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張永杰:如何做好IT項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)期的管理
2016-01-20 28407

一、意向提出階段

 

  在意向提出階段,業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)現(xiàn)需要由信息化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)需求,并提出建設(shè)信息化系統(tǒng)的期望。由于信息化項(xiàng)目的意向伴隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的全過(guò)程,因此,對(duì)于意向的統(tǒng)籌管理與規(guī)劃對(duì)企業(yè)的信息化部門(mén)始終是一個(gè)難題。

 

  對(duì)于有集中業(yè)務(wù)規(guī)劃期間的企業(yè),意向的產(chǎn)生經(jīng)常集中在業(yè)務(wù)規(guī)劃期間,比如:財(cái)年末,業(yè)務(wù)對(duì)自身的模式進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)期間,往往產(chǎn)生業(yè)務(wù)模式的改進(jìn)或改革的需求,從而對(duì)信息化工具產(chǎn)生需求。在這一時(shí)間產(chǎn)生的想法或需求,往往不是很成熟,不確定性很大,后期變化的風(fēng)險(xiǎn)也很高。但這一時(shí)期,也是意向最集中,最易于統(tǒng)籌規(guī)劃的時(shí)期。信息化部門(mén)通常在這一時(shí)期,對(duì)所有的意向進(jìn)行收集,分類(lèi)整理,初步形成項(xiàng)目建設(shè)清單。并考慮公司戰(zhàn)略重點(diǎn)與資源投入的約束,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行排序,以確定建設(shè)重點(diǎn)。

 

  對(duì)于不在集中規(guī)劃時(shí)期提出的項(xiàng)目意向,正如案例中出現(xiàn)的一樣,往往會(huì)影響到原有的整體規(guī)劃與計(jì)劃,各方面的論證更應(yīng)謹(jǐn)慎,比如,項(xiàng)目的必要性、投入的合理性、資源到位的可能性,對(duì)已建和在建系統(tǒng)的影響等等。信息化管理部門(mén)可以通過(guò)建立一些制度與流程,對(duì)業(yè)務(wù)需求的意向進(jìn)行引導(dǎo),盡量使意向在集中規(guī)劃時(shí)期提出。

 

  意向提出作為項(xiàng)目啟動(dòng)的一個(gè)階段來(lái)管理,其意義就在于:對(duì)意向進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,保證系統(tǒng)建設(shè)的整體合理性。

 

  二、需求分析階段

 

  在受理了項(xiàng)目的意向以后,就進(jìn)入對(duì)項(xiàng)目需求的分析階段。這一階段需要有信息化人員與業(yè)務(wù)人員組成的小組,對(duì)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研與分析。采用的方法主要包括各業(yè)務(wù)層次人員訪談、會(huì)議。在這一階段,往往出現(xiàn)案例中的情況,信息化人員可能認(rèn)為業(yè)務(wù)的需求不清晰,而業(yè)務(wù)認(rèn)為自己的需求已經(jīng)十分清晰。解決這個(gè)矛盾的關(guān)鍵在于,要有詳細(xì)的管理控制方法,引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行需求的細(xì)化。如,制定需求分析報(bào)告的框架,針對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)形成文檔。一般來(lái)說(shuō),需求分析包括以下內(nèi)容:

 

  當(dāng)前業(yè)務(wù)流程分析、未來(lái)業(yè)務(wù)流程分析、當(dāng)前業(yè)務(wù)與未來(lái)業(yè)務(wù)的差異分析、信息化功能點(diǎn)需求、對(duì)將來(lái)系統(tǒng)的非功能需求,如:性能需求,環(huán)境需求,安全需求等、需求的優(yōu)先次序、需求分析報(bào)告形成以后,還需要組織對(duì)需求的評(píng)審,以達(dá)成項(xiàng)目關(guān)系人對(duì)需求的一致認(rèn)可。

 

  三、可行性方案論證階段

 

  可行性方案的論證是項(xiàng)目啟動(dòng)階段的關(guān)鍵活動(dòng),它的質(zhì)量直接影響項(xiàng)目的實(shí)施效果。論證小組一般由企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)與IT技術(shù)兩方面的人員組成,視項(xiàng)目的重要程度、難度與規(guī)模,可能還需要企業(yè)外部的專(zhuān)業(yè)顧問(wèn)資源。轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟

 

  可行性方案論證的目的是通過(guò)確認(rèn)管理體系和系統(tǒng)技術(shù)構(gòu)架,從而確認(rèn)未來(lái)的管理和技術(shù)方案是否有效。它立足于項(xiàng)目從管理上、技術(shù)上、實(shí)現(xiàn)上的難點(diǎn)進(jìn)行闡述,逐步理清楚客戶(hù)的需求。并在需求的基礎(chǔ)上,規(guī)劃總體解決方案,以作為項(xiàng)目投入產(chǎn)出評(píng)估的依據(jù)、產(chǎn)品選型的依據(jù),以及后續(xù)實(shí)施方案的約束。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟

