如何區(qū)分事業(yè)環(huán)境因素與組織過程資產(chǎn)

1   組織過程資產(chǎn)定義

1.1  PMBOK定義：執(zhí)行組織所特有并使用的計(jì)劃、流程、政策、程序和知識(shí)庫(kù)。

1.2  對(duì)定義的解釋：

1.2.1  參與項(xiàng)目的組織內(nèi)部的、有利于項(xiàng)目成功的一切非強(qiáng)制使用（項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以選擇使用）的因素。

1.2.2  組織過程資產(chǎn)包括任何或全部與過程相關(guān)的資產(chǎn)，可來自任一或所有參與項(xiàng)目的組織，用于幫助項(xiàng)目成功，或者避免失敗。

1.2.3  組織過程資產(chǎn)包括來自任何（或所有）項(xiàng)目參與組織的，可用于執(zhí)行或治理項(xiàng)目的任何產(chǎn)物、實(shí)踐或知識(shí)。

1.2.4  資產(chǎn)是能夠在未來帶來價(jià)值或效益的任何東西。

1.2.5  組織過程資產(chǎn)是組織中最重要的無形資產(chǎn)。

1.2.6  關(guān)于組織過程資產(chǎn)，PM要在項(xiàng)目規(guī)劃與執(zhí)行期間充分利用，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員通常有責(zé)任在項(xiàng)目全過程中對(duì)組織過程資產(chǎn)進(jìn)行必要的更新和補(bǔ)充。

1.2.7  項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)主動(dòng)利用組織過程資產(chǎn)，促使項(xiàng)目成功、遠(yuǎn)離失敗。

2   組織過程資產(chǎn)分類：

2.1  主要包括：非強(qiáng)制性的計(jì)劃、程序、政策、指南、模板、共享知識(shí)庫(kù)。

2.2  流程與程序：組織用于執(zhí)行項(xiàng)目工作的流程與程序，包括（但不限于）：

2.2.1  啟動(dòng)和規(guī)劃

2.2.1.1 指南和標(biāo)準(zhǔn)，用于裁剪組織標(biāo)準(zhǔn)流程和程序以滿足項(xiàng)目的特定要求；

2.2.1.2 特定的組織標(biāo)準(zhǔn)，例如政策（如人力資源政策、健康與安全政策、職業(yè)道德政策、項(xiàng)目管理政策）、產(chǎn)品和項(xiàng)目生命周期、質(zhì)量政策與程序（如過程審計(jì)、改進(jìn)目標(biāo)、核對(duì)單、組織內(nèi)使用的標(biāo)準(zhǔn)化的過程定義）；

2.2.1.3 模板（如風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)、工作分解結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖及合同模板）。

2.2.2  執(zhí)行和監(jiān)控

2.2.2.1 變更控制程序，包括修改組織標(biāo)準(zhǔn)、政策、計(jì)劃和程序（或任何項(xiàng)目文件）所須遵循的步驟，以及如何批準(zhǔn)和確認(rèn)變更；

2.2.2.2 財(cái)務(wù)控制程序（如定期報(bào)告、必需的費(fèi)用與支付審查、會(huì)計(jì)編碼及標(biāo)準(zhǔn)合同條款）；

2.2.2.3 問題與缺陷管理程序，包括對(duì)問題與缺陷的控制、識(shí)別與處理，以及對(duì)行動(dòng)方案的跟蹤；

2.2.2.4 組織對(duì)溝通的要求（如可用的溝通技術(shù)、許可的溝通媒介、記錄保存政策及安全要求）；

2.2.2.5 確定工作優(yōu)先順序、批準(zhǔn)工作與簽發(fā)工作授權(quán)的程序；

2.2.2.6 風(fēng)險(xiǎn)控制程序，包括風(fēng)險(xiǎn)分類、風(fēng)險(xiǎn)描述模板、概率和影響定義，以及概率和影響矩陣；

2.2.2.7 標(biāo)準(zhǔn)化的指南、工作指示、建議書評(píng)價(jià)準(zhǔn)則和績(jī)效測(cè)量準(zhǔn)則。

2.2.3  收尾

2.2.3.1 項(xiàng)目收尾指南或要求（如經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、項(xiàng)目終期審計(jì)、項(xiàng)目評(píng)價(jià)、產(chǎn)品確認(rèn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）。

2.3  共享知識(shí)庫(kù)：組織用來存取信息的知識(shí)庫(kù)。包含：經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、歷史信息、歷史數(shù)據(jù)（如風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)和掙值數(shù)據(jù)）、歷史文件等。

2.3.1  配置管理知識(shí)庫(kù)，包括執(zhí)行組織的所有標(biāo)準(zhǔn)、政策、程序和任何項(xiàng)目文件的各種版本與基準(zhǔn)；

2.3.2   財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，包括人工時(shí)、實(shí)際成本、預(yù)算和成本超支等方面的信息；

2.3.3   歷史信息與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫(kù)（如項(xiàng)目記錄與文件、完整的項(xiàng)目收尾信息與文件、關(guān)于以往項(xiàng)目選擇決策的結(jié)果及以往項(xiàng)目績(jī)效的信息，以及從風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)中獲取的信息）；

2.3.4   問題與缺陷管理數(shù)據(jù)庫(kù)，包括問題與缺陷的狀態(tài)、控制信息、解決方案以及相關(guān)行動(dòng)的結(jié)果；

2.3.5   過程測(cè)量數(shù)據(jù)庫(kù)，用來收集與提供過程和產(chǎn)品的測(cè)量數(shù)據(jù)；

2.3.6   以往項(xiàng)目的項(xiàng)目檔案（如范圍、成本、進(jìn)度與績(jī)效測(cè)量基準(zhǔn)，項(xiàng)目日歷，項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖，風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)影響評(píng)價(jià)）。

