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劉小明:讓老板看得懂的培訓(xùn)報(bào)告該怎樣撰寫
2016-01-20 56371

培訓(xùn)經(jīng)理們聚集在一起的時(shí)候經(jīng)常抱怨的話題是:老板們不重視培訓(xùn);部門經(jīng)理們不懂培訓(xùn)。但身為培訓(xùn)的管理者,我們有沒有提供給老板簡(jiǎn)明扼要的培訓(xùn)報(bào)告呢?

換位思考一下,老板關(guān)注的是業(yè)績(jī)和增長(zhǎng),他們?cè)趺纯赡苡袝r(shí)間和精力去關(guān)注培訓(xùn)部門的人員每天在做什么?而大部分的培訓(xùn)經(jīng)理往往只知道每天埋頭苦干,卻從不思考我們?yōu)槭裁匆@么做,以及怎么才能真正幫助公司提高業(yè)績(jī)。這樣的“埋頭苦干”是非常危險(xiǎn)的,長(zhǎng)此以往,早晚有一天培訓(xùn)部門會(huì)被遺忘,被公司高層認(rèn)為是可有可無的部門——因?yàn)槔习鍌兛床坏脚嘤?xùn)工作帶來的價(jià)值。

 

    以數(shù)據(jù)向老板提供培訓(xùn)報(bào)告

我們都知道數(shù)據(jù)是最有利的證明工具,每個(gè)月末、季末和年末的培訓(xùn)報(bào)告對(duì)于培訓(xùn)管理者而言就是向老板證明自身價(jià)值最好的武器。我看過很多公司的培訓(xùn)報(bào)告,絕大多數(shù)都是用Excel表做的培訓(xùn)匯總。有的公司欄目設(shè)置得非常細(xì),幾乎就是每次課的小結(jié),可是看完后卻不知所云。甚至有的公司在年末會(huì)做一個(gè)精美的培訓(xùn)報(bào)告小冊(cè)子發(fā)給公司高層。里面有這一年度的培訓(xùn)課程再次回顧,培訓(xùn)課上的圖片和感言,插圖、合影等,可惜的是看完后除了有視覺上的美感沖擊外,沒有留下有關(guān)培訓(xùn)效果的直觀感覺。這樣的報(bào)告,老板們看完之后往往只會(huì)一扔了之。

如果你不想陷入以上提到的讓老板“不知所云”或“一扔了之”的陷阱,就需要知道培訓(xùn)報(bào)告應(yīng)該包含那些內(nèi)容,了解如何讓培訓(xùn)報(bào)告從流水賬變成會(huì)說話的工具。

 

    常規(guī)的培訓(xùn)報(bào)告通常包含的內(nèi)容

    圖表1是一份基本上涵蓋所有信息的培訓(xùn)報(bào)告。從這份報(bào)告中,我們可以得知每個(gè)月公司都開展了哪些培訓(xùn)項(xiàng)目,分別是由什么部門組織的,有哪些人參加,培訓(xùn)小時(shí)數(shù)是多少,費(fèi)用支出和費(fèi)用的出處,以及相應(yīng)的付款狀態(tài)等等。然而當(dāng)上報(bào)給公司高層的是培訓(xùn)季報(bào)或者培訓(xùn)年報(bào),那將是一個(gè)非??捎^的長(zhǎng)表格(見圖表1)。相信除了做表格的人以外,沒有哪個(gè)人愿意仔細(xì)閱讀這樣的報(bào)表,當(dāng)然也就無從談起從這樣的報(bào)表中一眼能夠看出什么有價(jià)值的信息了。通常公司高層不會(huì)試圖去了解每一個(gè)具體項(xiàng)目是如何操作的,他們只會(huì)關(guān)心公司的錢是怎么花的?花的值不值?有沒有達(dá)到預(yù)期的效果?

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    簡(jiǎn)明有效的培訓(xùn)報(bào)告應(yīng)該是什么樣?

    當(dāng)公司已經(jīng)達(dá)到一定的規(guī)模,每個(gè)月都會(huì)有比較多的培訓(xùn)項(xiàng)目時(shí),公司高層要看的其實(shí)是一個(gè)總架構(gòu),以求對(duì)公司的整體培訓(xùn)費(fèi)用有一個(gè)全盤的了解。我們只需要在原有的EXCEL表格上進(jìn)行簡(jiǎn)化(如隱藏)操作,并利用EXCEL表格自身的功能繪制柱狀圖(見圖表2、3),就可以讓數(shù)據(jù)通過簡(jiǎn)明扼要的方式顯示出他們應(yīng)有的價(jià)值。

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    讓培訓(xùn)報(bào)告體現(xiàn)出培訓(xùn)效果

    改版后的培訓(xùn)報(bào)告和柱狀圖已經(jīng)能夠讓公司高層一眼就看到公司全年的培訓(xùn)實(shí)施狀況,但這份報(bào)表只是數(shù)字的匯總,看不出公司的培訓(xùn)投入和實(shí)際運(yùn)營(yíng)產(chǎn)出之間有什么內(nèi)在的關(guān)系,更體現(xiàn)不出公司的培訓(xùn)體系和理念。

