辦公用品管理制度周科榮老師

第一章  總則

為了確保公司辦公用品的正常使用，規(guī)范辦公用品管理、嚴(yán)格控制成本、合理節(jié)約開(kāi)支減少浪費(fèi)，從而使行政部工作系統(tǒng)化，提高工作效率，特制定本制度。

第二章  辦公用品管理范圍

根據(jù)辦公用品的性能及功能，辦公用品包括以下兩大類：

2.1 耐用品：

2.1.1 辦公家具，如：各類辦公桌、空調(diào)、微波爐、電視機(jī)、椅子、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、保險(xiǎn)柜等;

2.1.2 辦公設(shè)備，如：電話、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、數(shù)碼照相機(jī)、音響器材、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)等。

2.2 易耗品：

2.2.1 文具類辦公用品，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性筆、剪刀、訂書(shū)釘、插線板、大頭針、報(bào)紙、雜志等紙類印刷品。

2.2.2 生活類辦公用品，如：飲用水、衛(wèi)生紙、洗手液、紙杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。

第三章  辦公用品采購(gòu)

3.1 申請(qǐng)范圍：

（1）辦公用品申請(qǐng)以部門(mén)為最小單位，各部門(mén)每月25日提交次月的采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃到行政部，便于行政部根據(jù)申請(qǐng)計(jì)劃統(tǒng)一安排采購(gòu)，預(yù)期不報(bào)視為無(wú)需求，屆時(shí)行政專員有權(quán)拒發(fā)；

（2）部門(mén)采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容主要為耐用品。

3.2 審核及審批：

（1）由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃單》報(bào)行政部經(jīng)理審核簽字后，提交分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購(gòu)買(mǎi)。

3.3 采購(gòu)安排：

（1） 各部門(mén)所需辦公用品，需經(jīng)行政部統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)，其它部門(mén)不得擅自購(gòu)買(mǎi)。辦公用品購(gòu)買(mǎi)實(shí)行兩人以上共同負(fù)責(zé)制。

（2）采購(gòu)分為定期采購(gòu)和臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)。行政部根據(jù)批示意見(jiàn)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成采購(gòu)。

（3）由于營(yíng)銷(xiāo)現(xiàn)場(chǎng)距離公司較遠(yuǎn)，營(yíng)銷(xiāo)部可根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)單在當(dāng)?shù)刭?gòu)買(mǎi)辦公用品和設(shè)備，同時(shí)需要向行政部存根備案。

（4）行政部根據(jù)公司需求和市場(chǎng)情況，選擇固定辦公用品合作商，采取上門(mén)送貨、定期結(jié)算的合作方式。部門(mén)特殊物品或?qū)I(yè)物品采購(gòu)，由行政部派專人負(fù)責(zé)采購(gòu)，使用部門(mén)派專業(yè)人員協(xié)助采購(gòu)。行政部會(huì)定期對(duì)辦公用品市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查、核實(shí)，隨時(shí)與合作商根據(jù)市場(chǎng)情況，對(duì)供貨價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。

第四章  辦公用品入庫(kù)

4.1 入庫(kù)登記

辦公用品采購(gòu)到位后，由行政專員核對(duì)、入庫(kù)。行政專員辦理入庫(kù)后，建立辦公用品采購(gòu)臺(tái)賬，對(duì)年度辦公用品采購(gòu)情況進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)。

4.2 入庫(kù)物品明細(xì)單

每次采購(gòu)入庫(kù)后，行政專員制作入庫(kù)明細(xì)單，行政部經(jīng)理簽字確認(rèn)，明細(xì)單備案存檔。

第五章  辦公用品領(lǐng)用

5.1 耐用品于每月初由行政部一次性發(fā)放各部門(mén)上月申請(qǐng)采購(gòu)的物品。部門(mén)辦公用品由部門(mén)指定人員簽字領(lǐng)用，如領(lǐng)用人更改，由部門(mén)經(jīng)理到行政部做變更記錄。易耗品于每周三下午統(tǒng)一領(lǐng)用，除特殊情況，其他時(shí)間不發(fā)放或領(lǐng)用辦公用品。

