《時間管理》的課程大綱

編寫：史建芝

一、 認識時間管理

二、 了解時間管理的現(xiàn)狀

三、 時間管理的陷阱

四、 如何跨越時間管理的陷阱

五、 時間管理的工具

六、 時間管理的進一步提升

《課程時間表》

時間表制定原則：

1、 每天的學習重點最多不超過5個，以3個為最佳。

2、 上午學員精力充沛，可安排理論知識的學習；下午學員精神難以集中，要多安排休息和活動；

3、 以從早上9：00學到下午5：00為例，每天至少要預留一個小時的休息時間，其中包括1個小時的午飯，3次15分鐘的休息；

4、 每天最好留出半小時的時間來答疑或處理突發(fā)問題。

《時間管理》課程時間表

序號環(huán)節(jié)內(nèi)容時間分鐘1開場白和課程的導入開場白

課程的導入9：00—9：15152認識時間管理時間的特性

時間可否管理

如何管理時間

（課間休息）9：15—10—3060+153了解時間管理的現(xiàn)狀葉雷的時間管理

評估你的一天10：30—11：00304時間管理的陷阱豬八戒踩西瓜

不好意思拒絕別人

拖延

不速之客

會議病

文件滿桌病

事必躬親

（中午休息）11：00—12：00605如何跨越時間陷阱明確目標

去除不必要和不合適的事務

制定你的計劃

（課間休息）

踢除行動障礙

及時行動13：00—15：3075+15+506時間管理的工具時間管理的工具

使用時間管理工具的四把鑰匙

（課間休息）15：20—16：0025+157時間管理的進一步提升時間管理學的四代理論

以人為本的第四代時間管理學16：00—16：50508總結學員提問

本課程回顧與總結16：50—17：0010《時間管理》講師手冊

主講：史建芝

環(huán)節(jié)一：開場白和課程的導入

時間：15分鐘

目的：幫助學員明確本課程的主要內(nèi)容以及課程中的紀律問題。

授課方式；

講解：

今天的課程主要講的是下面三個方面的內(nèi)容；時間管理的概念、時間管理的技巧和如何提高自己的時間管理的方法。

在上課之前，先講一下課堂紀律：

1、 手機置于振動檔；

2、 課堂上不聽電話

3、 不要在課堂內(nèi)走動；

4、 遵守上課時間，不遲到

廣東人吃飯時有一個例盤，那么我們今天上課違反紀律也有一個處罰的例盤：男士是做20個俯臥撐；女士則是表演一個節(jié)目，如唱歌、跳舞之類的。

分組練習：學員分組，各組設計組名及八字口號，并推選組長，最先完成加一顆星。

講師總結：

其實，培訓課中的內(nèi)容，一般來說有些是已有的，有些是你在生活中還沒有能夠總結出來的，成人培訓和學校教育的差別很大，其中之一就是成人培訓的結果和學員的投入程度的關系很密切。一個班可能只有30個人，也可能有300人，但一堂課下來，有人收獲很大，有人收獲少，這就看出學習能力的區(qū)別來了，幾年后，兩人之間的差距就會很明顯，處處比別人學得快的人在工作中、在社會上的競爭力就大得多。

下面談談組長在代表本小組當眾發(fā)言的時候，需要注意的三個方面：

1、 身體語言；應面向聽眾，而不要總是側身看著白板上的內(nèi)容；

2、 面部表情；應友好、自然，最好面帶微笑；

3、 言語內(nèi)容：開始時應自我介紹，結束時要禮貌地致謝；

一、 認識時間管理

環(huán)節(jié)二；認識時間管理

時間：60分鐘

目的：幫助學員明確本課程的主要內(nèi)容——時間管理。說明什么是時間管理以及為什么要進行時間管理。

一百年前，

你不是我

我不是你

一百年后

沒有你

也沒有我

授課方式：講解

這是王菲的歌曲《蝴蝶》里面的一句歌詞，講的就是有關時間的概念。人的生命和自然界甚至和草木比較起來是短暫的、轉瞬即逝的，一百年前沒有你我，一百年后也沒有你我，在時間長何中，人的生命是有限的，所以應該好好地把握和珍惜每一分每一秒，讓人生過得更有意義！

1、 時間的特性

供給毫無彈性           （60×60×24＝86400）

無法蓄積

無法替代

無法失而復得

授課方式；講解

時間的特性就是不管你多有錢或有權，每天只有24個小時，不會多1個小時，也不會少1個小時。從此刻起，以前過去的時間就不會再有了，浪費就浪費掉了，再不會失而復得了，所謂“寸金難買寸光陰”說的就是這個道理。

有的人一到考試的時候就發(fā)現(xiàn)有很多書沒有看，但其實從一開始就知道要考試，卻不復習，直到最后一天臨時抱佛腳。這樣好不好？當然不好。這就是沒有很好地利用和安排時間。

2、 時間可否管理

我們無法管住它，不讓它流逝。“子在川上曰：逝者如斯夫！”

但我們可以管理時間的用法，有選擇的運用我們的時間。

授課方式：講解

“子在川上曰：逝者如斯夫！”

這句話講的就是，孔子有一天站在黃河邊，感悟到時間就像滔滔的江水一樣一去不復返，失去就不再回來。時間的流逝是管不住的，但是我們可以管理時間的用法，對過去你不能夠改變什么，但未來是由你今天的行動所構成的，所以我們可以通過管理好時間來規(guī)劃和掌握自己的未來。

3、 如何管理時間

最根本的要素是“事件”

“時間管理”就是一種“事件管理”

授課方式：提問

在你的概念中，時間是什么？

學員回答并總結：

時間就是事件的管理過程

講解：時間管理就是“事件管理”管理好了每天發(fā)生的事情，就是管理好了時間。

如果你不去控制生活中的事件，你將被這些事件所控制。

不能控制

完全控制

授課方式：講解

我們通常提到的時間都很抽象，而如果把時間看成一系列的事件的活，還是有規(guī)律可循的。

生活中存在著這樣一個定律：“如果你不去控制生活中的事件，你就會被這些事件所控制?！闭f到生活中可控制和不可控制的事情，就會使人聯(lián)想到“律”字，這就涉及到了“自律”和“他律”。大家是歡迎還是排斥？

但是在現(xiàn)實生活中，總要遇上“律”的，如果你不“自律”的話，就會被“他律”，如果你不設定你人生的重要目標，不會妥善安排自己要做的事情，那么，就會隨時隨地被一些緊急而不重要的事情牽著鼻子走，就會隨時隨地去處理別人要你做事情。這樣，你每天都會面對巨大的壓力，身心焦慮而出不了什么成績。

小組討論：

什么事是“不能控制”的？

什么事是“完全控制”的？

授課方式：分組討論

完全能控制的事和完全不能控制的事各有哪些？

提示：

請各小組進行討論，并將討論結果寫在白紙上，然后請各小組派代表上臺發(fā)言。另外提醒大家。如果前面小組代表發(fā)言已經(jīng)提及，后面發(fā)言的小組代表就不必要重復，以節(jié)省時間。

（下面提供參考答案）完全能控制的事情完全不能控制的事情穿衣打份

時間安排

個人心態(tài)

生活習慣

個人計劃和預算

。。。。。。。。出生和終老

天災人禍等意外

客觀規(guī)律

日出日落等自然規(guī)律

社會環(huán)境

政治環(huán)境

。。。。。。。導師總結：

按照傳統(tǒng)的想法，生老病死是人所不能控制的，但隨著醫(yī)學的發(fā)達和自我保健意識的提高，許多以前的大病或絕癥已經(jīng)能夠治愈，而且通過適當?shù)腻憻捯部梢詼p少得病的幾率，至少“病”和“死”都是人可以影響的控制的。

另外，很多人都認為自己的想法和情感是自己可以完全控制的，其實不然，人的想法實際上是受到身邊的人，特別是父母以及社會和傳統(tǒng)的文化的影響的，比如說，東西方的人由于地緣的不同，對事情的想法和行為方式就有很大的區(qū)別。而自己的情感呢，情到深處也許就會身不由己了。

還有，大家認為領導的意志和決定是完全無法控制的，但實際上，我們還是有一定的方式去左右自己上司的想法以至決定。有一本暢銷書《MANAGE  YOU  BOSS》就是教你如何去“管理”你的老板的，所以，老板的思想都能夠部分地控制，那么，身邊的人思想更是可以進行不同程度影響的了。

條件的影響

有些事情我們能控制，但我們認為我們不能。

有些事情我們不能控制，但我們認為我們能。

適當?shù)目刂剖虑榭梢蕴岣咻^高的生產(chǎn)力并獲得內(nèi)心平靜。

授課方式；講解

這一類事情有哪些呢？如領導的意圖、生病是我們可以通過一定的方式來影響的，并非我們完全不能影響的，而像感情，我們會認為自己可以控制自己的情緒和心態(tài)，但實際上，到一定程度上，我們未必可以控制住自己的情感。

雖然事情有可控和不可控之分，但是把我們對事情控制的范圍擴大，對提高生產(chǎn)力，平衡你的生活是很有好處的。

（課間休息15分鐘）

二、 了解時間管理的現(xiàn)狀

環(huán)節(jié)三：了解時間管理的現(xiàn)狀

時間：30分鐘

目的：簡述時間管理的現(xiàn)狀和主要內(nèi)容。

美國著名時間管理專家尤金。葛里斯曼曾對數(shù)百人提出過：“要是你今天就去世，你最后悔的是什么？”

