項(xiàng)目工作分解的步驟(WBS)

 郭致星 副教授

一、項(xiàng)目工作分解的步驟(WBS)

在進(jìn)行項(xiàng)目工作分解的時(shí)候，一般遵從以下幾個(gè)主要步驟：

1．先明確并識(shí)別出項(xiàng)目的各主要組成部分，即明確項(xiàng)目的主要可交付成果。一般來(lái)講，項(xiàng)目的主要組成部分包括項(xiàng)目的可交付成果和項(xiàng)目管理的本身。在進(jìn)行這一步時(shí)需要解答的問(wèn)題是：要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)需要完成哪些主要工作？（一般情況下，項(xiàng)目的主要工作是指貫穿項(xiàng)目始終的工作，它在項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)中主要被列在第二層。）

2．第二步的工作是：確定每個(gè)可交付成果的詳細(xì)程度是否已經(jīng)達(dá)到了足以編制恰當(dāng)?shù)某杀竞蜌v時(shí)估算?！扒‘?dāng)”的含義可能會(huì)隨著項(xiàng)目的進(jìn)程而發(fā)生一定的變化，因?yàn)閷?duì)于將來(lái)產(chǎn)生的一項(xiàng)可交付成果進(jìn)行分解也許是不大可能的。對(duì)每個(gè)可交付成果，如果已經(jīng)足夠詳細(xì)，則進(jìn)入到第四步，否則接著進(jìn)入第三步——這意味著不同的可交付成果可能有不同的分解層次。

3．確定可交付成果的組成元素。組成元素應(yīng)當(dāng)用切實(shí)的、可驗(yàn)證的結(jié)果來(lái)描述，以便于進(jìn)行績(jī)效測(cè)量。與主要元素一樣，組成元素的定義應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目工作實(shí)際上是如何組織和完成的。切實(shí)、可驗(yàn)證的結(jié)果既可包括產(chǎn)品，又可包括服務(wù)。這一步要解決的問(wèn)題是：要完成上述各組成部分，有哪些更具體的工作要做。對(duì)于各組成部分的更小的構(gòu)成部分，應(yīng)該說(shuō)明需要取得哪些可以核實(shí)的結(jié)果以及完成這些更小組成部分的先后順序。

4．核實(shí)分解的正確性。即需要回答下列問(wèn)題：（1）最底層項(xiàng)對(duì)項(xiàng)目分解來(lái)說(shuō)是否是必需而且充分的呢？如果不是，則必須修改組成元素（添加、刪除或重新定義）；（2）每項(xiàng)的定義是否清晰完整？如果不完整，描述則需要修改或擴(kuò)展；（3）每項(xiàng)是否都能夠恰當(dāng)?shù)鼐幹七M(jìn)度和預(yù)算？是否能夠分配到接受職責(zé)并能夠圓滿完成這項(xiàng)工作的具體組織單元（例如部門、項(xiàng)目隊(duì)伍或個(gè)人）？如果不能，需要做必要的修改，以便于提供合適的管理控制。

如果大家還能在腦海中清晰地再現(xiàn)在項(xiàng)目范圍管理中，我們介紹范圍定義的工具——分解時(shí)所畫的流程圖，那么對(duì)于工作分解結(jié)構(gòu)的創(chuàng)建步驟就可以了然于胸了。

二、實(shí)際操作中注意的問(wèn)題

對(duì)于實(shí)際的項(xiàng)目，特別是對(duì)于較大的項(xiàng)目而言，在進(jìn)行工作分解的時(shí)候，要注意以下幾點(diǎn)：

1．要清楚地認(rèn)識(shí)到，確定項(xiàng)目的分解結(jié)構(gòu)就是將項(xiàng)目的產(chǎn)品或服務(wù)、組織和過(guò)程這三種不同的結(jié)構(gòu)綜合為項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)的過(guò)程。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目的工作人員要善于將項(xiàng)目按照產(chǎn)品或服務(wù)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行劃分、按照項(xiàng)目的階段劃分以及按照項(xiàng)目組織的責(zé)任進(jìn)行劃分等有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。也就是說(shuō)，我們應(yīng)該將項(xiàng)目的WBS、PBS以及OBS組合起來(lái)綜合運(yùn)用。

如圖4-5所示，WBS、PBS與OBS合在一起，就提供了費(fèi)用估算的結(jié)構(gòu)，構(gòu)成費(fèi)用控制立方體（Cost Control Cube）。其實(shí)，任何兩個(gè)分解結(jié)構(gòu)結(jié)合在一起，都可以形成一個(gè)矩陣：WBS與OBS形成責(zé)任矩陣，OBS與ABS形成帳戶代碼，WBS與CBS形成費(fèi)用估算表。

OBS，組織分解結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖的一種特殊形式，描述負(fù)責(zé)每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)的具體組織單元，WBS是實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)分解的依據(jù)。CBS——費(fèi)用分解結(jié)構(gòu)和ABS——帳目分解結(jié)構(gòu)，都是按照與WBS與OBS相適應(yīng)的規(guī)則將費(fèi)用進(jìn)行分解而形成的相應(yīng)的、便于管理的分解結(jié)構(gòu)。ABS為組織單元承擔(dān)分項(xiàng)工作而對(duì)其費(fèi)用進(jìn)行管理的一種工具，可以作為項(xiàng)目費(fèi)用測(cè)定、衡量和控制的基準(zhǔn)。

2．對(duì)于項(xiàng)目最底層的工作要非常具體，而且要完整無(wú)缺地分配給項(xiàng)目?jī)?nèi)外的不同個(gè)人或者是組織，以便于明確各個(gè)工作塊之間的界面，并保證各工作塊的負(fù)責(zé)人都能夠明確自己的具體任務(wù)、努力的目標(biāo)和所承擔(dān)的責(zé)任。同時(shí)，工作如果劃分得具體，也便于項(xiàng)目的管理人員對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)績(jī)考核。

3．實(shí)際上，進(jìn)行逐層分解項(xiàng)目或其主要的可交付成果的過(guò)程，也就是給項(xiàng)目的組織人員分派各自角色和任務(wù)的過(guò)程。

4．對(duì)于最底層的工作塊，一般要有全面、詳細(xì)和明確的文字說(shuō)明。因?yàn)?，?duì)于項(xiàng)目，特別是較大的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，或許會(huì)有許多的工作塊，因此，常常需要把所有的工作塊的文字說(shuō)明匯集到一起，編成一個(gè)項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)詞典，工作分解結(jié)構(gòu)詞典中一般包含工作包描述以及計(jì)劃編制信息，如進(jìn)度計(jì)劃、成本預(yù)算和人員安排，以便于在需要時(shí)隨時(shí)查閱。

5．并非工作分解結(jié)構(gòu)中所有的分支都必須分解到同一水平，各分支中的組織原則可能會(huì)不同。任何分支最低層的細(xì)目叫做工作包。工作包是完成一項(xiàng)具體工作所要求的一個(gè)特定的、可確定的、可交付以及獨(dú)立的工作單元，需為項(xiàng)目控制提供充分而合適的管理信息。任何項(xiàng)目也并不是只有唯一正確的工作分解結(jié)構(gòu)，例如同一項(xiàng)目按照產(chǎn)品的組成部分或者根據(jù)生產(chǎn)過(guò)程分解就能作出兩種不同的工作分解結(jié)構(gòu)）。