 

  產(chǎn)品選型的依據(jù):可行性方案的制定是建立在業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上,是不受任何產(chǎn)品影響的。因而它是后續(xù)產(chǎn)品選型的依據(jù),它使得企業(yè)可以在產(chǎn)品選型過(guò)程中始終堅(jiān)持從自身的需求和規(guī)劃為原則選擇產(chǎn)品與方案,而不至于受到供應(yīng)商解決方案的誤導(dǎo)。

 

  實(shí)施方案的約束:可行性方案與實(shí)施方案是總體設(shè)計(jì)與詳細(xì)設(shè)計(jì)之間的關(guān)系??尚行苑桨该枥L了總體的業(yè)務(wù)方案與技術(shù)架構(gòu),而實(shí)施方案是可行性方案在各方面的細(xì)化。此外,圍繞可行性方案從管理上、技術(shù)上、實(shí)現(xiàn)上對(duì)難點(diǎn)進(jìn)行的闡述,可以有效地開(kāi)展項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)分析,制定項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理策略,為項(xiàng)目的成功提供保障。

 

  四、產(chǎn)品選型階段項(xiàng)目管

當(dāng)可行性方案需要通過(guò)選擇新的產(chǎn)品來(lái)完成時(shí),進(jìn)入項(xiàng)目啟動(dòng)管理的產(chǎn)品選型階段。在該階段,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步的篩選以后,根據(jù)需求與方案要求,制定招標(biāo)文檔,接收供應(yīng)商的項(xiàng)目解決方案,并根據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估,選出2個(gè)以上的供應(yīng)商進(jìn)入商務(wù)談判。并在立項(xiàng)報(bào)告審批通過(guò)以后,與供應(yīng)商簽署合同。創(chuàng)建RFP:根據(jù)需求階段與可行性方案階段分析的結(jié)果,制定向供應(yīng)商招標(biāo)的文檔。

 

  1、解決方案評(píng)估:制定產(chǎn)品選型評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)是該活動(dòng)的核心,它包括:應(yīng)用軟件評(píng)估:對(duì)產(chǎn)品本身的功能、性能、體系架構(gòu)、用戶(hù)友好性、市場(chǎng)評(píng)價(jià)、費(fèi)用等方面進(jìn)行考察;

 

  2、軟件運(yùn)行環(huán)境評(píng)估:對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行所需要的服務(wù)器、客戶(hù)機(jī)的軟硬件配置進(jìn)行評(píng)估。這是很容易被忽略的一部分,又是有可能對(duì)后續(xù)實(shí)施投入影響最大的一部分,尤其是在客戶(hù)端數(shù)量大,環(huán)境復(fù)雜的情況下。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章

 

  3、項(xiàng)目實(shí)施評(píng)估:在信息系統(tǒng)的建設(shè)中,項(xiàng)目實(shí)施方法與能力已經(jīng)成為項(xiàng)目成敗的重要環(huán)節(jié),因此對(duì)服務(wù)商實(shí)施能力的評(píng)估顯得尤為重要。評(píng)估內(nèi)容主要包括:實(shí)施方法、實(shí)施費(fèi)用、實(shí)施周期、實(shí)施顧問(wèn)經(jīng)驗(yàn)以及對(duì)相似實(shí)施案例的考察。

 

  4、培訓(xùn)與售后服務(wù)評(píng)估:包括考察培訓(xùn)方式、費(fèi)用、售后服務(wù)方式、費(fèi)用、響應(yīng)時(shí)間等。

 

  5、 供應(yīng)商評(píng)價(jià)評(píng)估:對(duì)供應(yīng)商的基本面進(jìn)行評(píng)估,如供應(yīng)商的規(guī)模、業(yè)績(jī)、合同語(yǔ)言和仲裁地、與客戶(hù)的合作策略等方面。

 

  6、效益風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估:即項(xiàng)目的投入與產(chǎn)出的評(píng)估。這是最難評(píng)估的一項(xiàng),當(dāng)前在信息化項(xiàng)目中尚沒(méi)有形成較完備的投入產(chǎn)出的量化評(píng)估指標(biāo),多是采用一些定性的分析與比較。

 

  商務(wù)談判:

 