    任何公司的培訓(xùn)項(xiàng)目都不可能是拍腦門得出的,而是有一套系統(tǒng)的體系和架構(gòu)。當(dāng)公司在確定下一年度的培訓(xùn)項(xiàng)目時(shí),首先會(huì)根據(jù)公司的戰(zhàn)略、部門需求、崗位勝任力的差距以及員工的未來職業(yè)規(guī)劃,設(shè)計(jì)一系列有針對(duì)性的“培訓(xùn)介入”活動(dòng)來彌補(bǔ)差距,如課堂培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、輔導(dǎo)、在崗培訓(xùn)、輪崗等。那么在總結(jié)培訓(xùn)報(bào)告時(shí)就應(yīng)該和最初設(shè)定項(xiàng)目時(shí)相結(jié)合,這樣公司才會(huì)更加了解我們制定的培訓(xùn)項(xiàng)目的作用。

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    首先,我們需要利用原始的培訓(xùn)報(bào)告數(shù)據(jù)(見圖表4),根據(jù)公司自身獨(dú)特的培訓(xùn)體系對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)分類,再和預(yù)算進(jìn)行對(duì)比。如一家以生產(chǎn)和銷售高科技產(chǎn)品為主導(dǎo)的公司培訓(xùn)體系主要分為四大類,那么我們就在原始的EXCEL表格上把每一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)歸類:

    專業(yè)知識(shí)技能類培訓(xùn),如:精益生產(chǎn)、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和設(shè)計(jì)、AUTOCAD制作、銷售談判、客戶服務(wù)等。

    崗位資格認(rèn)證類培訓(xùn),如:質(zhì)量工程師責(zé)任資格認(rèn)證、會(huì)計(jì)人員認(rèn)證、內(nèi)審員資格認(rèn)證等。

    管理技能類培訓(xùn),如:基本管理技能、輔導(dǎo)高績(jī)效員工、績(jī)效管理、情境領(lǐng)導(dǎo)、變革管理等。

    個(gè)人職業(yè)發(fā)展類培訓(xùn),如:英語口語培訓(xùn)、商務(wù)英語寫作、時(shí)間和壓力管理等。

 

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將圖表4、5、6合并起來,我們就能非常直觀地表現(xiàn)出公司這一年度的整體培訓(xùn)狀態(tài),再結(jié)合公司的績(jī)效評(píng)估報(bào)告、員工滿意度報(bào)告、銷售報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告,就可以得出本年度的整體培訓(xùn)效果,并預(yù)測(cè)和決定下一年度培訓(xùn)需要解決的問題。

 

    年度培訓(xùn)的貢獻(xiàn)

    •根據(jù)年初的培訓(xùn)計(jì)劃和預(yù)算,培訓(xùn)項(xiàng)目的51%以及80%的經(jīng)費(fèi)集中在部門的專業(yè)知識(shí)和技能的提高上,年底績(jī)效評(píng)估員工整體專業(yè)知識(shí)和技能類別滿足公司勝任力需求,其中35%超過公司要求,節(jié)約培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)7.34%,因此符合公司預(yù)期的培訓(xùn)目標(biāo)。

    •為提升公司銷售人員的銷售水平,所有銷售人員參加了相應(yīng)級(jí)別的銷售培訓(xùn),實(shí)際經(jīng)費(fèi)比預(yù)算節(jié)約了12%,公司銷售比上一年度增加了16.5%,超出公司預(yù)期的銷售培訓(xùn)目標(biāo)。

    •個(gè)人職業(yè)發(fā)展類培訓(xùn)項(xiàng)目達(dá)到36%,費(fèi)用僅占2%,不僅提升了公司員工的整體水平,員工滿意度比上一年度增加了7%。

    •所有需要持證上崗的員工都在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成了再教育培訓(xùn),經(jīng)費(fèi)完全符合公司的培訓(xùn)預(yù)算,100%達(dá)到了國(guó)家和相應(yīng)的行規(guī)要求。

    需要繼續(xù)投入的培訓(xùn)

    •管理領(lǐng)導(dǎo)技能類培訓(xùn)環(huán)節(jié)薄弱:無論是項(xiàng)目的整體開展(占整體5%)還是參加培訓(xùn)的人員(占管理崗位的76%)都低于計(jì)劃;相應(yīng)地培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)支出低于預(yù)算的10.40%。而公司目前管理人員的整體水平比期望值低,因此建議下一年度加大培訓(xùn)力度,并開展有針對(duì)性的管理類別培訓(xùn)項(xiàng)目。

    •公司新成立的客戶服務(wù)部門培訓(xùn)項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)投入較低,目前客戶投訴較多,建議下一年度有目的性地增加客戶服務(wù)培訓(xùn)項(xiàng)目。

    這樣一份言簡(jiǎn)意賅的培訓(xùn)報(bào)告和分析遠(yuǎn)比一份簡(jiǎn)單冗長(zhǎng)、沒有重心的流水賬似的培訓(xùn)報(bào)告有意義得多,公司高層看了之后就能更加深刻地理解培訓(xùn)部門的工作,從而在今后的工作中給予培訓(xùn)部門更多的支持。

 

 

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