出差費用管理制度周科榮老師

一、目的

適應公司業(yè)務快速發(fā)展，規(guī)范差旅費管理，節(jié)約差旅成本，規(guī)范員工出差審批、費用標準等事宜，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于因公出差的所有員工（領導班子成員出差費用按其他相關規(guī)定執(zhí)行）。

三、相關定義

出差是指得到批準在本市以外，并且時間在12小時以上的因公外出。

四、員工及主管經(jīng)理的責任

1.員工應承擔以下責任

1）出差前填寫出差申請并提交直接主管經(jīng)理批準。

2）對發(fā)生的差旅費用進行合理的成本控制。

3）對各項差旅費用，在發(fā)生之前已經(jīng)充分理解本制度對此的規(guī)定。

4）任何與本制度不符、或超出本制度所規(guī)定標準的費用，須事先經(jīng)總經(jīng)辦批準，并將總經(jīng)辦的批示附在費用報銷單后，沒有批示將按正常標準或范圍報銷，超過標準或范圍的部分由個人承擔。

5）出差返回后，及時填寫正確的費用報銷單據(jù)并附上相應原始票據(jù)，報銷費用。

6）保證費用發(fā)生的真實性，如實申報本人所發(fā)生的出差費用及相關補助，嚴禁私費公報。

7）對于財務的詢問及問題反饋，及時予以回答和處理。

2.主管經(jīng)理應承擔以下責任

1）對部門的出差需求進行合理有效的成本控制。

2）員工出差前，由直接主管經(jīng)理審批員工的出差申請，避免不必要的出差，以控制成本。

3）對員工所報銷費用的必要性、真實性、合理性進行全面審核，確保所發(fā)生各項費用符合本制度。

4）對財務反饋的員工報銷問題予以關注。

3.公司所有員工均應熟悉本制度，采取適當?shù)拇胧┐_保遵循本制度。

五、出差費用報銷管理機構(gòu)及其職責

（一）公司總經(jīng)辦

公司總經(jīng)辦作為公司出差費用報銷管理的決策機構(gòu)，主要職責包括：

1）審議決定公司出差費用報銷政策與制度；

2）審議決定公司出差費用報銷調(diào)整方案；

3）審議決定公司各部門的出差費用報銷標準、出差計劃、執(zhí)行審批。

（二）財務部

財務資金部負責出差費用報銷管理日常工作，主要職責包括：

1）審核各員工遞交的出差費用的報銷單據(jù)；

2）查驗遞交票據(jù)的真實性，查驗費用是否符合當月預算；

3）遞交報銷單據(jù)給總經(jīng)辦；

4）發(fā)放報銷金額；

5）根據(jù)費用報銷單編制會計分錄并裝訂相關憑證。

（三）各部門

各部門負責協(xié)助、配合財務資金部出差費用報銷的工作，主要職責包括：

1）合理預算出差費用；

2）根據(jù)公司出差費用標準進行差旅支出；

3）保存完整的票據(jù)及發(fā)票；

4）在規(guī)定的時間填寫費用報銷單及借款報銷明細表；

5）按照標準粘貼相關費用票據(jù)。

六、出差管理

(一）出差的申請

所有出差都須提前三日征得主管經(jīng)理的批準，特殊情況除外。差旅行程的更改或延長都必須事先征得主管經(jīng)理的同意。出差申請批準程序如下：

1.填寫“出差經(jīng)費預算申請表”（應完整、詳細填寫，包括出差目的、啟程時間、預計外出公干時間、主要費用支出預算），交由所屬主管經(jīng)理簽字。

2.若需要借支差旅費備用金者，還應填寫“借款審批單”，先由所屬主管經(jīng)理審核簽字--再交由總經(jīng)辦審批簽字--將原件交由財務人員確認后領取備用金。

