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中國(guó)實(shí)戰(zhàn)派生產(chǎn)質(zhì)量采購(gòu)管理講師
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劉小明:5S管理實(shí)例
2016-01-20 59180
 從字面上說(shuō),5S是指5個(gè)以日語(yǔ)單詞的羅馬注音“S”為開(kāi)頭的詞匯,分別是:清理、整頓、清掃、整潔、素養(yǎng)。這5個(gè)詞,以及所表達(dá)的意思聽(tīng)上去非常簡(jiǎn)單,但卻會(huì)對(duì)公司的文化產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響…… 

  K公司是一家印刷企業(yè),主要做包裝用瓦楞紙箱、絲網(wǎng)印刷和傳統(tǒng)的膠印業(yè)務(wù)。2年前,公司上馬了一套印刷管理信息系統(tǒng),在競(jìng)爭(zhēng)非常激烈的印刷市場(chǎng)上,確實(shí)發(fā)揮了很大的作用。此時(shí)的公司總經(jīng)理侯先生,開(kāi)始把目光瞄準(zhǔn)了全數(shù)字印刷領(lǐng)域。
  接受5S挑戰(zhàn)
  K公司與香港某公司洽談中的合資項(xiàng)目,是在K公司引進(jìn)新的數(shù)字印刷設(shè)備和工藝,同時(shí)改造公司的印刷信息系統(tǒng)。
  然而,與港商的合資談判進(jìn)行得并不順利。對(duì)方對(duì)K公司的工廠管理,提出了很多在侯總看來(lái)太過(guò)挑剔的意見(jiàn):比如倉(cāng)庫(kù)和車(chē)間里的紙張、油墨、工具的擺放不夠整齊;地面不夠清潔、印刷機(jī)上油污多得無(wú)法忍受;工人的工作服也令人不滿”……
  后來(lái),在合資條款里,投資者執(zhí)意將引入現(xiàn)代生產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)管理的5S方法,作為一個(gè)必要的條件,寫(xiě)進(jìn)了合同文本。
  剛開(kāi)始的時(shí)候,侯總和公司管理層覺(jué)得港方有點(diǎn)小題大做。不就是做做衛(wèi)生,把環(huán)境搞得優(yōu)美一些,侯總覺(jué)得這些事情太小兒科,與現(xiàn)代管理、信息化管理簡(jiǎn)直不沾邊。
  不過(guò),為了合資能順利進(jìn)行,侯總還是滿口答應(yīng)下來(lái)。
  幾個(gè)月的時(shí)間過(guò)去了,侯總回想起來(lái)這些雞毛蒜皮的小事有一種脫胎換骨的感覺(jué)。
  雞毛蒜皮的震撼
  推廣20世紀(jì)50年代就風(fēng)靡日本制造企業(yè)的“5S管理方法,需要做大量的準(zhǔn)備和培訓(xùn)工作。
  從字面上說(shuō),5S是指5個(gè)以日語(yǔ)單詞的羅馬注音“S”為開(kāi)頭的詞匯,分別是:清理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、整潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke)。
  這5個(gè)詞,以及所表達(dá)的意思聽(tīng)上去非常簡(jiǎn)單。剛開(kāi)始的時(shí)候,大家很不以為然。
  幾天后,港方派來(lái)指導(dǎo)5S實(shí)施的Mak先生,通過(guò)實(shí)地調(diào)查,用大量現(xiàn)場(chǎng)照片和調(diào)查材料,讓K公司的領(lǐng)導(dǎo)和員工,受到了一次強(qiáng)烈的震撼。
  Mak發(fā)現(xiàn),印制車(chē)間的地面上,總是堆放著不同類(lèi)型的紙張,里面有現(xiàn)在用的,也有不知道誰(shuí)搬過(guò)來(lái)的;廢棄的油墨和拆下來(lái)的輥筒、絲網(wǎng),躺在車(chē)間的一個(gè)角落里,沾滿了油膩;工人使用的工具都沒(méi)有醒目的標(biāo)記,要找一件合適的工具得費(fèi)很大的周折。
