PMP考試補充知識點：第十章：采購管理

郭致星副教授
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采購管理的適用范圍

（1）采購管理適用于“買賣雙方之間形成的正式的合同關(guān)系”和“項目團隊與組織

內(nèi)其他兄弟單位簽訂的非合同形式的正式協(xié)議”——注意不管是合同還是協(xié)議，

采購管理所涉及的一定是“正式的”；非正式的協(xié)議不屬于采購管理的范疇。

（2）在簽訂非正式協(xié)議時，應(yīng)當(dāng)重視人力資源和溝通管理各過程。

（3）采購（外包）是項目中優(yōu)化資源配置的一種有效手段。當(dāng)組織內(nèi)部無法提供項目

所需的資源，或者自行提供的成本很高時，可以考慮從組織外部采購這一資源。

自制或外購分析

（1）用來確定某項具體產(chǎn)品或服務(wù)是由項目團隊自行生產(chǎn)還是采購。

（2）要綜合分析哪種做法比較經(jīng)濟、有效率、符合戰(zhàn)略。有些做法雖然看起來

直接成本比較低，但若不符合組織的戰(zhàn)略，而且也沒有說明間接成分，則需要綜

合考慮，不能一味的只看表面成本的高低，就決定自制或外購。

不同采購方式的對比

合同類型（風(fēng)險與計算）

（1）固定總價合同對賣方風(fēng)險最大，所以此時賣方最在意估算，一般只適用于定義明確的項目。

（2）成本補償合同=費用償還合同cost- reimbursable contract

（3）成本加酬金合同（CPF）/成本加成本百分比合同（CPPC）對買方風(fēng)險最大。

（4）賣方一般不希望簽訂固定總價合同；成本補償類合同對賣方比較有利，比較能規(guī)避風(fēng)險。

（5）在一些情景題中選擇合同的類型，要注意分析是站在賣方還是買方的立場。

（6）固定總價加獎勵酬金合同（ FPIF Fixed- Price-Incentive- Fee contract）

對買方而言是一種相對靈活、風(fēng)險適中且有較好激勵效果的合同）中，獎金的計算方法：

A，當(dāng)實際成本高于最高限價時，零利潤；

B，其中的最高限價指實際成本+利潤+成本結(jié)余所分?jǐn)偟莫剟罴涌偤蟛坏贸^的值；

C，賣方分?jǐn)偟谋嚷适禽^小的那個；根據(jù)實際成本與目標(biāo)成本的比較進(jìn)行獎/罰；

D，賣方實際利潤=目標(biāo)利潤+獎勵（或-罰款）。

D， PTA是使買方支付封頂價的那個實際成本臨界點

（7）時間與材料合同是一種敞口合同（未界定工作的合同），在授標(biāo)時并未確定其合同總價和應(yīng)交付產(chǎn)品的確切數(shù)量。其具體總價可能按直線小時費率或采購數(shù)量等計算。當(dāng)項目范圍不太明確的時候，管理咨詢項目一般都采用這種合同。

（8）合同中的激勵條款的主要目的是希望確保賣方與買方的目標(biāo)保持一致。

合同工作說明書

（1）說明了與合同相關(guān)的項目范圍，對所采購的產(chǎn)品、服務(wù)或成果進(jìn)行詳細(xì)的

描述——工作說明書描述不嚴(yán)密，容易導(dǎo)致最后的產(chǎn)品不符合需求。

（2）考試中有時候會翻譯成“工作描述”，所以請記住工作說明書的英文說法：

statement of work（SOW）。

（3）應(yīng)該由買方寫給賣方

（4）工作說明書的制定時間是在合同簽訂前（是采購文件的一部分），即項目啟

動前，所以工作說明書中沒有工作分解結(jié)構(gòu)（在項目規(guī)劃中才制定工作分解結(jié)

構(gòu)）。

征求建議書

（1）與投標(biāo)邀請書、詢價書、招標(biāo)通知、洽談邀請書、承包商初步建議征求書

等同屬于采購文件，是規(guī)劃的輸出。

（2）用來獲得潛在賣方的報價建議書。

合同

（1）合同的基本要素

A，有行為能力的合同方（competent parties）；

B，報價（an offer）：合同能為其中一方提供什么；

C，接受（An acceptance）：合同一方接受什么；

D，訂約要因（Consideration）：承諾被允諾

E，目的的合法性（legality of Purpose）

（2）合同是對雙方具有約束力的法律協(xié)議；一種法律關(guān)系，其補救應(yīng)該在法院

進(jìn)行。只有在其中一方違反法律的時候，這種約束力才會取消。

（3）由于合同具有法律效應(yīng)，因此不能隨便取消。如果買方要增加范圍，則可

以考慮做合同變更，也可以考慮為增加的范圍另外啟動一份合同。

（4）向承包商提出要求的修理費是索賠（退款，backcharge）

（5）賣方在合同報價時應(yīng)該誠信。

賣方選擇的三種工具

（1）加權(quán)系統(tǒng)：加權(quán)系統(tǒng)指把定性數(shù)據(jù)加以量化，以減少個人偏見對賣方選擇

的影響方法。

（2）獨立估算：典型的是估算合同總價。獨立估算有時被稱為“合理費用”估算，

用以核對賣方提出的要價。如果賣方要價與獨立估算結(jié)果之間存在明顯的差異，

則表明工作的合同說明不充分；潛在賣方對工作合同說明書產(chǎn)生了誤解，或未對

工作合同說明書的全部要求作出相應(yīng)回答；或者市場條件已經(jīng)發(fā)生了變化。

（3）篩選系統(tǒng)：指必須要達(dá)到某些要求，否則一票否決。

項目經(jīng)理與合同談判

（1）項目經(jīng)理最好能參與合同談判的過程。如果沒有參與，以后就不得不在客戶身上花費更多的時間，才能有效地規(guī)劃工作和安排人員，而這些本來可以在合同談判期間完成。

（2）如果項目經(jīng)理沒有參與合同談判，那么接手后的第一步工作就是要詳細(xì)閱讀并了解合同的細(xì)節(jié)。

（3）當(dāng)項目經(jīng)理為某一設(shè)備下訂單的時候意味著“承諾”。

采購審計

對從采購規(guī)劃到合同管理的整個采購過程進(jìn)行結(jié)構(gòu)化審查，其目的是找出可供本項目其它采購合同、或者本執(zhí)行組織其它項目采購合同的準(zhǔn)備或管理工作借鑒的成功經(jīng)驗或失敗教訓(xùn)。

合同變更控制系統(tǒng)

合同變更控制系統(tǒng)規(guī)定合同修改的過程，包括文書工作、跟蹤系統(tǒng)、爭議解決程

序，以及批準(zhǔn)變更所需的審批層次。合同變更控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與整體變更控制系統(tǒng)

結(jié)合起來。

投標(biāo)人會議

（1）是詢價過程的工具。

（2）投標(biāo)人會議（又稱承包商會議、供貨商會議或投標(biāo)前會議）就是在擬定建議書之前同潛在賣方舉行的會議。

（3）會議的目的是保證所有潛在賣方對本項采購目的（技術(shù)要求、合同要求等）都有清楚的共同理解。（只有賣方李杰了所有的技術(shù)要求、合同要求后，買方才能從賣方那里獲得相關(guān)的報告、價格、投標(biāo)、出價或建議書。）

談判的五個階段:

談判策略