3.原則上，公司不開放除差旅費外的各種借款，前款未清者不予辦理新的借支。借款標準為借款金額以能夠滿足業(yè)務周轉(zhuǎn)需要的最低限額。

(二）差旅費

差旅費是指員工外出公干期間為完成預定任務所發(fā)生的的必要、合理的費用，具體包括：交通費、餐飲費、餐費補助、住宿費、其他公務雜費。

1.交通費

1）交通費主要包括含往返票、火車票、輪船票、汽車巴士票、公共交通、出租車票等。

2）交通費標準范圍：機票經(jīng)濟艙，平均每張不超過1000元（含稅）;高鐵、火車票、輪船票、出租票，二等座/經(jīng)濟位/普通快車，實報實銷；汽車巴士票、公共交通實報實銷；異地出租票，單程不超過起步價3倍，實報實銷。

3）員工應從成本意識出發(fā)，合理預算出差時間，至少提前三日購買優(yōu)惠交通票。但對具有限制性條款的優(yōu)惠交通票可根據(jù)出差任務和時間要求合理選擇。

4）出差時，因根據(jù)出差地的遠近及業(yè)務的緊急程度選擇安全、省時、經(jīng)濟的交通工具。兩、三名員工同行時可選擇乘坐同一輛出租達到目的地，但對于目的地不一致可擇優(yōu)選擇出行方式。

5）員工乘坐早晚火車航班，早上8點前出發(fā)班次，晚上10點后到達班次，合規(guī)合理，可據(jù)實報銷交通費。

2.餐飲費

1）餐飲費主要是指因公出差發(fā)生的相關餐飲費用。

2）一般客戶方會免費提供餐飲服務，無此報銷項目；若特殊情況不包括，則憑票據(jù)實報實銷，每人每天不超過50元。

3）天數(shù)計算方式為：出差當天發(fā)車時間為11:00前算一天、20:00前算半天；達到公司駐地時間11:00后算半天、17:00后算一天。

4.住宿費

1）員工出差期間，應優(yōu)先入住公司駐點住所、客戶安排的住所或公司簽約酒店，如遇無法安排等特殊情況方可入住其他酒店。

2）住宿費在公司費用標準內(nèi)據(jù)實報銷，若入住的酒店標準超過公司住宿標準，事前須經(jīng)總經(jīng)辦報備。

3）員工出差提倡同性合住，若出差事由不同需要分攤費用的，在報銷住宿費時須注明分攤情況。

4）住宿發(fā)票上應注明住宿的起止時間、住宿單價、費用項目等信息，報銷時原則上提供詳細費用清單。

5）住宿費標準：一線城市，實報實銷，每人每天每間不超過300元；區(qū)縣城市，實報實銷，每人每天每間不超過200元。

5.其他公務雜費

1）員工因公出差發(fā)生的其他公務雜費。包括行李費、購票手續(xù)費、文件復印打印費等。

2）員工因乘坐廉價航空公司航班無免費的行李托運而產(chǎn)生的行李托運費或因帶有公司資料超免費托運而產(chǎn)生的托運費，經(jīng)直接主管經(jīng)理審批后方可報銷。

3）員工因公發(fā)生的機票、火車票等的退票手續(xù)費須注明退票原因，經(jīng)直接主管經(jīng)理審批后方可報銷。

七、出差費用報銷

（一）費用的歸屬

出差費用遵循誰受益誰承擔的原則。各部門應嚴格執(zhí)行出差事前審批制度，確定出差費用的受益部門。若出差受益部門與員工所在部門不一致，出差申請經(jīng)受益部門權簽人審批同意的，費用歸屬受益部門。

（二）票據(jù)要求

所有住宿、交通或其他任何費用報銷時須提供真是業(yè)務的合法、合規(guī)的原始票據(jù)。

（三）費用報銷的期限

1）所有費用須及時報銷。差旅結(jié)束后一周內(nèi)需要提交費用報銷單、借款報銷明細表及相關原始票據(jù)憑證。最晚不得超過差旅結(jié)束后半個月，否則可能會遇到財務無法處理票據(jù)不予報銷的情況。

2）每周五為固定報銷日，如有特殊情況順延次周五。

八、獎懲規(guī)定

經(jīng)核查事實違反本制度相關規(guī)定的，根據(jù)不同情況采取不同形式處罰；書面警告、部門出差費用比例下調(diào)、部門人員連帶責任積分扣減。

九、附則

本制度解釋權歸財務部所有。