有人做過研究，經(jīng)理人將超過50%的時間都用在了會議上，這顯然就是在浪費(fèi)時間。會議管理作為一項重要的管理工具，就像任何一項管理工具一樣，需要我們用心去學(xué)習(xí)實踐，反復(fù)總結(jié)，不斷提升。德魯克認(rèn)為讓會議有效率的關(guān)鍵就是提前決定會議的類型。

會議的類型有各種各有的分類方式，學(xué)者的分發(fā)比較細(xì)致但失之余繁瑣，還是實踐派的更簡潔有效，容易掌握。我比較喜歡安德魯·格魯夫的分類方法。會議管理既然是管理者一項工具，那么就要從管理者的職責(zé)、任務(wù)和需要的角度出發(fā)來進(jìn)行分析。格魯夫任務(wù)，管理有兩種不同的需要，因而也就有兩種不同性質(zhì)的會議。第一種是關(guān)于知識技能與信息交流的，稱之為“過程導(dǎo)向”會議，通常屬于例行的；第二種是為了解決某些特定的問題，稱之為“任務(wù)導(dǎo)向”會議，這通常會產(chǎn)生一些決策，不定期舉行。

“過程導(dǎo)向”會議規(guī)律化最有利于提升效率，所有人都明白會議運(yùn)作的方式、需要討論的議題，以及需要達(dá)成的目標(biāo)。通常又分為三類：一對一會議、部門會議，以及營運(yùn)總結(jié)會議。主要說說一對一會議。

一對一會議通常是經(jīng)理人召集部屬召開的，是維系雙方從屬關(guān)系最主要的方法，主要目的在于互通信息和彼此學(xué)習(xí)。一對一會議的成功舉辦可以來的的好處有很多，比如每次90分鐘的交流，能讓這個部屬在接下來的兩周里面充滿干勁，也能增加你對他工作的了解，有了共同的信息基礎(chǔ)雙方容易建立信任；另外，管理者想做好決策，也需要從下屬身上學(xué)習(xí)東西，也容易就決策等問題達(dá)成共識。

一對一會議的主題可以多樣化，可以討論特定事情，員工也可以就工作中的問題進(jìn)行匯報，管理者可以在這個過程中輔導(dǎo)。

一對一會議的頻率如何確定呢？主要是根據(jù)你對員工的熟悉程度吧，有效的管理者是根據(jù)部屬對工作的熟悉程度，而施以不同程度的掌控。如果是新人或者新項目就頻繁一些，比如一周一次；反正，則可以一個月一次。當(dāng)然，也要考慮特定工作中的事情變化的速度。

一對一會議應(yīng)該開多久呢？沒有確定的答案，但是必須讓部屬覺得時間充足到提出一些棘手問題。格魯夫的經(jīng)驗任務(wù)一對一會議至少要開1個小時，短于1小時的會，下屬在提一些問題的時候，可能只是圍繞一些容易解決的問題。

會議最好能去員工的辦公室，或離他比較近的地方。借著去他的辦公室，可以了解其他的事情，比如：他做事是否有條理？他是否花很長時間找東西？他是否經(jīng)常有電話？總而言之，就是了解他做事的切入方式如何？

管理者必須將一對一會議視為部屬的會議，由他來負(fù)責(zé)會議議程以及掌握會議氣氛。會議總得有人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備。一個管理者如有8手下，自己準(zhǔn)備會議，那他要準(zhǔn)備8次，若責(zé)任在部屬，則一人只準(zhǔn)備一次。部屬因此應(yīng)該準(zhǔn)備一份會議提綱，并發(fā)給上司。這有利于雙方都充分準(zhǔn)備，提高效率。

在一對一的會議中，管理者應(yīng)該充當(dāng)?shù)慕巧且粋€協(xié)調(diào)者，讓下屬能暢所欲言地談?wù)撍墓ぷ鳡顩r或有什么不順的情形，上司應(yīng)集學(xué)生和教練二者于一身。德魯克說：“善用時間的經(jīng)理人不必告訴部屬他們的問題——他知道怎么讓部屬告訴他他們的問題”。

如何做到的呢？辦法很簡單——多問一個問題。當(dāng)管理者覺得部下已經(jīng)講完了的時候，應(yīng)該再多問一個問題，通過發(fā)問，讓雙方的思想進(jìn)行交流，直到彼此覺得說透了。（一對一會議的詳細(xì)內(nèi)容請參考中信出版社出版的由安德魯·格魯夫?qū)懙摹陡耵敺蚪o經(jīng)理人的第一課》，這本書非常的經(jīng)典，從基本的管理能力，到組織運(yùn)營的各種需要都有精到的闡述。）

和另外一位喜歡提問題的職業(yè)經(jīng)理人交流的過程，他講授了一些如何提出問題的技巧：“問問題要問斷點。提問者本身心中要有一套程序，一個體系，這個程序體系是邏輯嚴(yán)謹(jǐn)連貫的，是經(jīng)過實踐檢驗有效的。面對紛繁復(fù)雜的事情，人的認(rèn)識能力有限，但是程序則易于掌握。開始溝通、提問之前，管理者心中要清楚目的是什么？達(dá)成的方法可能是什么？預(yù)見計劃的可行性和可實現(xiàn)性！問問題的過程中，挑戰(zhàn)在于不知道問題的下一個會是什么。你如何去應(yīng)對人們對問題的各種回答？這就要求管理者要有概念化的能力，能夠從回答問題的人的各種信息中解構(gòu)、整合、去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的發(fā)現(xiàn)問題的本質(zhì)，事實的真相。這就是洞察力！這個管理者應(yīng)該經(jīng)過多年的訓(xùn)練具備這種能力，經(jīng)驗和一套經(jīng)過實踐驗證的可以應(yīng)對紛繁世界的體系、程序，從而可以架構(gòu)一個體系，一個立體空間。跳出來看，整體視野！”

一對一會議，我認(rèn)為是一個非常有效的管理方法，不僅是會議管理更是組織管理、人員管理的有效方法。在和眾多卓有成效的職業(yè)經(jīng)理人交流的過沖，在閱讀職業(yè)經(jīng)理人的傳記中，我發(fā)現(xiàn)他們往往對一些貌似不起眼的管理工具、方法十分在意，認(rèn)為那就是他們?nèi)〉贸尚У闹匾▽氈?/strong>。這里面至少包含了兩個含義：第一，管理是一項實踐，基本功很重要，練功夫從馬步扎起，扎好了就收益無窮；第二，真正對管理通了的人，自成一套體系，飛花摘葉皆能傷人，因為掌握了管理的本質(zhì)。