大型企業(yè)的信息化建設(shè)通常會(huì)建立項(xiàng)目的項(xiàng)目管理辦公室（Project Management Office，簡(jiǎn)稱(chēng)PMO),有時(shí)也可能稱(chēng)為項(xiàng)目群管理辦公室、項(xiàng)目管理中心或者項(xiàng)目管理部，是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過(guò)程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)在組織內(nèi)各機(jī)能間，為推動(dòng)專(zhuān)案前進(jìn)產(chǎn)生各種工作資源沖突時(shí)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)整合的機(jī)能，所以是為了提高組織管理成熟度的核心部門(mén)，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識(shí)體系，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，為組織量身定制項(xiàng)目管理流程、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、對(duì)項(xiàng)目提供顧問(wèn)式指導(dǎo)、開(kāi)展多項(xiàng)目管理等，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹和執(zhí)行。

1.       什么是PMO輔導(dǎo)性工作

   PMO輔導(dǎo)性工作是指對(duì)以業(yè)主方企業(yè)成員（本文用業(yè)主指稱(chēng)）開(kāi)展的建設(shè)過(guò)程和成果進(jìn)行輔導(dǎo)性的溝通活動(dòng)安排，輔導(dǎo)性工作主要由PMO專(zhuān)家顧問(wèn)為業(yè)主提供，包括以下內(nèi)容：

• 方法體系和模板的宣貫和解讀，PMO制定包括需求管理、技術(shù)管理和項(xiàng)目管理的規(guī)范、流程、文檔模板和檢查機(jī)制，并且伴隨規(guī)范制定過(guò)程和試行頒布進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)移活動(dòng)，另外，PMO日常通過(guò)與項(xiàng)目組的面對(duì)面溝通工作，有效地消除了各項(xiàng)目組在執(zhí)行各項(xiàng)PMO管理制度過(guò)程中的疑惑；
• 建設(shè)成果的檢查、閱讀和指導(dǎo)，PMO針對(duì)業(yè)主方企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃所映射的需求，依據(jù)IT規(guī)劃和PMO制度要求，對(duì)各項(xiàng)目的建設(shè)階段性成果進(jìn)行常態(tài)化的收集、檢查和閱讀，提出針對(duì)性的建議，給出相應(yīng)的意見(jiàn)、措施方案或方向建議；
• 評(píng)審活動(dòng)的準(zhǔn)備和補(bǔ)充，信息化建設(shè)項(xiàng)目成果的認(rèn)定都要根據(jù)有關(guān)制度安排通過(guò)正式的評(píng)審活動(dòng)來(lái)進(jìn)行，正式評(píng)審是通過(guò)開(kāi)評(píng)審會(huì)的方式 , 將涉及到的人員集合在一起 , 通過(guò)評(píng)審員對(duì)成果進(jìn)行正規(guī)的會(huì)議評(píng)審。很多時(shí)候 , 因?yàn)槌晒婕暗膬?nèi)容太多, 正式的評(píng)審會(huì)議中不可能將每一個(gè)細(xì)節(jié)都涉及到 , 評(píng)審員也有一個(gè)理解的過(guò)程 , 在短短的會(huì)議中不可能發(fā)現(xiàn)太多問(wèn)題。因此, 需要正式的評(píng)審活動(dòng)需要與非正式的輔導(dǎo)性工作相結(jié)合；
• 針對(duì)問(wèn)題的顧問(wèn)性意見(jiàn)和建議，針對(duì)業(yè)主難以解決或者定奪而主動(dòng)提請(qǐng)的一些咨詢(xún)性具體問(wèn)題，顧問(wèn)提供行業(yè)最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和咨詢(xún)方法工具，提供解決問(wèn)題的候選方案和可行路徑，并且結(jié)合業(yè)主的實(shí)際情況對(duì)于各種方案的分析和比較，協(xié)助業(yè)主做出合適的決策。

2.       為什么PMO需要開(kāi)展輔導(dǎo)性工作

  在PMO的工作職責(zé)中，輔導(dǎo)性工作是制度性、管理性工作不可或缺的補(bǔ)充，這一方面由于信息化建設(shè)工作的高知識(shí)含量性質(zhì)決定的，PMO的實(shí)施過(guò)程也是一個(gè)知識(shí)建構(gòu)和轉(zhuǎn)移的過(guò)程；另外一方面，開(kāi)展輔導(dǎo)性工作也是PMO能有效履職的必要補(bǔ)充，其必要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

