國(guó)外買(mǎi)家來(lái)訪(fǎng),你準(zhǔn)備好了嗎?
做外貿(mào)的朋友都知道,國(guó)外客戶(hù)如果提出需要到公司來(lái)參觀(guān)一下,一般訂單成交的幾率很大,所以大家都非常重視外國(guó)客戶(hù)的來(lái)訪(fǎng)。其實(shí)做接待也是很有技巧的,細(xì)節(jié)上多注意一些就可以給客人留下非常好的印象,為之后的合作多添一份成功的把握。接下來(lái),就讓我們一起準(zhǔn)備接待工作。
(一)確定來(lái)訪(fǎng)日期和行程安排
一般客戶(hù)在來(lái)訪(fǎng)前一個(gè)月或者幾個(gè)月,都會(huì)確認(rèn)大概到訪(fǎng)日期,我們需要先查好自己公司的日程安排,確定以下情形后再回復(fù)客戶(hù):
1.同一日期沒(méi)有其他客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)。
2.沒(méi)有已經(jīng)訂好機(jī)票的出差活動(dòng)。
3.老板和相關(guān)同事屆時(shí)也會(huì)在場(chǎng)。
若實(shí)在無(wú)法接待客戶(hù),也要委婉地拒絕:
1.實(shí)在抱歉,屆時(shí)我們會(huì)在美國(guó)參加一個(gè)展會(huì),但是某日之前和某日之后,我們都十分歡迎您的到來(lái)。
We are glad to know that you would like to visit us, unfortunately we will attend a show in USA from ×××to×××. However, we will be pleased to see you before ×××or after ×××.
2.實(shí)在抱歉,某日我們另有一個(gè)約會(huì),一月前就已定好,不太容易推掉,若您不介意的話(huà)改在前一或后一天來(lái)我們工廠(chǎng)可以嗎?
Unfortunately we will have another appointment on ××× which was set up one month ago, if there is any possibility for us to meet on ××× or ×××?
3.實(shí)在抱歉,我們的老板屆時(shí)會(huì)在外地出差,假如您不介意的話(huà),我將帶您參觀(guān)我們的工廠(chǎng),并就雙方合作進(jìn)行洽談(假如對(duì)方并沒(méi)有提出要求老板在場(chǎng)的要求,此話(huà)就不必說(shuō)了)。
I am afraid that my boss will be out of office by then, if you don`t mind, I will be pleased to show you around our factory and have further discussion on future business with you.
4.如果由自己發(fā)出邀請(qǐng),則一定要主動(dòng)說(shuō)明自己哪一段時(shí)間有空,以免對(duì)方選擇自己不在的日期來(lái)訪(fǎng)。
Dear Thomas,
As you mentioned before, you would like to visit us during Augus, please kindly note that I will be available from Aug×××to×××. If you can visit us by then, let me know without hesitation.
(二)協(xié)助辦理邀請(qǐng)函
一般客戶(hù)若是第一次來(lái)中國(guó),或者距離上次辦理的中國(guó)簽證已經(jīng)失效,都需要重新辦理簽證。通常情況下只要國(guó)內(nèi)供應(yīng)商提供一份邀請(qǐng)函,簽字蓋章后以傳真件或快遞原件的方式發(fā)送給對(duì)方即可。
偶遇賽事期間或兩國(guó)雙邊關(guān)系緊張時(shí)期,可能需要向?qū)Ψ教峁┙?jīng)外經(jīng)局或外事局蓋章批準(zhǔn)的正式邀請(qǐng)文件以便其辦理簽證。如尼日利亞地區(qū)邀請(qǐng)函的辦理外事局則要求提供公司之前與此外商貿(mào)易往來(lái)的一些單據(jù),建議辦理之前可請(qǐng)對(duì)方到當(dāng)?shù)氐闹袊?guó)使館和領(lǐng)事館了解清楚有關(guān)簽證手續(xù)的相關(guān)問(wèn)題。
以下邀請(qǐng)函模板供參考:
XXXXXCompany
Address:XXXXXXXXXXXX(邀請(qǐng)方)
Invitation Letter
Apr 20th, 2010
To whom it may concern:
We would like to inform you that _______ is our important customer in USA and it is necessary to have business dealings & meetings together on various marking & sales matters,herein we invite the following person to come to China:
Full Name:
Nationality:
Passport No:
The visit time is from ____ to _____ in China
We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.
