25個(gè)行動(dòng)，焦慮再見(jiàn)！(一)

第1招養(yǎng)成一次就把事情做好的習(xí)慣

有些事情一旦決定就無(wú)法回頭，即使能挽回，也得花數(shù)倍力氣調(diào)整，時(shí)間耗掉大半。

「第一次就做對(duì)」是一種「預(yù)防」的心態(tài)，只要事前多花時(shí)間溝通，想清楚再動(dòng)手，確立對(duì)的方向，若事后需要調(diào)整，就不會(huì)太過(guò)離譜。

第2招掌握工作的輕重緩急

工作時(shí)間的運(yùn)用要非常有效率，關(guān)鍵在于是否掌握了一天工作的「輕重緩急」，而非「先來(lái)的先做，后來(lái)的后做」。

所謂「輕重緩急」，可依「緊急」、「重要」的程度，分為4個(gè)象限。首先，你得優(yōu)先完成落在「重要且緊急」的事項(xiàng)，其次，想過(guò)一個(gè)有效、規(guī)律的生活，你必須在「重要不緊急」的第2優(yōu)先象限中，放較多比例的時(shí)間，因?yàn)樗鼜?qiáng)調(diào)「計(jì)劃」與「預(yù)防」，容易助你成功。

若你發(fā)現(xiàn)自己常被第3象限「緊急不重要」的瑣事所困，你需要學(xué)會(huì)對(duì)不重要的事情說(shuō)「不」，若第4象限「不重要不緊急」的項(xiàng)目花掉你太多時(shí)間，代表你不清楚想要什么，應(yīng)該重新審視自己的目標(biāo)設(shè)置。

第3招「前半主義」法

既然排出了工作的順序，你除了得為每個(gè)任務(wù)定出時(shí)間限制，還得奉行「前半主義」：「在時(shí)限的前半段就提前完成大半的工作?！?/span>

例如，時(shí)限是「一天」，請(qǐng)?jiān)谥形缜疤崆巴瓿?；時(shí)限是「一周」，請(qǐng)?jiān)?span style="font-family:Times New Roman;">3天內(nèi)提前完成，更長(zhǎng)的時(shí)限，亦是以此原則類(lèi)推。

一旦你逼著自己在前半期提前完成大半的工作目標(biāo)，后續(xù)不僅有充分調(diào)整的空間，心情也會(huì)比較輕松，更容易獲得主管正面評(píng)價(jià)。

第4招一日之計(jì)在于「昨夜」

為增進(jìn)工作效率，縮短進(jìn)辦公室的「熱機(jī)」時(shí)間，前一晚就該訂定隔天計(jì)劃。每晚睡前，不妨將明天要達(dá)成的目標(biāo)記下來(lái)，按重要程度編順序。隔天一早，即可馬上著手第1個(gè)目標(biāo)，達(dá)成后再繼續(xù)實(shí)現(xiàn)第2個(gè)目標(biāo)，一路堅(jiān)持做下去。

第5招每天提早2小時(shí)上班

早上1小時(shí)工作效率可抵下午的2、3個(gè)小時(shí)。因此，不妨往前挪兩個(gè)小時(shí)，早上7點(diǎn)進(jìn)辦公室，既可避免通勤塞車(chē)之苦，還能保有晨間不受打擾的時(shí)光，專(zhuān)心思考一天的工作，效率更佳。

第6招活用零碎時(shí)間

無(wú)論是會(huì)議或業(yè)務(wù)拜訪(fǎng)，難免有等待的零碎時(shí)間，不妨趁空檔打個(gè)電話(huà)，擴(kuò)展人際關(guān)系，反覆翻閱行事歷，以免遺忘小事或約會(huì)，或在隨身的小記事本，即興記錄一些想法，把握這個(gè)做計(jì)劃、企劃的好時(shí)機(jī)。

第7招阻擋不必要的干擾

「專(zhuān)注」是忘卻壓力、發(fā)揮高效率最好的辦法。工作中途遇到干擾時(shí)，例如當(dāng)老板突然交辦事情，或有臨時(shí)會(huì)議召開(kāi)，若非迫切到非得馬上執(zhí)行，不妨請(qǐng)求給予短暫時(shí)間，將手邊事項(xiàng)收尾，以免回頭又得曠日廢時(shí)。

另外，對(duì)于電話(huà)與電子郵件，不妨依公私或?qū)ο蟮闹匾裕诜泵χH做一區(qū)隔，以減少不必要的干擾。例如，你可以申請(qǐng)2個(gè)行動(dòng)電話(huà)號(hào)碼或不同的帳號(hào)，以管理回覆的時(shí)機(jī)，好留出塊狀時(shí)間，讓自己能專(zhuān)心處理要事。

第8招用「異類(lèi)組合法」增加干勁

在訂立工作計(jì)劃時(shí)，要提高工作效率，可藉不同類(lèi)型的項(xiàng)目交替組合，避免同一工作聚焦太久，產(chǎn)生慣性疲乏。

可以在「上午」和「下午」進(jìn)行完全不同性質(zhì)的工作內(nèi)容，例如，上午用頭腦，可以開(kāi)會(huì)、搜集資料，下午動(dòng)身體，以會(huì)見(jiàn)客戶(hù)為主等。

第9招重要的「準(zhǔn)備時(shí)間」不可省

很多人為了省時(shí)，矯枉過(guò)正地把有助于工作效率的「準(zhǔn)備時(shí)間」都省略掉，譬如，「簡(jiǎn)報(bào)前的預(yù)演」、「開(kāi)會(huì)前與跨部門(mén)主管簡(jiǎn)單會(huì)前磋商」。

事實(shí)上，這些簡(jiǎn)單的步驟，不僅能讓會(huì)議更為順暢，因磋商有了初步共識(shí)，還能避免會(huì)議過(guò)度冗長(zhǎng)，或再三召開(kāi)，浪費(fèi)大家時(shí)間。

目標(biāo)管理：以專(zhuān)案管理管好你的工作！

第10招明確取得老板的書(shū)面指示

如果老板交派給你任務(wù)，只有口頭說(shuō)明，卻沒(méi)有太多指示，此時(shí)不妨以一個(gè)「專(zhuān)案負(fù)責(zé)人」的角色，試著明確取得老板給你的承諾，例如經(jīng)過(guò)他核準(zhǔn)的企劃書(shū)，否則光靠口頭說(shuō)明，容易對(duì)結(jié)果產(chǎn)生認(rèn)知上的差距，埋下沖突的種子。

第11招把工作當(dāng)牛排，由大變小

當(dāng)了解需求后，不妨將任務(wù)當(dāng)作牛排，「切成可以直接入口的大小」，意思是把工作分割成可以快速完成的小型任務(wù)。

一般而言，就是執(zhí)行前所列的「工作分解結(jié)構(gòu)」，其中「樹(shù)狀圖」就是一例：先把第一層結(jié)構(gòu)列出來(lái)，再列出每個(gè)項(xiàng)目下的細(xì)項(xiàng)，并寫(xiě)上預(yù)估交期，若牽動(dòng)團(tuán)隊(duì)合作，各項(xiàng)分工還得標(biāo)明負(fù)責(zé)人。

第12招定期報(bào)告工作進(jìn)度

訂出計(jì)劃進(jìn)度后，切記一定要設(shè)里程碑，每星期或每天檢查進(jìn)度，查看是否按照原先設(shè)置的方向和目標(biāo)走，如果沒(méi)有，要修正或趕快補(bǔ)足，且得定時(shí)向老板報(bào)告，協(xié)助他掌握案子的進(jìn)程，降低突發(fā)狀況概率。