   一是，PMO的貫徹實(shí)施需要得到各建設(shè)團(tuán)隊(duì)的高度理解和接受，PMO相關(guān)制度囊括了項(xiàng)目、需求、架構(gòu)多個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，從業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、組織流程、技術(shù)環(huán)境的選型和安排都有涉及，由于知識(shí)含量巨大所以可能在推行的過(guò)程中由于項(xiàng)目組的知識(shí)局限性造成理解上的困難，這個(gè)時(shí)候就需要提供有效的輔導(dǎo)性工作來(lái)配合PMO制度的執(zhí)行；

   二是，有效彌補(bǔ)評(píng)審活動(dòng)的局限性，由于時(shí)間的局限性，評(píng)審活動(dòng)不能深入到具體的細(xì)節(jié)，因此作為評(píng)審活動(dòng)前后的有效補(bǔ)充，通過(guò)輔導(dǎo)性工作讓很多問(wèn)題盡量消除在評(píng)審活動(dòng)之前，避免評(píng)審活動(dòng)由于成果質(zhì)量過(guò)于低下而失去權(quán)威性和時(shí)效性，大量的輔導(dǎo)性工作對(duì)于幫助項(xiàng)目組明確目標(biāo)和建設(shè)要求，提升成果的有效性和質(zhì)量都是必須的；

  三是，輔導(dǎo)性工作能幫助PMO和業(yè)主建立更好的工作關(guān)系，PMO的主要職責(zé)定位是建設(shè)過(guò)程管控和成果質(zhì)量監(jiān)理，而通過(guò)輔導(dǎo)性工作來(lái)補(bǔ)充其管控性工作，以解決問(wèn)題為導(dǎo)向與各項(xiàng)目組構(gòu)建更加良好的分工協(xié)助關(guān)系，形成良好的合作氛圍，輔導(dǎo)性工作發(fā)揮了高價(jià)值的潤(rùn)滑和融合作用。

3.       PMO評(píng)審工作和輔導(dǎo)性工作的關(guān)系

在實(shí)際的信息化項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中 , 各項(xiàng)目的需求工作階段往往是由少部分需求分析人員與用戶(hù)溝通需求 , 然后根據(jù)自己的理解輸出需求說(shuō)明文檔，接下來(lái)的項(xiàng)目計(jì)劃、軟件設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試等各個(gè)環(huán)節(jié)都以此為基準(zhǔn)。需求在項(xiàng)目建設(shè)傳遞過(guò)程中往往存在很大偏差。需求分析過(guò)程輸出的需求文檔, 到設(shè)計(jì)人員、編碼人員、測(cè)試人員那里往往又會(huì)有不同的理解。因此 , 軟件需求分析說(shuō)明書(shū)的正確性必須得到徹底的驗(yàn)證 , 利益相關(guān)方必須徹底理解需求 , 并達(dá)成一致。要達(dá)成這一目標(biāo)、降低風(fēng)險(xiǎn) ,在項(xiàng)目階段性里程碑設(shè)置評(píng)審活動(dòng)是一個(gè)行之有效的方法。

• PMO評(píng)審工作是對(duì)建設(shè)成果的正式認(rèn)定：項(xiàng)目參與各方對(duì)于成果的充分溝通是非常有必要的，通過(guò)PMO評(píng)審把建設(shè)過(guò)程的里程碑成果通過(guò)充分溝通達(dá)成共識(shí)、建立基線，可以讓相關(guān)人員充分了解成果從而有效驗(yàn)證成果，而通過(guò)項(xiàng)目參與各方相互之間的成果介紹、討論、解讀，澄清一些模糊的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步理解成果的含義,PMO評(píng)審不但是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中一個(gè)重要的質(zhì)量控制機(jī)制，而且也是一個(gè)重要而有效的溝通方式。
• PMO輔導(dǎo)性工作是對(duì)評(píng)審活動(dòng)的有效補(bǔ)充：PMO輔導(dǎo)性工作的作用和目的主要是希望盡早發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題，盡早幫助項(xiàng)目組糾正缺陷，控制糾正成本的滾雪球效應(yīng)，項(xiàng)目組在本階段造成的錯(cuò)誤如果能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)，或者在后面越早的階段發(fā)現(xiàn)，就能夠及早發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)做好防范的對(duì)策，做到未雨綢繆。所以，輔導(dǎo)性工作不僅是為了發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，更是為了有效跟蹤及改正，還應(yīng)當(dāng)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行記錄，特別是需要對(duì)問(wèn)題的真實(shí)性進(jìn)行確認(rèn)，剔除可能是誤解、似是而非或不必關(guān)心和采納的問(wèn)題信息。

