦理之前可請(qǐng)對(duì)方到當(dāng)?shù)氐闹袊?guó)使館和領(lǐng)事館了解清楚有關(guān)簽證手續(xù)的相關(guān)問(wèn)題。
以下邀請(qǐng)函模板供參考:
XXXXXCompany
Address:XXXXXXXXXXXX(
邀請(qǐng)方
)

Invitation Letter
                                                      Apr 20th, 2010
To whom it may concern:
We would like to inform you that _______ is our important customer in USA and it is necessary to have business dealings & meetings  together on various marking & sales matters
herein we invite the following person to come to China:

Full Name:
Nationality:
Passport No:

The visit time is from ____ to _____ in China
We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.
Best regards
XXXXXX

Position(
邀請(qǐng)方信息
)
Company:
Signature
Stamp

(三)客戶(hù)信息評(píng)估

1、全面了解客戶(hù)情況,包括客戶(hù)的詳細(xì)聯(lián)系資料、公司背景、公司實(shí)力、經(jīng)營(yíng)狀況、經(jīng)營(yíng)范圍、客戶(hù)此次來(lái)訪(fǎng)的目的、主要對(duì)什么產(chǎn)品感興趣。還包括外商公司的股份結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、技術(shù)水平、近三年的資產(chǎn)負(fù)債數(shù)字等。
2、詳細(xì)了解外商談判代表的具體情況,包括年齡、學(xué)歷、愛(ài)好、身體健康狀況、他在外商公司中的位置、他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績(jī)、他對(duì)產(chǎn)品訂單的興奮點(diǎn)等等。
3、調(diào)查客戶(hù)公司性質(zhì):哪國(guó)人?公司在哪里?是零售還是批發(fā)?網(wǎng)站情況如何?主要從事哪些產(chǎn)品?區(qū)域市場(chǎng)在哪等等。
4、多了解客人宗教信仰、國(guó)家習(xí)俗、習(xí)慣和喜好、注意細(xì)節(jié),對(duì)自己所在城市文化以及景點(diǎn)也盡可能多了解,對(duì)本國(guó)文化當(dāng)然應(yīng)該多了解,客人問(wèn)及時(shí)至少也應(yīng)知道一點(diǎn)。

