如何開好高效的會(huì)議 在我們的日常工作中會(huì)議是必不可少的一項(xiàng)任務(wù)，而且級(jí)別越高參加的會(huì)議就越多，但這些會(huì)議都是必須的嗎？有多少會(huì)議是在浪費(fèi)我們的時(shí)間呢？在美國(guó)，一項(xiàng)對(duì)1000名高級(jí)管理人員的調(diào)查顯示：三分之一的會(huì)議時(shí)間被浪費(fèi)；級(jí)別越高會(huì)議越多；每周有17個(gè)小時(shí)的會(huì)議；每周有5個(gè)小時(shí)以上的會(huì)議時(shí)間被浪費(fèi)……。由于科技的發(fā)展，現(xiàn)在還有很多公司使用電話會(huì)議系統(tǒng)，那樣的效果更是可想而知，有的參與者上線后就把電話放在那里就算參加了，只要上線時(shí)報(bào)個(gè)名就可以了。在我參加的電話會(huì)議中就沒有看過哪一次效果是好的。還有就是“景區(qū)”會(huì)議，真不知醉翁之意到底在哪里。所以一個(gè)高效的會(huì)議對(duì)企業(yè)的運(yùn)作是非常重要的，要避免出現(xiàn)無效的會(huì)議，防止出現(xiàn)“會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而不(無)果”的現(xiàn)象，可以從以下四個(gè)方面多加關(guān)注。 第一，策劃 《禮記--中庸》中記載“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，所以開會(huì)前的策劃是非常重要的。在策劃階段我們應(yīng)該關(guān)注四個(gè)方面： 首先，開會(huì)的目的是什么。開會(huì)是為了解決問題，或是使團(tuán)隊(duì)凝聚起來，或是某項(xiàng)決策需要以團(tuán)隊(duì)的意見為基礎(chǔ)，或是為了達(dá)成共同的目標(biāo)。所以，一定要明確為什么要召開會(huì)議，在明確了為什么要召開會(huì)議后，還應(yīng)再問自己一個(gè)問題，有什么其它方法可以替代，有時(shí)只要通過郵件或是通過電話可以解決的是否可以不要開那么多的會(huì)。 其次，應(yīng)明確會(huì)議的議題。好多企業(yè)都有各種例會(huì)，最后真的開成了“例”會(huì)(在確定的周期為了開會(huì)而開會(huì))，就算沒有明確的議題會(huì)議也照常開。會(huì)議的議題是整個(gè)會(huì)議的主體，如果沒有了此主體這個(gè)會(huì)議將不可能有效， 再次，還應(yīng)確認(rèn)到底哪些人需要參加。不是越多人參加就越好，現(xiàn)在的會(huì)議往往是無限地在擴(kuò)大參加的人員，結(jié)果很多人都在混時(shí)間，會(huì)議之后卻要花下班的時(shí)間來補(bǔ)上班期間被浪費(fèi)掉的時(shí)間，這不可謂是雙輸?shù)慕Y(jié)局。 最后，還應(yīng)明確會(huì)議的地點(diǎn)。例如：車間早會(huì)就適合在車間現(xiàn)場(chǎng)完成；有些會(huì)議為了讓其時(shí)間更短只需在辦公室現(xiàn)場(chǎng)解決；與顧客洽談的會(huì)議就應(yīng)的一個(gè)安靜、舒適的場(chǎng)合?？傊?，會(huì)議的地點(diǎn)應(yīng)與參加的人員、時(shí)間的長(zhǎng)短等因素相結(jié)合。 良好的開始是成功的一半，所有的會(huì)議的策劃應(yīng)被認(rèn)真關(guān)注和對(duì)待，這樣才有可能是一場(chǎng)高效的會(huì)議。 第二，準(zhǔn)備 首先，是應(yīng)該通知與會(huì)者。這里的通知不是指簡(jiǎn)單的打電話通知與會(huì)者，說明什么時(shí)間到什么地點(diǎn)開會(huì)，這里想要說明的是在開會(huì)前應(yīng)有一份詳細(xì)的會(huì)議議程并事先知會(huì)與會(huì)者，詳細(xì)的會(huì)議議程應(yīng)包括： 1、 要討論的問題； 2、 討論這些問題的原因； 3、 每個(gè)議題所要花費(fèi)的時(shí)間； 4、 討論的目標(biāo)； 5、 需準(zhǔn)備所有必需的信息。 