  原則上，PMO評(píng)審活動(dòng)的是成果認(rèn)定的重要工作安排，而輔導(dǎo)性工作是對(duì)PMO評(píng)審活動(dòng)的有力支撐和有效補(bǔ)充，通過(guò)輔導(dǎo)性工作突破和彌補(bǔ)評(píng)審活動(dòng)所受到的時(shí)間等客觀局限性，讓業(yè)主對(duì)于成果質(zhì)量的管控能更加有效。

4.       PMO輔導(dǎo)性工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

     靖笙結(jié)合自身在業(yè)界的咨詢(xún)工作總結(jié)出以下經(jīng)驗(yàn)。

• 維護(hù)業(yè)主利益定位：PMO開(kāi)展輔導(dǎo)性工作最根本的目的是維護(hù)業(yè)主在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的正當(dāng)利益，就是確保建設(shè)過(guò)程和成果是符合業(yè)主的目標(biāo)和質(zhì)量要求的，因此，輔導(dǎo)性工作不是發(fā)散性的腦力風(fēng)暴和不切實(shí)際的坐而論道，更不是無(wú)意義的空洞說(shuō)教，每一項(xiàng)輔導(dǎo)性的工作安排不能脫離PMO自身的職責(zé)，也不能脫離圍繞維護(hù)業(yè)主利益和解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的動(dòng)機(jī)，這是安排輔導(dǎo)性工作必須的前提條件；
• 解決問(wèn)題顧問(wèn)服務(wù)：PMO開(kāi)展輔導(dǎo)性工作本質(zhì)上是一個(gè)面向問(wèn)題解決的顧問(wèn)性工作，目的通過(guò)這樣的服務(wù)幫助業(yè)主解決問(wèn)題，提高建設(shè)工作的過(guò)程效率和成果質(zhì)量，而輔導(dǎo)性工作的本身不能代替業(yè)主決策職責(zé)和決策機(jī)制，因此輔導(dǎo)雙方都要明確這個(gè)角色定位。業(yè)主不能過(guò)分依賴(lài)顧問(wèn)的輔導(dǎo)而弱化主體責(zé)任，顧問(wèn)不能越俎代庖替業(yè)主做決定和安排，業(yè)主才是建設(shè)工作的主體責(zé)任人，指導(dǎo)性的意見(jiàn)和建議不能代替他們的決策。具體以針對(duì)需求的輔導(dǎo)性工作為例，PMO對(duì)于已經(jīng)在形成的需求成果，以提升質(zhì)量為目的，從內(nèi)容的完整性，形式的可讀性，結(jié)構(gòu)的一致性等方面客觀指出存在的問(wèn)題，并督促業(yè)主解決存在的遺漏和問(wèn)題；而對(duì)于還沒(méi)提出的需求，可以給一些啟發(fā)性的思路建議反饋給業(yè)主，但同時(shí)也明確要求業(yè)主在下次提交的需求文檔中有所體現(xiàn)，通過(guò)這樣的對(duì)需求文檔內(nèi)容的反復(fù)輔導(dǎo)的過(guò)程，PMO幫助業(yè)主逐步明確目標(biāo)、厘清思路、一致結(jié)構(gòu)、查缺補(bǔ)漏、清晰表達(dá)、提高質(zhì)量，逐步形成高質(zhì)量的需求成果基線；
• 遵循建構(gòu)性思想：當(dāng)今的信息化建設(shè)項(xiàng)目屬于企業(yè)級(jí)組織變革戰(zhàn)略實(shí)施過(guò)程中不可或缺的內(nèi)容，涉及到企業(yè)方方面面的能力建設(shè)和資源重組，也會(huì)觸動(dòng)很多固有的既得利益，所以信息化建設(shè)過(guò)程不應(yīng)該只在一個(gè)封閉的技術(shù)黑房子里面進(jìn)行，而應(yīng)該由更廣泛的各層級(jí)各業(yè)務(wù)各領(lǐng)域的相關(guān)方參與建構(gòu)和相互學(xué)習(xí)、碰撞思想的過(guò)程。