采購管理步驟
一、請 購
各項材料的請購部門如下：
(一)常備材料：生產(chǎn)部
(二)預(yù)備材料：采購部
(三)非常備材料：
1.訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)部
2.其他用料：使用部門或總經(jīng)理、董事長直接需采購的

“物資采購計劃單”的開立
(一)請購部門應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立“物資采購計劃單”，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項經(jīng)總經(jīng)理審核后編號(由各部門依事業(yè)部別編訂)，送采購部。
(二)需用日期相同或?qū)偻还?yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)以“物資采購計劃單”附表，一單多品方式，提出請購。
(三)緊急請購時，由請購部門于“物資采購計劃單”"備注欄"注明原因，送采購部并提醒注意。
(四)材料檢驗(yàn)須待試車方能實(shí)施者，請購部門應(yīng)于“物資采購計劃單”上注明"試車檢驗(yàn)"及"預(yù)定試車期限"。
(五)庶務(wù)用品由辦公室按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“物資采購計劃單”提出請購。

免開“物資采購計劃單”部分
(一)下列總務(wù)性物品免開“物資采購申請單”，由董事長批準(zhǔn)委托辦公室辦理，其列舉如下：
　　1. 賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。
　　2. 招待用品：飲料、香煙等。
　　3. 書報(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、文具等。
　　4. 打字、刻印、報表等。
(二)零星采購及小額零星采購材料項目。

附注：
（一）各部門要以半月為周期制定物資需求計劃，經(jīng)部門主管核批后，報呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。
（二）各部門要在每年12月15日之前做好下一年度的生產(chǎn)線或設(shè)備修理、物資需求計劃，亦經(jīng)部門主管核批后，報呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。
（三）對于緊缺、急用物資，應(yīng)至少提前2日、持總經(jīng)理核批后的 “物資采購申請單”與采購部取得聯(lián)系，以便及時備貨、保證使用。
（四）盡量避免當(dāng)日使用，當(dāng)日采購，一定要做到提前采購。

 二、物資采購管理
（一）由總經(jīng)理批準(zhǔn)的計劃單下達(dá)給采購部。
（二）采購部持計劃單或臨時采購計劃逐一核對庫存，然后根據(jù)計劃與庫存情況，填寫 “物資采購申請單”，部門經(jīng)理核簽后轉(zhuǎn)總經(jīng)理（附 “物資采購計劃單”）審批。
（三）采購部按總經(jīng)理審批后物資采購申請單進(jìn)行采購程序。

 三、采購程序
（一）比價、議價
1、 采購員在采購時對同一種商品應(yīng)至少比價三家以上。
2、 采購員通過電話、傳真“詢價單”、E—mail、實(shí)地考察等方式進(jìn)行尋價、比價、議價。
3、 采購員要如實(shí)、認(rèn)真、工整、逐項填寫“比價表”，不得虛填，不得空項，無法填寫的應(yīng)在“備注”欄內(nèi)注明。
4、采購員將比價結(jié)果，連同書面分析報告即時隨時轉(zhuǎn)交部門經(jīng)理。
5、部門經(jīng)理對比價表核價、審查完畢后簽字確認(rèn)，呈總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后復(fù)印一份交采購部。原件整理存檔。(此條僅對重要原材料或是數(shù)量金額較大的訂單)

(二)根據(jù)比價、議價結(jié)果選定合適的供方,采購員需要求供方提供稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證等,便于合格供應(yīng)商的評定.

(三)每次采購都需要有本公司采購訂單或供方擬定合同,便于管理和保護(hù)本公司利益.采購訂單包括采購物品規(guī)格數(shù)量、總價、付款方式、運(yùn)輸方式、到貨時間、包裝標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、開票資料、違約責(zé)任等
注:1.如果需提供樣品的,采購部需發(fā)樣品訂單 (具體條例參看第四條樣品采購程序)
2.付款方式,采購員要與部門經(jīng)理商議后決定;對于首次合作或是金額較大的訂單,由部門經(jīng)理與董事長、總經(jīng)理商議后再通知采購員辦理.款到發(fā)貨的需填寫“辦款申請單”交由董事長審批。

(四)訂單由雙方蓋章回傳后,采購員開始實(shí)行訂單事項,并對采購物品進(jìn)行跟蹤,直到采購物到公司倉儲,并落實(shí)質(zhì)檢單及發(fā)票情況

(五)到貨之前,采購部應(yīng)提前一到兩天通知倉儲準(zhǔn)備安排裝貨位置,并由倉儲通知質(zhì)檢部門提前做好化驗(yàn)準(zhǔn)備.

(六)貨到公司廠門,門衛(wèi)應(yīng)及時準(zhǔn)確通知采購部,然后由采購部通知倉儲,倉儲再通知質(zhì)檢安排抽樣化驗(yàn).抽樣后需要過磅的,由倉儲部門安排人員隨送貨方同去.

