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譚小芳:企業(yè)要不斷提高員工的工作效率
2016-01-20 44580

企業(yè)要不斷提高員工的工作效率
文/交廣企業(yè)管理咨詢(xún)公司首席專(zhuān)家譚小芳

 

前言:

在企業(yè)的各種要素中,最重要、最關(guān)鍵的是人。企業(yè)利潤(rùn)來(lái)自于員工的努力,企業(yè)的發(fā)展來(lái)自于員工工作能力的提高。因此,中國(guó)五行管理學(xué)把“企業(yè)要不斷地提高員工工作能力和收入水平”作為企業(yè)管理的基本原則之一。很多管理者明明知道這樣做下去沒(méi)有效果,可是還是一定要做下去,就像古人所說(shuō)的南轅北轍一樣,可是他們做事就是那么執(zhí)著。只有到了某一天自己累的實(shí)在不行或者被員工氣的要崩潰的時(shí)候,才去想解決問(wèn)題的辦法。

堅(jiān)持不斷提高員工的工作能力和收入水平,有利于調(diào)動(dòng)員工的積極性。由于每個(gè)人都需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)作為生活保障,需要不斷提高自我能力實(shí)現(xiàn)更高的人生價(jià)值,如果企業(yè)能夠滿(mǎn)足員工物質(zhì)層次和精神層次的需要,員工就會(huì)更加主動(dòng)和積極地參與工作。因此會(huì)形成良性循環(huán),一是工作能力和收入水平的循環(huán)遞進(jìn),二是工作能力和工作興趣的循環(huán)遞進(jìn)。

拿破侖曾經(jīng)說(shuō)過(guò):“我的軍隊(duì)是在它的胃上行進(jìn)的?!鄙虉?chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng),企業(yè)要有戰(zhàn)斗力,同樣需要滿(mǎn)足員工的“胃”。能否以質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的飲食滿(mǎn)足員工的胃,使他們以健康的身體和飽滿(mǎn)的精神投入工作,已成為衡量現(xiàn)代企業(yè)是否具有競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)統(tǒng)計(jì),90%的上班族認(rèn)為,吃飯問(wèn)題和交通問(wèn)題是影響他們選擇工作的重要條件,因?yàn)檫@“涉及時(shí)間成本”,“關(guān)系生活質(zhì)量”。

提高工作效率同創(chuàng)新一樣是管理的永恒主題。當(dāng)然,采用新科技、引進(jìn)新設(shè)備、實(shí)施新工藝都能提高工作效率,但這樣的改變或提高不是天天都能進(jìn)行的,決定企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力大小的關(guān)鍵還是員工工作效率的高低。工作效率對(duì)企業(yè)效益起決定作用——要想打造一流的企業(yè),員工必須要有一流的工作效率。效率低下將最終成為制約企業(yè)發(fā)展的致命軟肋!提高工作效率,就是克服做事拖拉的惡習(xí),做到日事日清!只有日事日清,才能造就一流的企業(yè)!

在日常工作中,有的人整日忙碌,但卻難以完成工作任務(wù);有的人喜愛(ài)閑談,時(shí)常因此耽擱了正事;有的人面對(duì)繁雜的工作,不知從何處著手……這些情況都是不注重工作效率的結(jié)果。只有提高工作效率,才能用最短的時(shí)間和最少的投入,出色地完成各項(xiàng)工作。在激烈的競(jìng)爭(zhēng)條件下,提高工作效率,是提升個(gè)人競(jìng)爭(zhēng)力的最有利的武器。著名企管專(zhuān)家譚小芳老師(官網(wǎng)www.tanxiaofang.com)表示,人與人之間的競(jìng)爭(zhēng),就是工作效率的競(jìng)爭(zhēng)。一個(gè)人的工作效率高,必然會(huì)占得先機(jī),領(lǐng)先他人一步,成功的幾率就大。

