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胡偉敏:《時(shí)間管理》

職業(yè)素養(yǎng)

2016-01-20 38429

請問，如果每天都有86400元進(jìn)入你的銀行戶頭，而你必須當(dāng)天用光，你會(huì)如何運(yùn)用這筆錢？

　　天下真有這樣的好事嗎？

　　是的，你真的有這樣一個(gè)戶頭，那就是“時(shí)間”。每天每一個(gè)人都會(huì)有新的86400秒進(jìn)帳。那么面對(duì)這樣一筆財(cái)富，你打算怎樣利用它們呢？

　　首先，讓我們來做一個(gè)關(guān)于時(shí)間管理的測試。

　　下面的每個(gè)問題，請你根據(jù)自己的實(shí)際情況，如實(shí)地給自己評(píng)分。計(jì)分方式為：選擇“從不”為0分，選擇“有時(shí)”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。

　　1、我在每個(gè)工作日之前，都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。

　　2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。

　　3、我利用工作進(jìn)度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。

　　4、我盡量一次性處理完畢每份文件。

　　5、我每天列出一個(gè)應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。

　　6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會(huì)。

　　7、我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲線來安排我的工作。

　　8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。

　　9、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要的事情時(shí)，我會(huì)說“不”。

　　結(jié)論： 0~12分：你自己沒有時(shí)間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。

　　13~17分：你試圖掌握自己的時(shí)間，卻不能持之以恒。

　　18~22分：你的時(shí)間管理狀況良好。

　　23~27分：你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理典范。

　　知道了你自己的時(shí)間管理方面的總體水平，接下來，讓我們分析一下時(shí)間是如何被浪費(fèi)掉的。

　　浪費(fèi)時(shí)間的原因有主觀和客觀兩大方面。這里，我們來分析一下浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因，因?yàn)?，這是一切的根源。

　　1、做事目標(biāo)不明確。

　　2、作風(fēng)拖拉。

　　3、缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)。

　　4、過于注重細(xì)節(jié)。

　　5、做事有頭無尾。

　　6、沒有條理，不簡潔，簡單的事情復(fù)雜化。

　　7、事必躬親，不懂得授權(quán)。

　　8、不會(huì)拒絕別人的請求。

　　9、消極思考。

　　一項(xiàng)國際調(diào)查表明：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達(dá)10倍以上。

　　看來，人人都需要掌握時(shí)間管理的方法和理念。

　　那么，什么是時(shí)間管理？

　　所謂時(shí)間管理，是指用最短的時(shí)間或在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，把事情做好。

　　接下來，我們來看一組數(shù)據(jù)，雖然這些數(shù)據(jù)來自美國，但對(duì)我們還是有一定參考價(jià)值的。

　　人們一般每8分鐘就會(huì)受到1次打擾，每小時(shí)大約7次，每天50次~60次。平均每次打擾用時(shí)大約是5分鐘，總共大約4小時(shí)。大約50%~80%的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。

　　每天自學(xué)1小時(shí)，7小時(shí)一周，365小時(shí)一年，一個(gè)人可以像全日制學(xué)生一樣學(xué)習(xí)，3~5年就可以成為專家。

　　一個(gè)人如果辦公桌上亂七八糟，他平均每天會(huì)為找東西花1個(gè)半小時(shí)，每周要花7個(gè)半小時(shí)。

　　善于利用時(shí)間的人不會(huì)把時(shí)間花在需要的事情上，而會(huì)花在值得的事情上。

　　時(shí)間管理當(dāng)中最有用的詞是“不”。

　　做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間多一倍。

　　如果你讓自己一天做一件事情，你會(huì)花一整天去做；如果你讓自己一天做兩件事情，你也會(huì)完成它們；如果你讓自己一天做12件事情，則會(huì)完成7~8件……

　　數(shù)字往往會(huì)揭示一些人們意想不到的真相。這些數(shù)據(jù)是否令你感到吃驚？我們不妨留意一下，找出一些和自己有關(guān)的時(shí)間數(shù)字，使自己始終保持危機(jī)感，警惕時(shí)間的流逝，抓緊利用好每一分、每一秒。

時(shí)間管理理論

　　有關(guān)時(shí)間管理的研究已有相當(dāng)歷史。猶如人類社會(huì)從農(nóng)業(yè)革命演進(jìn)到工業(yè)革命，再到資訊革命，時(shí)間管理理論也可分為四代。

　　●第一代的理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力。

　　●第二代強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。

　　●第三代是目前正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標(biāo)，再逐日訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭取最高的效率。