Best regards
XXXXXX
Position(邀請(qǐng)方信息)
Company:
Signature
Stamp
(三)客戶(hù)信息評(píng)估
1、全面了解客戶(hù)情況,包括客戶(hù)的詳細(xì)聯(lián)系資料、公司背景、公司實(shí)力、經(jīng)營(yíng)狀況、經(jīng)營(yíng)范圍、客戶(hù)此次來(lái)訪(fǎng)的目的、主要對(duì)什么產(chǎn)品感興趣。還包括外商公司的股份結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、技術(shù)水平、近三年的資產(chǎn)負(fù)債數(shù)字等。
2、詳細(xì)了解外商談判代表的具體情況,包括年齡、學(xué)歷、愛(ài)好、身體健康狀況、他在外商公司中的位置、他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績(jī)、他對(duì)產(chǎn)品訂單的興奮點(diǎn)等等。
3、調(diào)查客戶(hù)公司性質(zhì):哪國(guó)人?公司在哪里?是零售還是批發(fā)?網(wǎng)站情況如何?主要從事哪些產(chǎn)品?區(qū)域市場(chǎng)在哪等等。
4、多了解客人宗教信仰、國(guó)家習(xí)俗、習(xí)慣和喜好、注意細(xì)節(jié),對(duì)自己所在城市文化以及景點(diǎn)也盡可能多了解,對(duì)本國(guó)文化當(dāng)然應(yīng)該多了解,客人問(wèn)及時(shí)至少也應(yīng)知道一點(diǎn)。
(四)路線(xiàn)安排及酒店預(yù)定
如果自己的公司是客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)的第一站,則要告訴對(duì)方離自己最近的國(guó)際機(jī)場(chǎng)在哪,如果國(guó)際航班所能飛到的機(jī)場(chǎng)離本市較遠(yuǎn),則可推薦對(duì)方先飛去與本市有對(duì)接航班的城市,再通過(guò)轉(zhuǎn)機(jī)來(lái)到本市,這樣客戶(hù)可以不必中途提取行李,也不必下飛機(jī)后再坐上幾個(gè)小時(shí)的轎車(chē),長(zhǎng)途勞頓。如對(duì)方到達(dá)地點(diǎn)距離我們公司的車(chē)程不超過(guò)3 個(gè)小時(shí),且在我們感覺(jué)該客戶(hù)比較重要的情況下,可以安排車(chē)輛接送客戶(hù)。
推算客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)和離開(kāi)的時(shí)間,可以主動(dòng)詢(xún)問(wèn)客戶(hù)是否需要幫他預(yù)訂酒店(第一次來(lái)訪(fǎng)的客戶(hù)我們不建議為他支付酒店費(fèi)用)。在此之前,公司一定要根據(jù)客戶(hù)能承受的價(jià)位(三星至五星都要有)、離公司的遠(yuǎn)近距離(當(dāng)然是以近為好)與不同酒店簽訂相關(guān)協(xié)議(主動(dòng)打電話(huà)到各酒店銷(xiāo)售部索要協(xié)議即可),然后在預(yù)訂酒店前需要向客戶(hù)了解以下細(xì)節(jié):
1、人數(shù)和房型
一般國(guó)外客戶(hù)不習(xí)慣多人住一間,即使為同性,他們也有可能選擇一人一間。至于房型,應(yīng)以King Size大床房為首選,其次才是雙人標(biāo)準(zhǔn)間(double bed)。
2、是否吸煙
一般四星級(jí)以上的酒店都會(huì)把樓層分為吸煙樓層和不吸煙樓層,因此,有必要問(wèn)清楚客戶(hù)是否吸煙(smoking floor and non-smoking floor)。
3、價(jià)位要求
告訴對(duì)方他們都有哪些價(jià)位的酒店可供選擇,并最好提供相應(yīng)的網(wǎng)址。
在與酒店預(yù)訂房間的過(guò)程中,除復(fù)述以上細(xì)節(jié)外,還需要注意以下幾點(diǎn):