你是否總是第一個(gè)沖進(jìn)辦公室,最后一個(gè)離開(kāi)?沒(méi)有比夏季工作50小時(shí)以上更恐怖的事了。為了能夠使用夏日星期五(無(wú)論是正式的或非正式的),你應(yīng)該在這個(gè)季節(jié)里盡可能地提高效率。你是不是從早忙到晚,感覺(jué)自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因?yàn)楣ぷ魈?,而是因?yàn)闆](méi)有重點(diǎn),目標(biāo)不清楚,所以才讓工作變得越來(lái)越復(fù)雜,時(shí)間越來(lái)越不夠用。一天只有1440分鐘,在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境里,我們必須在越來(lái)越少的時(shí)間內(nèi),完成越來(lái)越多的事情。

在職場(chǎng)中,效率高,就能快速出成績(jī),就能不斷地提升自己的位置!時(shí)間重于金錢(qián),效率決定成敗。提高工作效率,技巧比努力更重要。因此,掌握提高工作效率的技巧和方法將成為管理者和員工的必備技能。為什么很多人感覺(jué)自己工作很盡力,卻沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果或者收效甚微?原因是工作效率低。為什么有的人工作很輕松,而且卻能保質(zhì)保量地完成工作?原因是工作效率高。

著名企管專(zhuān)家譚小芳老師(預(yù)定員工工作效率培訓(xùn),請(qǐng)聯(lián)系13938256450)表示,國(guó)內(nèi)很多民企的老總或者經(jīng)理人之所以很累效率比外企低,主要的原因就是自己把員工的工作搶走了,最終搞得自己忙的不可開(kāi)交,員工輕松的要命;但我同時(shí)呢,也報(bào)理解的態(tài)度——老板和經(jīng)理人真的不想將工作交給員工嗎?他們很想,可是他們更多的是不放心才造成今天結(jié)果,這也就是很多提高經(jīng)理人工作效率或員工工作效率的方法為什么行不通了!

工作效率(Workefficiency),一般是指工作的投入與產(chǎn)出之比。產(chǎn)出大于投入,就是正效率,產(chǎn)出小于投入,就是負(fù)效率。一個(gè)人的工作能力如何,很大程度上是看其工作效率的高低。如果一個(gè)人長(zhǎng)期處于低效率狀態(tài),可以肯定其能力是低下的,或者是心理上和生理上出了問(wèn)題,所以,工作效率是評(píng)定工作能力的重要指標(biāo)。著名企管專(zhuān)家譚小芳老師認(rèn)為,提升工作效率的意義在于——

1、提高工作效率之后,在優(yōu)化勞動(dòng)組合中,具有更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
2、提高工作效率以后,可以克服機(jī)構(gòu)臃腫,人浮于事,浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。
3、提高工作效率以后,就有可能縮短工作時(shí)間,從而有更多的時(shí)間讓員工自行支配,去從事學(xué)習(xí)、娛樂(lè)、旅游、社交和休息。
4、提高工作效率可以增加二者利益。即有利于單位的勞動(dòng)生產(chǎn)率和經(jīng)濟(jì)效益的提高,增加活力;有利于工作人員個(gè)人實(shí)現(xiàn)多勞多得,增加收入。

經(jīng)理人越來(lái)越忙,從早忙到晚,甚至節(jié)假日也不休息;而與此同時(shí),部下員工的責(zé)任心卻越來(lái)越差,缺乏工作激情,整個(gè)企業(yè)工作效率日漸低下。做好的工作計(jì)劃必須力爭(zhēng)做到“今日事、今日畢”,日清日高,當(dāng)然在做工作計(jì)劃時(shí),不要在同一時(shí)間安排過(guò)多的重要的事,但也不宜安排得過(guò)少。有一點(diǎn)要特別強(qiáng)調(diào)的是:假如遇到“今日事難于今日畢”的情況,也不要將未完成的事擱淺,而應(yīng)在第二天以較高的運(yùn)作速度迅速解決它,這也算是一種認(rèn)真、負(fù)責(zé)、有始有終的工作態(tài)度,雖然效率低,但也是有價(jià)值的,但很多人由于有一種錯(cuò)覺(jué)(今日做不完的事,日后就不去做了,認(rèn)為已經(jīng)過(guò)時(shí)),從而使許多納入議事日程的計(jì)劃,不了了之,真可惜!

