中小企業(yè)如何降低13種成本(之一）

采購成本如何降低

作者：劉 靖

人力成本、物料成本、運輸成本、倉儲成本、營銷成本、廠租成本、能源成本、設備成本、稅費成本……五花八門的成本讓老板應接不暇。

成本對于企業(yè)的重要性，沒有任何時候像現(xiàn)在這樣更讓企業(yè)家為之揪心。

對企業(yè)家來說，最有效的利潤是從牙縫里擠出來的。失去了成本優(yōu)勢，你就要被擠出局。

第一節(jié)：采購成本降低

物料的采購成本居高不下。供應商送來的物料品質不穩(wěn)定、交期不準時，這是許多中小企業(yè)存在的現(xiàn)實問題。

如何降低采購成本呢？

1．采購人員的選用

也許有人會說：“采購，不就是購買物料嗎！誰不會呀？隨便找個人就行了?！比绻@樣想，就大錯特錯了。在物色采購人選方面，遠沒有想象的那樣簡單。

有采購技能的人，可能會因為忠誠度不夠而在回扣方面做文章。羊毛出在羊身上，采購人員吃的回扣需要企業(yè)為之買單；靠得住的人，可能會因缺少采購方法造成單價偏高、供應商交期不準或質量不穩(wěn)，從而增高采購成本；也有一些既有采購技能又有忠誠度的采購員，可能會因經(jīng)不住供應商多種形式的“糖衣炮彈”轟炸而被拖下水去，最后成為企業(yè)最大的蛀蟲……

采購人員挑選不慎，會給企業(yè)造成意想不到的損失。

（1）挑選采購人員的誤區(qū)

誤區(qū)之一：親信為主。

許多企業(yè)的老板認為現(xiàn)在的社會存在“誠信危機”，害怕讓外面的人負責采購工作，會因誠信問題而讓企業(yè)蒙受損失，只好在親友里面使用采購人選。即便出現(xiàn)“回扣”現(xiàn)象，也是“肥水不流外人田”。

這樣的弊端常常造成采購人員因能力、經(jīng)驗不足或主動性不夠而出現(xiàn)價格、交期、品質方面的困惑，給企業(yè)造成不應有的損失。

深圳有家私營企業(yè)，采購主管是老板的親外甥。這位信得過的年輕的親外甥，工作的主動性不夠，不管事情有多重要，常常下班后就關手機，再重要的事情也難找到他的人影，像人間蒸發(fā)了一樣。弄得老板無可奈何。

誤區(qū)之二：聽話者優(yōu)先。

小廢是個聽話型的員工，用同事的話說，“領導讓他往東他不往西，讓他打狗他不攆雞”。這樣老實聽話的員工，讓經(jīng)理很喜歡。于是，小廢被安排到讓不少人垂涎三尺的采購崗位。

采購崗位需要的是信息靈通、會殺價、善于溝通的人，小廢表現(xiàn)出的卻是實實在在的老實。因為他的老實巴交，常常被能說會道的供應商給“忽悠”，讓企業(yè)為他的老實巴交做買單的“冤大頭”。在連續(xù)幾次給企業(yè)造成不應有的損失后，經(jīng)理不得不將他從采購的崗位挪到別的地方。

誤區(qū)之三：“偽忠誠”。

會說白話的小曾，是一家臺資企業(yè)的后勤總管兼采購。

為了博得臺灣老板的信任，頭腦聰明的小曾發(fā)揮廣東人的專長，在購買小批量物品或小東西時，極盡殺價之能事，還懂得什么時間買什么東西比較便宜（比如，晚上的時候去市場買肉，要比早上便宜許多，他就在晚上時間去買食堂要用的肉），確實給工廠節(jié)省了一些錢。對節(jié)省下來的錢，小曾表現(xiàn)出十足的忠誠與清廉，如數(shù)交給老板娘。這讓老板把他視為“和老板最一心”的忠誠干部。

1996年，那家企業(yè)的臺灣老板和香港一個貿(mào)易公司合資，在東莞市開辦另一個工廠。新工廠的籌辦工作由臺灣老板負責。在老板面前表現(xiàn)得極為忠誠的小曾，理所當然的成為新工廠需用物品的采購者。