——如果是電話(huà)預(yù)訂,一定要問(wèn)清楚對(duì)方的稱(chēng)呼,以便在對(duì)方漏訂時(shí)能查到責(zé)任人。
——告訴對(duì)方客戶(hù)可能到達(dá)的時(shí)間時(shí),應(yīng)比實(shí)際到達(dá)時(shí)間再延后兩小時(shí),以免因飛機(jī)晚點(diǎn)或堵車(chē)等原因遲到。
——要求對(duì)方提供避開(kāi)臨街的房間。
——如果與銷(xiāo)售經(jīng)理熟識(shí),甚至可以要求對(duì)方提供一個(gè)免費(fèi)果盤(pán),以示我們對(duì)其的重視。
由于客戶(hù)不了解各個(gè)環(huán)節(jié)所需的時(shí)間,所以我們不妨告訴他具體的行程安排,如:
尊敬的某某先生:
關(guān)于您某月某日的到訪(fǎng),我們做了如下安排:某日上午10點(diǎn),我們會(huì)開(kāi)車(chē)去機(jī)場(chǎng)接您,大約一小時(shí)可到達(dá)。我們已為您預(yù)訂了酒店,您稍事休息后,我們將在該酒店一樓用餐。用餐后(約12:30),我們將接您到我們公司(約三十分鐘),下午1點(diǎn)至4點(diǎn)間我們將帶您參觀(guān)我們的工廠(chǎng),并就合作事宜進(jìn)行洽談。之后我們可以帶您到附近著名的景點(diǎn)稍作觀(guān)賞,假如您覺(jué)得累的話(huà),我們也可以直接送您回酒店。第二天早上7點(diǎn),我們的司機(jī)會(huì)在酒店大堂門(mén)口等您,直接送您去機(jī)場(chǎng)趕 10點(diǎn)的飛機(jī)。您看這樣的安排可以嗎?
Dear×××,
About your visitation dated Aug ×××, we schedule as follows:
1.We will pick you up by car at 10:00 am at ×××airport.
2.By one hour drive, we will arrive at the hotel we booked for you, you can take your time to have a break. Then we will have a small lunch at the lobby of your hotel.
3.At 12:30 pm,we will drive you to our factory and arrive at 1:00 pm.
4.From 1:00 pm to 4:00 pm,we will show you around our factory, let you know all the details about us, discuss on possible business opportunities.
5.At 4:00 pm, we can show you somewhere near which is quite famous scenery here, or if you feel tired, we can drive you back to your hotel.
6.At 7:00 am in the second morning, our driver will wait for you at the lobby of your hotel, and drive you to the airport to take the flight of 10:00 am.
Hope this arrangement is to your satisfaction.
(五)準(zhǔn)備接待材料和工作
1、要求公司提前一至兩天對(duì)辦公室、展廳、車(chē)間、衛(wèi)生間、食堂、庭院等處做徹底的清掃,并在清掃結(jié)束后按照客戶(hù)參觀(guān)路線(xiàn)走一遍,確保沒(méi)有遺漏的死角。