　　這種做法有它可取的地方。但也有人發(fā)現(xiàn)，過分強(qiáng)調(diào)效率，把時(shí)間崩得死死的，反而會(huì)產(chǎn)生反效果，使人失去增進(jìn)感情、滿足個(gè)人需要以及享受意外之喜的機(jī)會(huì)。于是許多人放棄這種過于死板拘束的時(shí)間管理法，回復(fù)到前兩代的做法，以維護(hù)生活的品質(zhì)。

　　現(xiàn)在，又有第四代的理論出現(xiàn)。與以往截然不同之處在于，它根本否定“時(shí)間管理”這個(gè)名詞，主張關(guān)鍵不在于時(shí)間管理，而在于個(gè)人管理。與其著重于時(shí)間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。

時(shí)間管理的方法

　　時(shí)間管理的方法有很多，這里我們來分享集各種方法之大成的5個(gè)；

最新的時(shí)間管理概念--GTD

　　GTD，Getting Things Done的縮寫。來自于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，國內(nèi)的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》由中信出版。

GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。

　　收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個(gè)inbox既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。

　　整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理，對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動(dòng)完成它，如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織。

　　組織：個(gè)人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對(duì)參考資料的組織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織。對(duì)參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，而對(duì)下一步行動(dòng)的組織則一般可分為：下一步行動(dòng)清單，等待清單和未來/某天清單。

　　等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計(jì)劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。

　　GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作

　　回顧：回顧也是GTD中的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來一周的計(jì)劃工作。

　　執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動(dòng)了，在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境，時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來行動(dòng)

　　6點(diǎn)優(yōu)先工作制

　　該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時(shí)提出的，它使這家公司用了5年的時(shí)間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費(fèi)，故管理界將該方法喻為“價(jià)值2.5萬美元的時(shí)間管理方法”。

　　這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號(hào)為“2”的事，依此類推……

　　艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個(gè)人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

帕累托原則

　　這是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績，可能創(chuàng)造了80%的利潤，世界上80%的財(cái)富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財(cái)富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上

　　根據(jù)這一原則，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)要做的事情分清輕重緩急，進(jìn)行如下的排序：

　　A 重要且緊急（比如救火、搶險(xiǎn)等）——必須立刻做。

緊急但不重要（比如有人因?yàn)榇蚵閷ⅰ叭币弧倍o急約你、有人突然打電話請你吃飯等）——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當(dāng)成優(yōu)先原則。其實(shí)，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。

　　C 重要但不緊急（比如學(xué)習(xí)、做計(jì)劃、與人談心、體檢等）——只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。

　　D 既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情）——有閑工夫再說。

麥肯錫30秒電梯理論

　　麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓(xùn)：該公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時(shí)候，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見了對(duì)方的董事長，該董事長問麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：“你能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果呢？”由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

辦公室美學(xué)

　　秩序是一種美。均勻、對(duì)稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學(xué)、工作的美學(xué)。

　　我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成如下良好習(xí)慣：

　　物以類聚，東西用畢物歸原處；

　　不亂放東西；

　　把整理好的東西編上號(hào)，貼上標(biāo)簽，做好登記；

　　好記性不如爛筆頭，要勤于記錄；

　　處理文件的3個(gè)環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。第二，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。第三，及時(shí)銷毀。沒用的文件要及時(shí)處理掉，以免繼續(xù)浪費(fèi)空間和時(shí)間。

莫法特休息法

　　《圣經(jīng)新約》的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌：第一張擺著他正在翻譯的《圣經(jīng)》譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。

　　莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。

　　“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。人們在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會(huì)下降很多，因?yàn)橥环N作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長此以往，地力就會(huì)枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果每隔一段時(shí)間就變換不同的工作內(nèi)容，就會(huì)產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。

時(shí)間管理的重要性

最近這段時(shí)間，我越來越感覺到時(shí)間管理的重要性。因?yàn)樵谖胰粘５纳钪校捎谑韬鰧?duì)時(shí)間的管理利用，讓自己做一些事沒有頭緒，有時(shí)在電腦面前一呆就是幾個(gè)鐘頭，這對(duì)于自己的身體都是極為不利的。

　　針對(duì)這些，自己對(duì)自己以后的時(shí)間進(jìn)行一下管理，約束。

　　1、每天晚上看一下自己的郵件，并回復(fù)一下郵件，對(duì)于國際電子商情一些商業(yè)情報(bào)信息及商業(yè)視進(jìn)野信息進(jìn)行簡單閱讀。