新工廠投產(chǎn)不久，香港貿(mào)易公司的老板聽說了物品采購方面的一些端倪，于是安排財務核查賬目。清查結果讓人吃驚，新工廠購買的一些大宗或大件物品，其價格要比市場價格高出許多。小曾因此被炒了魷魚。

直到這時，臺灣老板才恍然大悟：原來小曾的忠誠是偽裝的。他在買小東西方面表現(xiàn)的很清廉，以此博得老板的信任，然后在購買大宗物品時狠做手腳。頭腦簡單的臺灣老板被“忠誠”的小曾刷了一把，成了名符其實的“冤大頭”。

（2）從側面隱蔽觀察采購人員

挑選采購人選是簡單而又復雜的事情。說其簡單，是因為采購工作一般智商的人都能做。說其復雜，是因為這項工作的特殊性。對于素養(yǎng)不高又缺乏定力的人來說，很容易在物質誘惑面前蛻變自己。

在使用采購人員方面，既要大膽放手，又要制訂監(jiān)督機制進行有效的約束。監(jiān)督機制既是保護采購人員少犯錯誤，又是預防采購漏洞的管控措施。

同時，企業(yè)負責人還要針對不同情況，采用多種方式（包括一些隱秘手段）的監(jiān)督措施。

2．采購人員的心態(tài)與技能

一個合格的采購人員，心態(tài)和技能同樣重要。所以，職業(yè)道德和行為規(guī)范方面的教育不能少。

（1）職業(yè)道德教育不能少

對采購人員的職業(yè)道德教育要結合學習法律知識進行。當他們知道拿供應商的回扣和接受賄賂都是犯罪時，也能警示其收斂一些行為。

（2）采購技能培養(yǎng)不能忽視

提升采購技能是采購人員重要的職業(yè)組成部分。

網(wǎng)絡搜索技能：

在供應商信息搜集方面，網(wǎng)絡早已顯示出它的獨特優(yōu)勢和不可替代性。目前常用的搜索引擎是百度和谷歌。但網(wǎng)絡搜索引擎的信息量大，如果要準確搜索自己想要的信息，就需要掌握一定的技巧才能事半功倍。

★關鍵詞搜索法。

在網(wǎng)絡上搜索一個詞語或句子時，會帶出與此相關的許多信息。而這些信息的價值很小，如果一個一個的看，會浪費許多時間。這時候，你在搜索前最好能先思考一下，多輸入幾個與你要搜索的內(nèi)容相關的關鍵詞，中間用空格隔開。

比如，你要給公司閱覽室購買幾本適合員工成長閱讀的勵志書《跟上上司腳步》，如果只輸入書名跟上上司腳步，就會搜索出許多與“跟上上司腳步”、“跟上”、“跟上上司”、“上司腳步”、“腳步”等相關的信息?？赡艽蟛糠值男畔⑴c《跟上上司腳步》這本書無關，白白浪費你查詢的時間。如果你想搜索的既快又準，就要將這本書的作者名字或者出版社名稱一起輸入進去。比如：跟上上司腳步作者劉靖企業(yè)管理出版社。這樣搜索出來的信息就全是《跟上上司腳步》的書本信息，許多售書網(wǎng)站和新華書店關于《跟上上司腳步》的銷售信息、價格、打折情況等，都會展示在你的電腦屏幕上，讓你快捷買到需要采購的物品。

★加引號搜索法。

一般網(wǎng)絡引擎搜索信息時，如果輸入的字串過長，可能會被引擎分成若干個詞語，無形中擴大搜索的范圍，搜索界面會帶出許多不相關的信息。如果給搜索的詞語加上雙引號（例如“跟上上司腳步”），就能避免被分隔的現(xiàn)象。

除此之外，還要多上網(wǎng)，了解更多的與本職工作相關的信息。

詢價技能：

詢價，也就是了解購買物品的價格。隨著網(wǎng)絡的普及，詢價已經(jīng)變得簡單。但詢價需要一定的耐心。特別是初次購買某一物品時，更需要多找一些商家詢問，掌握商品的基本價位，免得吃虧。