(七)質(zhì)檢結(jié)果合格后通知倉儲,由倉儲安排卸貨;卸貨時,倉儲通知采購部,由采購部安排送貨方確保其不得隨意在車間、倉儲走動
注:若質(zhì)檢結(jié)果不合格,質(zhì)檢部出具 “特采申請單”,由倉儲及時通知采購部,采購部經(jīng)理根據(jù)具體情況安排該供方進(jìn)行退換貨事宜.若由特殊情況,則由采購部經(jīng)理填寫“特采申請單”交由總經(jīng)理審批后降價或降級使用.

(八)卸貨完畢,由采購部確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量無誤后,負(fù)責(zé)辦理出門證或是按訂單負(fù)責(zé)辦理運(yùn)費(fèi)或是貨款.

(九)采購部負(fù)責(zé)在采購“日常登記表”上記錄當(dāng)日到貨情況,及時把采購過程中未完成事項處理好,諸如:發(fā)票、月或季結(jié)算貨款等.

(十)辦理入庫手續(xù).按照單項業(yè)務(wù)跟蹤負(fù)責(zé)的原則,由負(fù)責(zé)該項采購過程人員攜本次采購發(fā)票到倉庫辦理入庫;部門經(jīng)理可以安排采購員負(fù)責(zé)辦理入庫.按《出入庫制度》辦理.

（十一）辦理入庫之后，負(fù)責(zé)該業(yè)務(wù)的采購員將入庫單及發(fā)票交至董事長審批。

附注：由銷售部門需要的原材料轉(zhuǎn)交采購部辦理
1、銷售部需出具由總經(jīng)理審批后的“采購計劃單”
2、采購部按銷售部已聯(lián)系的供應(yīng)商做采購訂單或是簽署供方的銷售合同
3、經(jīng)雙方簽訂后，按銷售部門的要求辦理付款，剩下事宜均由銷售部負(fù)責(zé)，包括到貨時間、地點(diǎn)及中間所需的文件材料的提供。采購部僅協(xié)助銷售完成此套采購程序。

四、樣品采購程序
樣品分為兩部分,一部分是由技術(shù)部研發(fā)所需,一部分是采購部為確保質(zhì)量無誤要求首次合作的供方提供的樣品,它們具有用量少的特點(diǎn).同時又分為免費(fèi)和收費(fèi)兩種.
(一)質(zhì)檢部所需樣品
1.采購部在查詢后,選定一家質(zhì)量合格價格優(yōu)惠或是免費(fèi)供貨的供方,然后向供方傳真“樣品訂單”,樣品訂單包括所需樣品規(guī)格、數(shù)量、到貨時間及公司郵寄地址
2.需要收費(fèi)的,一般情況是款到發(fā)貨,在500元以內(nèi),由采購員自己先墊付,等到貨到后采購員憑入庫單和發(fā)票(一般為普票)或收據(jù)報帳.
3.此類樣品的入庫辦理:因?yàn)榧夹g(shù)部所需原料配件因經(jīng)濟(jì)價值高、量少且檢驗(yàn)復(fù)雜或因?qū)嶒?yàn)設(shè)備、條件等限制,不能檢測的由質(zhì)檢部根據(jù)供方提供的質(zhì)檢報告為依據(jù)進(jìn)行入庫.
(二)采購部需質(zhì)檢部化驗(yàn)的樣品
1.一般是根據(jù)采購計劃需要采購且需重新選定新的供應(yīng)商,采購部詢價、議價后確定二至三家,讓其寄樣品便以化驗(yàn).本樣品一般為免費(fèi).
2.樣品由采購部直接交由質(zhì)檢部負(fù)責(zé)人,同時附有樣品質(zhì)檢報告單,并強(qiáng)調(diào)出檢驗(yàn)結(jié)果時間.質(zhì)檢部將檢驗(yàn)結(jié)果以“樣品確認(rèn)單”的形式出具給采購部.

五、合格供應(yīng)商的評定
（一）采購部對首次合作的供方進(jìn)行評定一般是該供方保質(zhì)保量供貨三次以上，所以這也要求采購部在合作過程中時時考核供方是否具備評為合格供方的要求。
（二）采購部評定時所需辦理程序：
1.采購部提供預(yù)評定供方的稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)考核供方經(jīng)營能力、誠信度的文件復(fù)印件。
2.然后附采購部開具“合格供應(yīng)商評定表”，合格供方評定表中包括：供方名稱、地址、聯(lián)系人、供應(yīng)產(chǎn)品；審批部門包括：采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、倉儲部、ISO質(zhì)量小組填寫綜合評價結(jié)果、最終交由總經(jīng)理審批。
3.采購部根據(jù)評定表，將審批合格的供應(yīng)商添加到“合格供方目錄”中。
（三）采購部在每年年底對供應(yīng)商進(jìn)行總評定：采購部傳真“供方調(diào)查報告”給供方填寫，然后由負(fù)責(zé)該項業(yè)務(wù)的采購員填寫評定結(jié)果，最終交由部門經(jīng)理審批。該表作為總的考核合格供方的依據(jù)留。