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郭明全:建章立規(guī)
2016-01-20 2798

三、 建章立規(guī)

 

公關(guān)工作政策性強(qiáng)、影響面廣,雖靈活又嚴(yán)肅。

從管理上講:無(wú)制度無(wú)法統(tǒng)合戰(zhàn)力。

因此,企業(yè)必須制訂一整套嚴(yán)格的公關(guān)規(guī)章制度。

 

主要內(nèi)容有:

?  公關(guān)部職責(zé)(組織架構(gòu)、崗位設(shè)置)

?  公關(guān)員職位書(shū)(崗位描述、技能要求、工作任務(wù)、關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo))

?  公關(guān)部日常管理規(guī)定(包括行政、會(huì)務(wù)、考勤、接待、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、文檔管理等)

?  開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)公關(guān)工作的原則、流程、標(biāo)準(zhǔn)

?  對(duì)外宣傳、傳播紀(jì)律及行為規(guī)范

?  媒體(輿情)監(jiān)控

?  企業(yè)危機(jī)公關(guān)預(yù)案等

  

    公關(guān)部不僅要有明確的行動(dòng)指南和行事規(guī)則,同時(shí),還要及時(shí)掌握國(guó)家相關(guān)的法律和政策變化,了解媒體行業(yè)的運(yùn)作機(jī)制和相關(guān)規(guī)定,并以此不斷調(diào)整完善內(nèi)部制度建設(shè)。

 

事實(shí)上,與媒體打交道(或說(shuō)媒體關(guān)系管理)是企業(yè)公關(guān)工作中的一項(xiàng)重要任務(wù),也可以說(shuō)是絕大多數(shù)公司的主要任務(wù)。

其總的原則應(yīng)該是:公開(kāi)、誠(chéng)實(shí)和合作。

如,某企業(yè)明確與新聞界公共關(guān)系原則為:

▲ 我們認(rèn)為應(yīng)該對(duì)新聞界人士予以有禮貌的招待,并且承認(rèn)他們有權(quán)對(duì)我們提出任何問(wèn)題

▲ 我們認(rèn)為應(yīng)該對(duì)新發(fā)生的事實(shí)發(fā)表真相——忠誠(chéng)扼要而明確

▲ 我們認(rèn)為所有發(fā)給新聞界的材料,必須屬于新聞體裁,在任何情況下,不得企圖以為廣告費(fèi)用影響任何編輯計(jì)劃

▲ 我們認(rèn)為應(yīng)該把所有重要新聞以公正無(wú)偏袒的態(tài)度同時(shí)發(fā)布給所有新聞機(jī)構(gòu)

▲ 我們相信不得使用高壓手段,不得對(duì)某人有所偏愛(ài),并且與新聞界融洽相處

 

又,某跨國(guó)公司明確企媒關(guān)系方針如下:

▲ 媒介關(guān)系部是被公司授權(quán)與媒體接洽的唯一接口。

▲ 媒介關(guān)系部在應(yīng)答媒體提問(wèn)、組織新聞活動(dòng)、撰寫(xiě)新聞稿件時(shí),需要各部門(mén)的大力支持。

▲ 所有的媒體活動(dòng),包括新聞稿的發(fā)布、采訪(fǎng)安排、回答媒體問(wèn)題和組織新聞發(fā)布會(huì)等,都必須由媒介關(guān)系部統(tǒng)一安排。

▲ 只有被授權(quán)的新聞發(fā)言人才能就他們分管的范圍代表公司向媒體發(fā)言。

▲ 無(wú)論何時(shí)收到媒體的詢(xún)問(wèn),請(qǐng)交由媒介關(guān)系部處理。

▲ 請(qǐng)注意保護(hù)公司機(jī)密信息。未經(jīng)授權(quán),向媒體發(fā)布任何機(jī)密的商業(yè)信息是嚴(yán)令禁止的。

 