5.2 耐用品的領(lǐng)用、管理實(shí)行部門(mén)負(fù)責(zé)制。耐用品由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人或使用人領(lǐng)取，部門(mén)負(fù)責(zé)人需簽字確認(rèn)，行政部存根備案。

5.3 新員工入職后，行政部統(tǒng)一為其配備辦公用品，耐用品由本人簽字領(lǐng)取，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，行政部存根備案。

第六章  辦公用品借用與歸還

6.1 辦公用品/設(shè)備的借用

凡個(gè)人因工作需要借用公司辦公器材、軟件、硬盤(pán)等，需要填寫(xiě)《辦公用品借用單》，并由部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)。

6.2 辦公用品的歸還：

（1）借用辦公用品超時(shí)未還的，行政部有責(zé)任督促歸還。

（2）借用辦公用品發(fā)生損壞或者遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。

（3）員工工作變動(dòng)或者離職，應(yīng)及時(shí)到行政部辦理領(lǐng)取物品的歸還手續(xù)，營(yíng)銷(xiāo)部物品歸還手續(xù)交由營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。工程部物品歸還手續(xù)交由工程部綜合管理人員負(fù)責(zé)。

第七章  辦公用品日常管理

7.1 易耗品統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)申請(qǐng)、采購(gòu)、發(fā)放。行政部會(huì)定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期調(diào)整計(jì)劃。

7.2 耐用品的管理，主要是指辦公用品/設(shè)備的報(bào)修：

（1）耐用品的維修對(duì)象為員工個(gè)人使用電腦及電腦外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊設(shè)備等，報(bào)修人到行政部詳細(xì)描述并登記故障現(xiàn)象，行政專員統(tǒng)籌安排，維修人員于每周二下午排查并解決問(wèn)題，故障解決后填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)修記錄單》并由報(bào)修申請(qǐng)人簽字確認(rèn)后行政部歸檔保存，作為日后保養(yǎng)維修費(fèi)用結(jié)算的憑據(jù)，此費(fèi)用納入辦公物品耗損維修保養(yǎng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)。

（2）各部門(mén)耐用辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門(mén)專人進(jìn)行維修保養(yǎng)登記并跟蹤維護(hù)情況，行政部將不定期檢查。公共設(shè)施或設(shè)備，由行政部統(tǒng)一管理。

（3）其他辦公設(shè)備（辦公桌、沙發(fā)）等出現(xiàn)故障，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)與行政部聯(lián)系，由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)廠家維修解決。在保修期內(nèi)不能維修解決的，憑購(gòu)買(mǎi)發(fā)票、保修單退、換給廠家。

7.3 辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用單》后領(lǐng)用和發(fā)放，嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。

7.4 各類辦公用品應(yīng)愛(ài)惜使用、節(jié)約能源，打印或復(fù)印資料時(shí)，如非正式或非對(duì)外文件可使用背面打?。换匦吾?、大頭針不得隨意丟棄。

7.5 禮品的購(gòu)買(mǎi)、管理與贈(zèng)送（或發(fā)放）類同易耗品，由行政部統(tǒng)一辦理。

第八章  辦公用品費(fèi)用成本控制

8.1 各部門(mén)需做出年度預(yù)算，并且分解個(gè)人指標(biāo)。

8.2 行政部需嚴(yán)格控制辦公用品的申請(qǐng)、領(lǐng)用、使用過(guò)程等。

8.3 辦公文具實(shí)行限額管理辦法。各部門(mén)每人每年辦公文具限額240元，特殊情況超過(guò)限額的，需寫(xiě)書(shū)面報(bào)告說(shuō)明情況，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。除辦公文具以外的辦公用品采購(gòu)按規(guī)定時(shí)間和流程提交采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部安排采購(gòu)。

8.4 各部門(mén)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等辦公設(shè)備的耗材及維修費(fèi)用，由行政部統(tǒng)一管理，年終計(jì)入各部門(mén)辦公用品總費(fèi)用當(dāng)中。屬多個(gè)部門(mén)共用的，費(fèi)用按照公司使用人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偂?