2、參觀(guān)和談判可能用到的物品:數(shù)碼相機(jī)、預(yù)先準(zhǔn)備好的工廠(chǎng)產(chǎn)品視頻、產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹(包括常用的付款方式,生產(chǎn)周期等),產(chǎn)品目錄,易于攜帶的小樣品;色板、計(jì)算器、尺、筆記本、訂書(shū)機(jī)還有針對(duì)性的報(bào)價(jià)單。記得要在客人來(lái)之前回顧一下以前的來(lái)往郵件,作好基本的準(zhǔn)備;
3、公司大廳歡迎客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)的接待牌,讓客人感覺(jué)其受到重視。提前告訴前臺(tái)接待有XX公司客戶(hù)來(lái)訪(fǎng),若接待能記住來(lái)訪(fǎng)的客人名字就更好了。
4、會(huì)議室的安排,談判資料的預(yù)備,包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備,以及客戶(hù)相關(guān)需要展示的文件資料,暫時(shí)自己公司的實(shí)力資料等。企業(yè)演示文稿內(nèi)容要美觀(guān)詳盡,至少包括:
——企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、市場(chǎng)分析、往年的業(yè)績(jī)
——清晰的組織結(jié)構(gòu)圖
——客戶(hù)服務(wù)流程、企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、投訴渠道、處理流程
——研發(fā)隊(duì)伍的實(shí)力、歷史榮譽(yù)、樣品室的參觀(guān)、負(fù)責(zé)人的資歷介紹、榮譽(yù)證書(shū)、各種認(rèn)證。
5、準(zhǔn)備好咖啡茶及一些小食品糖果。
6、至少準(zhǔn)備好與外商談判的三個(gè)方案:最佳方案、折中方案和妥協(xié)方案;準(zhǔn)備好為達(dá)到上述三個(gè)方案的策略和手段。
注意:有時(shí)候需要打印接待通知,下發(fā)給相關(guān)部門(mén)或工廠(chǎng)!檢查分區(qū)標(biāo)志、設(shè)備操作規(guī)范等是否完整規(guī)范。
(六)工廠(chǎng)參觀(guān)
帶領(lǐng)客戶(hù)參觀(guān)一般分為三個(gè)部分:
第一部分:引領(lǐng)客戶(hù)在會(huì)客區(qū)坐下,如果這時(shí)有其他同事出現(xiàn),則互相做個(gè)介紹。詢(xún)問(wèn)客戶(hù)需要什么并提供飲品,以PPT幻燈片方式或手持公司說(shuō)明冊(cè)、相冊(cè)的方式向客戶(hù)做介紹,介紹內(nèi)容一定要包括公司產(chǎn)品所有的質(zhì)量認(rèn)證和以往的成功案例。
第二部分:帶領(lǐng)客戶(hù)參觀(guān)展廳和車(chē)間。參觀(guān)展廳時(shí)可以按種類(lèi)向客戶(hù)介紹自己的產(chǎn)品,也可以按出口國(guó)家來(lái)向?qū)Ψ浇榻B自己的產(chǎn)品,譬如說(shuō),這批產(chǎn)品是為德國(guó)客戶(hù)設(shè)計(jì)定制的。參觀(guān)車(chē)間時(shí),應(yīng)按流水線(xiàn)的正常流程,從初始加工設(shè)備一直介紹到包裝區(qū),如果現(xiàn)場(chǎng)有出口的在制品,也可以隨機(jī)告訴客戶(hù)這些產(chǎn)品銷(xiāo)往哪些國(guó)家。對(duì)客戶(hù)已有興趣的產(chǎn)品,則要著重介紹這一類(lèi)產(chǎn)品的加工設(shè)備以及在制品,證明這些產(chǎn)品確實(shí)由我們自己生產(chǎn),而非委外加工。
第三部分:再次帶領(lǐng)客戶(hù)回到會(huì)客區(qū)域,并就客戶(hù)感興趣的產(chǎn)品進(jìn)行進(jìn)一步交流。這時(shí)可以出示為他準(zhǔn)備的樣品,并按之前整理好的內(nèi)容清單逐項(xiàng)與客戶(hù)進(jìn)行討論,直到對(duì)方不再有任何疑問(wèn)為止。
(七)餐飲安排