員工的工作效率關(guān)系到企業(yè)的成敗,但很多企業(yè)的員工的工作效率卻不是很高,很多企業(yè)主為些頭痛不已,那么如何才能提高員工作效率呢?工作效率高低不僅體現(xiàn)了企業(yè)的管理水平,還能看出企業(yè)的員工素質(zhì),更能說(shuō)明企業(yè)在當(dāng)今市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力,因此很多經(jīng)理人、很多企業(yè)也都在為提高工作效率絞盡腦汁,在今天的《員工工作效率提升》講座中,著名企管專(zhuān)家譚小芳老師就工作效率提升的問(wèn)題分享一些心得,希望對(duì)各位有所助益!無(wú)論是從事于哪個(gè)行業(yè),無(wú)論是老板還是員工,我們都希望能夠更好的提高工作效率,但是如何能夠更好的提高工作效率呢?

著名企管專(zhuān)家譚小芳老師在最近的數(shù)次《工作效率管理》講座中,總結(jié)了提升工作效率的三部曲——首先,有了目標(biāo),有了計(jì)劃,如果不立即行動(dòng)起來(lái),等于沒(méi)有目標(biāo)和計(jì)劃。要想提高工作效率,就必須要加強(qiáng)執(zhí)行力,立即行動(dòng)起來(lái),是提高工作效率最有效的途徑。其次,時(shí)間是工作效率的靈魂。珍惜時(shí)間,利用好時(shí)間,才能提高工作效率;那些工作效率低下者,大都是做事拖拉、缺乏時(shí)間觀(guān)念的人。最后,一個(gè)人的能力大小是和工作效率成正比的;所以,要想提高工作效率,就要提升自身的工作能力!除此之外,譚老師總結(jié)了員工提升工作效率的9大技巧,稱(chēng)之為工作效率提升的九陽(yáng)神功——

1、按計(jì)劃行事

每天列一個(gè)日程表,列出寫(xiě)郵件、打電話(huà)的時(shí)間。人們習(xí)慣于確定開(kāi)會(huì)的時(shí)間,但對(duì)于自己一整天的工作卻缺少具體的時(shí)間安排。如果覺(jué)得開(kāi)會(huì)比日常工作還重要,那么只會(huì)造成各種阻礙。另外,譚小芳老師建議把你想要回家的時(shí)間確定下來(lái),然后再下載一個(gè)“該回家了警報(bào)器”,可以協(xié)助更好地達(dá)到目標(biāo)。

2、確定優(yōu)先權(quán)

做事千萬(wàn)不要拖。要注意自己是否總是先處理些例行公事,而將重要事情一拖再拖。如果你能在面對(duì)簡(jiǎn)單和棘手的公務(wù)時(shí),首先選擇后者,那么事后你將會(huì)產(chǎn)生巨大的滿(mǎn)足感和自信心。把小事情都放在后面,你會(huì)很容易節(jié)省許多時(shí)間。如果你不能拒絕,至少要讓自己的工作先后有序。

3、知道自己何時(shí)效率最高

很多人都在早上的時(shí)候工作效率最高,可如果你的生物鐘稍微靠后了一些,不妨晚一點(diǎn)去吃中午飯,趁辦公室里的安靜狀態(tài),進(jìn)行工作。譚小芳老師建議分清楚從老板,客戶(hù)以及同事之間過(guò)來(lái)的事情,哪些是緊急的、首要的,問(wèn)清楚它們的最后期限,他們期望的是什么結(jié)果?;ㄐr(shí)間多問(wèn)些問(wèn)題,會(huì)有助于你決定哪些事情更重要,同時(shí)也可能避免你重復(fù)勞動(dòng)。

4、創(chuàng)新提升效率

引進(jìn)適用的新設(shè)備就生產(chǎn)方面來(lái)說(shuō),采用新設(shè)備往往都能極大的提高工作效率,這方面是眾所周知的,在此不再贅言。采用新技術(shù)新工藝前面說(shuō)的要選擇最好的工作方法,對(duì)生產(chǎn)、加工業(yè)而言,就是要不斷地改進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)工藝,只有創(chuàng)新、引進(jìn)、吸收新技術(shù)、新工藝,才能保證生產(chǎn)效率和生產(chǎn)水平的永遠(yuǎn)領(lǐng)先,才能真正體現(xiàn)新技術(shù)、新工藝對(duì)提高工作效率的貢獻(xiàn)。