8.5 辦公用品采購(gòu)費(fèi)用實(shí)行分部門(mén)核算，并計(jì)入各部門(mén)月計(jì)劃費(fèi)用內(nèi)，由行政部統(tǒng)一核算控制。

8.6 核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi)，各部門(mén)增人或減人，其費(fèi)用由行政部根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。

8.7 凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。

8.8 公司辦公用品應(yīng)做公用，私用或帶出公司者應(yīng)按辦公用品兩倍的價(jià)格從當(dāng)月工資中扣除。員工應(yīng)自覺(jué)愛(ài)護(hù)各類辦公用品，如因不正當(dāng)或不合理使用而損壞物品應(yīng)照價(jià)賠付。

第九章 辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)

（一）辦公用品管理工作流程圖

部門(mén)名稱行政部流程名稱（一）辦公用品管理層次2任務(wù)概要辦公用品管理單位總經(jīng)理上級(jí)主管行政部經(jīng)理行政專員申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理申請(qǐng)人節(jié)點(diǎn)ABCDEF

 

 

 

 

 

       

 

企業(yè)名稱 共    頁(yè)     第   頁(yè)編制單位 簽發(fā)日期：

（二）辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)

任務(wù)名稱責(zé) 任 標(biāo) 準(zhǔn)時(shí) 限相關(guān)資料備注采 購(gòu)1、除易耗品外，部門(mén)所需物品每月25日提交采購(gòu)申請(qǐng)單。

2、易耗品由行政部統(tǒng)一提交采購(gòu)申請(qǐng)單。

3、急需物品或?qū)I(yè)性物品，由主辦人提采購(gòu)申請(qǐng)單，行政部協(xié)助采購(gòu)。每月1次《辦公用品管理制度》 入 庫(kù)1、每次采購(gòu)物品后，所有物品必須登記入庫(kù)。

2、所有入庫(kù)費(fèi)用、物品須經(jīng)行政部經(jīng)理簽字審核。每月一次《辦公用品管理制度》 領(lǐng) 用1、部門(mén)月末申請(qǐng)物品，于次月初領(lǐng)用。

2、易耗品由部門(mén)專人于每周三下午領(lǐng)用。每周三下午《辦公用品管理制度》 借 用1、借用物品由主辦人到行政部填寫(xiě)借用登記表，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

2、如需延期借用，主辦人應(yīng)到行政部辦理延期手續(xù)。 《辦公用品管理制度》 報(bào)修、維護(hù)1、公司設(shè)備/網(wǎng)絡(luò)等的報(bào)修時(shí)間為每周二下午之前。

2、特殊設(shè)備或特殊情況需維護(hù)時(shí)，主辦人及時(shí)到行政部聯(lián)系。每周二下午《辦公用品管理制度》 費(fèi)用管理1、各部門(mén)需做出年度預(yù)算，并且分解個(gè)人指標(biāo)。

2、行政部將嚴(yán)格控制申請(qǐng)、領(lǐng)用控制、使用控制等。

3、各部門(mén)每人每年限額240元。

4、核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi)，各部門(mén)增人或減人，其費(fèi)用由行政部根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。 《辦公用品管理制度》 盤(pán) 點(diǎn)公司辦公用品每季度盤(pán)點(diǎn)一次。每季度一次《辦公用品管理制度》  

第十章 附則

1、本制度由行政部負(fù)責(zé)修訂并解釋。

2、本制度自頒布之日起執(zhí)行。

附件一：辦公用品借用/歸還登記表

附件二：辦公用品采購(gòu)計(jì)劃單

      附件三：辦公用品入庫(kù)登記表

      附件四：辦公用品領(lǐng)用登記表（易耗品）（耐用品）

      附件五：辦公用品交接清單

附件六：辦公設(shè)備報(bào)修登記表

附件一：

辦公用品借用/歸還登記表序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量借用部門(mén)借用人簽名借用時(shí)間借用部門(mén)經(jīng)理簽字歸還人簽字歸還時(shí)間備注1　 　　　　　   2　 　　　　　   3　 　　　　　   4　 　　　　　   5　 　　　　　   6　 　　　　　   7　 　　　　　   8　 　　　　　   9　 　　　　　   10　 　　　　　   11　 　　　　　   12　 　　　　　   13　 　　　　　   14　 　　　　　   15　 　　　　　   16　 　　　　　   17　 　　　　　   18　 　　　　　   19　 　　　　　   20　 　　　　　   21　 　　　　　   22　 　　　　　   23          1、 辦公用品借用時(shí)，請(qǐng)把低值易耗品和耐用設(shè)備分開(kāi)登記，便于清還查賬和管理。

