從字面上說，5S是指5個以日語單詞的羅馬注音“S”為開頭的詞匯，分別是：清理、整頓、清掃、整潔、素養(yǎng)。這5個詞，以及所表達的意思聽上去非常簡單，但卻會對公司的文化產(chǎn)生深遠的影響……
K公司是一家印刷企業(yè)，主要做包裝用瓦楞紙箱、絲網(wǎng)印刷和傳統(tǒng)的膠印業(yè)務(wù)。2年前，公司上馬了一套“印刷管理信息系統(tǒng)”，在競爭非常激烈的印刷市場上，確實發(fā)揮了很大的作用。此時的公司總經(jīng)理侯先生，開始把目光瞄準(zhǔn)了全數(shù)字印刷領(lǐng)域。
接受5S挑戰(zhàn)
K公司與香港某公司洽談中的合資項目，是在K公司引進新的數(shù)字印刷設(shè)備和工藝，同時改造公司的印刷信息系統(tǒng)。
然而，與港商的合資談判進行得并不順利。對方對K公司的工廠管理，提出了很多在侯總看來太過“挑剔”的意見：比如倉庫和車間里的紙張、油墨、工具的擺放不夠整齊；地面不夠清潔、印刷機上油污多得“無法忍受”；工人的工作服也“令人不滿”……
后來，在合資條款里，投資者執(zhí)意將“引入現(xiàn)代生產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)場管理的5S方法”，作為一個必要的條件，寫進了合同文本。
剛開始的時候，侯總和公司管理層覺得港方有點“小題大做”。“不就是做做衛(wèi)生，把環(huán)境搞得優(yōu)美一些”，侯總覺得這些事情太“小兒科”，與現(xiàn)代管理、信息化管理簡直不沾邊。
不過，為了合資能順利進行，侯總還是滿口答應(yīng)下來。
幾個月的時間過去了，侯總回想起來這些‘雞毛蒜皮的小事’，“有一種脫胎換骨的感覺”。
“雞毛蒜皮”的震撼
推廣20世紀(jì)50年代就風(fēng)靡日本制造企業(yè)的“5S管理方法”，需要做大量的準(zhǔn)備和培訓(xùn)工作。
從字面上說，5S是指5個以日語單詞的羅馬注音“S”為開頭的詞匯，分別是：清理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、整潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）。
這5個詞，以及所表達的意思聽上去非常簡單。剛開始的時候，大家很不以為然。
幾天后，港方派來指導(dǎo)5S實施的Mak先生，通過實地調(diào)查，用大量現(xiàn)場照片和調(diào)查材料，讓K公司的領(lǐng)導(dǎo)和員工，受到了一次強烈的震撼。
Mak發(fā)現(xiàn)，印制車間的地面上，總是堆放著不同類型的紙張，里面有現(xiàn)在用的，也有“不知道誰搬過來的”；廢棄的油墨和拆下來的輥筒、絲網(wǎng)，躺在車間的一個角落里，沾滿了油膩；工人使用的工具都沒有醒目的標(biāo)記，要找一件合適的工具得費很大的周折。
倉庫里的情況也好不到哪里。
堆放紙張、油墨和配件的貨架與成品的貨架之間只有一個窄窄的、沒有隔離的通道，貨號和貨品不相符合的情況司空見慣。有時候，車間返回來的剩余紙張與成令的新紙張混在一起，誰也說不清到底領(lǐng)用了多少。
Mak先生還檢查了侯總引以為榮的MIS系統(tǒng)，查看了擺放在計劃科、銷售科、采購科的幾臺電腦，發(fā)現(xiàn)硬盤上的文件同樣混亂不堪。到處是隨意建立的子目錄，隨意建立的文件。有些子目錄和文件，除非打開看，否則不知道里面到底是什么。而且，Mak先生發(fā)現(xiàn)，文件的版本種類繁多，過時的文件、臨時文件、錯誤的文件或者一個文件多個副本的現(xiàn)象，數(shù)不勝數(shù)。
在K公司里，長久以來大家對這樣一些現(xiàn)象習(xí)以為常：想要的東西，總是找不著；不要的東西又沒有及時丟掉，好像隨時都在“礙手礙腳”；車間里、辦公桌上、文件柜里和計算機里，到處都是這樣一些“不知道”—不知道這個是誰的；不知道是什么時候放在這里的；不知道還有沒有用；不知道該不該清除掉；不知道這到底有多少……
“在這種情況下”，Mak先生直率地問侯總，“你如何確保產(chǎn)品的質(zhì)量？如何確信電腦里的數(shù)據(jù)是真實的？如何鼓舞士氣？增強員工的榮譽感和使命感？”最后一個問題，Mak指的是墻上貼的一個落著灰塵的標(biāo)語，“視用戶為上帝，視質(zhì)量為生命”。
清理、整頓、清掃
Mak把推進5S的工作分為兩大步驟，首先是推進前三個“S”，即清理、整頓、清潔。
