應(yīng)對五種降低會(huì)議中效率的行為
1. 討論離題
有些小組成員有脫離主題的傾向。有時(shí),這些脫離討論中心的離題是無意的。此外,當(dāng)小組或小組成員希望避免需要解決某個(gè)主題時(shí),也會(huì)發(fā)生離題。
如何解決:
- 執(zhí)行會(huì)議日程,當(dāng)討論嚴(yán)重離題時(shí),請大家參照相應(yīng)主題和時(shí)間
- 在白紙上寫下主題/日程表,并將它們張貼到整個(gè)討論過程中所有成員可以看到的位置
- 請大家參考基本原則,如“保持討論不要離題”
- 問“我們在這個(gè)話題上遇到麻煩。是什么原因?qū)е掠懻撾y以進(jìn)行?”
2. 討論不充分
在團(tuán)隊(duì)會(huì)議中,有些團(tuán)隊(duì)成員表現(xiàn)出過于強(qiáng)調(diào)任務(wù)驅(qū)動(dòng)的行為,這些人通常對過程問題缺乏耐心。該行為包括在小組考慮不同觀點(diǎn)之前,對某個(gè)問題及其解決方案做出個(gè)人決定,催促小組匆忙做出決定和阻礙進(jìn)一步分析和討論問題。
如何處理:
- 不施加不適當(dāng)?shù)?a style="color: black;" target="_blank">壓力
- 使用建設(shè)性反饋反對這些草草了事的人
- 詢問大家是否已經(jīng)感到已經(jīng)充分討論
3. “一言堂”式會(huì)議
一些主導(dǎo)者每個(gè)話題都發(fā)言,而且談話內(nèi)容偏長,并語氣強(qiáng)勢地陳述自己觀點(diǎn),結(jié)果造成其他人參與程度降低的趨勢。
如何處理:
- 采用鼓勵(lì)平等參與的發(fā)言方式(例如,為團(tuán)隊(duì)成員留出書寫問題回答的時(shí)間,然 后讓每個(gè)人講述自己寫的內(nèi)容)
- 首先感謝積極發(fā)言者,然后轉(zhuǎn)移話題,如“小李,我們已經(jīng)聽取了你的觀點(diǎn),因此我想我們也應(yīng)該聽一下其他人的觀點(diǎn)?!?/span>
- 采用肢體語言 - 采用移動(dòng)和眼神將注意力轉(zhuǎn)移到其他人身上
- 設(shè)定平等參與的基本原則可以幫助管理學(xué)員
4. 會(huì)議發(fā)生僵持難以推進(jìn)
會(huì)議開始時(shí)發(fā)生此問題表明團(tuán)隊(duì)不清楚具體任務(wù),或小組成員還不太習(xí)慣于一起進(jìn)行公開的討論和決策;當(dāng)試圖做決定時(shí)發(fā)生此情況,可能表明決定不是大家一致同意的結(jié)果,或可能意味著小組沒有明確的計(jì)劃,而且不知道下一步做什么。
如何解決問題:
- 讓小組停下來反思會(huì)議或項(xiàng)目是如何進(jìn)行的
- 說“讓我們回顧一下任務(wù),并確定每個(gè)人都清楚任務(wù)內(nèi)容。”
- 說“讓我們仔細(xì)檢查計(jì)劃并確定接下來要做什么。”
- 說“我們?nèi)绾无D(zhuǎn)移到下一個(gè)問題上?什么事阻礙了我們繼續(xù)前進(jìn)?”
5. 會(huì)議缺乏共同參與
缺乏參與通常表現(xiàn)為在會(huì)議上不說話,那些不愿意參與的人員可能需要時(shí)間思考,以便回答問題,提出想法或更好的解決方案。性格內(nèi)向的人與性格外向的人共同參加的會(huì)議上往往會(huì)出現(xiàn)此問題。
如何處理問題:
- 提前發(fā)會(huì)議日程表,以便不善表達(dá)的團(tuán)隊(duì)成員/內(nèi)向者進(jìn)行提前準(zhǔn)備
- 如果可能,將討論或任務(wù)分為若干單獨(dú)的子任務(wù)進(jìn)行討論
- 提醒大家參照會(huì)議規(guī)則,如“我們還沒有聽到所有人的意見。是否還有其他人對此有想法?”
- 直接詢問沒機(jī)會(huì)表達(dá)的與會(huì)者,“小李,你在這個(gè)問題上有什么建議?”