3   事業(yè)環(huán)境因素定義

3.1  PMBOK定義：團(tuán)隊(duì)不能直接控制的，將對(duì)項(xiàng)目、項(xiàng)目集或項(xiàng)目組合產(chǎn)生影響、限制或指導(dǎo)作用的各種條件。

3.2  對(duì)于定義的解釋：

3.2.1  一切客觀存在的，項(xiàng)目經(jīng)理無法選擇也不能逃避的內(nèi)外部因素。

3.2.2  面對(duì)事業(yè)環(huán)境因素，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須接受和適應(yīng)，而不要試圖改變。

3.2.3  圍繞項(xiàng)目或能影響項(xiàng)目成敗的任何內(nèi)外部環(huán)境因素。這些因素來自任何或所有項(xiàng)目參與單位。

3.2.4  事業(yè)環(huán)境因素可能提高或限制項(xiàng)目管理的靈活性，并可能對(duì)項(xiàng)目結(jié)果產(chǎn)生積極或消極影響。

3.2.5  事業(yè)環(huán)境因素通常是項(xiàng)目不能直接影響，但會(huì)直接影響項(xiàng)目的那些因素，即便項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不想主動(dòng)利用它們，但必須遵守其要求。

4   事業(yè)環(huán)境因素分類

4.1  從性質(zhì)或類型上講，事業(yè)環(huán)境因素是多種多樣的。

4.2  主要包括：組織結(jié)構(gòu)，組織文化，組織的硬件/軟件設(shè)施，強(qiáng)制性的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、制度，項(xiàng)目所處的外部環(huán)境等。

4.3  事業(yè)環(huán)境因素包括（但不限于）：

4.3.1  組織文化、結(jié)構(gòu)和治理；

4.3.2  設(shè)施和資源的地理分布；

4.3.3  政府或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如監(jiān)管機(jī)構(gòu)條例、行為準(zhǔn)則、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和工藝標(biāo)準(zhǔn)）；

4.3.4  基礎(chǔ)設(shè)施（如現(xiàn)有的設(shè)施和固定資產(chǎn)）；

4.3.5  現(xiàn)有人力資源狀況（如人員在設(shè)計(jì)、開發(fā)、法律、合同和采購(gòu)等方面的技能、素養(yǎng)與知識(shí)）；

4.3.6  人事管理制度（如人員招聘和留用指南、員工績(jī)效評(píng)價(jià)與培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)勵(lì)與加班政策，以及考勤制度）；

4.3.7  公司的工作授權(quán)系統(tǒng)；

4.3.8  市場(chǎng)條件；

4.3.9  干系人風(fēng)險(xiǎn)承受力；

4.3.10 政治氛圍；

4.3.11 組織已有的溝通渠道；

4.3.12 商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)（如標(biāo)準(zhǔn)化的成本估算數(shù)據(jù)、行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)研究資料和風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)）；

4.3.13 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（如自動(dòng)化工具，包括進(jìn)度計(jì)劃軟件、配置管理系統(tǒng)、信息收集與發(fā)布系統(tǒng)或進(jìn)入其他在線自動(dòng)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)界面）。

5   如何區(qū)分組織過程資產(chǎn)和事業(yè)環(huán)境因素

5.1  判定標(biāo)準(zhǔn)1：以來自組織的內(nèi)部外部來區(qū)分：如果是組織外部的，肯定是事業(yè)環(huán)境因素；如果是組織內(nèi)部的，則可以是組織過程資產(chǎn)，也可以是事業(yè)環(huán)境因素。

5.2  判定標(biāo)準(zhǔn)2：以項(xiàng)目經(jīng)理是否可以選擇：凡是可裁剪的、可選擇的均為組織過程資產(chǎn)；即對(duì)于組織過程資產(chǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理可以選擇用或不用。凡是不可選擇的、只能適應(yīng)的均為事業(yè)環(huán)境因素；即，事業(yè)環(huán)境因素是不容項(xiàng)目經(jīng)理選擇的。

5.3  判定標(biāo)準(zhǔn)3：以“系統(tǒng)”結(jié)尾的多為事業(yè)環(huán)境因素（比如：工作授權(quán)系統(tǒng)、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)）；以“程序”結(jié)尾的多為組織過程資產(chǎn)（比如：財(cái)務(wù)控制程序、變更控制程序、風(fēng)險(xiǎn)控制程序）。

5.4  事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產(chǎn)并非互相排斥，而是有一定交叉。如組織的項(xiàng)目管理表單模板：當(dāng)僅供參考使用時(shí)其為組織過程資產(chǎn)，當(dāng)需要嚴(yán)格按照模板編輯表單時(shí)其為事業(yè)環(huán)境因素。

6   項(xiàng)目管理對(duì)于事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產(chǎn)的要求

6.1  項(xiàng)目經(jīng)理需要考慮組織過程資產(chǎn)和事業(yè)環(huán)境因素。即使它們?cè)谶^程規(guī)范中沒有被明確列為輸入，也必須在每個(gè)過程中予以考慮。

6.2  組織過程資產(chǎn)為裁剪組織的過程提供指南和準(zhǔn)則，以滿足項(xiàng)目的特定要求。事業(yè)環(huán)境因素則可能限制項(xiàng)目管理的靈活性。

6.3  事業(yè)環(huán)境因素與組織過程資產(chǎn)是大多數(shù)規(guī)劃過程的輸入。

6.4  項(xiàng)目管理一般不會(huì)導(dǎo)致事業(yè)環(huán)境因素更新，PMBOK中建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程導(dǎo)致事業(yè)環(huán)境因素的更新，是特例。

江湖客PMP2013年10月31日于廣州