在確定議程的過程中應(yīng)特別關(guān)注為議程表排序，應(yīng)首先處理緊急的項(xiàng)目，緊急的議題往往需要當(dāng)天就做出決定，重要的議題往往需要更長(zhǎng)時(shí)間的討論。同時(shí)也應(yīng)關(guān)注議題之間的聯(lián)絡(luò)和邏輯性排序。 一個(gè)簡(jiǎn)單的會(huì)議議題清單(案例)： 1、 質(zhì)量問題：關(guān)于下周的質(zhì)量審核(20分鐘) 2、 招待會(huì)：1月25日為張三舉行退休歡送會(huì)(10分鐘) 3、 安全問題：關(guān)于選用病毒防火墻的調(diào)查(20分鐘) 4、 團(tuán)隊(duì)建議：對(duì)于新的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人生產(chǎn)實(shí)習(xí)計(jì)劃的建議(50分鐘) 5、 培訓(xùn)：明年的培訓(xùn)預(yù)算(20分鐘) 6、 裝修工程：裝修進(jìn)展報(bào)告(10分鐘) 第三，組織和控制 會(huì)議的主持人應(yīng)控制好被討論的議題，同時(shí)應(yīng)控制參加討論的與會(huì)人員，以確保達(dá)到預(yù)期的效果。會(huì)議的主持人不應(yīng)侃侃而談，把會(huì)議的時(shí)間都占為已有，將會(huì)議變成了讓大家來聽結(jié)果的宣布。同時(shí)，對(duì)于愛發(fā)言者(特別是領(lǐng)導(dǎo))也應(yīng)給予控制，適時(shí)禮貌地打斷他(她)的談話，對(duì)于默默無語者應(yīng)給予鼓勵(lì)和關(guān)注。 有效的會(huì)議主持人會(huì)采取哪些行動(dòng)： 1、 推動(dòng)大家積極發(fā)言； 2、 對(duì)打斷別人發(fā)方言的情況進(jìn)行處理； 3、 對(duì)發(fā)言進(jìn)行平衡； 4、 保持討論不偏離正軌； 5、 確保共同的理解； 6、 對(duì)沖突進(jìn)行處理； 7、 確保采取跟進(jìn)行動(dòng)； 8、 有效地對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理 對(duì)于各議題的討論基本應(yīng)按以下執(zhí)行： 1、 主持人闡述議題； 2、 主要負(fù)責(zé)人說明相應(yīng)的提議； 3、 提供證據(jù)支持討論的進(jìn)行； 4、 討論證據(jù)所支持的論點(diǎn)； 5、 得出相應(yīng)的結(jié)論； 6、 決定應(yīng)采取的行動(dòng)。 會(huì)議場(chǎng)面如果失控，那議題一定不可能被很好地討論，更不可能有良好的結(jié)果。 第四，總結(jié)和記錄 會(huì)議的總結(jié)是后續(xù)行動(dòng)的重要指南，如果沒有相應(yīng)的決議事項(xiàng)，整個(gè)會(huì)議將變得沒有意義。會(huì)議的總結(jié)應(yīng)確保與會(huì)者都明白相應(yīng)的決議事項(xiàng)、明確決議事項(xiàng)實(shí)施的責(zé)任、相應(yīng)的計(jì)劃安排以及后續(xù)追蹤的要求。 整個(gè)會(huì)議過程應(yīng)適當(dāng)?shù)刈龊糜涗洠员阌涗浵嚓P(guān)的討論細(xì)節(jié)及后續(xù)決議的安排，會(huì)議記錄應(yīng)包括以下： 1、 開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)和主持人； 2、 出席人員名單和缺席人員名單； 3、 所有被討論的議題和所有達(dá)成的決議； 4、 每個(gè)行動(dòng)計(jì)劃由誰負(fù)責(zé)； 5、 會(huì)議結(jié)束時(shí)間； 6、 預(yù)計(jì)下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。 高效的會(huì)議將會(huì)為企業(yè)的運(yùn)作、團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、內(nèi)部的溝通以及企業(yè)的業(yè)績(jī)起到關(guān)鍵的作用。