授課方式：講解

人這一輩子怎樣活才能不后悔？

不是只是工作或只是生活就能使人活得毫無遺憾，只有找到工作和生活的平衡點，設立正確的人生目標，并且一步步按規(guī)劃去執(zhí)行，才能過得圓滿、充實。

提問：

如果你今天就去世，你最后悔的是什么？

總結：

很少人在回答這個問題時，答案是沒有。這就說明了，我們或多或少是有想做而沒做的事情。比如說，去向往已久的風景名勝盡情玩一趟，向自己心儀已久的異性表白，享受一頓美味等都可能是我們直想做而未做的事情。

有人曾經(jīng)說過，人們一般都不是為了做過什么而后悔，而是為沒有做過什么而懊悔不已。

那么，為了不讓各位有機會后悔，就請珍惜時間和手邊的機會，現(xiàn)在就去做對你來說重要的事情。

你的答案？

我后悔沒多讀點書。

沒有好好的約束自己。

沒有多嘗試新事物。

沒有花更多的時間與家人相處。

授課方式：講解

大部分的后悔都是因為“沒有在有限的時間里做應該做的事情?！被脽羝嫌袔讉€這樣的例子，想一想你的生活中是不是也有類似的情況發(fā)生？你是不是也感到后悔？那么，現(xiàn)在就看看能夠做些什么。

下面講一個故事，也許這個故事能夠給你們帶來一些啟發(fā)。

故事分享

有一個單親媽媽，獨自撫養(yǎng)一個10歲大的男孩。她辛苦地工作，以為只有賺多點錢，給兒子和自己提供豐足的物質(zhì)生活才行。上了時間管理的課程之后，這位母親感覺到，工作不是她唯一的生活，一味賺錢并不能帶給自己和家人以快樂和幸福。

上完時間管理課程之后，真的按照課上的內(nèi)容去做了，我開始追求生活和工作之間的平衡——工作上有成就，生活上快樂和健康。

我兒子上個星期因為車禍而去世。作為母親，我非常悲痛，您應該可以理解我的這種難過的心情。但是傷心的同時，我卻沒有遺憾和后悔。

因為，這三個月來，我刻意花了很多的時間和我的兒子在一起，關心他，照顧他，陪他玩耍，度過了很多快樂的時光。這段時間，我和兒子之間的交流，甚至都超過了以前的10年時間。要是在三個月以前，發(fā)生這件不幸的事情，我一定倍感悲傷，無以自拔。但是現(xiàn)在，有了這最后的美好回憶，有了這段時間為了親子關系而做的種種努力，在悲傷中，我感到寬慰和滿足。

謝謝您，教會了我如何管理時間，平衡工作與家庭生活，讓我的孩子在最后的時光擁有了真正的快樂，讓我的人生在經(jīng)歷這一重大變故的時候仍然可以平靜、堅強地生活。

導師總結：時間是有限的，變化是常有的。如果不在有限的時間里完成應該的事情，那就會給人帶來遺憾和后悔，甚至是無法彌補的遺憾。幸好，上面的故事中的媽媽就是因為了解了時間管理的精髓，及時給予兒子關愛，而在意外失去他的時候，沒有因為之前母子關系淡漠而造成終身的遺憾。

你是如何管理自己的時間的？

授課方式：講解

下面請各位想想自己有沒有很好地管理好自己的時間？

思考一下在管理自己的時間方面做得好和做得不好的地方。

小組討論：

小葉的時間管理出了什么問題？現(xiàn)象問題      授課方式：講解

下面有一個關于如何管理時間的案例，大家看看案例中的主人公有沒有很好地安排和利用自己的時間？

各小組討論并填寫上面的這個表格。

案例分析

葉雷擔任銷售部主管3年了，由于公司的銷售目標壓力很大，小葉的工作非常繁忙。

早上起床來不及吃早點，就直奔公司，剛進辦公室，經(jīng)理來找他，告訴他下個月經(jīng)理要出差，有一個重要的會議，讓小葉代為出席發(fā)言，走出經(jīng)理辦公室，小葉非常高興，他知道這是一次在上級面前展現(xiàn)自我的好機會?！斑€有一個月的時間，我一定要好好準備一下?！?

之后，小葉每天還是非常繁忙，早上，沒有時間送女兒上學，晚上還經(jīng)常陪客戶吃飯到深夜，出差、應酬不斷，朋友聚會也不好推辭。

直到有一天，小葉突然意識到明天就要開會了，心里不免著急。不過畢竟還有一天時間，明天一定什么也不管了，全心全意準備會議資料。

第二天一大早，女兒突然發(fā)燒，小葉心中非常焦急。但是，分身無術，只好帶著歉意讓太太送女兒去醫(yī)院，自己來上班。剛到公司心情還沒平靜下來，總經(jīng)理秘書來找他，說總經(jīng)理找他談話，他懷著忐忑不安的心情去見總經(jīng)理。原來，總經(jīng)理接到了一封顧客投訴信，讓他馬上調(diào)查清楚，下午答復。他當然不敢怠慢。于是花了一個上午的時間終于把事情處理好。當他正想一邊吃便當，一邊構思發(fā)言稿，突然，他的一個客戶，也是他的好朋友出現(xiàn)在門口，說是順便路過，想一起吃飯。小葉當然無法拒絕對方的美意。于是，心不在焉地吃了午飯，回到辦公室已經(jīng)快下午2點了?？吹阶郎嫌袔追菥o急文件，就想先處理完，認為這并不會花太多時間。他在處理文件的過程，有幾個電話打進來，又有兩個下屬找他談話，處理好這一切之后已經(jīng)快6點了。這時，小葉心中著實惦記女兒，實在不想再加班了，于是下班回家。路上正好是交通高峰，塞車很厲害，到家已經(jīng)快7點了。小葉想吃了飯再寫，吃完飯，洗完澡，已經(jīng)是8點了，剛巧電視轉播四年一次的世界杯足球賽，小葉最喜歡了，雖有些不安，但還是忍不住坐下來，安慰自己說；“看一會兒，松馳一下，做事會事辦功倍?！鼻蛸愞D播完畢，小葉已經(jīng)在沙發(fā)上睡著了。

第二天早上4點鐘，小葉設置的鬧鐘響了，5點鐘，小葉終于爬起來，想寫發(fā)言稿，但是頭暈眼花，一點思路都沒有。最后，終于寫了個開頭，但是，由于資料不全，沒辦法寫下去了，小葉提前回到辦公室，匆匆忙忙寫了個大概，就只好去開會了，會上的效果可想而知。

（下面提供參考答案）

現(xiàn)象問題不吃早餐生活不規(guī)律還有一個月，還有一天工作沒有計劃性女兒生病沒空送去醫(yī)院工作和生活之間沒有安排好親自處理顧客投訴信的事件不會授權，事必躬親朋友聚會不推辭做事沒有原則，分不清輕重緩急塞車等了一個小時不善于利用時間為看世界杯面耽誤寫發(fā)言稿缺乏自律。。。。。。。。。。。。。導師總結：

當機會在面前時，葉雷不是沒有時間，而是在分配時間上出了問題。

他有沒有做計劃？他在一個月前就想還有一個月，可以做會議發(fā)言稿的準備；他在前一天就想還有一天，這一天什么都不干，就寫會議發(fā)言稿。

但是，他的計劃的可執(zhí)行性強不強？一點都不強，一個月在繁忙的日常工作中，眨眼就過去了，而最后的一天，又被各種突發(fā)事件打斷，而他自己又不善于推辭或分派一些事情，所以一整天弄得疲于奔命，沒有按計劃好好地準備那份重要的發(fā)言稿，喪失了一個極好的表現(xiàn)自己的機會。

所以，有一個詳細的、可執(zhí)行的計劃，還要堅定地排除一切困難，按計劃去執(zhí)行，這樣才能夠取得人生的成功。

感想：

上述現(xiàn)象是否似曾相識？

上述情況是否經(jīng)常發(fā)生在你的身上？

授課方式：講解

小葉是否是一個好人？是?。∷褧r間大部分都投入到工作中，甚至犧牲了自己的個人生活，絲毫沒有偷懶，可以說是一個好人。

小葉是否是一個好員工？那就算不上了，他把重要的事情都沒有辦好，領導給的機會也沒能很好的地抓住。

那么，小葉是否是一好丈夫、好父親呢？

顯然也不是，因為忙于工作，小葉沒有多少時間陪家人，連女兒生病都沒辦法送去醫(yī)院，長此以往，必然會造成家庭關系疏遠，嚴重的可能會導致破裂。

問題不是沒有時間，而是在支配和使用時間上出了問題。

授課方式：講解

確實，很多情況下我們沒做成事情或沒有把事情做好，不是因為沒有足夠的時間去做，而是因為沒有合理地安排好時間，沒有分配適當?shù)臅r間去完成重要的事情。

評估你的一天

做時間日志；將你的時間以30分鐘為單位進行分割；做2—3個星期的記錄。

觀察：你用在有用和沒有的用的事情上的時間各是多少？

授課方式：講解

千萬不要嘗試以一天為單位來計量你的時間，這就意味著你不清楚具體一件事所要花費的時間。和其他的東西一樣，講師的標準越粗糙和模糊，就越難以衡量和控制。時間也一樣，你越是精確地衡量它、使用它，就越能發(fā)揮出它的最大效用。