貨比三家：

貨比三家除了比價格外，還要比物品的質量。越是大宗購買的物品，越要多做對比，謹慎處理。

性價比：

性價比不是簡單的性能和價格的對比，是從多方面進行考量。通常參考的內(nèi)容是：價格、質量、穩(wěn)定性、交期、供應商的信譽度等。

信息靈通：

及時了解所購物料的行情變化，能從多方面分析，總結規(guī)律。

供應商開發(fā)：

平時要積極開發(fā)新的供應商，以備不時之需。

優(yōu)化供應商：

采購員要具備優(yōu)化供應商的能力。對那些供貨不及時、質量不穩(wěn)定、價格優(yōu)勢小的供應商，在找到合適的替代供應商后，要征求領導，及時優(yōu)化。

價格談判：

在和供應商洽談價格時，要注意幾個因素。

★前期做足功課。

在洽談之前，要多了解其它商家同類物品的價格，做到心中有底。同時應了解該商家的信譽度，是貿(mào)易商還是直接銷售。

★揣摩對方心理。

過于熱情會讓商家覺得你很在乎他們，這不利于殺價。相反，越是要買他的東西，越要裝作無所謂。

★分段報價。

讓對方報出3個或以上不同批量的價格。

★留下余地。

價格洽談不能如愿時，不要把話說死，給以后商談留下后路。

★結算模式。

大宗物料盡可能采用月結或更長時間的結算。

綜合知識：

采購人員的綜合知識越全面，對高質高效完成采購工作越有幫助。

★知識面寬泛。

寬廣的知識面能讓你站在更高層面處理采購工作。

★懂產(chǎn)品國標和法律常識。

要了解國家對產(chǎn)品質量規(guī)定的標準和相關的法律知識。

★了解常用產(chǎn)品配件的通用性和替代品。

（3）采購人員的溝通與服務內(nèi)部客戶意識

對從事采購工作的人員來說，溝通能力和對內(nèi)部客戶的服務意識是不能少的。

強化溝通意識。

溝通能力弱或主動性欠缺，都會造成信息斷層，影響工作正常進行。不管是與供應商還是與內(nèi)部使用物品的部門或倉庫，都需要及時、有效的溝通。

服務內(nèi)部客戶的意識。

企業(yè)內(nèi)所有使用物品的部門，都是采購人員的客戶。當內(nèi)部客戶對采購物品提出質量與交期問題時，只要是客觀存在的事實，采購員就要認真對待，及時和供應商溝通，盡快解決問題。

3．克服無序采購

在中小企業(yè)，因無序采購造成的物料積壓給企業(yè)造成了一定的成本壓力。企業(yè)負責人要督導采購人員，切實克服無序采購問題。

（1）采購的計劃性

對于采購生產(chǎn)性物料來說，采購計劃要建立在生產(chǎn)計劃的基礎上，并與財務、生產(chǎn)線、倉庫相關負責人做好溝通，做出切實可行的采購計劃。

（2）物料到位的及時性和合格率

事實證明，有些無序采購是因為供應商送來的物料合格率低或不及時造成的。有的是因為供應商誠信度不夠，也有的是采購人員與供應商溝通不主動造成的。

改變此類狀況的方式：

與供應商溝通：

良好的信息交流能改變供應商的合作質量。必要時，可向供應商的最高負責人投訴，請高層領導干預相關人員的責任心、配合度和對客戶的服務意識。

加強內(nèi)部協(xié)調(diào)：

加強與倉庫、質檢部門溝通，請來料檢驗人員及時檢查來料質量，倉庫人員及時反饋供應商的送貨信息。

開發(fā)備用供應商：

如確因供應商配合不力又不能積極改善，就要考慮更換供應商。

 【未完待續(xù)】 

【劉靖教授主講課程】

說明：

          本文節(jié)選自劉靖教授出版的管理著作《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》。

           《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》中國電力出版社2013年10月出版，全國新華書店發(fā)行。常州信息職業(yè)技術學院經(jīng)貿(mào)管理學院已將此書選定為“中小企業(yè)管理剖析”教材。

說明：

中小企業(yè)要贏利，要發(fā)展，需要讀好2本書：

1.《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》

2.《利潤為王：企業(yè)利潤倍增的88個管理準則》