應(yīng)對五種降低會議中效率的行為

1.      討論離題

有些小組成員有脫離主題的傾向。有時，這些脫離討論中心的離題是無意的。此外，當(dāng)小組或小組成員希望避免需要解決某個主題時，也會發(fā)生離題。

如何解決：

- 執(zhí)行會議日程，當(dāng)討論嚴(yán)重離題時，請大家參照相應(yīng)主題和時間

-  在白紙上寫下主題/日程表，并將它們張貼到整個討論過程中所有成員可以看到的位置

-  請大家參考基本原則，如“保持討論不要離題”

- 問“我們在這個話題上遇到麻煩。是什么原因?qū)е掠懻撾y以進(jìn)行？”

2.      討論不充分

在團(tuán)隊會議中，有些團(tuán)隊成員表現(xiàn)出過于強(qiáng)調(diào)任務(wù)驅(qū)動的行為，這些人通常對過程問題缺乏耐心。該行為包括在小組考慮不同觀點之前，對某個問題及其解決方案做出個人決定，催促小組匆忙做出決定和阻礙進(jìn)一步分析和討論問題。

如何處理：

-  不施加不適當(dāng)?shù)?a style="color: black;" target="_blank">壓力

-  使用建設(shè)性反饋反對這些草草了事的人

-  詢問大家是否已經(jīng)感到已經(jīng)充分討論

3.      “一言堂”式會議

一些主導(dǎo)者每個話題都發(fā)言，而且談話內(nèi)容偏長，并語氣強(qiáng)勢地陳述自己觀點，結(jié)果造成其他人參與程度降低的趨勢。

如何處理：

-  采用鼓勵平等參與的發(fā)言方式（例如，為團(tuán)隊成員留出書寫問題回答的時間，然 后讓每個人講述自己寫的內(nèi)容）

- 首先感謝積極發(fā)言者，然后轉(zhuǎn)移話題，如“小李，我們已經(jīng)聽取了你的觀點，因此我想我們也應(yīng)該聽一下其他人的觀點。”

-  采用肢體語言 － 采用移動和眼神將注意力轉(zhuǎn)移到其他人身上

- 設(shè)定平等參與的基本原則可以幫助管理學(xué)員

4.      會議發(fā)生僵持難以推進(jìn)

會議開始時發(fā)生此問題表明團(tuán)隊不清楚具體任務(wù)，或小組成員還不太習(xí)慣于一起進(jìn)行公開的討論和決策；當(dāng)試圖做決定時發(fā)生此情況，可能表明決定不是大家一致同意的結(jié)果，或可能意味著小組沒有明確的計劃，而且不知道下一步做什么。

如何解決問題：

- 讓小組停下來反思會議或項目是如何進(jìn)行的

- 說“讓我們回顧一下任務(wù)，并確定每個人都清楚任務(wù)內(nèi)容。”

- 說“讓我們仔細(xì)檢查計劃并確定接下來要做什么?！?/span>

- 說“我們?nèi)绾无D(zhuǎn)移到下一個問題上？什么事阻礙了我們繼續(xù)前進(jìn)？”

5.      會議缺乏共同參與

缺乏參與通常表現(xiàn)為在會議上不說話，那些不愿意參與的人員可能需要時間思考，以便回答問題，提出想法或更好的解決方案。性格內(nèi)向的人與性格外向的人共同參加的會議上往往會出現(xiàn)此問題。

如何處理問題：

- 提前發(fā)會議日程表，以便不善表達(dá)的團(tuán)隊成員/內(nèi)向者進(jìn)行提前準(zhǔn)備

- 如果可能，將討論或任務(wù)分為若干單獨的子任務(wù)進(jìn)行討論

- 提醒大家參照會議規(guī)則，如“我們還沒有聽到所有人的意見。是否還有其他人對此有想法？”

-  直接詢問沒機(jī)會表達(dá)的與會者，“小李，你在這個問題上有什么建議？”