  關(guān)于商務(wù)談判的組織與技巧,有許多專(zhuān)門(mén)的論述。從信息化項(xiàng)目管理角度上具體來(lái)看,商務(wù)談判是在一定的策略指導(dǎo)下,與產(chǎn)品及服務(wù)實(shí)施商進(jìn)行的,確定合同條款的過(guò)程,目的是最大化的維護(hù)公司利益,確定最優(yōu)的價(jià)格和服務(wù)條款。商務(wù)談判的依據(jù)是評(píng)估通過(guò)的解決方案,其過(guò)程通常包括:組織談判小組、制定談判方案、實(shí)施談判、簽署合同。值得注意的是,商務(wù)談判與后續(xù)的立項(xiàng)報(bào)告審批并沒(méi)有嚴(yán)格的先后關(guān)系,是可以同時(shí)進(jìn)行的。但合同簽署必須在立項(xiàng)報(bào)告審批完成后才可進(jìn)行。

 

  五、立項(xiàng)報(bào)告審批階段

 

  項(xiàng)報(bào)告是項(xiàng)目啟動(dòng)階段的重要文檔,在這一階段,需要將從意向提出、需求分析,到可行性方案論證,到產(chǎn)品選型各階段產(chǎn)生的重要內(nèi)容整理形成文檔,并任命項(xiàng)目經(jīng)理、建立項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu),申請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi),然后按公司的管理流程,交相關(guān)的部門(mén)會(huì)簽,成為確認(rèn)項(xiàng)目合法性的文件。后序的所有項(xiàng)目活動(dòng)都要以立項(xiàng)報(bào)告為依據(jù)。項(xiàng)目管理培訓(xùn)

 

  六、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)階段

 

  有時(shí)候,項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)被看作一個(gè)時(shí)間點(diǎn),一個(gè)里程碑,而不是一個(gè)階段。這里將立項(xiàng)批準(zhǔn)后,項(xiàng)目啟動(dòng)準(zhǔn)備到項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)結(jié)束這一過(guò)程統(tǒng)稱(chēng)為項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)階段。項(xiàng)目啟動(dòng)的準(zhǔn)備工作比較繁瑣,具體事宜取決于項(xiàng)目所在的管理環(huán)境的要求。在項(xiàng)目啟動(dòng)準(zhǔn)備期,可以準(zhǔn)備一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)檢查清單,以確保項(xiàng)目啟動(dòng)工作的有序,避免疏漏。一般說(shuō)來(lái),啟動(dòng)會(huì)準(zhǔn)備工作包括:建立項(xiàng)目管理制度、整理啟動(dòng)會(huì)資料等.其中建立項(xiàng)目管理制度是非常關(guān)鍵而且容易忽略的一項(xiàng)工作,主要包括:

 

  1、項(xiàng)目考核管理制度項(xiàng)目費(fèi)用管理制度

 

  2、項(xiàng)目例會(huì)管理制度

3、項(xiàng)目通報(bào)制度

 

  4、項(xiàng)目計(jì)劃管理制度:明確各級(jí)項(xiàng)目計(jì)劃的制定、檢查流程,如:整體計(jì)劃、階段計(jì)劃、周計(jì)劃。

 

  5、項(xiàng)目文件管理流程:明確各種文件名稱(chēng)的管理和文件的標(biāo)準(zhǔn)模版,如:匯報(bào)模板、例會(huì)模板日志、問(wèn)題列表等。

 

  項(xiàng)目啟動(dòng)的準(zhǔn)備工作完成后,就可以召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議了。啟動(dòng)會(huì)議是項(xiàng)目開(kāi)工的正式宣告,參加人應(yīng)該包括項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)中的關(guān)鍵角色,如管理層領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理、供應(yīng)商代表、客戶(hù)代表、項(xiàng)目監(jiān)理、技術(shù)人員代表等。

 

  項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的任務(wù)包括:

 

  1、闡述項(xiàng)目背景、價(jià)值、目標(biāo)

 

  2、項(xiàng)目交付物介紹

 

  3、項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)及主要成員職責(zé)介紹

 

  4、項(xiàng)目初步計(jì)劃與風(fēng)險(xiǎn)分析

 

  5、項(xiàng)目管理制度

 

  6、項(xiàng)目將要使用的工作方式training.mypm.net

 

  做好項(xiàng)目啟動(dòng)管理是企業(yè)進(jìn)行合理的投入產(chǎn)出分析,有效控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),確保項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。在信息化項(xiàng)目建設(shè)中,甲方的項(xiàng)目啟動(dòng)階段要經(jīng)過(guò)意向提出、需求分析、可行性方案論證、產(chǎn)品選型、立項(xiàng)報(bào)告審批、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)一系列管理活動(dòng)的控制,方可完成項(xiàng)目的啟動(dòng),進(jìn)入項(xiàng)目實(shí)施階段。從這些我們可以看出,實(shí)際上,項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)已經(jīng)涉及到了項(xiàng)目計(jì)劃階段的初期內(nèi)容,這也映證了在PMBOK體系中啟動(dòng)階段與計(jì)劃階段的重迭。

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