2014年03月18日 11:06 發(fā)表于《企業(yè)觀察報》

           對于一個企業(yè)來說，采購問題將最直接、最明顯地反映到成本、質(zhì)量上，同時也是“潛規(guī)則”最密集的領(lǐng)域之一。

           成立于2008年的YJ光電，是一家主要為智能手機(jī)生產(chǎn)觸摸屏的服務(wù)商，2013年銷售額為15億元人民幣。按行業(yè)采購成本占銷售額的65%計算，YJ光電年采購金額達(dá)9.75億元，若年工作日250天，日采購額則達(dá)390余萬元。數(shù)額如此龐大的采購額如何保證其采購廉潔性?這成為YJ光電面臨的一個難題。在企業(yè)采購過程中，灰色采購如一個 “黑洞”，源源不斷地吞噬著企業(yè)的利益，影響著采購的成本和質(zhì)量。然而，要對采購人員的廉潔度進(jìn)行管理，企業(yè)是靠人治還是法治?這非白即黑的選擇解決不了實(shí)質(zhì)問題。YJ光電通過流程設(shè)計、制度約束、電子技術(shù)應(yīng)用、選人用人、道德培訓(xùn)等方式打造了一個陽光透明的采購組織，杜絕了采購的“黑洞”。

　　    獎懲并用的用人機(jī)制

　　采購是一項要求很高的工作，一般來說，采購人員必須具備較高的分析能力、預(yù)測能力、表達(dá)能力和專業(yè)知識水平。而為了杜絕采購“黑洞”，采購人員除了要有上述能力，面對種種誘惑，更要有把持能力。

　　為了挑選和培養(yǎng)合格的采購人員，YJ光電在招聘、選擇、管理采購崗位人員時有一套完善的機(jī)制。首先，招聘時運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)的性格測評技術(shù)，保證應(yīng)聘人員的價值觀與崗位需求具有一定的匹配性;其次，新入職人員需要和YJ光電簽訂《廉潔協(xié)議承諾書》，以提高采購員的自律意識;再次，每月，法務(wù)部會對采購人員進(jìn)行法律講座，讓其明白犯錯的成本，進(jìn)而對他們形成威懾;最后，YJ光電每半年對部門人員進(jìn)行輪崗，每位采購員負(fù)責(zé)跟蹤的供應(yīng)商也會進(jìn)行調(diào)換。這種輪崗和調(diào)換方式不僅提高了員工的可替代程度，更規(guī)避了供應(yīng)商從采購員身上挖掘空間的機(jī)會。

　　企業(yè)采購人員每天要面對各種供貨商，有些供貨商總會想方設(shè)法以金錢或其它方式來誘惑采購人員，以達(dá)到其銷售目的。在這種情況下，采購人員若無法把持，就很有可能在不自覺中掉入供貨商的陷阱而不能自拔，進(jìn)而任由供貨商擺布。在頻繁的采購舞弊案中，90%以上的采購員是由于供應(yīng)商的利益誘導(dǎo)而釀成終生的大錯。

　　YJ光電在與供應(yīng)商的合同中，關(guān)于此問題有嚴(yán)格的規(guī)定并附有苛刻的懲罰性條款，如合同中有這樣的規(guī)定：若有反映供應(yīng)商有徇私舞弊行為，供應(yīng)商有協(xié)助調(diào)查的義務(wù);若有證據(jù)表明供應(yīng)商與公司員工有徇私舞弊行為事實(shí)，將移交當(dāng)?shù)胤ㄔ禾幚?，并對供?yīng)商處以不低于行賄金額50倍的罰款。

　　對于企業(yè)來說，只用懲罰措施來杜絕采購“黑洞”是不夠的，還需要一定的獎勵措施。面臨同一企業(yè)內(nèi)銷售人員拿高提成的現(xiàn)狀，采購人員相對固定的工資水平就顯得不太適宜。YJ光電通過對采購部建立KPI考核和項目激勵制度，有效緩解了這一矛盾。一方面按KPI的達(dá)標(biāo)水平與績效工資捆綁;另一方面，對由采購部發(fā)起的優(yōu)化項目所創(chuàng)造的效益實(shí)行高比例利益分配，從而保證了采購人員的高度積極性。比如：采購部與供應(yīng)商共同開發(fā)一個改善包裝或運(yùn)輸方式的項目，新項目實(shí)施后，對成本環(huán)比降低幅度按40%比例分配給項目小組作為獎勵。

