采購(gòu)管理步驟
一、請(qǐng) 購(gòu)
各項(xiàng)材料的請(qǐng)購(gòu)部門如下：
(一)常備材料：生產(chǎn)部
(二)預(yù)備材料：采購(gòu)部
(三)非常備材料：
1.訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)部
2.其他用料：使用部門或總經(jīng)理、董事長(zhǎng)直接需采購(gòu)的

“物資采購(gòu)計(jì)劃單”的開立
(一)請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫(kù)存情況開立“物資采購(gòu)計(jì)劃單”，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)經(jīng)總經(jīng)理審核后編號(hào)(由各部門依事業(yè)部別編訂)，送采購(gòu)部。
(二)需用日期相同或?qū)偻还?yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購(gòu)材料，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)以“物資采購(gòu)計(jì)劃單”附表，一單多品方式，提出請(qǐng)購(gòu)。
(三)緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門于“物資采購(gòu)計(jì)劃單”"備注欄"注明原因，送采購(gòu)部并提醒注意。
(四)材料檢驗(yàn)須待試車方能實(shí)施者，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)于“物資采購(gòu)計(jì)劃單”上注明"試車檢驗(yàn)"及"預(yù)定試車期限"。
(五)庶務(wù)用品由辦公室按月依耗用狀況，并考慮庫(kù)存情況，填制“物資采購(gòu)計(jì)劃單”提出請(qǐng)購(gòu)。

免開“物資采購(gòu)計(jì)劃單”部分
(一)下列總務(wù)性物品免開“物資采購(gòu)申請(qǐng)單”，由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)委托辦公室辦理，其列舉如下：
　　1. 賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。
　　2. 招待用品：飲料、香煙等。
　　3. 書報(bào)(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、文具等。
　　4. 打字、刻印、報(bào)表等。
(二)零星采購(gòu)及小額零星采購(gòu)材料項(xiàng)目。

附注：
（一）各部門要以半月為周期制定物資需求計(jì)劃，經(jīng)部門主管核批后，報(bào)呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。
（二）各部門要在每年12月15日之前做好下一年度的生產(chǎn)線或設(shè)備修理、物資需求計(jì)劃，亦經(jīng)部門主管核批后，報(bào)呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。
（三）對(duì)于緊缺、急用物資，應(yīng)至少提前2日、持總經(jīng)理核批后的 “物資采購(gòu)申請(qǐng)單”與采購(gòu)部取得聯(lián)系，以便及時(shí)備貨、保證使用。
（四）盡量避免當(dāng)日使用，當(dāng)日采購(gòu)，一定要做到提前采購(gòu)。

 二、物資采購(gòu)管理
（一）由總經(jīng)理批準(zhǔn)的計(jì)劃單下達(dá)給采購(gòu)部。
（二）采購(gòu)部持計(jì)劃單或臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃逐一核對(duì)庫(kù)存，然后根據(jù)計(jì)劃與庫(kù)存情況，填寫 “物資采購(gòu)申請(qǐng)單”，部門經(jīng)理核簽后轉(zhuǎn)總經(jīng)理（附 “物資采購(gòu)計(jì)劃單”）審批。
（三）采購(gòu)部按總經(jīng)理審批后物資采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行采購(gòu)程序。

 三、采購(gòu)程序
（一）比價(jià)、議價(jià)
1、 采購(gòu)員在采購(gòu)時(shí)對(duì)同一種商品應(yīng)至少比價(jià)三家以上。
2、 采購(gòu)員通過(guò)電話、傳真“詢價(jià)單”、E—mail、實(shí)地考察等方式進(jìn)行尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。
3、 采購(gòu)員要如實(shí)、認(rèn)真、工整、逐項(xiàng)填寫“比價(jià)表”，不得虛填，不得空項(xiàng)，無(wú)法填寫的應(yīng)在“備注”欄內(nèi)注明。
4、采購(gòu)員將比價(jià)結(jié)果，連同書面分析報(bào)告即時(shí)隨時(shí)轉(zhuǎn)交部門經(jīng)理。
5、部門經(jīng)理對(duì)比價(jià)表核價(jià)、審查完畢后簽字確認(rèn)，呈總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后復(fù)印一份交采購(gòu)部。原件整理存檔。(此條僅對(duì)重要原材料或是數(shù)量金額較大的訂單)

(二)根據(jù)比價(jià)、議價(jià)結(jié)果選定合適的供方,采購(gòu)員需要求供方提供稅務(wù)登記證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證等,便于合格供應(yīng)商的評(píng)定.

