針對不亂扔煙頭這樣的制度，我們確實(shí)可以通過幾個精致而漂亮的煙灰缸達(dá)到引導(dǎo)員工自發(fā)的目的，但絕大多數(shù)制度并不像“不亂扔煙頭”這樣簡單，比如一個最基礎(chǔ)的報(bào)銷制度就很難找到“煙灰缸”來實(shí)現(xiàn)引導(dǎo)自發(fā)。事實(shí)上，傳統(tǒng)的辦公環(huán)境中，針對大量整體制度的推行，找到合適的信息手段并不容易。

那么，管理軟件作為一種常見的信息手段對制度落地能不能起到不錯的效果呢？對于這個問題的探究我花了近五年的時間，我的答案也從一開始的肯定，到后來的否定，最終又到有條件的肯定。不過單就制度落地的問題，我能自信的向讀者建議——國內(nèi)大多數(shù)OA軟件在制度落地上的應(yīng)用還是比較靠譜的。隨著顧問經(jīng)歷的增長，尤其是在制度落地問題上的不斷成功，我的這種信心也越來越強(qiáng)（這里，我得聲明一下，在制度落地之外的各種應(yīng)用中，OA軟件是否也靠譜，這個問題我不敢輕易回答，只能說我自己也還在實(shí)踐探索中）。

當(dāng)然，現(xiàn)實(shí)中，就有許多企業(yè)用了OA軟件，但依然制度不能落地，這就是我要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的“有條件的肯定”中的這個“條件”——必須真正明白其中的要領(lǐng)。

要把握這個要領(lǐng)，我們首先需要對制度進(jìn)行更深入的解析，這些所謂的復(fù)雜制度到底有哪些核心要素？

圖3-1.           

以上圖這條制度為例，首先強(qiáng)調(diào)的是權(quán)限，即什么樣的職位能審批什么樣的事情；其次是流程，即什么樣的事情，必須經(jīng)過哪些步驟才能審批。下圖是根據(jù)制度內(nèi)容畫出來的流程示意圖：

圖3-2.           

制度還有第三個要素：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)包含兩個意思：其一是數(shù)據(jù)形式的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如下圖所示。在同一個組織中，同一類事情，往往采用統(tǒng)一的形式來規(guī)范數(shù)據(jù)，而這種規(guī)范幾乎都是用表格的形式來承載的。

圖3-3.           

其二，就是對數(shù)據(jù)大小的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，比如，在同一個組織中，不同級別的人，出差到不同級別的城市，其住宿標(biāo)準(zhǔn)很可能是不一樣的。

綜上，制度的核心三要素就是：權(quán)限、流程和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。我們要想讓制度落地，實(shí)際上就是要讓這三要素“落地”。顯然，在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境下，很難找到合適的管理工具讓他們“落地”，但是一旦把辦公環(huán)境轉(zhuǎn)變到網(wǎng)絡(luò)上去之后，利用信息技術(shù)就能在虛擬環(huán)境中搭建出各種各樣的“石板路”，從而不僅能控制權(quán)限、流程和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，還能引導(dǎo)員工自發(fā)地遵守這些制度，而這正是OA軟件最基本的優(yōu)點(diǎn)。這就是自信心的來源之一。

為了更好地說明這一點(diǎn)，我們必須先找到判斷是“期盼自覺”還是“引導(dǎo)自發(fā)”的標(biāo)準(zhǔn)。

從圖3-3可以看出，“期盼自覺”至少給了員工兩種選擇，我們只是告訴員工哪種是正確的、哪種是不正確的，但是員工到底怎么選就完全取決于他們當(dāng)時的“自覺性”了。所以，如果給了員工兩種甚至多種選擇，那么，其效果就只能是“期盼自覺”。

從圖3-4以看出，要達(dá)到“引導(dǎo)自發(fā)”的效果必須滿足兩個條件：其一，只給員工一種選擇，而且就是正確的選擇；其二，能夠讓員工自然而然地按照這條路去走。這就是判斷是否達(dá)到“引導(dǎo)自發(fā)”的標(biāo)準(zhǔn)。

現(xiàn)在，我們用這個標(biāo)準(zhǔn)先來看看傳統(tǒng)辦公環(huán)境下的報(bào)銷過程。

員工要報(bào)銷，第一步是填表格，這顯然是有選擇的，因?yàn)椴皇撬械母褡佣伎梢蕴畹?，而有的格子又是必須填的，所以能否填對就完全取決于員工是否用心了，也就是只能期盼員工自覺了。

第二步是找領(lǐng)導(dǎo)簽字、審核。這里也是有選擇的，不同的崗位、不同的額度、不同的報(bào)銷項(xiàng)目，可能走的流程都不太一樣，這也只能期盼員工自覺。

現(xiàn)實(shí)中，正是因?yàn)椴讲蕉家繂T工自覺，弄得員工累，審批者也很累，經(jīng)常看到“返工”的現(xiàn)象。

同時，在這個過程中，一旦員工把表格遞交上去就會惦記，領(lǐng)導(dǎo)批了沒、什么時候批，而現(xiàn)實(shí)中往往一天、一周，甚至一個月也沒下來，這就在很大程度上影響了員工的心理情緒，自然就影響了員工的執(zhí)行力。

從這些情況來看，傳統(tǒng)的報(bào)銷過程，我們就是在期盼員工自覺，如此是很難真正讓制度落地的。

再來看看用OA軟件實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下同樣的報(bào)銷過程：

員工要報(bào)銷，第一步在【流程】界面找到報(bào)銷制度，并打開，呈現(xiàn)相應(yīng)的表單。

圖3-4.           

從圖中我們可以看到，不僅相應(yīng)的報(bào)銷表格不用員工選擇，而且，填表格時員工也沒有選擇——沒有權(quán)限的根本就填不了。帶星號該填而沒填就提交時，系統(tǒng)自動提醒并要求填寫。在這一步，員工沒有選擇，但是也都會自然而然地去填寫。這是引導(dǎo)自發(fā)的效果。

接著是提交、讓領(lǐng)導(dǎo)審批。這一步員工更沒有選擇了，完全靠系統(tǒng)根據(jù)崗位、權(quán)限和流程去選擇，這也是引導(dǎo)自發(fā)的效果。

不僅如此，在這個過程中，員工可以隨時查看到已經(jīng)提交報(bào)銷申請的單據(jù)審批情況：走到哪個領(lǐng)導(dǎo)那去了、領(lǐng)導(dǎo)是幾點(diǎn)幾分批的、如何批的等等情況一目了然。更重要的是，由于實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，領(lǐng)導(dǎo)審批各個單據(jù)不一定非要到公司，只要能上網(wǎng)就可以了，所以，往往以前要一周甚至一月的審批，在OA軟件環(huán)境中，只需要一兩天，甚至更短。這樣一來，員工原來“石沉大?！钡男睦砬榫w就自然消失了。