(四)路線(xiàn)安排及酒店預(yù)定
如果自己的公司是客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)的第一站,則要告訴對(duì)方離自己最近的國(guó)際機(jī)場(chǎng)在哪,如果國(guó)際航班所能飛到的機(jī)場(chǎng)離本市較遠(yuǎn),則可推薦對(duì)方先飛去與本市有對(duì)接航班的城市,再通過(guò)轉(zhuǎn)機(jī)來(lái)到本市,這樣客戶(hù)可以不必中途提取行李,也不必下飛機(jī)后再坐上幾個(gè)小時(shí)的轎車(chē),長(zhǎng)途勞頓。如對(duì)方到達(dá)地點(diǎn)距離我們公司的車(chē)程不超過(guò)3 個(gè)小時(shí),且在我們感覺(jué)該客戶(hù)比較重要的情況下,可以安排車(chē)輛接送客戶(hù)。
推算客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)和離開(kāi)的時(shí)間,可以主動(dòng)詢(xún)問(wèn)客戶(hù)是否需要幫他預(yù)訂酒店(第一次來(lái)訪(fǎng)的客戶(hù)我們不建議為他支付酒店費(fèi)用)。在此之前,公司一定要根據(jù)客戶(hù)能承受的價(jià)位(三星至五星都要有)、離公司的遠(yuǎn)近距離(當(dāng)然是以近為好)與不同酒店簽訂相關(guān)協(xié)議(主動(dòng)打電話(huà)到各酒店銷(xiāo)售部索要協(xié)議即可),然后在預(yù)訂酒店前需要向客戶(hù)了解以下細(xì)節(jié):
1、人數(shù)和房型
一般國(guó)外客戶(hù)不習(xí)慣多人住一間,即使為同性,他們也有可能選擇一人一間。至于房型,應(yīng)以King Size大床房為首選,其次才是雙人標(biāo)準(zhǔn)間(double bed)。
2、是否吸煙
一般四星級(jí)以上的酒店都會(huì)把樓層分為吸煙樓層和不吸煙樓層,因此,有必要問(wèn)清楚客戶(hù)是否吸煙(smoking floor and non-smoking floor)。
3、價(jià)位要求
告訴對(duì)方他們都有哪些價(jià)位的酒店可供選擇,并最好提供相應(yīng)的網(wǎng)址。
在與酒店預(yù)訂房間的過(guò)程中,除復(fù)述以上細(xì)節(jié)外,還需要注意以下幾點(diǎn):
——如果是電話(huà)預(yù)訂,一定要問(wèn)清楚對(duì)方的稱(chēng)呼,以便在對(duì)方漏訂時(shí)能查到責(zé)任人。
——告訴對(duì)方客戶(hù)可能到達(dá)的時(shí)間時(shí),應(yīng)比實(shí)際到達(dá)時(shí)間再延后兩小時(shí),以免因飛機(jī)晚點(diǎn)或堵車(chē)等原因遲到。
——要求對(duì)方提供避開(kāi)臨街的房間。
——如果與銷(xiāo)售經(jīng)理熟識(shí),甚至可以要求對(duì)方提供一個(gè)免費(fèi)果盤(pán),以示我們對(duì)其的重視。
由于客戶(hù)不了解各個(gè)環(huán)節(jié)所需的時(shí)間,所以我們不妨告訴他具體的行程安排,如:
尊敬的某某先生:
關(guān)于您某月某日的到訪(fǎng),我們做了如下安排:某日上午10點(diǎn),我們會(huì)開(kāi)車(chē)去機(jī)場(chǎng)接您,大約一小時(shí)可到達(dá)。我們已為您預(yù)訂了酒店,您稍事休息后,我們將在該酒店一樓用餐。用餐后(約1230),我們將接您到我們公司(約三十分鐘),下午1點(diǎn)至4點(diǎn)間我們將帶您參觀(guān)我們的工廠(chǎng),并就合作事宜進(jìn)行洽談。之后我們可以帶您到附近著名的景點(diǎn)稍作觀(guān)賞,假如您覺(jué)得累的話(huà),我們也可以直接送您回酒店。第二天早上7點(diǎn),我們的司機(jī)會(huì)在酒店大堂門(mén)口等您,直接送您去機(jī)場(chǎng)趕 10點(diǎn)的飛機(jī)。您看這樣的安排可以嗎?
Dear×××,
About your visitation dated Aug ×××, we schedule as follows:
1.We will pick you up by car at 10
00 am at ×××airport.
2.By one hour drive, we will arrive at the hotel we booked for you, you can take your time to have a break. Then we will have a small lunch at the lobby of your hotel.
3.At 12:30 pm
,
we will drive you to our factory and arrive at 1:00 pm.
4.From 1:00 pm to 4:00 pm
we will show you around our factory, let you know all the details about us, discuss on possible business opportunities.

5.At 400 pm, we can show you somewhere near which is quite famous scenery here, or if you feel tired, we can drive you back to your hotel.
6.At 700 am in the second morning, our driver will wait for you at the lobby of your hotel, and drive you to the airport to take the flight of 1000 am.
Hope this arrangement is to your satisfaction.