如果你能夠把自己的工作時間詳細地記錄下來，就會非常方便你去管理自己的時間了，下面介紹一件我親身經(jīng)歷的事情。

故事分享

一個外企的銷售部的經(jīng)理，由于工作需要，從銷售部調(diào)往市場部擔任經(jīng)理。

這位新上任的市場經(jīng)理有一個習慣，就是剛到每一個部門的時候，總是先不動聲色的觀察幾天時間。三天之后，他發(fā)現(xiàn)，他的部門秘書9點來上班，看E—MAIL,甚至能一看看到11點。于是經(jīng)理詢問她看了些什么呢？秘書說，加緊的部門的通知，總部的E—MAIL，如果朋友發(fā)的些測試題的話，她就會做這些題目，甚至會很熱心和勤快地轉發(fā)這些信件給其他朋友。

這位新任的市場經(jīng)理當時就對她說：“以后你把每天的工作，以20分鐘為單位報上來，我來跟進?！睂τ谄渌囊恍┎块T員工，他也如法炮制。后來，包括市場部經(jīng)理在內(nèi)，整個部門的工作態(tài)度和辦事效率都有了很大的提高。

導師點評：

如果，每天上午都把10分鐘、20分鐘甚至更多的時間浪費在一些不相關的事情上，那么，早上的重要事情就不得不被移到下午來完成了，而下午由于吃完飯會比較困，二來下午也有另外的事情要處理，那么就會造成工作的積壓和拖延。

我發(fā)現(xiàn)每天不必要的浪費占工作時間的1/5，這些是很可能惜的，只有有效地把時間給衡量、管理起來，你才不至于總是原地轉圈，在工作中沒有進步和成長。

三、 時間管理的陷阱

環(huán)節(jié)四：時間管理的陷阱

時間：30分鐘

目的：講述時間管理的一些具體方法和技巧，同時指出應避免的一些誤區(qū)以及解決辦法。

時間管理的陷阱

1、 豬八戒踩西瓜：滑到哪里是哪里

2、 不好意思拒絕別人

3、 反正時間還早：拖延

4、 不速之客

5、 會議病

6、 文件滿桌病

7、 事必躬親

環(huán)節(jié)四；時間管理的陷阱

時間：30分鐘

目的；講述時間管理的一些具體方法和技巧，同時指出應避免的一些誤區(qū)以及解決辦法。

1、 豬八戒踩西瓜：滑到哪里是哪里

沒時間做計劃

工作是程序化和工作化，根本沒必要做計劃

計劃常常被打斷

不喜歡被計劃束縛

“船到橋頭自然直”

授課方式：講解

這些人有些什么想法呢？就是任由事件控制自己，不做任何計劃，這些人是沒有辦法增什的，他們沒有計劃性，老是在原地打轉。

一般，工作有兩種目的：一種是謀求生存，一種是謀求發(fā)展，謀求生存就是，你是為了保障自己的物質(zhì)所需而工作的，當你離開了目前的這份工作，就難以再找到同樣好待遇的工作了；而為求發(fā)展而工作，你會在工作中不斷鍛煉自己，提高能力，那么憑著自己，你隨時都可以找到另外的合適的工作，一點也不擔心被炒。這就是二者的區(qū)別所在。

一個人如果總是抱著放任自流的心態(tài)去上班“無驚無險，又到五點”。整天沒有計劃意識，不規(guī)劃自己的人生，就會淪為前一種人，只是為了生存而工作。大而這樣的生活，一來保障并不大，二來人生也不會活得精彩。

2、 不好意思拒絕別人

接受請托比拒絕更容易

拒絕請托會觸怒請托人，從而導致請托人報復

我想做一個廣受愛戴的人

我不懂得如何拒絕

授課方式；講解

不好意思說；“NO”是中國人乃至東方人的一個普遍習慣。因為大家都不愿得罪別人，會認為和接受、答應相比，拒絕是一種不禮貌的行為，但實際上，你勉強答應你難以辦到的事情，結果沒辦成或辦得不好，不但耽誤了別人的事情，自己的時間也損失掉了。

做過溝通風格測試的學員都知道，人大致分為四種類型：老虎型、貓頭鷹型、猴子型和海豚型，其中海豚型的人最注重人際關系的融洽，寧愿付出一切代價來換取人們之間的友好。這一類的人最容易因為不好意思拒絕別人而幫這個、幫那個，甚至放下自己手頭該做的事四處救急，最終導致沒有時間做自己的重要的事情，時間管理得一團糟。追求人際關系的和諧是海豚型的價值取向，就算為此花費了大量的時間，耽誤其他事情，他們或許并不介意，甚至覺得做得很對、很值得呢！

3、 反正時間還早：拖延

帕金森定律

工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間

時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間

授課方式；講解

比如，你的上司給你兩個小時去完成一項任務。你卻由于拖延的習慣沒有在規(guī)定的時間內(nèi)交上去，這樣的拖延會造成什么后果呢？一業(yè)，很明顯，上司會對你的能力表示懷疑，他不知道你是拖來拖去才把事情給做完的，以為你花了大量的時間才搞得定，這是對你的一個不好和不公正的認可。二來，拖延往往會造成悔恨的心態(tài)。而人對自己產(chǎn)生埋怨、怪責之后，當然心態(tài)不健康，對自己不滿意、不信任。

另外，時間管理不是死的，關鍵是你要對大目標有個明晰的認識。“人無遠慮，必有近憂”對遠景充滿信心的認識和向往，會讓你不會松懈，也不會拖延時間。

4、 不速之客

沒有預約的客人，無端的申訴，往往會使你難以專心致志的工作。

授課方式：講解

想一想，你的生活和工作中有沒有不速之客？如果有的話，他們給你造成了哪些困擾？你又是怎樣面對的呢？

在后面我們將給出一些應付的方法和策略。

5、 會議病

基于合群的愿望而聚會傾談

為符合傳統(tǒng)

為推卸責任

沒有勇氣，逃避指出別的員工的錯誤

無效的會議不斷重復

授課方式；講解

會議病是一種常見的浪費時間的殺手。

如果你的工作中還普遍存在這一現(xiàn)象，是出自于上述的哪些原因？

如果你自豪的說，會議病與我無關，那么，你以及你的部門、公司是如何有效杜絕這一現(xiàn)象的呢？

6、 文件滿桌病

安全感

猶豫的個性

半途而廢的工作習慣

個人的喜好

授課方式；講解

文件滿桌的毛病一般是基于猶豫不決的個性。

看過的報紙、雜志，做了一半的企劃書，老板則吩咐起草的文件，明天要討論的工程計劃草案，航空公司發(fā)過來的優(yōu)惠廣告函件，以及下周要開的會議通知。。。。。每個都很重要，每件都可能隨時用得著，所以都不能丟，但是，一時半會也處理不了，我還得再想一想，就放在那兒吧，我待會就處理。于是，辦公桌上就堆得跟得小山似的那么高，有用的沒用的，重要的不重要的，做完的沒做完的都混雜在一塊。到時候，很難找到真正需要的東西了。

這種猶豫的個性便在工作臺上表現(xiàn)了出來。同時，還有的人喜歡桌子亂糟糟的，或是工作做一半，又去做下一件，沒做完又著手下一件，這種半途而費的個性也導致文件滿桌。

7、 事必躬親

擔心下屬犯錯

安全感

不愿意放棄得心應手的工作

找不到可以授權的下屬

授課方式：講解

作為管理者，不能因為自己做得得心應手，就不愿放手，授權。如果你什么事都自己動手，親力親為，也就失去了管理的意義。

有這樣的一件事情。 有一個資歷深的銷售員，業(yè)績很好。好的老總便想讓他發(fā)揮更大的作用，提升他為區(qū)域銷售經(jīng)理，管理公司華南區(qū)的銷售人員。誰想，這個銷售員做了經(jīng)理以后，自己的銷售工作當然是沒法做了，而所管轄區(qū)域的銷售業(yè)績也一路下滑。

從這件事上可以看出，這個資深的銷售員在職務升遷的過程中不會轉換角色，沒有把自己必須做的事交給、別人做的事以及需要別人支持的事區(qū)分開，因此，難以完成管理銷售團隊的工作，所以，做得好并不就代表會管得好，熟悉實際業(yè)務并不一定能管一個業(yè)務團隊，而這其中最為重要的就是“授權”，通過有效的授權來合理分配自己的時間。

