(一)打電話 ●打電話時誰先掛,地位高者先掛,地位平等時,主叫先掛。 ●打電話的時機 一般節(jié)假日不打,晚上10點以后和清早8點以前不打(什么時候打) ●通話時間 三分鐘原則, 長話短說,廢話少說,無話不說(打多長時間) 4 應該怎么打電話? 1、先問好,您好2、自報家門3、來為何事4、道別語(再見)態(tài)度一定要得體。
(二)接電話 ? 電話來時,聽到鈴響,在第二聲鈴響后取下話筒。通話時先問候,并自報公司、部門。對方 講述時要留心聽,并記下要點。未聽清時,及時告訴對方。 ? 通話簡明扼要,不要在電話中聊天。 ? 接聽電話時,要詢問對方單位名稱及所屬部門,接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。 ? 對不指明的電話,判斷自己不能處理時,可坦白告訴對方,并馬上將電話交給能夠處理的人。 在轉(zhuǎn)交前,應先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。 ? 工作時間內(nèi),不得打私人電話。 ? 通話時聲音不宜太大,讓對方聽得清楚就可以,否則對方會感覺不舒服,而且也會影響到辦 公室里其他人的工作。 ? 當對方要找的人不在時,在不了解對方的動機、目的是什么時,請不要隨便傳話。未授權(quán)的 情況下不要說出指定受話人的行蹤 ? 當你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應盡快和通話對方致 歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時,應告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。 ? 在電話中傳達事情時,應預先作好準備,通話結(jié)束前應重復要點,對于數(shù)字、日期、時間等, 應再次確認以免出錯。 ? 如果對方?jīng)]有報上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,此時應客氣而禮貌地詢問:“對不 起,請問您是哪位?” ? 要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時,最好不要口頭轉(zhuǎn)達,可利用紙條傳遞口信,這樣不僅 可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。 ? 如果碰到對方撥錯號碼時,不可大聲怒斥,或用力掛斷電話,應該禮貌告知對方撥錯電話。 相反如果是你撥錯了電話,應該馬上向?qū)Ψ奖硎镜狼浮? ? 如果電話突然發(fā)生故障導致通話中斷,此時務必換另外的電話再撥給對方,向?qū)Ψ浇忉屒宄?nbsp;
? 作好電話記錄。 ? 結(jié)束時禮貌道別,待對方切斷電話,自己再放話筒。 當電話掉線時,我們應該怎么辦? 不管是打電話還是接電話我們都要注意語氣、語速、聲音。