(三)每次采購(gòu)都需要有本公司采購(gòu)訂單或供方擬定合同,便于管理和保護(hù)本公司利益.采購(gòu)訂單包括采購(gòu)物品規(guī)格數(shù)量、總價(jià)、付款方式、運(yùn)輸方式、到貨時(shí)間、包裝標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、開票資料、違約責(zé)任等
注:1.如果需提供樣品的,采購(gòu)部需發(fā)樣品訂單 (具體條例參看第四條樣品采購(gòu)程序)
2.付款方式,采購(gòu)員要與部門經(jīng)理商議后決定;對(duì)于首次合作或是金額較大的訂單,由部門經(jīng)理與董事長(zhǎng)、總經(jīng)理商議后再通知采購(gòu)員辦理.款到發(fā)貨的需填寫“辦款申請(qǐng)單”交由董事長(zhǎng)審批。

(四)訂單由雙方蓋章回傳后,采購(gòu)員開始實(shí)行訂單事項(xiàng),并對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行跟蹤,直到采購(gòu)物到公司倉(cāng)儲(chǔ),并落實(shí)質(zhì)檢單及發(fā)票情況

(五)到貨之前,采購(gòu)部應(yīng)提前一到兩天通知倉(cāng)儲(chǔ)準(zhǔn)備安排裝貨位置,并由倉(cāng)儲(chǔ)通知質(zhì)檢部門提前做好化驗(yàn)準(zhǔn)備.

(六)貨到公司廠門,門衛(wèi)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確通知采購(gòu)部,然后由采購(gòu)部通知倉(cāng)儲(chǔ),倉(cāng)儲(chǔ)再通知質(zhì)檢安排抽樣化驗(yàn).抽樣后需要過(guò)磅的,由倉(cāng)儲(chǔ)部門安排人員隨送貨方同去.

(七)質(zhì)檢結(jié)果合格后通知倉(cāng)儲(chǔ),由倉(cāng)儲(chǔ)安排卸貨;卸貨時(shí),倉(cāng)儲(chǔ)通知采購(gòu)部,由采購(gòu)部安排送貨方確保其不得隨意在車間、倉(cāng)儲(chǔ)走動(dòng)
注:若質(zhì)檢結(jié)果不合格,質(zhì)檢部出具 “特采申請(qǐng)單”,由倉(cāng)儲(chǔ)及時(shí)通知采購(gòu)部,采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)具體情況安排該供方進(jìn)行退換貨事宜.若由特殊情況,則由采購(gòu)部經(jīng)理填寫“特采申請(qǐng)單”交由總經(jīng)理審批后降價(jià)或降級(jí)使用.

(八)卸貨完畢,由采購(gòu)部確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量無(wú)誤后,負(fù)責(zé)辦理出門證或是按訂單負(fù)責(zé)辦理運(yùn)費(fèi)或是貨款.

(九)采購(gòu)部負(fù)責(zé)在采購(gòu)“日常登記表”上記錄當(dāng)日到貨情況,及時(shí)把采購(gòu)過(guò)程中未完成事項(xiàng)處理好,諸如:發(fā)票、月或季結(jié)算貨款等.

(十)辦理入庫(kù)手續(xù).按照單項(xiàng)業(yè)務(wù)跟蹤負(fù)責(zé)的原則,由負(fù)責(zé)該項(xiàng)采購(gòu)過(guò)程人員攜本次采購(gòu)發(fā)票到倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù);部門經(jīng)理可以安排采購(gòu)員負(fù)責(zé)辦理入庫(kù).按《出入庫(kù)制度》辦理.