　　2、每周登錄一下自己的博客，并將自己的一些工作體會(huì)，寫成文字，便于以后學(xué)習(xí)。

　　3、不定期的發(fā)發(fā)郵件或QQ給周圍的認(rèn)識(shí)的人，保持一定的聯(lián)系。

　　4、在五月份，對(duì)自己在網(wǎng)站上的所有商務(wù)信息，進(jìn)行完善。

　　5、每天抽一些時(shí)間來關(guān)心一下我的女朋友，跟她聊聊天，享受生活樂趣。

　　時(shí)間必須要善于去運(yùn)用，不然自己會(huì)在人生的大海中迷失方向。

　　6.每天都應(yīng)該做預(yù)習(xí)工作，這樣學(xué)習(xí)起來就會(huì)很輕松。

12種時(shí)間管理方法

　　1、有計(jì)劃地使用時(shí)間。不會(huì)計(jì)劃時(shí)間的人，等于計(jì)劃失敗。

　　2、目標(biāo)明確。目標(biāo)要具體、具有可實(shí)現(xiàn)性。

　　3、將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價(jià)值的事情，然后根據(jù)價(jià)值大小，分配時(shí)間。

　　4、將一天從早到晚要做的事情進(jìn)行羅列。

　　5、每件事都有具體的時(shí)間結(jié)束點(diǎn)?？刂坪猛娫挼臅r(shí)間與聊天的時(shí)間。

　　6、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時(shí)間是什么時(shí)候？將優(yōu)先辦的事情放在最佳時(shí)間里。

　　7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。

　　8、區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù)。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。必須學(xué)會(huì)如何讓重要的事情變得很緊急，是高效的開始。

　　9、每分每秒做最高生產(chǎn)力的事。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

　　10、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。

　　11、巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細(xì)分為很小的部分，只做其中一個(gè)小的部分就可以了，或者對(duì)其中最主要的部分最多花費(fèi)15分鐘時(shí)間去做。

　　12、學(xué)會(huì)說"不"。一旦確定了哪些事情是重要的，對(duì)那些不重要的事情就應(yīng)當(dāng)說"不"。

時(shí)間管理十一條金律

金律一:要和你的價(jià)值觀相吻合

　　你一定要確立個(gè)人的價(jià)值觀，假如價(jià)值觀不明確，你就很難知道什么對(duì)你最重要，當(dāng)你價(jià)值觀不明確，時(shí)間分配一定不好。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒有時(shí)間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來說最重要的事。

金律二:設(shè)立明確的目標(biāo)

　　成功等于目標(biāo)，時(shí)間管理的目的是讓你在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo);你必須把今年度4到10個(gè)目標(biāo)寫出來，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。

金律三:改變你的想法

　　美國心理學(xué)之父威廉·詹姆士對(duì)時(shí)間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對(duì)待時(shí)間的態(tài)度:“這件工作必須完成它實(shí)在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動(dòng)手，好讓自己能早些擺脫它”。當(dāng)你有了動(dòng)機(jī)，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個(gè)習(xí)慣，只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件率。然后，從明早開始，每天都從你的time list中選出最不想做的事情先做?！?/span>

金律四:遵循20比80定律

　　生活中肯定會(huì)有一些突發(fā)困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時(shí)間管理并不理想。成功者花最多時(shí)間在做最重要，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。

金律五:安排“不被干擾”時(shí)間

　　每天至少要有半小時(shí)到一小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個(gè)小時(shí)可以抵過你一天單位時(shí)間的工作量，甚至有時(shí)候這一小時(shí)比你3天工作的效率還要好。

金律六:嚴(yán)格規(guī)定完成期限

　　巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法則》(Parkinsons Law)中，.寫下這段話:“你有多少時(shí)間完成工作,工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間?！比绻阌幸徽斓臅r(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。

金律七:做好時(shí)間日志

　　你花了多少時(shí)間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時(shí)間，搭車花了多少時(shí)間，出去拜訪客戶花了多少時(shí)間……把每天花的時(shí)間一一記錄下來，你會(huì)清晰地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。這和記賬是一個(gè)道理。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才有辦法改變。

金律八:理解時(shí)間大于金錢

　　用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗(yàn)，一定要抓住一切機(jī)會(huì)向頂尖人士學(xué)習(xí)。仔細(xì)選擇你接觸的對(duì)象，因?yàn)檫@會(huì)節(jié)省你很多時(shí)間。假設(shè)與一個(gè)成功者在一起，他花了40年時(shí)間成功，你跟10個(gè)這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經(jīng)驗(yàn)?