餐廳選擇:如果雙方都在客戶(hù)下榻的酒店,不妨選擇酒店里的餐廳進(jìn)餐;如果是在工廠(chǎng),則可以找一家不太遠(yuǎn)的餐館,環(huán)境以整潔、干凈為要。千萬(wàn)不要選擇自己不熟悉的餐館進(jìn)餐,也不要選擇衛(wèi)生間很不干凈的餐館進(jìn)餐。
點(diǎn)菜:有些廠(chǎng)家為了表示對(duì)客戶(hù)的熱情,往往喜歡去海鮮館點(diǎn)鮑翅之類(lèi)昂貴的菜,其實(shí)客戶(hù)更為注重的是工廠(chǎng)的生產(chǎn)、加工實(shí)力,并不會(huì)因?yàn)橐活D飯的好壞而改變看法。所以菜式不必過(guò)于繁復(fù),尤其是午餐,很多歐洲客戶(hù)不習(xí)慣中飯時(shí)間吃太多,所以不要點(diǎn)太多,分量以夠吃為宜,鋪張浪費(fèi)反而招客戶(hù)反感。先了解對(duì)方是否有忌口的食物,為保險(xiǎn)起見(jiàn),多點(diǎn)些清淡的食物,如清蒸魚(yú)、西蘭花、杭椒牛柳等,而一些如臭豆腐煲、鴨頭、魚(yú)頭、泡酒活蝦、狗肉、鴿子肉之類(lèi)的菜最好少點(diǎn),因?yàn)楹芏嗤馍膛鹿治丁⒉荒芤?jiàn)殺生,也不吃一些他們視為寵物的動(dòng)物的肉。如果對(duì)方是素食者,還要問(wèn)清楚他吃不吃葷油烹調(diào)的食物。
酒水:如果時(shí)間充裕,可以適當(dāng)?shù)貋?lái)一點(diǎn)啤酒或紅酒,互相祝酒時(shí)可以說(shuō)“Cheers”,千萬(wàn)不要強(qiáng)迫他們干杯。啤酒可以點(diǎn)“青島”,飲料可以點(diǎn)“可樂(lè)”。
餐具:一般來(lái)過(guò)中國(guó)的客戶(hù)都會(huì)選擇用筷子,但不妨先詢(xún)問(wèn)他們需不需要刀叉。如果大家都選擇用筷子,最好能備一雙公筷和一只公勺,以方便取菜。
禮儀:不要對(duì)服務(wù)生吆五喝六,不要主動(dòng)給客戶(hù)夾菜,不要頻頻接手機(jī),不要發(fā)出太大的咀嚼聲音。
簡(jiǎn)餐:如果時(shí)間比較倉(cāng)促,而食堂條件尚可,也可以邀請(qǐng)客戶(hù)與自己一起在公司食堂用餐。進(jìn)餐期間不妨與客戶(hù)閑聊以拉近距離,建立感情。如果剛見(jiàn)面,可以問(wèn)對(duì)方旅途感受、是否有時(shí)差困難、第幾次來(lái)中國(guó)、都到過(guò)中國(guó)的哪些城市、對(duì)中國(guó)的印象如何、是否喜歡中國(guó)的食物、本國(guó)的天氣如何、打算在中國(guó)待多長(zhǎng)時(shí)間等。如果比較熟了,則可以聊聊業(yè)余愛(ài)好、體育、電影、家庭等無(wú)傷大雅的話(huà)題。比較忌諱詢(xún)問(wèn)對(duì)方的年齡和收入,忌批評(píng)對(duì)方國(guó)家的政治,如果對(duì)方較胖,忌拿胖人不健康做話(huà)題,忌一個(gè)人滔滔不絕、不理對(duì)方感受,忌只會(huì)點(diǎn)頭微笑,讓客戶(hù)一個(gè)人唱主角。
(八)送走客戶(hù)及掃尾工作
參觀(guān)結(jié)束后,可準(zhǔn)備一份小禮品送給客戶(hù),一般挑有中國(guó)特色的茶葉、絲綢、刺繡、工藝品等。可咨詢(xún)客戶(hù)是否可以拍照,包括人員合影、外商與你們公司/廠(chǎng)銘牌的合影等,這些資料以后很有用處。
如時(shí)間允許,也可根據(jù)客戶(hù)的意見(jiàn)適當(dāng)安排娛樂(lè)購(gòu)物等活動(dòng),有些客戶(hù)比較隨意,可以安排一些中國(guó)特色的活動(dòng),比如喝茶、看戲、參觀(guān)景點(diǎn)等等,也有客戶(hù)會(huì)提出去購(gòu)物,如電子產(chǎn)品、服裝等。
盡量親自再把客戶(hù)送到機(jī)場(chǎng),有些客戶(hù)不喜歡麻煩人,這樣送至酒店即可,在飛機(jī)起飛前應(yīng)給客戶(hù)打電話(huà)道別。
客戶(hù)走后寫(xiě)一封感謝函感謝,一是問(wèn)候、二是將本次訪(fǎng)問(wèn)雙方達(dá)成的共識(shí),或者會(huì)議記錄備忘錄發(fā)給客戶(hù),促成訂單盡快達(dá)成。