(五)準(zhǔn)備接待材料和工作

1、要求公司提前一至兩天對(duì)辦公室、展廳、車(chē)間、衛(wèi)生間、食堂、庭院等處做徹底的清掃,并在清掃結(jié)束后按照客戶(hù)參觀(guān)路線(xiàn)走一遍,確保沒(méi)有遺漏的死角。
2、參觀(guān)和談判可能用到的物品:數(shù)碼相機(jī)、預(yù)先準(zhǔn)備好的工廠(chǎng)產(chǎn)品視頻、產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹(包括常用的付款方式,生產(chǎn)周期等),產(chǎn)品目錄,易于攜帶的小樣品;色板、計(jì)算器、尺、筆記本、訂書(shū)機(jī)還有針對(duì)性的報(bào)價(jià)單。記得要在客人來(lái)之前回顧一下以前的來(lái)往郵件,作好基本的準(zhǔn)備;
3、公司大廳歡迎客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)的接待牌,讓客人感覺(jué)其受到重視。提前告訴前臺(tái)接待有XX公司客戶(hù)來(lái)訪(fǎng),若接待能記住來(lái)訪(fǎng)的客人名字就更好了。
4、會(huì)議室的安排,談判資料的預(yù)備,包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備,以及客戶(hù)相關(guān)需要展示的文件資料,暫時(shí)自己公司的實(shí)力資料等。企業(yè)演示文稿內(nèi)容要美觀(guān)詳盡,至少包括:
——企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、市場(chǎng)分析、往年的業(yè)績(jī)
——清晰的組織結(jié)構(gòu)圖
——客戶(hù)服務(wù)流程、企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、投訴渠道、處理流程
——研發(fā)隊(duì)伍的實(shí)力、歷史榮譽(yù)、樣品室的參觀(guān)、負(fù)責(zé)人的資歷介紹、榮譽(yù)證書(shū)、各種認(rèn)證。
5、準(zhǔn)備好咖啡茶及一些小食品糖果。
6、至少準(zhǔn)備好與外商談判的三個(gè)方案:最佳方案、折中方案和妥協(xié)方案;準(zhǔn)備好為達(dá)到上述三個(gè)方案的策略和手段。
注意:有時(shí)候需要打印接待通知,下發(fā)給相關(guān)部門(mén)或工廠(chǎng)!檢查分區(qū)標(biāo)志、設(shè)備操作規(guī)范等是否完整規(guī)范。
(六)工廠(chǎng)參觀(guān)
帶領(lǐng)客戶(hù)參觀(guān)一般分為三個(gè)部分:
第一部分:引領(lǐng)客戶(hù)在會(huì)客區(qū)坐下,如果這時(shí)有其他同事出現(xiàn),則互相做個(gè)介紹。詢(xún)問(wèn)客戶(hù)需要什么并提供飲品,以PPT幻燈片方式或手持公司說(shuō)明冊(cè)、相冊(cè)的方式向客戶(hù)做介紹,介紹內(nèi)容一定要包括公司產(chǎn)品所有的質(zhì)量認(rèn)證和以往的成功案例。
第二部分:帶領(lǐng)客戶(hù)參觀(guān)展廳和車(chē)間。參觀(guān)展廳時(shí)可以按種類(lèi)向客戶(hù)介紹自己的產(chǎn)品,也可以按出口國(guó)家來(lái)向?qū)Ψ浇榻B自己的產(chǎn)品,譬如說(shuō),這批產(chǎn)品是為德國(guó)客戶(hù)設(shè)計(jì)定制的。參觀(guān)車(chē)間時(shí),應(yīng)按流水線(xiàn)的正常流程,從初始加工設(shè)備一直介紹到包裝區(qū),如果現(xiàn)場(chǎng)有出口的在制品,也可以隨機(jī)告訴客戶(hù)這些產(chǎn)品銷(xiāo)往哪些國(guó)家。對(duì)客戶(hù)已有興趣的產(chǎn)品,則要著重介紹這一類(lèi)產(chǎn)品的加工設(shè)備以及在制品,證明這些產(chǎn)品確實(shí)由我們自己生產(chǎn),而非委外加工。
第三部分:再次帶領(lǐng)客戶(hù)回到會(huì)客區(qū)域,并就客戶(hù)感興趣的產(chǎn)品進(jìn)行進(jìn)一步交流。這時(shí)可以出示為他準(zhǔn)備的樣品,并按之前整理好的內(nèi)容清單逐項(xiàng)與客戶(hù)進(jìn)行討論,直到對(duì)方不再有任何疑問(wèn)為止。