四、 如何跨越時間陷阱

環(huán)節(jié)五：如何跨越時間陷阱

時間：150分鐘

目的：根據(jù)上一個環(huán)節(jié)所提到的時間管理的一些陷阱，講述一些應對的具體方法和技巧。

跨越時間陷阱

1、 明確目標

2、 去除不必要和不合適的事務

3、 制定你的計劃

4、 踢除行動障礙

5、 及時行動

授課方式；講解

如何跨越時間管理的陷阱呢？這里有一些步驟可以遵循；明確目標，知道你要做什么；同時篩除那些不必要的事務；制定你的計劃；踢除行動的障礙；最后及時行動獲取成功。

1、 明確目標

正確目標的價值

擬訂目標的原則

目標的金字塔

設定目標的步驟

授課方式；講解

游戲：了解自己目前的狀況

形式：個人完成

時間；10分鐘

材料；一個眼罩、三個氣球、一根長針

場地；教室

目的

1、 了解自己所在位置的重要性

2、 了解目標所在位置的重要性

3、 活躍課堂氣氛

程序

1、 用眼罩蒙住一個學員的眼睛。

2、 將一個小氣球放在教室內(nèi)的某處，但必須可以為學員伸手可及的地方。

3、 將蒙上眼睛的學員的身體轉幾圈，讓其不知道自己的位置和方向。

4、 給蒙上眼睛的學員一根長針，讓其在兩分鐘內(nèi)尋找到小氣球并刺破它。

5、 小氣球仍然放在原來的位置，再蒙上一位學員的眼睛，轉圈后讓其刺破小氣球。

6、 小氣球仍然放在原來的位置，再蒙上一位學員的眼睛，讓其刺破小氣球。

導師總結；

第一個學員不知道自己在哪兒，也不知道小氣球在哪兒，所以他放棄了。

第二個學員不知道自己在哪兒，知道小氣球在哪兒，他用了50鈔去刺破這個小氣球。

第三個學員知道自己在哪兒，也知道小氣球在哪兒，他只用了30秒去刺破這個小氣球。

這個游戲告訴我們：當一個人不知道自己在哪兒，不知道目標在哪兒，是不可能成功的，當一個人不知道自己在哪兒，知道目標在哪兒，盡量去做也能夠獲得成功。當一個人知道自己在哪兒，知道目標在哪兒，就會做得又快又好。

講解；

這個游戲告訴我們：當一個人不知道自己在哪兒，不知道目標在哪兒，是不可能成功的，當一個人不知道自己在哪兒，知道目標在哪兒，盡量去做也能夠獲得成功。當一個人知道自己在哪兒，知道目標在哪兒，就會做得又快又好。

時間管理也是一樣，只有知道目標，才能夠取得成功，沒有目標，就像在茫茫大海里行駛的船只，沒有明確的航向一樣，怎樣可以到岸呢？

同時，這個目標必須是切合實際，可以達到的，也不能太虛無縹緲。

1、 1正確目標的價值

目標刺激我們奮勇前進

有目標才會有結果

目標引導我們發(fā)揮潛能

授課方式：講解

目標激勵我們奮勇向前，只有你明確了具體的目標，你才能夠一直向目標前進。

有目標才會有結果包含兩層意思：

第一， 好似播種一樣，你種了玉米的種子，秋天才能收獲玉米如果你播的不是玉米種子，怎么可能會收獲玉米呢？沒有目標，就像是春天沒有播種一樣，不種何獲？你怎能期望會有什么結果！

第二， 只有你相信了才會有結果。你相信你的播的是玉米種子而不是別人的種子，你相信春播秋收的規(guī)律，你這樣做了，才能最終收獲到玉米。

目標引導我們發(fā)揮潛能

恰當?shù)哪繕丝梢允刮覀儼l(fā)揮出以前從未發(fā)揮出的能力來。

有了目標，你才會知道自己要做什么，怎么做。

1、 2擬訂目標的原則

符合自己的價值觀

了解自己目前的狀況

制定目標的SMART原則

授課方式：講解

行為學家曾經(jīng)做過這樣一個測試，他們找來三批人。

對第一批人，給他們一張地圖，讓他們?nèi)フ业貓D上的一個教堂，這些人不知道教堂在哪兒？離自己多遠？沒找一會兒，他們就放棄了。

對第二批人，告訴他們要去找10公里處的一個教堂。這些人走2/3的地方，也感到很迷茫，但在團隊成員的互相鼓勵之下，這批人最終沒有放棄，找到了教堂。

對第三批人，告訴他們要去找10公里處的一個教堂，并且每一公里處都會有一個里程碑。這些人一路說說笑笑，沒有費什么力就找到那座教堂。

這個測試說明了什么？

當目標很模糊、不夠具體的時候，很多人就會像第一批人一樣；相反，很多人就會成為第三批人。

另外，還要認請自己的優(yōu)勢和劣勢，最大程度地發(fā)揮自己的優(yōu)勢，才能取得良好的成果和事半功倍的效果！

符合自己的價值觀

你希望聽到別人如何評價你？

你這一生有任何成就、貢獻或值得懷念的事情嗎？

你是個稱職的丈夫/妻子/爸爸/媽媽/親戚嗎？

你是個令人喜歡的同事或伙伴嗎？

失去了你，對關心你的人會有什么影響嗎？

授課方式；講解

你做任何的選擇，做任何的事情，對與錯的衡量標準在于是否符合你的價值觀。下面講一個狗仔隊記者的故事，會幫助大家更深刻理解到價值觀對人做決定的影響。

故事分享

美國有一個著名的娛樂記者（俗稱“狗仔隊”），在這一行做得很久，也很有聲望，收入也不菲，有一天，他忽然宣布自己再也不做這一行了，這個消息震驚了整個行業(yè)，大家紛紛猜測、詢問和議論他這么做的原因。因為在這個行業(yè)內(nèi)，沒有人能夠像他那樣為了一則花邊新聞爬樹鉆溝，跟蹤蹲點，甚至徹夜不睡地窺探也要挖出新聞來，并因此而獲得巨額的報酬，這么敬業(yè)而成功的狗仔隊記者怎會放棄自己輝煌的職業(yè)生涯呢？

這個娛樂記者是這樣說明的：

我是一個基督徒，當我從事這份工作的前5年，我確實為我所掙到的錢而開心。我也很需要這些錢去購買我所需要的東西和維持家人的生活。但是隨著我賺到越來越多的錢，我就越覺得心有不安。因為我所拿到的每一分錢，都是用別人的隱私換來的，我生活在矛盾和內(nèi)疚當中，覺得自己的行為很卑鄙。

其實，我的生活很簡單，只要有生活的必須品就可以了，這是一個基督教徒應該過的純樸的生活，而這樣的生活是無須巨額的收入就可以維持的。

我長期以來一直受這種負罪感的折磨，不想把它再帶到墳墓中去，所以現(xiàn)在決定辭去這份別人看來我做得很成功、報酬也很豐厚的工作，去用我的后半生來做一些能夠幫助到其他人的有意義的事情。

導師總結；

可見，價值觀對一個人的選擇有多么大的影響！

剛開始，這位娛樂記者可以用心做這份工作的時候，是因為生活所迫，必須以這份工作來維持家里的生計，當他的生存要以得到保障的時候，他發(fā)現(xiàn)他的價值取向令他工作得極不居心叵測，甚至有負罪感。

所以，雖然這位娛樂記者表面上擁有別人所羨慕的一切，但是實際上，作為一個基督教徒，他只需要簡單的生活，卻更需要內(nèi)心的寧靜和對人生意義的追尋。所以，他最終放棄了在別人的價值觀中很好的工作和生活。

比如說，我未來有一個去外地發(fā)展事業(yè)的機會，但是要破壞我一項重在家庭計劃，干擾了我的家庭生活。在這種情況下，我做去與否的決定，就在于這個階段我的心目中，家庭計劃的實現(xiàn)和工作的懺悔前途哪一項更重要，更決定了我人生的幸福圓滿。按照我的價值觀，去做這個決定，那，無論結果我怎么決定都是對的，都不會令我將來后悔。

游戲；了解自己目前的狀況

道具；10個茶杯、眼罩、氣球

授課方式；游戲

。。。。。。。。。。

制定目標的SMART原則

SPECIFIC    具體的可實施的行動計劃

MEASURABLE  可度量的（數(shù)量、質(zhì)量）

ACHIEVABLE   可達到

RELEVANT     與個人價值觀吻合的

TIMING        有時間限制的

授課方式：講解

個體的可實施的行動計劃是指這個目標不能太低，也不能太高。太低的目標不會對人的懺悔有任何推動作用，太高的目標讓人盲然不知所措。

正如我們前面講過的三批人的故事，第三批人取得成功的原因就是因為他們的目標是可度量的和可達到的

一個一無事處的人是不可能成為比爾。蓋茨那樣的人，因為他們的價值觀是有著巨大差異。

有時間限制的會督促你抓緊時間去完成目標。這個時間限制不能太松，這會讓你過于懶散；也不能太緊，這會讓你壓力過大，成為一個跟時間賽跑的人。

1、 3目標的金字塔

每天目標

短期目標

中期目標

長期目標

終極目標

授課方式：講解

比如說你的終極目標是建立一個上下班億資產(chǎn)的企業(yè)。那么你的長期目標就是20—30年內(nèi)建立一個大企業(yè)，中期目標就是10年內(nèi)建立一個企業(yè)，短期目標就是5年內(nèi)著手一個項目，這樣，你每天的目標，你每天應該做些什么，自然而然地就很清楚了。