清理，就是要明確每個人、每個生產(chǎn)現(xiàn)場（如工位、機器、場所、墻面、儲物架等）、每張辦公桌、每臺電腦，哪些東西是有用的，哪些是沒用的、很少用的，或已經(jīng)損壞的。
清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中間的殘次品、非必需品挑選出來，該處理的就地處理，該舍棄的毫不可惜。“特別是電子‘垃圾’”，Mak告戒管理人員，“可以讓你的工作效率大打折扣；不斷冒出來的文件查找、確認(rèn)、比較工作，會浪費大量的工作時間。”
整頓，就是要對每個清理出來的“有用”的物品、工具、材料、電子文件，有序地進行標(biāo)識和區(qū)分，按照工作空間的合理布局，以及工作的實際需要，擺放在“伸手可及”、“醒目”的地方，以保證“隨用隨取”。
聽上去“整頓”很簡單，從Mak的經(jīng)驗來看，其實是很仔細(xì)的工作。比如電腦文件目錄，就是最好的例子。
“一般來說，時間、版本、工作性質(zhì)、文件所有者，都可以成為文件分類的關(guān)鍵因素”，Mak結(jié)合自己的體會，向大家詳細(xì)介紹了“什么是電子化的辦公”。對一個逐步使用電腦、網(wǎng)絡(luò)進行生產(chǎn)過程管理和日常事務(wù)處理的公司而言，如何處理好紙質(zhì)文件和電子文件的關(guān)系，是養(yǎng)成良好的“電子化辦公”習(xí)慣的重要內(nèi)容。
“電子化的過程中，如果把手工作業(yè)環(huán)境里的‘臟、亂、差’的惡習(xí)帶進來，危害是巨大的”，Mak說。
清掃，簡單說就是做徹底的大掃除。發(fā)現(xiàn)問題，就及時糾正。但是，“清掃”與過去大家習(xí)慣說的“大掃除”還有一些不同。“大掃除”只是就事論事地解決“環(huán)境衛(wèi)生”的問題，而“清掃”的落腳點在于“發(fā)現(xiàn)垃圾的源頭”。用Mak的話說，就是“在進行清潔工作的同時進行檢查、檢點、檢視”。
爽朗心情
隨著3S（清理、整頓、清潔）的逐步深入，車間和辦公室的窗戶擦干凈了，衛(wèi)生死角也清理出來的，庫房、文件柜、電腦硬盤上的文件目錄、各種表單臺賬等“重點整治對象”，也有了全新的面貌。但是，包括侯總在內(nèi)的所有人，都沒有覺得Mak先生引進的“靈丹妙藥”有什么特別之處。
不過，侯總承認(rèn)，大家的精神面貌還是有了一些微妙的變化：人們的心情似乎比過去好多了，一些“不拘小節(jié)”的人的散漫習(xí)慣，多少也有了收斂；報送上來的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，不再是過去那種“經(jīng)不住問”的“糊涂賬”，工作臺面和辦公環(huán)境，的確清爽多了。
這當(dāng)然不是5S管理的全部。Mak先生結(jié)合前一階段整治的成果，向侯總進言：“5S管理的要點，或者說難點，并非僅僅是糾正某處錯誤，或者打掃某處垃圾；5S管理的核心是要通過持續(xù)有效的改善活動，塑造一絲不茍的敬業(yè)精神，培養(yǎng)勤奮、節(jié)儉、務(wù)實、守紀(jì)的職業(yè)素養(yǎng)。”
按Mak的建議，公司開始了推進5S管理的第二步：推行后兩個“S”，一個是整潔（Seiketsu），另一個是素養(yǎng)（Shitsuke）。
整潔的基本含義是“如何保持清潔狀態(tài)”，也就是如何堅持下去，使清潔、有序的工作現(xiàn)場成為日常行為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)；素養(yǎng)的基本含義是“陶冶情操，提高修養(yǎng)”，也就是說，自覺自愿地在日常工作中貫徹這些非常基本的準(zhǔn)則和規(guī)范，約束自己的行為，并形成一種風(fēng)尚。
Mak進一步說明道，后兩個“S”其實是公司文化的集中體現(xiàn)。很難想象，客戶會對一個到處是垃圾、灰塵的公司產(chǎn)生信任感；也很難想象，員工會在一個紀(jì)律松弛、環(huán)境不佳、浪費隨處可見的工作環(huán)境中，產(chǎn)生巨大的責(zé)任心，并確保生產(chǎn)質(zhì)量和勞動效率；此外，更不用說在一個“臟、亂、差”的企業(yè)中，信息系統(tǒng)竟然會發(fā)揮巨大的作用。
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