米爾克：“現(xiàn)在就辦”

    維克托·米爾克是世界上屈指可數(shù)的現(xiàn)代化大食品公司墨西哥城推銷中心的技術(shù)總監(jiān)。他的工作直接或間接地受到公司5000雇員中3000多人的影響。他總是忙得不可開交，想找點(diǎn)時(shí)間度假非常困難，可是他的工作卻從來也沒有干完過。他因此參加了在墨西哥城舉行的一次時(shí)間管理研討會(huì)，并取得了很大進(jìn)展。

    1不再加班工作

    米爾克說：“現(xiàn)在我不再加班工作了。我每周工作50至55個(gè)小時(shí)的日子已經(jīng)一去不復(fù)返，也不用把工作帶回家做了。我在較少的時(shí)間里做完了更多的工作。按保守的說法，我每天完成與過去同樣的任務(wù)后還能節(jié)余1個(gè)小時(shí)。

    我使用的最重要方法是制訂每天工作計(jì)劃。現(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。

    首先完成第一號(hào)事項(xiàng)，然后再去進(jìn)行第二號(hào)事項(xiàng)。過去則不是這樣，我那時(shí)往往將重要事項(xiàng)延至有空的時(shí)候去做。我沒有認(rèn)識(shí)到次要的事項(xiàng)竟占用了我的全部時(shí)間。現(xiàn)在我把次要事項(xiàng)都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂。我感到非常滿意，同時(shí)，我能夠按時(shí)下班而不會(huì)心中感到不安。

    我認(rèn)為，研討會(huì)后出現(xiàn)的一個(gè)最重要變化是，我更明確地確定了各項(xiàng)目標(biāo)。過去我從未迫使自己寫出要做的事和將它們排列出優(yōu)先次序。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對各項(xiàng)目標(biāo)有了明確認(rèn)識(shí)，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。

對我有極大幫助的另一點(diǎn)是‘現(xiàn)在就辦’的概念。我有意識(shí)地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實(shí)際上，推銷中心參加研討會(huì)的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無章的辦公桌和人為的混亂列為第二號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素。”

2貼在墻上的浪費(fèi)時(shí)間因素表米爾克說：“我已經(jīng)親身體會(huì)到了顯而易見這個(gè)詞的含意。我把你的浪費(fèi)時(shí)間因素表貼在我辦公桌前的墻壁上，這個(gè)地方非常醒目。我曾核對過其中20個(gè)浪費(fèi)時(shí)間因素，證明它對我是非常重要的，其中有幾個(gè)我曾給以特別強(qiáng)調(diào)，反復(fù)進(jìn)行了檢查。正象你看到的，我已經(jīng)說過，對頭號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素(變換化先次序和拖延)和辦公桌上雜亂無章的控制有了明顯進(jìn)展。我的第三個(gè)浪費(fèi)時(shí)間因素是危機(jī)管理，這好象是說我們的生活危機(jī)四伏。通過我們的大型電腦控制室，我們能夠鑒別機(jī)械或電子設(shè)備方面出現(xiàn)的問題。現(xiàn)在我們正設(shè)法預(yù)先采取措施來防止將要出現(xiàn)的危機(jī)問題，并且正在尋找能夠更好地管理危機(jī)的辦法。我們贊成溫斯頓·丘吉爾的看法，展望未來比我們現(xiàn)在所能理解的要困難得多同時(shí)我們也確切地發(fā)現(xiàn)，預(yù)先采取措施防止可能發(fā)生的危機(jī)和制訂應(yīng)急計(jì)劃完全可能最大限度地減少危機(jī)的影響”。