以人生金字塔的方式很容易把大目標分解為小目標，把長期的工作分配到每一天來，這樣，就會很好地把握時間，做出最多的成績出來。

但是，目標定了并不是說就不能修改了，這種修改是建立在階段性成功的基礎上的，這樣的修改不但不會影響終極目標，反而會使你的最終目標越來越清晰。

1、 4設定目標的步驟

步驟一：列出目標

步驟二：上述目標帶來的好處

步驟三；主要困難與阻礙

步驟四：所需技能及知識

步驟五；為達到目的必須合作的對象

步驟六：計劃與行動帶來的好處

步驟七；目標完成日期

授課方式：講解

列出的目標可以是一個或多個，但不要同時有多個目標。

列出障礙和困難的好處就是了解自己的不足和改進措施。

如果你是做開發(fā)或創(chuàng)作的，就要找到那些創(chuàng)作理念相近的人作為合作伙伴，以便朝著同一個目標前進。

把你的長遠目標以及利益貼在辦公桌前，以后每當工作累或疲倦的時候，看一眼它，就會堅定自己工作的目的，重新振作起來。體制

設定目標完成日期則是設定一個目標的必要條件。

你的目標越清晰，實現(xiàn)目標就越容易。當人遇到低潮，感到迷茫時，想一想目標，就會堅定起來，繼續(xù)勇敢面對挑戰(zhàn)。

（休息）

2、 去除不必要和不合適的事務

要事第一

以始為終

減少冗長的會議

學會說“NO”

對付不速之客

學會委派

授課方式：講解

去除不必要和不合適的事務有下列這樣一些原則；要事第一、以始為終、減少冗長的會議、學會說“NO”、對付不速之客、學會委派。

在每一個原則中，還包含了一些定律和法則。了解和掌握這些定律和法則不僅對時間管理，甚至對你們?nèi)松械钠渌芾矶紩兴鶐椭?

2、1要事第一

“大石頭”理論

ABC法則

二八定律

授課方式：講解

能否遵守“要事第一”的原則將決定你是為了發(fā)展而工作還是僅僅為了生存而工作。

實行這個原則可以借助于以下的一些工具；“大石頭”理論、ABC法則和二八原則。

下面將著重講述這些工具，但是，工具交到你們的手中，是否能夠很好的發(fā)揮作用，就要靠在實際生活和工作中的靈活運用了。

“大石頭”理論

游戲；將大、中、小、及沙子如何裝到桶里

請談談你的想法

授課方式；游戲及講解

生活中充滿了需要解決的總是但是先做什么，后做什么就決定了我們是否成功，不成功的人也并非偷懶。當你能分清什么對你重要，做這些事情，你就能發(fā)展得很快，而如果你不分輕重緩急，眉毛一把抓，那么，你就只會終日忙碌而沒有什么收獲。

ABC法則

A型：重要且緊急的事務

B型：重要或緊急，但是既重要又不緊急的

C型；既不重要也不緊急的日常任務

授課方式；講解

按事情輕重緩急，把事情分為A、B、C三類。這三類事情的定義分別是重要且緊急的為A類，重要或者緊急的為B類，既不重要也不緊急的為C類。

我們知道了ABC分類之后，想問的是依據(jù)是什么標準來把事情進行區(qū)分呢？就是說，你怎樣知道什么是“大石頭”呢？

還是一句話，分類的標準就是各位目標。對你實現(xiàn)人生目標來說是緊急而很重要的，還是緊急或者重要性，還是既不緊急也不重要的，就決定了事情有輕重緩急。

因此可見，這個ABC分類法是有一定主觀性在里面的，有些事情的重要程度要視個人目標具體來定。

平衡日常工作任務

一個工作日

A型任務：你應該嘗試每天完成幾項緊急而有難度的事務，

B型任務：你的工作主要由這部分任務組成，這部分工作應占大部分工作時間

C型任務；這些不緊急的事情應放在有時間的時候做。

授課方式；講解

每天完成幾個A類的事情，才會有成就感

B類的事情構成了你工作的大部分，每天一般來說你處理的都是B類。

而C類事情應該有時間就去做，沒時間就算了。

考慮一項任務的優(yōu)先程度

授課方式：講解

考慮一下任務的優(yōu)先程度，這張表就可以幫助到你，事情要不要做，什么時候做。

有時候，科學的工具是很重要的，是由很多人總結出來的。

判斷；下列任務分別屬于A型、B型、C型任務中的哪種任務？

1、 整理文件

2、 接緊急電話

3、 準備會議

4、 和朋友一起喝下午茶

5、 向上司匯報工作情況

6、 給家人打個電話

7、 會見一個重要客戶

8、 閱讀專業(yè)期刊

9、 下屬請示

10、 同事請求協(xié)助

授課方式；講解

做上面這個練習的時候不討論，根據(jù)自己的價值觀進行判斷。如果說對“文件”是什么類型的不清，就把這種情況帶到你的日常工作中，按你最熟悉的情況作假設。

講解：

在你的能力范圍內(nèi)，怎樣把時間安排好，怎樣做最有效果最重要的事情。例如，明天就要考試了，你今天晚上熬夜復習才應付過去。結果對身體的健康不好，也沒有真正學到知識。這就不是好的時間管理，是拔苗助長。

二八定律

意大利經(jīng)濟學家帕雷托（PARTO）

1、 80%的銷售額來自20%的顧客

2、 80%的問題來自20%的員工

集中精力在能獲得最大回饋的事情上，別花費時間在與成功無益的事情上。

授課方式：講解

經(jīng)濟學上有這樣一個原理：

80%的銷售額來自20%的顧客

80%的問題來自20%的員工

同時我們也知道，世界上80%的財富掌握在20%的人手中，而剩下20%的財富在80%的人手中。

成功學上有一個發(fā)現(xiàn)，日常工作中，20%最關鍵的事給你帶來80%的效果。

這些的背后，說的都是同一個道理，二八法則

下面有一個故事，與這個法則有關

故事分享

美國有一個大學生，他畢業(yè)的時候給自己定的期望月薪1萬美元。但是，他的第一分工作是做推銷，一個月的工資才1千美元。做了推銷的工作一段時間之后，他把自己的銷售業(yè)績加以詳細的分析，才發(fā)現(xiàn)20%的銷售額的來自于自己80%的客戶，80%的銷售額來自于剩下的20%的客戶。發(fā)現(xiàn)了這個秘密之后，他毅然把自己的36個大客戶保留下來，由自己繼續(xù)聯(lián)絡和重點突破，其余的小客戶就交給公司去跟進。

集中精力于自己的大客戶之后，不到三個月的時間，他的月薪就真的達到了1萬美元。這個時候，他已經(jīng)達到了自己大學畢業(yè)時既定的目標，應該滿足了，但是，他并沒有滿足，現(xiàn)在他又有了新想法。

沒過多久，他就出來開了一家公司。公司一直遵循他做銷售時候總結出來的2/8原則進行經(jīng)營管理，最終這家公司成為了美國西海岸最大的一家油漆制造公司，它的名字就叫做摩爾。

導師總結：

在生活的方方面面，2/8法則起到很大的作用，這個故事就講述了一個公司如何運用2/8法則獲得了成功。

這個故事也說明了只要給自己定下了合理的目標，再使用一些有效的工具，一步步地規(guī)劃人生，必然可以取得輝煌的成功！

2、2以始為終

1、 是必須要做的嗎？

2、 不完成會怎樣？

3、 是自己想要的嗎？

4、 和目標直接相關？

5、 回報和收益直接相關嗎？

授課方式；講解

在猶豫不決要不要做一件事情的時候，可以問自己這樣幾個問題；是必須得做的嗎？不做又會怎樣？是自己真正想做的嗎？

記得有一次，我連續(xù)上了幾天的課程，回到家已是疲憊不堪。晚上，幾個以前單位的同事打電話約我出來見面聊天，盛情難卻，而且他們也難得出差來一趟，雖然我很累了，還是決定赴約。

可是，當我打扮穿戴好，要出門的時候，我猶豫了。心想，以自己目前的精神狀態(tài)，恐怕連坐都坐不住，還怎么和朋友敘舊和玩呢？再說，我一次不參加聚會，他們也不會從此不理我的，只要我把原因講清楚了，他們一定能諒解的。

結果，我順著自己的意愿，沒有去聚會，我得到了休息，朋友也玩得很開心。

2、3減少冗長的會議

1、 會議前

2、 會議中

3、 會議后

授課方式；講解

作為與會者，在會前要了解此次會議的議題，需要做哪些準備工作；在會議進行中，要集中精力、迅速思考、踴躍發(fā)言；會議結束后，該辦的事就得辦，不要拖沓。

另外，在會議中的主要問題是分不清客觀事實和主觀臆想。

比如說，我認為頭頂上的電燈每盞60瓦左右，而學員中有人認為沒有那么大的瓦數(shù)，頂多45瓦。那照這個的光亮度和我的經(jīng)驗，我的看法就是這個。而學員也有理由，60瓦的燈泡會很熱的，但在也有些燈泡是不發(fā)熱的。

你們看，這樣的爭論有意義嗎？為何不找相關負責人證實一下？答案不就會很清楚而且很權威了！

但是在有些爭議問題上，妥協(xié)或放棄無助于科學地解決問題，所以必須采取一定的方式來客觀地解決。

2、4學會說“NO”