　　分階段“陽光”采購

　　傳統(tǒng)采購流程往往采用“一條龍”模式：采購員對市場調(diào)查、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、 訂貨履約、結(jié)算付款申請、供應(yīng)商對賬等環(huán)節(jié)包攬到底。這種模式的弊病在于不但讓采購人員把大量的時間花費(fèi)在內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)上面，因而往往無暇顧及采購工作本身，同時又給供應(yīng)商腐蝕采購人員留下巨大空間。

　　為了規(guī)避 “一條龍”模式的弊病，YJ光電將采購流程進(jìn)行了精細(xì)分工，分為供應(yīng)商開發(fā)認(rèn)證、供應(yīng)商評估、采購訂單跟催三個階段。供應(yīng)商認(rèn)證即對供應(yīng)商初期的開發(fā)和資質(zhì)進(jìn)行證實(shí);供應(yīng)商評估即專業(yè)團(tuán)隊對供應(yīng)商能力進(jìn)行系統(tǒng)評估，包括品質(zhì)、生產(chǎn)、交付、服務(wù)、環(huán)保等;訂單跟催負(fù)責(zé)日常訂單的下單、跟單、異常問題的處理。

　　采購流程的精細(xì)分工既能提高工作效率，又能節(jié)省工作成本，還要防范職務(wù)腐敗，可謂一舉多得。

　　但這種分階段模式適用于YJ光電這種有一定規(guī)模的企業(yè)，如果企業(yè)規(guī)模不夠大，則分工后的崗位工作量不夠飽和，就需考慮到人工成本，但即使是小企業(yè)至少也應(yīng)該將采購流程分為“采”和“購”兩個階段，否則就是為采購員創(chuàng)造了“尋租”的溫床。

　　為了規(guī)避流程中發(fā)生的徇私舞弊行為，YJ光電建立了嚴(yán)謹(jǐn)有效的監(jiān)督機(jī)制。YJ光電設(shè)置了一個紀(jì)律監(jiān)察部門，這個部門在組織架構(gòu)上直屬于董事會，這就保證了其獨(dú)立性及監(jiān)督權(quán)力的發(fā)揮;其次，YJ光電在硬件上有投入成本，為監(jiān)察部門對采購活動信息流的監(jiān)督提供了保證，使得YJ光電采購活動處于高度透明狀態(tài);最后，監(jiān)察部門不僅從事一些案頭工作，而且還不斷實(shí)地走訪關(guān)鍵的供應(yīng)商，通過這種方式，不但了解了雙方的合作情況，還建立了與供應(yīng)商溝通的多渠道。以上三點(diǎn)保證了監(jiān)察部門的有效運(yùn)作。

　　此外，為了使采購流程更透明，YJ光電還應(yīng)用了電子信息技術(shù)。打開YJ光電的企業(yè)官網(wǎng)，SCM平臺欄目下特別設(shè)置了供應(yīng)商招投標(biāo)系統(tǒng)。電子招投標(biāo)的使用，不但使YJ光電降低了采購成本，更提高了采購過程的公平、公正與公開程度。供應(yīng)商招投標(biāo)系統(tǒng)的左側(cè)還設(shè)置了陽光采購監(jiān)督熱線及與供應(yīng)商溝通互動的多種渠道，以避免在招投標(biāo)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)因把關(guān)不嚴(yán)而存在貓膩的現(xiàn)象。

　　面對采購的“黑洞”，很多企業(yè)認(rèn)為這是話題中的“雷區(qū)”，也許正是這種模棱兩可的態(tài)度讓采購員鋌而走險，讓供應(yīng)商有空子可鉆。YJ光電通過對問題的正視，建立完善的預(yù)防和監(jiān)控體制，塑造供應(yīng)商、公司自身、采購人員的多方信任業(yè)務(wù)環(huán)境，在有效避免灰色采購現(xiàn)象的同時，降低了采購成本，提高了采購效率。