當(dāng)代建構(gòu)主義思想認(rèn)為，知識(shí)是在社會(huì)化協(xié)商中形成的，這個(gè)觀點(diǎn)運(yùn)用在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，我們?cè)陧?xiàng)目建設(shè)過(guò)程中不但要完成既定目標(biāo)交付工作成果，也通過(guò)企業(yè)級(jí)協(xié)商積累了過(guò)程資產(chǎn)而充實(shí)企業(yè)知識(shí)庫(kù)，每個(gè)項(xiàng)目參與者都擁有自己的觀點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，在建設(shè)過(guò)程中貢獻(xiàn)出自己的觀點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，得到組織性認(rèn)同和實(shí)踐檢驗(yàn)后成為企業(yè)知識(shí)庫(kù)的一部分，因此，顧問(wèn)應(yīng)該推動(dòng)這樣的企業(yè)知識(shí)的建構(gòu)性工作，與人魚(yú)不如與人漁，輔導(dǎo)性工作應(yīng)該是一個(gè)引導(dǎo)式的過(guò)程，顧問(wèn)應(yīng)該引導(dǎo)業(yè)主完善自己的觀點(diǎn)，形成自己的解決方案，從而在解決具體問(wèn)題的過(guò)程中建構(gòu)自己的知識(shí)和能力；
• 推進(jìn)共識(shí)性溝通：輔導(dǎo)性工作是一個(gè)開(kāi)放性、建構(gòu)性、基線化的溝通工作。俗話說(shuō) , 當(dāng)局者迷，旁觀者清， 經(jīng)驗(yàn)再豐富的人也可能犯錯(cuò)，所謂智者千慮、必有一失 , 這是永遠(yuǎn)不變的客觀規(guī)律。顧問(wèn)在輔導(dǎo)性工作中，一方面要推動(dòng)業(yè)主項(xiàng)目各方針對(duì)問(wèn)題開(kāi)展更加開(kāi)放和建構(gòu)性的溝通，求大同存小異，從大局出發(fā)建立共識(shí)，通過(guò)共識(shí)來(lái)有效解決問(wèn)題、化解矛盾和降低風(fēng)險(xiǎn)，讓建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)決策都能在民主的氛圍中達(dá)成共識(shí)。另外一方面，就是重視共識(shí)的集中基線化工作，明確要求項(xiàng)目組對(duì)于達(dá)成共識(shí)的決策要集中體現(xiàn)在各項(xiàng)建設(shè)成果文檔中，大到提交階段評(píng)審活動(dòng)的里程碑成果，小到各類(lèi)型的會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等過(guò)程成果，避免由于口說(shuō)無(wú)憑而造成的理解不一致和分歧導(dǎo)致后續(xù)工作的反復(fù)和脫節(jié)。
• 堅(jiān)持契約式執(zhí)行：成功的輔導(dǎo)性工作會(huì)自然地產(chǎn)生很多需要項(xiàng)目組執(zhí)行的后續(xù)工作跟進(jìn)的事項(xiàng)，因此對(duì)于相同主題的輔導(dǎo)性工作要多次反復(fù)的，項(xiàng)目組和PMO對(duì)于事項(xiàng)的落實(shí)形成非正式的契約執(zhí)行過(guò)程，具體就是在輔導(dǎo)性工作中PM顧問(wèn)提出針對(duì)性的意見(jiàn)和建議，從中包括了一些按照PMO制度和明確提出的質(zhì)量改進(jìn)要求，業(yè)主對(duì)于這些對(duì)其工作過(guò)程和成果的改進(jìn)意見(jiàn)和建議要給出反饋，雙方在反饋的基礎(chǔ)上進(jìn)一步協(xié)商而形成對(duì)問(wèn)題和解決方案的共識(shí)，基于這個(gè)共識(shí)形成改進(jìn)契約，業(yè)主要安排專(zhuān)門(mén)的資源根據(jù)這些改進(jìn)契約開(kāi)展后續(xù)工作，PMO也要安排持續(xù)的跟蹤和檢查，并且根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)和程度有可能安排在風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題管理流程中加以跟蹤管理和披露。

5.       小結(jié)

      PMO開(kāi)展輔導(dǎo)性工作作為管控工作的有效補(bǔ)充，在凸顯PMO工作價(jià)值，提高PMO工作效率和效果方面發(fā)揮了重要的作用，也客觀上有效推動(dòng)了業(yè)主自身的知識(shí)和能力建構(gòu)。