5、放松你的神經(jīng)

在你入睡1小時(shí)前關(guān)掉電視??措娨晻?huì)刺激你的大腦,讓它處于難以入眠的狀態(tài)。整晚睡不好的精神狀態(tài),相當(dāng)于血液里酒精含量達(dá)到醉酒駕車(chē)的程度。人能保持的高效工作時(shí)間,每次都不會(huì)持續(xù)超過(guò)1小時(shí),所以剩下的時(shí)間你雖然在工作,但效率一般。如果你選擇適當(dāng)?shù)男菹?,并且給同事和自己都倒點(diǎn)喝的,算是利人利己。

6、把搞笑郵件放到一邊

如果你收到很搞笑,或是比較八卦的郵件,不要急于轉(zhuǎn)發(fā),不然你會(huì)從更多的同事朋友那里收到更多的搞笑郵件。因?yàn)樵谶@件事情上,人們都喜歡禮尚往來(lái)。調(diào)查顯示,上班族每天平均花6分鐘時(shí)間處理垃圾郵件。跟你的IT部門(mén)聯(lián)系,建立更好的垃圾郵件處理系統(tǒng)。

7、明確職責(zé)與裝備

在你著手做一件事情前,首先要問(wèn)這件事是否屬于你的職責(zé)范圍。很多上班族因?yàn)椴辉敢鉃檫@些“小事”多費(fèi)口舌,而無(wú)端增加了工作——記住,抱怨沒(méi)有錯(cuò)。譚小芳老師表示,不論你是建筑工人還是辦公室一族,你的所有裝備都需要安置有序,不然的話(huà),你的寶貴時(shí)間都浪費(fèi)在尋找它們身上了。放一個(gè)工具盒在你的辦公桌上,讓每個(gè)人知道借用過(guò)的東西可以放在其中。

8、固定你的工作流程

把下屬匯報(bào)工作的時(shí)間,頭腦風(fēng)暴時(shí)間,或是監(jiān)督工作進(jìn)度的時(shí)間,都固定在每天的某個(gè)時(shí)段內(nèi)。這樣就不會(huì)有人時(shí)不時(shí)來(lái)打斷你的工作。而這個(gè)固定的時(shí)段,完全可以過(guò)得輕松一點(diǎn),加點(diǎn)茶和點(diǎn)心。另外,譚老師建議每個(gè)月檢查一下你的電腦:查殺病毒、刪除過(guò)期文件、清理碎片、安裝需要的軟件,同時(shí)也卸載不必要的軟件。2005年的一項(xiàng)調(diào)查發(fā)現(xiàn),很多上班族平均每天需要用48分鐘來(lái)專(zhuān)門(mén)處理電腦問(wèn)題。

9、適時(shí)離開(kāi)

記住“過(guò)勞死”這個(gè)詞已經(jīng)成為上班族可以選擇的一種死亡方式,不要讓它成為你的墓志銘。如果你因?yàn)榘磿r(shí)下班而感到內(nèi)疚的話(huà),可以通過(guò)下班后作一些有意義的事情,來(lái)?yè)崞竭@種情緒,比如去看望父母,或者照看小動(dòng)物。同時(shí),譚小芳老師建議按時(shí)鍛煉身體,提高身體素質(zhì)可以避免你請(qǐng)病假,這樣你也不用休病假回來(lái)發(fā)現(xiàn)文山會(huì)海正在辦公室里等著你。有數(shù)據(jù)表明,不到48%的上班族每周做足夠鍛煉,而值得提倡的鍛煉時(shí)間是每周不少于150分鐘。

綜上所述,作效率高低不僅體現(xiàn)了企業(yè)的管理水平,還能看出企業(yè)的員工素質(zhì),更能說(shuō)明企業(yè)在當(dāng)今市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力,因此很多經(jīng)理人、很多企業(yè)也都在為提高工作效率絞盡腦汁,提高工作效率的途徑,或許千條萬(wàn)條,但這九條應(yīng)該是比較關(guān)鍵的,因此經(jīng)理人和企業(yè),最好以此為鏡,檢視自己和企業(yè),取長(zhǎng)補(bǔ)短,互通有無(wú),學(xué)習(xí)交流,以期真正提高工作效率!

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