1、 耐心傾聽

2、 如無法當場決定則要告訴他你要考慮多長時間

3、 顯示慎重

4、 表情應當和顏悅色

5、 態(tài)度堅定

授課方式：講解

就是拒絕別人，也是有技巧的

如果別人說，“我有件事要拜托你，。。。。?！蹦懵牰紱]聽就連心擺手說；“沒空，沒空”一來，這樣做不禮貌，二來，也許別人拜托的事是你可以幫到的。

一件事你無法當場做決定時，則要告訴他你會考慮多久給答復。表情要慎重、和藹，態(tài)度要堅定，以免產(chǎn)生誤解。

2、4學會說“NO”（續(xù)）

1、 指出拒絕的理由

2、 拒絕的是請托而不是他

3、 如果可能，為他提供其他可行性方案

4、 切忌透過第三者來拒絕

授課方式；講解

這四點內(nèi)容不必多講，讓我們來分析一種現(xiàn)象

提問：如何拒絕上司的任務？

總結；

請上司安排他的工作優(yōu)先次序。比如說，上司要你將剛剛開完的會議的紀要今天下班前交過去，你可以這樣詢問他，“經(jīng)理，你是讓我做上午的兩份商務合同呢，還是急著要這份會議紀要？”這時，無論經(jīng)理說讓你先做哪一份工作，都等于是幫你拒絕了另一份任務。

這樣，讓經(jīng)理自己決定要你做什么工作，總比你接到了一堆又一堆難以完成的任務之后，心里嘀咕或嘴上謾罵要好得多。

2、5如何對付不速之客

1、 不要采取無條件的“開門開放政策”

2、 授權秘書甄別并攔截來客

3、 規(guī)定接見部屬的時間

4、 移樽就教

5、 站立會客

6、 限時面談

7、 寧可提早上班，但不要拖延下班。

授課方式；講解

根據(jù)研究表明，站著交談要比坐著交談省1/3的時間

當有不速之客前來拜訪時候推擋一下。

安排特定的時間做特定的事，比如，規(guī)定你的下屬在下午兩點之后可以來找你談話，匯報工作。

在談話之前，就告之來賓：“不好意思，我4點鐘的時候有個會，你此次。。。。。?！边@樣，對方就自然而然地長話短說了。

還要養(yǎng)成一個寧可早到，也不要延遲下班的好習慣，否則會影響到你的家庭生活。

2、6有效委派

授課方式；講解

問題：有諸葛亮這樣的領導是幸還是不幸？

回答：

不幸，為什么？因為，有這樣的領導，事無巨細全都包攬了，什么都不用做了，也就什么都學不到了，諸葛亮生前是把一切打理得好好的，可是等他一死，就再也找不到接班人了。

杰克。韋爾奇曾經(jīng)說過，通用離開我，什么也不會改變，人人都知道要做什么，怎么做。

有效委派的模型

關于有效委派有一個模型：

有效委派的模型將委派的員工從“專業(yè)技能”和“態(tài)度”兩個維度分為四種：

1、 專業(yè)技能高但態(tài)度不好的員工

2、 專業(yè)技能高態(tài)度也好的員工

3、 專業(yè)技能低但態(tài)度好的員工

4、 專業(yè)技能低態(tài)度也不好的員工

針對這四種員工進行授權有不同的方法：

對第一種員工，授權的同時要注意監(jiān)督與跟進，他們能夠做好事情，但是對工作的消極態(tài)度便他們處處懈怠，這就需要管理者在工作的前期不斷地提醒和鞭策。

對第二種員工，管理者可以放手賦予他們職責，給他們機會大膽去做，因為這類員工的工作技能和態(tài)度都很好，一定能把工作開展好。

對第三種員工，雖然說工作能力不是很好，但態(tài)度認真肯干，上級可以給其多點培訓和學習的機會，以提高其技能，給予一定授權。

對最后的這一類員工，屬于既不能干，也不想干，他們對工作沒有熱情也不負責，甚至在員工中間起著消極的影響作用，有被淘汰的危機。

有效委派的要點

1、 委派做出決定的權利，而非實施任務的權力

2、 靈活處理的時間

3、 要求對方復述你的指示

4、 提供成功完成任務所必需的必要資料

5、 全面責任由你來負擔

6、 對他人表現(xiàn)提出建設性的反饋

7、 慷慨獎勵，適度批評

授課方式：講解

在委派的時候，要委派的是任務，而不是責任。否則的話，下屬會不開心，覺得你是在推卸責任，而不是在分派工作以培養(yǎng)他的能力

一次有效的委派中要求對方復述的話語是：

“你明白我的意思嗎？”“你復述一遍好嗎？”

同時，你要提供相關的信息，對結果該獎勵就獎勵，該懲罰就懲罰，獎懲的結果將會給人一個明確的努力方向。

3、制定你的計劃

1、 長期計劃

2、 周計劃

3、 日計劃

授課方式；講解

在明確目標和去除不必要的事務之后，你就需要制定一個詳細的計劃了。

計劃包括；長期計劃、周計劃和日計劃。

下面將逐一講述

3、1長期計劃——活動計劃表

目標；在9月30日前出版一個工作計劃和工作計劃手冊的綜述工作步驟估計時間目標日期責任人1書寫草稿15天8月15日自己2打印草稿10天8月15日秘書3校對5天8月30日自己與秘書4封面設計15天9月15日圖表制作者。。。。。。。   8發(fā)行 9月30日印刷廠授課方式；講解

對于一個長期計劃而言，這四項是必不可少的：“工作步驟、估計時間、目標日期、責任人”。為什么呢？因為只有這四項都準確列明了，你的計劃的可執(zhí)行和可操作性才有了保證。

幻燈片中，就是以寫作一本書的長期計劃作為例子來說明。

把所需的工作步驟一一羅列，估計出每一步驟所需的時間，從目標時間可以看出，這些步驟由于 是不同的人完成，所以工作時間可以重疊，最后一項是責任人，當然是必不可少的。

還有一個工具，我這里沒有給出，那就是甘特圖，畫好了甘特圖也有助于作長期計劃。

3、2周計劃工作安排

目標                                              第    周工作優(yōu)先級別估計時間日期安排            授課方式；講解

對于短時間的工作，就不用制定上面的長期計劃了，只要做一個周工作計劃安排即可。

主要內(nèi)容如圖所示，這些欄目和長期計劃很相近

3、3每日工作計劃表

日期：需完成的任務優(yōu)先級別已完成時間安排        需撥打的電話優(yōu)先級別已完成時間安排        需約見的人員優(yōu)先級別已完成時間安排        授課方式；講解

每日的工作計劃最好是在筆記本上做，又簡單，又方便，又便于隨身攜帶。

你可以把每天要做的事情寫上去，完成了就打“√”；沒完成就寫上“備注”。這樣，長些以往，養(yǎng)成良好的習慣，做起計劃并完成就不費事了。

4、 踢除行動障礙

1、 克服拖延

2、 避免混亂

3、 告別完美

授課方式：講解

踢除行動障礙的方法有：克服拖延、避免混亂、和告別完美。

4、 1克服拖延

1、 不要把難事往后拖——工作細分

2、 不要把不喜歡的事往后拖延——自律

3、 不要把喜歡的事做過了頭——防患于未然

授課方式；講解

工作細分；比如說裝修，你就要把整個過程分為找人設計——購買裝修材料——找裝修工人——監(jiān)督裝修——收尾。

同時，在工作流程已經(jīng)細分的基礎上，你要懂得自律，每一項工作都要按順序去做，不管喜歡與否。

同樣道理，對于自己特別喜歡做的事做過了頭也不行，所謂“過猶不及”就是說做過頭了和沒有做到位的效果差不多。

4、 2避免混亂

1、 辦公室桌上的5S運動

2、 處理信息洪流

授課方式；講解

“5S”想必大家在學習生產(chǎn)管理時都有所了解，它源于日本。

早期，歐美人士都對日本的產(chǎn)品很不屑一顧，因為日本的產(chǎn)品質(zhì)量很差。可是七八十年代以來，日本的產(chǎn)品質(zhì)量突飛猛進，家里能夠用上日貨成了一件值得驕傲的事情，為什么？因為日本采用戴明的質(zhì)量管理理論、5S質(zhì)量管理等，一下子把日貨的質(zhì)量提高了上去，也為日本成為世界上的經(jīng)濟強國立下了汗馬功勞。

我們國家也是這樣，一二十年以前，假冒偽劣產(chǎn)品泛濫，大家深受其害，要是今天，優(yōu)良有質(zhì)量已經(jīng)成了產(chǎn)品能夠上高的最基本條件了，因為優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品實在太普遍了。這就說明，經(jīng)濟的發(fā)展需要一個資本積累的過程，從模仿到創(chuàng)質(zhì)量的品牌。

辦公室桌上的5S運動

1、 整理廢紙簍的作用

2、 文件存檔系統(tǒng)

3、 各就各位的擺置

4、 集中精力做一件事

5、 不要總是重復處理同一文件

6、 不要為了表面的整潔而塞入一處

7、 下班前的清理

8、 整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)