  倉(cāng)庫(kù)里的情況也好不到哪里。
  堆放紙張、油墨和配件的貨架與成品的貨架之間只有一個(gè)窄窄的、沒(méi)有隔離的通道,貨號(hào)和貨品不相符合的情況司空見(jiàn)慣。有時(shí)候,車(chē)間返回來(lái)的剩余紙張與成令的新紙張混在一起,誰(shuí)也說(shuō)不清到底領(lǐng)用了多少。
  Mak先生還檢查了侯總引以為榮的MIS系統(tǒng),查看了擺放在計(jì)劃科、銷(xiāo)售科、采購(gòu)科的幾臺(tái)電腦,發(fā)現(xiàn)硬盤(pán)上的文件同樣混亂不堪。到處是隨意建立的子目錄,隨意建立的文件。有些子目錄和文件,除非打開(kāi)看,否則不知道里面到底是什么。而且,Mak先生發(fā)現(xiàn),文件的版本種類(lèi)繁多,過(guò)時(shí)的文件、臨時(shí)文件、錯(cuò)誤的文件或者一個(gè)文件多個(gè)副本的現(xiàn)象,數(shù)不勝數(shù)。
  在K公司里,長(zhǎng)久以來(lái)大家對(duì)這樣一些現(xiàn)象習(xí)以為常:想要的東西,總是找不著;不要的東西又沒(méi)有及時(shí)丟掉,好像隨時(shí)都在礙手礙腳;車(chē)間里、辦公桌上、文件柜里和計(jì)算機(jī)里,到處都是這樣一些不知道”—不知道這個(gè)是誰(shuí)的;不知道是什么時(shí)候放在這里的;不知道還有沒(méi)有用;不知道該不該清除掉;不知道這到底有多少……
  在這種情況下,Mak先生直率地問(wèn)侯總,你如何確保產(chǎn)品的質(zhì)量?如何確信電腦里的數(shù)據(jù)是真實(shí)的?如何鼓舞士氣?增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感和使命感?最后一個(gè)問(wèn)題,Mak指的是墻上貼的一個(gè)落著灰塵的標(biāo)語(yǔ),視用戶為上帝,視質(zhì)量為生命。
  清理、整頓、清掃
  Mak把推進(jìn)5S的工作分為兩大步驟,首先是推進(jìn)前三個(gè)“S”,即清理、整頓、清潔。
  清理,就是要明確每個(gè)人、每個(gè)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)(如工位、機(jī)器、場(chǎng)所、墻面、儲(chǔ)物架等)、每張辦公桌、每臺(tái)電腦,哪些東西是有用的,哪些是沒(méi)用的、很少用的,或已經(jīng)損壞的。
  清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中間的殘次品、非必需品挑選出來(lái),該處理的就地處理,該舍棄的毫不可惜。特別是電子垃圾’”,Mak告戒管理人員,可以讓你的工作效率大打折扣;不斷冒出來(lái)的文件查找、確認(rèn)、比較工作,會(huì)浪費(fèi)大量的工作時(shí)間。
  整頓,就是要對(duì)每個(gè)清理出來(lái)的有用的物品、工具、材料、電子文件,有序地進(jìn)行標(biāo)識(shí)和區(qū)分,按照工作空間的合理布局,以及工作的實(shí)際需要,擺放在伸手可及醒目的地方,以保證隨用隨取。
  聽(tīng)上去整頓很簡(jiǎn)單,從Mak的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,其實(shí)是很仔細(xì)的工作。比如電腦文件目錄,就是最好的例子。
  一般來(lái)說(shuō),時(shí)間、版本、工作性質(zhì)、文件所有者,都可以成為文件分類(lèi)的關(guān)鍵因素,Mak結(jié)合自己的體會(huì),向大家詳細(xì)介紹了什么是電子化的辦公。對(duì)一個(gè)逐步使用電腦、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行生產(chǎn)過(guò)程管理和日常事務(wù)處理的公司而言,如何處理好紙質(zhì)文件和電子文件的關(guān)系,是養(yǎng)成良好的電子化辦公習(xí)慣的重要內(nèi)容。