即,公關(guān)部還應(yīng)與企業(yè)上層及其它行政、生產(chǎn)銷(xiāo)售部門(mén)保持密切的聯(lián)系,定期會(huì)商,協(xié)調(diào),保持對(duì)外宣傳口徑一致,傳播指向清晰,共塑企業(yè)形象、維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)、開(kāi)展危機(jī)管理等。

 

另外,公關(guān)員不僅自己要按章行事,還要指導(dǎo)企業(yè)全體員工遵循相應(yīng)的公關(guān)守則。

 

事實(shí)上,企業(yè)公關(guān)不僅是公關(guān)員的工作而且將日益成為全體管理人員的共同職責(zé)。

一句話(huà):企業(yè)要“全員公關(guān)”。因?yàn)椋诋?dāng)下互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,每一個(gè)員工的言行都會(huì)對(duì)企業(yè)的形象和聲譽(yù)產(chǎn)生大大小小的影響,都會(huì)釋放出“正能量”和“負(fù)能量”。

 

必要的話(huà)企業(yè)要制訂企業(yè)《商業(yè)行為規(guī)范》、《禁言禁行》手冊(cè)。

 

例如,一家在華的外資企業(yè)在其制訂的《商業(yè)行為規(guī)范》中寫(xiě)道:

▲道德是企業(yè)良性運(yùn)營(yíng)、保證信譽(yù)的基石,因此集團(tuán)決心將這一滲透公司運(yùn)作各個(gè)方面的道德規(guī)范從原有的認(rèn)知和贊賞轉(zhuǎn)換成一種競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

▲在公司范圍內(nèi)樹(shù)立起正確、忠實(shí)、正直和透明的行為準(zhǔn)則。

▲任何破壞合理競(jìng)爭(zhēng)條件的行為都與本集團(tuán)的政策相悖。

▲不得以私人方式向行政部門(mén)的人員提供有利于其個(gè)人的工作或商業(yè)機(jī)會(huì)。

    ▲贈(zèng)與本集團(tuán)外第三方的禮物必須價(jià)值適中并以適當(dāng)?shù)姆绞接涗浽诎敢员愫瞬?,還須部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),同時(shí)匯報(bào)給公司負(fù)責(zé)該事務(wù)的監(jiān)事會(huì)。

    ▲因?yàn)榄h(huán)境是社會(huì)的基本財(cái)產(chǎn),企業(yè)在開(kāi)展一切活動(dòng)時(shí)都盡力尋求經(jīng)濟(jì)利益及環(huán)境需求之間的平衡。

 

    特別需要告誡的是:企業(yè)老板是企業(yè)最鮮明的“符號(hào)”,沒(méi)有特權(quán)不受公司“公關(guān)守則”的約束。

想想2008年我國(guó)四川汶川發(fā)生特大地震后,萬(wàn)科的當(dāng)家人王石就捐款的幾句言語(yǔ)給企業(yè)和他本人造成了多大的傷痛。

 

為做好公關(guān),企業(yè)應(yīng)完備各種公關(guān)“工具”,如:

ü  建設(shè)好企業(yè)網(wǎng)站、開(kāi)通官方微博、微信公眾平臺(tái);

ü  根據(jù)條件創(chuàng)辦好內(nèi)部電視(視頻音節(jié)像)、企業(yè)報(bào)刊;

ü  編印相關(guān)書(shū)籍、企業(yè)宣傳畫(huà)冊(cè);

ü  建立媒體名冊(cè)、做好媒體剪報(bào);

ü  撰寫(xiě)編印《企業(yè)社會(huì)責(zé)任報(bào)告》;

ü  設(shè)立公司展廳(博物館)等。

另外,也要與相關(guān)媒體、優(yōu)質(zhì)的公關(guān)、廣告、策劃、會(huì)展等公司機(jī)構(gòu)建立起合作機(jī)制,充分借助外部資源,壯大公司的公關(guān)實(shí)力。

 

切記:有序才能有力!才能有效!

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