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孫海藍:做領導的"管家"_辦公室行政文秘管理
2016-01-20 48334
對象
辦公室、行政、文秘、綜合秘書
目的
提高管理技能,輕松應對工作
內容
做領導的“管家” ——透析行政、辦公室的管理技能 【主講:孫海藍】 【時間:1-2天】 優(yōu)秀的行政秘書,是決策者的守門人,也是老板的“管家”。是主管的數(shù)據(jù)處理中心。一位靈活機敏的秘書,應能化繁為簡,有條不紊,構筑起主管與部屬間的橋梁。高級秘書更有可能是公司的形象代言人和發(fā)言人。作為秘書的您是否意識到自己職位的重要性,又能否從剪不斷理還亂的日?,嵥榈氖聞罩薪饷摮鰜?,甩掉“勤雜工”的帽子?秘書與助理工作是看起來很簡單,但要做到優(yōu)秀是非常困難的,因為只有專業(yè)的知識是不夠的,還要有豐富的工作經驗、足夠的細心、過人的悟性、高效的工作方法、游刃有余的關系協(xié)調能力?! ∷愿呒壝貢c助理如果沒有受過系統(tǒng)、專業(yè)的訓練,將無法從戰(zhàn)略的高度、全方位的視角認知秘書與助理的工作;主要靠自己的經驗工作,缺乏理論支持,工作總是被動行事、抓不住工作重點、達不到領導的要求;想為領導作的更多、更好卻找不到好的思路、方法;有時遇到一些難題解決不好,還會導致工作失誤。  諸如此類的問題,都是每個高級秘書與助理都要面對的,如何把握正確思路和方向、找到最適當方法,迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)就是我們這次訓練的主要目的。 本課程參照海爾好的行政管理模式,將告訴您:好的行政秘書就是老板的“管家”,是老板的得力助手,輔佐老板進行日常管理,也是老板的“管家婆”,協(xié)助老板理順日常企業(yè)的行政管理。 【為什么學習本課程】:本課程專門為董事會或總經辦秘書、行政部門工作人員、部門經理助理、其他行政文員設計提升專業(yè)能力,成為上司在工作中的得力助手而設計的,目的是要使學員能夠幫助上司提升工作效率與品質,維護商業(yè)形象,取得事業(yè)更大成功,成為老板的“管家”,成為老板的左膀右臂,輔佐老板經營好企業(yè)?!菊n程提綱】:第一講 必備的職業(yè)心態(tài)一、了解遵循辦公室的游戲規(guī)則 二、行政秘書的職業(yè)心態(tài):努力和敬業(yè)態(tài)度 三、了解行政秘書的職業(yè)職責和功能發(fā)揮 第二講 辦公室領導藝術 一、1.新時期辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)與機遇; 2. 辦公室基本職能與工作特點; 3. 新時期辦公室工作的“四個轉變”; 4. 搞好辦公室工作的思路; 5. 提高辦公室工作質量和效率的有效途徑。 二、新時期辦公室領導藝術: 1.領導決策藝術; 2.領導用人藝術; 3.領導授權藝術; 4.領導協(xié)調藝術; 5.領導溝通藝術; 6.領導激勵藝術; 7.領導公關藝術; 8.領導開會藝術; 9.領導藝術修煉途徑與方法。 (三)辦公室工作危機處理: 1.單位突發(fā)事件預防; 2.突發(fā)事件處理原則; 3.突發(fā)事件處理程序與技巧; 4.辦公室危機處理能力提升方法。 (四)辦公室績效考核設計: 1.辦公室績效考核的評價標準; 2.辦公室績效考核的方法; 3.辦公室績效考核的方案設計; 4.辦公室績效考核結果的實施與履行; 案例:海爾1010,8020原則第三講、 有效溝通與協(xié)調能力提升  1、溝通的意義 2、常用溝通方式比較 3、溝通方法的技巧  聽的技巧  說的技巧  問的技巧 看的技巧  4、如何與你的上司良好溝通    原則  方法  技巧    案例分析:分組討論、實景演練 5、與客戶之溝通協(xié)調能力 6、電話溝通的技巧   接聽電話的基本原則  接聽電話的幾項注意   案例:如何處理上級的電話 7、 傳真管理的技巧 8、 郵件管理的技巧第四講、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧 1、時間管理的誤區(qū) 2、時間管理的原則    第一原則:目標管理    第二原則:抓住重點原則 80/20法則    第三原則:輕重緩急的優(yōu)先管理    時間管理的20個策略第五講、會務管理技巧  1、 會務分類-組織思路  2、 組織階段:會前準備、會中協(xié)助、會后整理  3、 如何擔任會議主持人  4、 如何當好會議秘書?如何組織開會    案例:海爾某部例會會議及活動策劃案  5、 如何避免陷于會議忙碌之中?第六講、文件資料管理與運用 1、文檔分類標準  2、檔案管理的原則  3、文檔的索引  4、電子文檔的保管 案例分析:如何利用檔案為公司業(yè)務服務?海爾如何進行文件檔案管理5、信息檔案管理  信息管理基本流程  信息的收集整理  信息的傳遞  信息的儲存與保密 6、海爾---辦公系統(tǒng)的應用1 扁平化、信息化、網(wǎng)絡化的組織創(chuàng)新的基礎——協(xié)同辦公管理平臺2 海爾的協(xié)同辦公管理的典型應用第七講、辦公室公文寫作技巧與處理技巧  辦公室公文處理: 1.公文格式規(guī)范; 2.公文文種規(guī)范; 3.公文處理規(guī)范; 4.辦公室主任(秘書)如何簽發(fā)文件。 第八講 為上司安排好差旅與行程 六、如何安排主管出差行程   當主管預備到外地出差時,身為助理或秘書人員,就應掌握時效,做好所有前置作業(yè)。 (一) 出差之準備工作: (二) 出差回來之后續(xù)動作: (三)名片整理: 1.整理名片的工具類別: 2.名片分類方法: 3.名片整理方法: 第九講 辦公室商務禮儀1、、專業(yè)形象與儀態(tài) 2、、基本餐桌禮節(jié) 3、、饋贈禮儀 4、、接待禮儀面面觀 1).接待禮儀的重要性 2).接待計劃 3).接待前的準備 4). 接待人員的儀表 5). 接待禮節(jié) 6). 奉茶禮儀 7). 遇訪客搭乘汽車時 8). 接待場合八不 9). 公司有訪客時 10). 送客禮儀 11). 合宜接待八大步驟 第十講 提升自身專業(yè)素養(yǎng) 1、提升個人職場專業(yè)素養(yǎng) 職業(yè)秘書助理的職責和定位 個人的三項收入2、職業(yè)秘書應掌握的工作方法和工作工具3、讓你輕松成為老板的“關鍵”
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