  電子化的過(guò)程中,如果把手工作業(yè)環(huán)境里的臟、亂、差的惡習(xí)帶進(jìn)來(lái),危害是巨大的,Mak說(shuō)。
  清掃,簡(jiǎn)單說(shuō)就是做徹底的大掃除。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,就及時(shí)糾正。但是,清掃與過(guò)去大家習(xí)慣說(shuō)的大掃除還有一些不同。大掃除只是就事論事地解決環(huán)境衛(wèi)生的問(wèn)題,而清掃的落腳點(diǎn)在于發(fā)現(xiàn)垃圾的源頭。用Mak的話說(shuō),就是在進(jìn)行清潔工作的同時(shí)進(jìn)行檢查、檢點(diǎn)、檢視。
  爽朗心情
  隨著3S(清理、整頓、清潔)的逐步深入,車(chē)間和辦公室的窗戶擦干凈了,衛(wèi)生死角也清理出來(lái)的,庫(kù)房、文件柜、電腦硬盤(pán)上的文件目錄、各種表單臺(tái)賬等重點(diǎn)整治對(duì)象,也有了全新的面貌。但是,包括侯總在內(nèi)的所有人,都沒(méi)有覺(jué)得Mak先生引進(jìn)的靈丹妙藥有什么特別之處。
  不過(guò),侯總承認(rèn),大家的精神面貌還是有了一些微妙的變化:人們的心情似乎比過(guò)去好多了,一些不拘小節(jié)的人的散漫習(xí)慣,多少也有了收斂;報(bào)送上來(lái)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),不再是過(guò)去那種經(jīng)不住問(wèn)糊涂賬,工作臺(tái)面和辦公環(huán)境,的確清爽多了。
  這當(dāng)然不是5S管理的全部。Mak先生結(jié)合前一階段整治的成果,向侯總進(jìn)言:“5S管理的要點(diǎn),或者說(shuō)難點(diǎn),并非僅僅是糾正某處錯(cuò)誤,或者打掃某處垃圾;5S管理的核心是要通過(guò)持續(xù)有效的改善活動(dòng),塑造一絲不茍的敬業(yè)精神,培養(yǎng)勤奮、節(jié)儉、務(wù)實(shí)、守紀(jì)的職業(yè)素養(yǎng)。
  按Mak的建議,公司開(kāi)始了推進(jìn)5S管理的第二步:推行后兩個(gè)“S”,一個(gè)是整潔(Seiketsu),另一個(gè)是素養(yǎng)(Shitsuke)。
  整潔的基本含義是如何保持清潔狀態(tài),也就是如何堅(jiān)持下去,使清潔、有序的工作現(xiàn)場(chǎng)成為日常行為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn);素養(yǎng)的基本含義是陶冶情操,提高修養(yǎng),也就是說(shuō),自覺(jué)自愿地在日常工作中貫徹這些非?;镜臏?zhǔn)則和規(guī)范,約束自己的行為,并形成一種風(fēng)尚。
  Mak進(jìn)一步說(shuō)明道,后兩個(gè)“S”其實(shí)是公司文化的集中體現(xiàn)。很難想象,客戶會(huì)對(duì)一個(gè)到處是垃圾、灰塵的公司產(chǎn)生信任感;也很難想象,員工會(huì)在一個(gè)紀(jì)律松弛、環(huán)境不佳、浪費(fèi)隨處可見(jiàn)的工作環(huán)境中,產(chǎn)生巨大的責(zé)任心,并確保生產(chǎn)質(zhì)量和勞動(dòng)效率;此外,更不用說(shuō)在一個(gè)臟、亂、差的企業(yè)中,信息系統(tǒng)竟然會(huì)發(fā)揮巨大的作用。
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