2、物品借用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號(hào)一定要寫(xiě)清楚，行政部負(fù)責(zé)存檔保管。

附件二：

辦公用品采購(gòu)計(jì)劃單

部門(mén)：                                               時(shí)間：    年    月   日序號(hào)名  稱規(guī) 格需求

數(shù)量單位預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）說(shuō)明1       2       3       4       5       6       7       8       9       10       11       12       13       14       15       申請(qǐng)人簽字 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn) 行政部審核 分管副總審批 總經(jīng)理審批 備注：1.清單以下空白處劃截止豎道；2.預(yù)估價(jià)格調(diào)查后填寫(xiě)；

     3.固定資產(chǎn)類由部門(mén)經(jīng)理審核，分管副總、總經(jīng)理審批。低值易耗品由部門(mén)經(jīng)理審批，采購(gòu)員采購(gòu)。              4.行政部專人負(fù)責(zé)存檔保存；附件三：  

辦公用品入庫(kù)登記表序號(hào)物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額入庫(kù)日期入庫(kù)人員部 門(mén)備注1         　2         　3         　4         　5         　6         　7         　8         　9         　10         　11         　12         　13         　14         　15         　16         　17         　18         　19         　20         　行政部經(jīng)理簽字  

附件四：

辦公用品領(lǐng)用登記表（易耗品）序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時(shí)間備注1　 　　　　　2　 　　　　　3　 　　　　　4　 　　　　　5　 　　　　　6　 　　　　　7　 　　　　　8　 　　　　　9　 　　　　　10　 　　　　　11　 　　　　　12　 　　　　　13　 　　　　　14　 　　　　　15　 　　　　　16　 　　　　　17　 　　　　　18　 　　　　　19　 　　　　　20　 　　　　　21　 　　　　　22　 　　　　　1、辦公用品領(lǐng)用時(shí)，請(qǐng)把低值易耗品和耐用設(shè)備分開(kāi)登記，便于清還查賬和管理。

2、 物品領(lǐng)用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號(hào)一定要寫(xiě)清楚，行政部負(fù)責(zé)存檔保管。

辦公用品領(lǐng)用登記表（耐用品）序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時(shí)間部門(mén)經(jīng)理簽字備注1　 　　　　　 2　 　　　　　 3　 　　　　　 4　 　　　　　 5　 　　　　　 6　 　　　　　 7　 　　　　　 8　 　　　　　 9　 　　　　　 10　 　　　　　 11　 　　　　　 12　 　　　　　 13　 　　　　　 14　 　　　　　 15　 　　　　　 16　 　　　　　 17　 　　　　　 18　 　　　　　 19　 　　　　　 20　 　　　　　 21　 　　　　　 22　 　　　　　 1、耐用品領(lǐng)用，部門(mén)負(fù)責(zé)人必須簽字確認(rèn)，便于清還查賬和管理。

2、物品領(lǐng)用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號(hào)一定要寫(xiě)清楚，行政部負(fù)責(zé)存檔保管。

附件五：

辦公用品交接清單辦理

日期移交

部門(mén)物品名稱規(guī)格及

說(shuō)明數(shù)量單位交接人

簽字接管人

簽字部門(mén)經(jīng)理簽字備

注                                                                                                                                                                                                        注：?jiǎn)T工離職時(shí)填寫(xiě)《辦公用品交接清單》，并復(fù)印一份附在《員工辭退、辭職結(jié)算匯總表》后，一并交人力資源負(fù)責(zé)人存檔保存。

附件六：

辦公設(shè)備報(bào)修登記表序號(hào)名稱及型號(hào)故障說(shuō)明報(bào)修部門(mén)報(bào)修人報(bào)修時(shí)間維修時(shí)間報(bào)修人確認(rèn)（公司/人員）維修人簽字維修結(jié)果經(jīng)辦人備注1           2           3           4           5           6           7           8           9           10