如何做到「會(huì)議的時(shí)間管理」，下列幾點(diǎn)可以做為思考的依據(jù)：

　　第一，會(huì)議時(shí)間下午比上午適當(dāng)。原因是，上午是黃金時(shí)段，需要做比較思考周密的工作。會(huì)議本來(lái)就是一種低效率的管理行為，所以，千萬(wàn)不要將高效率時(shí)段用來(lái)做低效率結(jié)果的事，是一種極大的浪費(fèi)。每周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，最不適合開(kāi)會(huì)或做任何決定。最好也不要用來(lái)開(kāi)會(huì)，避免「議而不決、決而不行」。

　　第二，會(huì)議時(shí)間以六十至九十分鐘最恰當(dāng)。重要會(huì)議不要超過(guò)九十分鐘；一般會(huì)議六十分鐘就一定結(jié)束。

　　第三，采用分點(diǎn)而非整點(diǎn)開(kāi)會(huì)。時(shí)間有遞延效果，例如，早上九點(diǎn)開(kāi)會(huì)開(kāi)到十二點(diǎn)；十點(diǎn)開(kāi)也會(huì)開(kāi)到十二點(diǎn)；十一點(diǎn)也會(huì)到十二點(diǎn)結(jié)束；因此，我們?nèi)裟茉诰劈c(diǎn)四十五分開(kāi)到十一點(diǎn)；或在下午三點(diǎn)半到四點(diǎn)半，那會(huì)前、會(huì)后就有更多時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備和溝通。

　　第四，會(huì)議場(chǎng)所主席要背對(duì)大門(mén)。與會(huì)者面對(duì)大門(mén)，會(huì)使遲到的人心生恐懼而減少遲到。遲到的人永遠(yuǎn)有遲到的習(xí)慣，不是為了特定的原因。如果能避免遲到，會(huì)議避免常常中斷，也可以節(jié)省時(shí)間。

　　第五，會(huì)議的人數(shù)愈少愈好。不要因?yàn)檫@件事只有一點(diǎn)點(diǎn)相關(guān)，就找一個(gè)人來(lái)開(kāi)會(huì)。只要會(huì)后把結(jié)果告訴這個(gè)單位或這個(gè)人就很好了。

　　第六，盡可能采用電話會(huì)議或圖文電視會(huì)議。現(xiàn)時(shí)許多的事業(yè)體都會(huì)有辦公室以外的人參加會(huì)議，外地及跨國(guó)的差旅費(fèi)異常昂貴，如果說(shuō)用視訊會(huì)議系統(tǒng)，可以減少非常多費(fèi)用。

　　第七，主席需經(jīng)過(guò)議事議程訓(xùn)練。許多主席本身就不知道如何主持會(huì)議，主席所負(fù)責(zé)的是確保議事議程順利進(jìn)行，以及時(shí)間控制得當(dāng)，而不是要來(lái)訓(xùn)話或是做裁判的。否則何必開(kāi)會(huì)，只要主席指示就免得浪費(fèi)大家的時(shí)間了。

　　第八，會(huì)議避免例行性。參與會(huì)議的人會(huì)有個(gè)習(xí)慣，如果每周三開(kāi)會(huì)，則待議的事都會(huì)到周二才會(huì)進(jìn)行協(xié)調(diào)或準(zhǔn)備。會(huì)議如果每周一次，可以規(guī)定每周二或四下午?！富颉惯@個(gè)規(guī)定有彈性，就由「例行性」變成「經(jīng)常性」，在管理上就更符合時(shí)間控制的要求。

　　第九，會(huì)議室不可太過(guò)舒適。安逸的環(huán)境延緩會(huì)議的進(jìn)行；尤其不可的是有電話，茶點(diǎn)，或有扶手靠背的沙發(fā)，這樣像是來(lái)養(yǎng)老的，不像來(lái)解決問(wèn)題的。會(huì)議中不可有任何干擾，包括送資料、茶水或接電話都是禁忌。

　　第十，會(huì)后紀(jì)錄應(yīng)于72小時(shí)內(nèi)送交與會(huì)人員跟催。會(huì)議紀(jì)錄需經(jīng)與會(huì)人員簽字，及主席認(rèn)定內(nèi)文無(wú)誤之后再傳交與會(huì)人員。每件跟催事項(xiàng)都要有窗口及時(shí)限。因?yàn)?，「時(shí)限」代表「實(shí)現(xiàn)」。

　　第十一，會(huì)議資料及設(shè)備需先妥備。常聽(tīng)見(jiàn)有的人走到樓梯口都還在問(wèn)：今天開(kāi)什么會(huì)？議程中也最好寫(xiě)清楚，主席報(bào)告幾分鐘，每項(xiàng)議題討論的時(shí)間。這在標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)際會(huì)議里都會(huì)有，而一般的會(huì)議大都很馬虎了。

　　簡(jiǎn)單的說(shuō)，會(huì)議并不是很好的管理方式，更是時(shí)間管理和辦公室效率的一大殺手，如果能不開(kāi)就不開(kāi)，非開(kāi)不可就要減少人減少時(shí)間。未來(lái)，移動(dòng)辦公室大行其道，會(huì)議都將在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行實(shí)時(shí)會(huì)議了。