(七)餐飲安排
餐廳選擇:如果雙方都在客戶(hù)下榻的酒店,不妨選擇酒店里的餐廳進(jìn)餐;如果是在工廠(chǎng),則可以找一家不太遠(yuǎn)的餐館,環(huán)境以整潔、干凈為要。千萬(wàn)不要選擇自己不熟悉的餐館進(jìn)餐,也不要選擇衛(wèi)生間很不干凈的餐館進(jìn)餐。
點(diǎn)菜:有些廠(chǎng)家為了表示對(duì)客戶(hù)的熱情,往往喜歡去海鮮館點(diǎn)鮑翅之類(lèi)昂貴的菜,其實(shí)客戶(hù)更為注重的是工廠(chǎng)的生產(chǎn)、加工實(shí)力,并不會(huì)因?yàn)橐活D飯的好壞而改變看法。所以菜式不必過(guò)于繁復(fù),尤其是午餐,很多歐洲客戶(hù)不習(xí)慣中飯時(shí)間吃太多,所以不要點(diǎn)太多,分量以夠吃為宜,鋪張浪費(fèi)反而招客戶(hù)反感。先了解對(duì)方是否有忌口的食物,為保險(xiǎn)起見(jiàn),多點(diǎn)些清淡的食物,如清蒸魚(yú)、西蘭花、杭椒牛柳等,而一些如臭豆腐煲、鴨頭、魚(yú)頭、泡酒活蝦、狗肉、鴿子肉之類(lèi)的菜最好少點(diǎn),因?yàn)楹芏嗤馍膛鹿治丁⒉荒芤?jiàn)殺生,也不吃一些他們視為寵物的動(dòng)物的肉。如果對(duì)方是素食者,還要問(wèn)清楚他吃不吃葷油烹調(diào)的食物。
酒水:如果時(shí)間充裕,可以適當(dāng)?shù)貋?lái)一點(diǎn)啤酒或紅酒,互相祝酒時(shí)可以說(shuō)“Cheers”,千萬(wàn)不要強(qiáng)迫他們干杯。啤酒可以點(diǎn)青島,飲料可以點(diǎn)可樂(lè)。
餐具:一般來(lái)過(guò)中國(guó)的客戶(hù)都會(huì)選擇用筷子,但不妨先詢(xún)問(wèn)他們需不需要刀叉。如果大家都選擇用筷子,最好能備一雙公筷和一只公勺,以方便取菜。
禮儀:不要對(duì)服務(wù)生吆五喝六,不要主動(dòng)給客戶(hù)夾菜,不要頻頻接手機(jī),不要發(fā)出太大的咀嚼聲音。
簡(jiǎn)餐:如果時(shí)間比較倉(cāng)促,而食堂條件尚可,也可以邀請(qǐng)客戶(hù)與自己一起在公司食堂用餐。進(jìn)餐期間不妨與客戶(hù)閑聊以拉近距離,建立感情。如果剛見(jiàn)面,可以問(wèn)對(duì)方旅途感受、是否有時(shí)差困難、第幾次來(lái)中國(guó)、都到過(guò)中國(guó)的哪些城市、對(duì)中國(guó)的印象如何、是否喜歡中國(guó)的食物、本國(guó)的天氣如何、打算在中國(guó)待多長(zhǎng)時(shí)間等。如果比較熟了,則可以聊聊業(yè)余愛(ài)好、體育、電影、家庭等無(wú)傷大雅的話(huà)題。比較忌諱詢(xún)問(wèn)對(duì)方的年齡和收入,忌批評(píng)對(duì)方國(guó)家的政治,如果對(duì)方較胖,忌拿胖人不健康做話(huà)題,忌一個(gè)人滔滔不絕、不理對(duì)方感受,忌只會(huì)點(diǎn)頭微笑,讓客戶(hù)一個(gè)人唱主角。
  
(八)送走客戶(hù)及掃尾工作

參觀(guān)結(jié)束后,可準(zhǔn)備一份小禮品送給客戶(hù),一般挑有中國(guó)特色的茶葉、絲綢、刺繡、工藝品等。可咨詢(xún)客戶(hù)是否可以拍照,包括人員合影、外商與你們公司/廠(chǎng)銘牌的合影等,這些資料以后很有用處。
如時(shí)間允許,也可根據(jù)客戶(hù)的意見(jiàn)適當(dāng)安排娛樂(lè)購(gòu)物等活動(dòng),有些客戶(hù)比較隨意,可以安排一些中國(guó)特色的活動(dòng),比如喝茶、看戲、參觀(guān)景點(diǎn)等等,也有客戶(hù)會(huì)提出去購(gòu)物,如電子產(chǎn)品、服裝等。
盡量親自再把客戶(hù)送到機(jī)場(chǎng),有些客戶(hù)不喜歡麻煩人,這樣送至酒店即可,在飛機(jī)起飛前應(yīng)給客戶(hù)打電話(huà)道別。
客戶(hù)走后寫(xiě)一封感謝函感謝,一是問(wèn)候、二是將本次訪(fǎng)問(wèn)雙方達(dá)成的共識(shí),或者會(huì)議記錄備忘錄發(fā)給客戶(hù),促成訂單盡快達(dá)成。

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