企業(yè)管理中的工作流程是企業(yè)組織內(nèi)部及企業(yè)不同組織之間的工作程序,按不同工作涉及的范圍不同,可以分為不同的層面。最基本層面的工作流程是一個(gè)崗位執(zhí)行其職責(zé)的操作程序,如客戶檔案管理員應(yīng)完成從銷售部門獲得客戶的名單及基本信息、采集客戶其他信用信息和資料、進(jìn)行基本信息的整理和錄入等操作。其次是同一個(gè)部門不同崗位的工作程序,如客戶檔案管理員和信用分析員、外勤聯(lián)絡(luò)員在信用信息交接上的工作程序。部門之間的業(yè)務(wù)流程是不同部門協(xié)作工作中的操作程序,如信用管理部門和銷售部門在客戶信息收集中的配合關(guān)系。將企業(yè)的信用管理目標(biāo)、職能制度化,制度化的信用管理工作就形成了信用管理工作流程。
企業(yè)信用管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程,具備明確的流程目標(biāo)、完善的規(guī)章制度和相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。工作的起點(diǎn)是企業(yè)和客戶的接觸,終點(diǎn)是貨款收回,以及后期客戶信用額度的調(diào)整和客戶關(guān)系的維持。企業(yè)信用管理過程分為事前、事中和事后三個(gè)階段。事前管理是指授信階段以前的工作,主要是篩選合格的信用交易對(duì)象,進(jìn)行資信調(diào)查、資信評(píng)價(jià),確定信用管理政策等;事中管理是從簽訂賒銷合同、完成生產(chǎn)、備貨到按約交貨形成收入過程的管理,主要在于賒銷合同管理、按約交貨、確認(rèn)債權(quán);事后管理是指交貨實(shí)現(xiàn)收入并形成應(yīng)收賬款后的管理,主要是應(yīng)收賬款管理、催收和追帳。
信用管理的工作流程由各個(gè)階段的一系列工作及任務(wù)組成,體現(xiàn)了對(duì)信用銷售業(yè)務(wù)流程全過程的信用風(fēng)險(xiǎn)控制和轉(zhuǎn)移。其工作流程主要包括以下環(huán)節(jié):
1.業(yè)務(wù)部門開始接觸客戶時(shí),應(yīng)通知信用管理部門進(jìn)行前期調(diào)查。尤其是存在明確機(jī)會(huì)成本和交往成本的客戶,必須及時(shí)通報(bào)信用管理部門。
2.信用管理部門將收集到的信用信息反饋給業(yè)務(wù)部門,以確認(rèn)是否和業(yè)務(wù)部門掌握的客戶信息一致。
3.當(dāng)業(yè)務(wù)部門與客戶達(dá)成銷售意向后,以賒銷方式交易的業(yè)務(wù)應(yīng)轉(zhuǎn)移到信用管理部門處理。
4.信用管理部門負(fù)責(zé)對(duì)客戶進(jìn)行資信調(diào)查。
5.信用管理部門利用掌握的信用信息對(duì)客戶信用進(jìn)行分析,以確定是否對(duì)客戶進(jìn)行授信及信用額度、信用期限等信用條件。
6.當(dāng)信用管理部門核準(zhǔn)某客戶的授信,并確定客戶的信用條件建議后,業(yè)務(wù)部門簽訂賒銷合同。
7.貨物發(fā)出后,信用管理部門要確認(rèn)發(fā)貨單,發(fā)票等憑據(jù),對(duì)單據(jù)寄出和送達(dá)客戶的時(shí)間做詳細(xì)的登記和跟蹤。貨到后,要求客戶出具書面的確認(rèn)文件,證明貨物已送達(dá),并且符合要求,以保證客戶不會(huì)因?yàn)閱螕?jù)問題或貨物的質(zhì)量問題而拖延付款或拒付貨款。
8.在信用期限內(nèi),信用管理部門要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候與客戶進(jìn)行聯(lián)系,一方面提醒客戶安排資金計(jì)劃準(zhǔn)備按時(shí)付款,另一方面及時(shí)了解客戶的經(jīng)營現(xiàn)狀,并進(jìn)行定期的信息記錄。
9.信用期限過后,如果客戶沒有按時(shí)足額付款,信用管理部門首先應(yīng)該進(jìn)行分析,然后將客戶和業(yè)務(wù)置于收賬流程之中進(jìn)行催收,病案信用管理制度的要求及時(shí)上報(bào) 。
10.催討無效后,信用管理部門必須及時(shí)委托外部迫賬機(jī)構(gòu)或利用法律手段進(jìn)行追賬,以保證時(shí)效 。
11.收到貨款之后,作為一項(xiàng)銷售業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)束了,但是,信用管理部門的工作并沒有結(jié)束,信用管理部門應(yīng)對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)過程中取得的有關(guān)客戶的信用信息資料進(jìn)行歸檔整理,同時(shí)記錄客戶的特點(diǎn)或有關(guān)的失信行為,幾十更新客戶的信用信息資料,一方面可以對(duì)現(xiàn)有客戶進(jìn)行信用評(píng)價(jià),另一方面可以在現(xiàn)有客戶的基礎(chǔ)上找到良好客戶的特征,為今后的業(yè)務(wù)拓展提供有效的依據(jù)。
其中,1—5項(xiàng)為事前管理,6、7為事中管理,8—11為事后管理
湖南克瑞迪信用管理職業(yè)培訓(xùn)中心 石清光分享