授課方式；講解

辦公室的抽屜都裝得滿滿的，這說明你有很多事沒有處理。現(xiàn)在的無紙管理是指不給你太多的空間擺放紙張，讓你沒有辦法去保留那些過期的雜志、報紙和文件。

辦公桌上的“5S”運動包括的“5S”是；整理——把辦公桌上的報表、文件等加以整理；整頓——把文件、人事信息、銷售報表一一分類，以備公用；清潔——扔掉不要的東西，同時保證日常干凈；修養(yǎng)——在完成以上的4S后，關鍵是使人養(yǎng)成上述的習慣和修養(yǎng)，才能使活動長期進行的維持下去。

處理信息洪流

授課方式；講解

在這個信息的社會，面臨信息的洪流，我們該如何去面對呢？又該怎樣去處理這些信息呢？

幻燈片上的這個圖將有助于我們?nèi)ソ鉀Q洶涌而至的信息。

4、3告別完美

1、 清楚你所從事的工作對質(zhì)量的要求

2、 不要為自己預留充裕的時間

3、 80分標準

4、 感受缺陷

授課方式；講解

清楚你所從事的工作對質(zhì)量的要求有多高，下列問題可以幫助你；1、你是需要一個精確的答案，還是一個大致的答案？2、有多少時間和金魚可以用于獲取高質(zhì)量的產(chǎn)出？3、質(zhì)量水平的要求有多高？4、在可接受質(zhì)量的范圍內(nèi)，是否有捷徑可尋？

永遠不要為自己預留太充裕的時間去完成一件事，這樣你就不會有太多的閑時去追求完美了，當然也不能把時間排得太緊太滿，否則很容易因為工作壓力太大面危害身心健康。

以前做事的標準是要做就要完美無缺。事實上，并不是所有的工作都得盡善盡美。當你發(fā)現(xiàn)有數(shù)不清的事情需要你集中精力時，不妨排出先后順序。不那么重要的工作只要達到80分就夠了，把100分留給最大、最重要的項目。其他事完全可以不做。

多感受一些挫折感，以提醒自己；“世上并沒有完美的事，追求完美是不可取的?！?

完美根本就不存在，了解這句話的人就等于人生智能的極致，期待擁有完美者是人類最瘋狂危險之舉?！?9世紀法國詩人馬塞特

授課方式；講解

幻燈片上這句話將使我們對完美有更深刻的體會和認識。認識到“完美”在這個世界上根本是不存在的，期待完美是一種不切實際的瘋狂行為。

5、 及時行動

我其實沒有什么輝煌燦爛的業(yè)績。只有一點令我自豪的是；凡是我覺得應該做的，我就去做。。。。。而當我決心做后，我便著手去做了?！_期福

授課方式：講解

行為學上發(fā)現(xiàn)，人有幾種類型，有一類人是行動型。他們的特征是一想到什么事，就馬上去做了，這類人是很容易成功，因為他們行動得最快、最多。

但是，過猶不及，過多過急的行動也是不妥的。比如說，你鎖了門下樓，想起來窗戶有沒有關呀？于是，咚咚咚跑上樓再下樓，沒走幾步，又想起來，衣服有沒有收??？再跑回去，最后，又想起來門好像沒鎖，還是上樓看看，你看，這樣的行動派就有點過火了。

只有行動才能靠近目標

1、 使用更好的工具工作

2、 提升工作的熟練度

3、 運用既有的情報和經(jīng)驗

授課方式；講解

只有行動才能靠近目標

這包括以下三個方面的內(nèi)容：

在多次行動中，你會自然選擇更好的工具工作；

行動多了，自然就會提升自己工作的熟練度；

多次行動后就會總結出一定的情報、經(jīng)驗，而有效運用這些情報和經(jīng)驗將有助于我們達成目標。

需要注意的是，在行動中我們還要不斷適應周圍的變化，做出適當?shù)恼{(diào)整，但是，只要剛開始的目標是一定的，那么，不管有怎樣的變化，都有可能完成任務。

下面就請各組來玩一個搭建筑的游戲，看看從中學到什么。

游戲；搭建筑

形式；小組活動

時間；30分鐘

材料；每組一把吸管、一副撲克牌、一盒回形針

場地：教室

目的：

1、 說明制定的目標要清晰

2、 目標確定后，執(zhí)行過程在隨著變化，作出適當調(diào)整。

程序：

1、 每組成員合作，在20分鐘的時間內(nèi)，用所發(fā)的材料，設計并搭建出本公司的一個標志性產(chǎn)品，要求搭建的產(chǎn)品美面堅固。

2、 游戲進行了幾分鐘，突然要求各組交回一種建筑材料，類型任意。]

3、 游戲進行到10分鐘，突然宣布還有2分鐘就要結束游戲，各組必須在結束之前搭建好產(chǎn)品

導師總結；

這個游戲說明了首先目標清晰、明確。在搭建之前，不僅要有這個產(chǎn)品的輪廓，還要考慮清楚對它的要求是美觀和牢固。那么，到底要我牢固，是一陣風吹不倒呢，還是其他什么標準。

另外，在游戲過程中有兩次變故，一次是收走了一種建筑材料，一次是建筑時間縮短，適應了這 兩次變化才能搭好產(chǎn)品，所以說，一開始制定了目標，也不一定就確保成功。

案例：經(jīng)理的一天

1、 邀請總經(jīng)理共進午餐

2、 擬訂下一年度廣告預算

3、 處理積壓過多的公文

4、 與業(yè)務經(jīng)理討論上個月的業(yè)績

5、 處理及待回復的若干信件

6、 瀏覽桌上堆積如山的醫(yī)學雜志

7、 為下個月業(yè)務會議準備口頭報告

8、 據(jù)說客戶服務部最近接到特別多的客戶投訴電話

9、 召見客戶服務部經(jīng)理，了解情況

10、 參加下午2；00召開的主管會議，但議題不明

授課方式；練習

如果你是這位經(jīng)理或是經(jīng)理的秘書，你該如何安排這一天的工作計劃呢？請按時間順序，將工作計劃列表。

五、時間管理的工具

環(huán)節(jié)六：時間管理的工具

時間；20分鐘

目的；介紹時間管理的各類型工具，并比較其優(yōu)缺點；提示時間管理工具使用時的種種弊病。

時間管理的工具

1、 月歷

2、 行事歷與甘特表

3、 效率手冊

4、 商務通與訂房卡

5、 鬧鐘

6、 其他工具

授課方式；講解

月歷可以用筆記本來代替，筆記本很方便記錄

行事歷和甘特表是用于項目管理時的，其中包括項目、時間等要素。

商務通和訂房卡是現(xiàn)在比較流行的電子產(chǎn)品

效率手冊和鬧鐘大家都比較熟悉了，就不具體介紹了。

使用時間管理工具的四把鑰匙

1、 只用一個個人的管理系統(tǒng)

2、 隨身攜帶

3、 遠離廢紙

4、 以最合適的方式使用工具

授課方式；講解

這是使用管理工具要注意四個方面：

“只有一個個人的管理系統(tǒng)”意思就是說，或者電子或者紙面的，你必須把重要的東西放在某一類工具中，以便查找。否則，你要么記不起你的東西記在了哪一種工具中，你要么在相關工具中找不到你要找的記錄。

“隨身攜帶”是指你在需要的時候就能夠找到的時間管理工具，比如說，記事本，筆記本電腦要隨身攜帶。

‘遠離廢紙“指的是不要把有用的、沒用的東西混雜在一起，如果你的重要工作計劃表被淹沒在一堆廢紙中，首先它的重要性就值得懷疑。其次，你是否能夠及時找到它也是個問題。

“以最合適的方式使用工具“是說，記事本，鬧鐘，筆記本電腦等各有各的特點和用途。你應該以最有效的方式去使用他們。你總不可以讓筆記本電腦承擔喚你起床的功能，用記事本來記載你的月計劃、年報表和一些機密文件吧！

六、時間管理的進一步提升

環(huán)節(jié)七：時間管理的進一步提升

時間：45分鐘

目的；介紹時間管理學的四代理論

介紹以人為本的第四代時間管理學的兩個重要方法

時間管理學的四代理論

1、 第一代著重利用便條與備忘錄。

2、 第二代強調(diào)長/中/短期日程表，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要性。

3、 第三代重視優(yōu)先順序的觀念，將有效的時間和精力加以分配，爭取最高效率。

4、 第四代重在個人管理，注重提高個人生活和工作的質(zhì)量，幫助平衡發(fā)展工作和生活的不同角色，并全盤規(guī)劃日常生活。

授課方式；講解

第一代著重利用便條與備忘錄。

第二代強調(diào)長/中/短期日程表，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要性。

第三代重視優(yōu)先順序的觀念，將有效的時間和精力加以分配，爭取最高效率。

這里有個故事

故事分享

有個年輕人很想成功，就找了個成功人士學習經(jīng)驗。這個成功人士很了不起。他是全球銷售人員百萬富翁俱樂部的成員，這個俱樂部，只有全世界最頂尖的銷售人員才有資格加入。

年輕人對成功人士說；“我很想像您一樣的成功，至少每年可能凈賺100萬，您可以告訴我成功的秘決嗎？”

成功人士說：“你想成功，是一件好事，年輕人，那么，你告訴我你目前的生活狀態(tài)，讓我看看你需要做些什么來改進。”

年輕人說：“我每天早上起來，和妻子一塊吃完早飯后，就去上班。中午在公司吃飯，下午下班后就回家，和妻子、孩子一起?！?