（十一）辦理入庫(kù)之后，負(fù)責(zé)該業(yè)務(wù)的采購(gòu)員將入庫(kù)單及發(fā)票交至董事長(zhǎng)審批。

附注：由銷售部門需要的原材料轉(zhuǎn)交采購(gòu)部辦理
1、銷售部需出具由總經(jīng)理審批后的“采購(gòu)計(jì)劃單”
2、采購(gòu)部按銷售部已聯(lián)系的供應(yīng)商做采購(gòu)訂單或是簽署供方的銷售合同
3、經(jīng)雙方簽訂后，按銷售部門的要求辦理付款，剩下事宜均由銷售部負(fù)責(zé)，包括到貨時(shí)間、地點(diǎn)及中間所需的文件材料的提供。采購(gòu)部?jī)H協(xié)助銷售完成此套采購(gòu)程序。

四、樣品采購(gòu)程序
樣品分為兩部分,一部分是由技術(shù)部研發(fā)所需,一部分是采購(gòu)部為確保質(zhì)量無(wú)誤要求首次合作的供方提供的樣品,它們具有用量少的特點(diǎn).同時(shí)又分為免費(fèi)和收費(fèi)兩種.
(一)質(zhì)檢部所需樣品
1.采購(gòu)部在查詢后,選定一家質(zhì)量合格價(jià)格優(yōu)惠或是免費(fèi)供貨的供方,然后向供方傳真“樣品訂單”,樣品訂單包括所需樣品規(guī)格、數(shù)量、到貨時(shí)間及公司郵寄地址
2.需要收費(fèi)的,一般情況是款到發(fā)貨,在500元以內(nèi),由采購(gòu)員自己先墊付,等到貨到后采購(gòu)員憑入庫(kù)單和發(fā)票(一般為普票)或收據(jù)報(bào)帳.
3.此類樣品的入庫(kù)辦理:因?yàn)榧夹g(shù)部所需原料配件因經(jīng)濟(jì)價(jià)值高、量少且檢驗(yàn)復(fù)雜或因?qū)嶒?yàn)設(shè)備、條件等限制,不能檢測(cè)的由質(zhì)檢部根據(jù)供方提供的質(zhì)檢報(bào)告為依據(jù)進(jìn)行入庫(kù).
(二)采購(gòu)部需質(zhì)檢部化驗(yàn)的樣品
1.一般是根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃需要采購(gòu)且需重新選定新的供應(yīng)商,采購(gòu)部詢價(jià)、議價(jià)后確定二至三家,讓其寄樣品便以化驗(yàn).本樣品一般為免費(fèi).
2.樣品由采購(gòu)部直接交由質(zhì)檢部負(fù)責(zé)人,同時(shí)附有樣品質(zhì)檢報(bào)告單,并強(qiáng)調(diào)出檢驗(yàn)結(jié)果時(shí)間.質(zhì)檢部將檢驗(yàn)結(jié)果以“樣品確認(rèn)單”的形式出具給采購(gòu)部.

五、合格供應(yīng)商的評(píng)定
（一）采購(gòu)部對(duì)首次合作的供方進(jìn)行評(píng)定一般是該供方保質(zhì)保量供貨三次以上，所以這也要求采購(gòu)部在合作過(guò)程中時(shí)時(shí)考核供方是否具備評(píng)為合格供方的要求。
（二）采購(gòu)部評(píng)定時(shí)所需辦理程序：
1.采購(gòu)部提供預(yù)評(píng)定供方的稅務(wù)登記證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)考核供方經(jīng)營(yíng)能力、誠(chéng)信度的文件復(fù)印件。
2.然后附采購(gòu)部開具“合格供應(yīng)商評(píng)定表”，合格供方評(píng)定表中包括：供方名稱、地址、聯(lián)系人、供應(yīng)產(chǎn)品；審批部門包括：采購(gòu)部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、倉(cāng)儲(chǔ)部、ISO質(zhì)量小組填寫綜合評(píng)價(jià)結(jié)果、最終交由總經(jīng)理審批。
3.采購(gòu)部根據(jù)評(píng)定表，將審批合格的供應(yīng)商添加到“合格供方目錄”中。
（三）采購(gòu)部在每年年底對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行總評(píng)定：采購(gòu)部傳真“供方調(diào)查報(bào)告”給供方填寫，然后由負(fù)責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的采購(gòu)員填寫評(píng)定結(jié)果，最終交由部門經(jīng)理審批。該表作為總的考核合格供方的依據(jù)留。