成功人士聽了之后說：“那好，你聽聽我是怎樣度過我的一天的吧！”于是，他娓娓道來：“我早上起來，開車去約見客戶一起吃早餐，然后回到辦公室，談生意。中午和客戶一起吃午餐，下午繼續(xù)工作，一般來說，晚餐也是和客戶一起吃的。而且，每天12點以前我是不會去睡覺的，因為我要一直整理我的客戶資料到深夜。。。。。。。?！?

正當這位成功人士講得津津有味，以為年輕人會佩服五體投地的時候，年輕人有禮貌打斷了他的話，說：“如果您不介意的話，我先走了?！背晒θ耸吭尞惖貑査麨槭裁?。年輕人說：“我是很想成功，卻不想過和您一樣的生活?！?

導師點評：

這段對話說明了什么：人畢竟是人，不是機器，需要休息、隨意和交流情感的時間，時間管理所講師的時間，必須把人的這些需要都考慮進去，否則就是不合理的，有悖常情的，當然也就是難以執(zhí)行的。

這也同時說明了要按你的價值觀來制定目標，安排時間，把對自己重要的事情排在前面，這樣你才能獲得生活和事業(yè)的平衡，達到你真正想要的成功。

第四代重在個人管理，注重提高個人生活和工作的質(zhì)量，幫助平衡發(fā)展工作和生活的不同角色，并全盤規(guī)劃日常生活。

以人為本的第四代時間管理學

1、 第二象限組織法

2、 效率與效能

1、 第二象限組織法

1） 時間管理矩陣圖

2） 將時間投資于第二象限

授課方式：講解

第二象限組織法的精髓在于時間管理矩陣圖，從時間管理矩陣圖中，我們將自己的主要精力集中于哪一個領域?qū)Q定了我們過怎樣的一種生活。

后來，我們將會講到，最科學的對時間的投資是將時間投入到第二象限中。

1、 1時間管理矩陣圖

緊急                             不緊急危機

緊急的問題

有期限的任務和會議準備事項

預防工作

計劃干擾（不速之客）

許多湊熱鬧的話

一些信件瑣碎忙碌的事情

看太多的電視

浪費時間的活動授課方式：講解

偏重于緊急而重要的事情的人經(jīng)常面對生病、著火、緊急工作這一類的事情；

偏重于重要而不緊急的事情的人將把時間花在學習充電、鍛煉身體上。

偏重于緊急而不重要的事情的人將會忙碌于搓麻將之類的事件中；

偏重于不緊急也不重要的事情的人將做一些無關緊要，甚至浪費時間的事情。

1、 2將時間投資于第二象限

1、 偏重第一類事務的結果

有壓力

精疲力竭

危機處理

忙著收拾殘局

授課方式：講解

偏重于第一類事務，總是處理一些重要、責任重大的事情，忙于收拾殘局。像“危機公關”“危機處理”就屬于此類，這類事件，固然關系重大，甚至會影響到一個企業(yè)或部門生死存亡，但經(jīng)常處理，容易使人筋疲力盡。

現(xiàn)在做“急迫性指數(shù)測驗”。

練習：急迫性指數(shù)測驗

選出你最可能作出的反應行為態(tài)度（0=從不，2=有時候，4=常常）

1、 我在壓力下表現(xiàn)最好

2、 我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。

3、 我常因周圍的人或事物動作太慢而不耐煩，我討厭等待或排隊。

4、 我休息時會覺得不安

5、 我似乎永遠在趕時間

6、 我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。

7、 我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。

8、 我在做一件事時常會想到另一件事。

9、 我處理危機時表現(xiàn)最好

10、 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。

11、 我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處的時間

12、 當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。

13、 我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。

14、 我常邊工作邊吃飯。

15、 我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。

16、 一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。

導師點評；

25分以下為沒有急迫性；

26——45分是有急迫

45分以上的有強烈的急迫性，建議去看心理醫(yī)生。

1、3將時間投資于第二象限

偏重第三類事務的結果：

1、 短視近利

2、 處理危機

3、 被視為巧言令色

4、 輕視目標與計劃

5、 缺乏自制力，怪罪他人

6、 人際關系浮泛，甚至破裂

授課方式：講解

偏重于第三類事務的人往往輕視目標和計劃，因為他們忙于種種意外事件，所以一直有各樣事情去處理。

他們會常常把責任推到他人身上“他沒通知我”?！岸萝?，遲到不能怪我?！?

因為沒有時間和人深入交往，導致人際關系浮泛甚至破裂。

1、4將時間投資于第二象限

偏重第四類事務的結果

1、 全無責任感

2、 工作不保

3、 依賴他人或社會結構為生

授課方式；講解

偏重于第三、四類事務，導致全無責任感，因為錯誤都是他人引起的，自己不用承擔任何責任。這種態(tài)度必然導致工作上面不負責，只依賴他人。

1、 5將時間投資于第二象限

偏重第二類事務的結果：

有遠見、有理想

平衡

自制

紀律

少有危機

授課方式：講解

偏重于第二類事務，是比較理想的一個狀況。做重要而不緊急的事情，將給我們的人生奠定堅實的基礎，而又在比較輕松的氛圍中完成。在沒有什么精神壓力和負擔的情況下，我們做了第二類事務，就等于輕松愉快地邁向成功。

2、 效率與效能關注如何做，規(guī)劃、程序比結果更重要

目的是改善流程和提高產(chǎn)出

目標是提升數(shù)量、提高質(zhì)量

希望任何事情動作得順暢，沒有變化、沒有改變關注為什么，探求新主張

目的是需求正確的方向，最好的結果

目標是增加價值

詢問：“我們的目的是什么？”“我們?yōu)楹芜@樣做？”授課方式：講解

提問：什么叫效率？什么叫效能？

回答并總結：單位時間的產(chǎn)量叫效率，產(chǎn)生效率的能力叫效能。效能多是指人的專業(yè)技能和心態(tài)。

講解：

除了關注每天的工作效率，還要注意自己不斷學習、心態(tài)修養(yǎng)和身體健康，這些都是保證自己一直高效率的基礎。

下面講一個“鵝生金蛋”的故事，希望它可以幫助你們理解效率與效能之間的關系。

故事分享

農(nóng)夫養(yǎng)了一只鵝。有一天，這只鵝生了一只金蛋。農(nóng)夫很高興地用這只金蛋換了大米、雞、鴨、魚、肉。

過一個星期，這只鵝又生了一只金蛋。農(nóng)夫很高興地用這只金蛋換了綾籮綢緞。

過一個星期，這只鵝又生了一個金蛋，農(nóng)夫現(xiàn)在吃穿不愁了，但是還沒有自己的房子。于是，他便想蓋房?？墒?，蓋一個房子總得十個八個金蛋才得啊！怎么辦呢？農(nóng)夫發(fā)愁了。突然，他眼前一亮，既然鵝可以下金蛋，它的肚子里肯定有很多的金蛋了，何不。。。。。。。

于是，農(nóng)夫就狠心地剖開了鵝的肚子。讓他大吃一驚的是，鵝的肚子里空空如也。

從此，農(nóng)夫繼續(xù)過著他的窮日子。

導師總結：

這個故事中，金蛋代表的效率、而那只鵝代表的是效能。效率是我們能切實看見，并真實所需要的，而效率是來自于效能的，只有效能存在，才能夠長期地保證效率。而且效能越好，效率才會越高。

故事中的農(nóng)夫不懂得這個道理，為了取金蛋而殺了鵝，就相當于為了效率而毀了效能，自然連效率也一塊兒摧毀了。

效率與效能的兼顧就是長期利益與短期利益的共存。

圓滿人生需要平衡

結束；鵝生金蛋

授課方式；講解

圓滿的人生要兼顧效率和效能。我們對人生有了明確的目標和具體的規(guī)劃之后，對人生的規(guī)劃要一步一步地去落實、去實現(xiàn)。每天，每做一件事的時候都要考慮這樣做對我的人生目標有何幫助，同時，在所做的事情中要分清輕重緩急。

當你把自己在工作上的時間安排好了，就會有足夠的時間和家人在一起，分享和交流感情。工作和家庭生活的平衡將給你帶來自信和快樂。同時，你把這樣的愉快的情緒帶到工作中，必然會取得好的成果。這樣，就會形成一個良性循環(huán)。

課程回顧

1、 了解時間管理的現(xiàn)狀

2、 認識時間管理

3、 時間管理的陷阱

4、 如何跨越時間陷阱

5、 時間管理的工具

6、 時間管理的進一步提升

環(huán)節(jié)八：課程回顧和總結

時間；10分鐘

目的；課程回顧和總結

學員提問

結束語：

總是/要在凋謝后的清晨/你才會走過/才會發(fā)現(xiàn)/昨夜/就在你的窗外/我曾是怎樣孤獨/又寂寞的一朵/我愛/也只有我才知道/你錯過的昨夜/曾有過/怎樣皎潔的/月

不要等一切都錯過以后，才后悔，

讓我們抓住現(xiàn)在，做我們想做的工作，過我們希望過生活！   謝謝大家！